Departamento de Control Escolar

1. Departamento de Control Escolar Curso – Actualización 2014

2. REGLAMENTACIÓN • LEY DEL COLEGIO DE BACHILLERES DE CHIAPAS • REGLAMENTO GENERAL DE ALUMNOS DEL COLEGIO DE BACHILLERES DE CHIAPAS • ACUERDO SECRETARIAL 286 • NORMAS GENERALES DE SERVICIOS ESCOLARES PARA LOS PLANTELES QUE INTEGRAN EL SISTEMA NACIONAL DE BACHILLERATO (SNB) • ACUERDO SECRETARIAL No. 17

3. MODIFICACIÓN DEL REGLAMENTO DE ALUMNOS • Articulo 7 inciso g) si es extranjero deberá presentar el dictamen de la revalidación de estudios, acompañada del documento de certificación que sirvió de antecedente para la emisión de la resolución respectiva. • Se deroga el articulo 67 por lo cual el extranjero no se le debe exigir que compruebe su legal instancia en nuestro país • Articulo 16: Se agrega. • u) Organizar consejo estudiantil para el apoyo y actividades de índole cultural y deportivo • v) Denunciar ante la autoridad competente la perpetración de un hecho violento o un hecho constitutivo de delito dentro del plantel o en alguna instalación del COBACH • Articulo 17: • j) Portar dignamente el uniforme oficial y la credencial que lo acredita como alumno del COBACH “evitando el uso de piercing y el uso del cabello largo en los hombres” • p) Evitar el uso de cualquier aparato o equipo electrónico durante la clase que interfiera con las actividades académicas

4. ALUMNOS EXTRANJEROS Cuando el aspirante a ingresar al Cobach sea Extranjero deberá capturar los datos de acuerdo al acta de nacimiento que esté presente, considerando que no cuenta con una CURP, el sistema SIARCEP se modificara para que al capturar la nacionalidad en automático bloquee el campo de la CURP y les permita continuar con la captura de los datos generales.

6. RGAI Proceso donde el responsable de URCE de los planteles, envía información referente al número de alumnos por grado y grupo, el cual emite un recibo que ampara el envío. Es obligación del Director del plantel verificar que el proceso se haya realizado en tiempo y forma. Si durante las fechas de envió programadas en el calendario del Departamento de Control Escolar, surge un problema en la carga del archivo es importante comunicarse a control escolar para su aclaración de lo contrario puede considerarse como un retraso en el envío. Es responsabilidad de las coordinaciones darle seguimiento a los respaldos de cada uno de los planteles que tienen a su cargo en virtud que cuentan con un usuario y clave para la verificación de dicho proceso.

7. Su archivo respaldado deberá guardarse posteriormente de subirse en la pagina, al dar GUARDAR esta enviando su información a todas las áreas de dirección general y coordinación. El dato una vez guardado quedara visualizado como en la imagen siguiente:

8. Si después de haber generado grupos y cargas, detectan que omitieron ingresar uno o mas alumnos deberán seguir el siguiente proceso: 1.- Detectar en el grupo que se encuentre el alumno 2.- Modificar en alumnos inscritos la letra del grupo que tiene asignado por una letra de un grupo que no exista y dar grabar. 3.- Una vez hecho ese proceso, deberá modificar nuevamente la letra del grupo por el grupo al que desea integrarlo.

9. ALUMNOS EXTEMPORANEOS Modulo donde podrán registrar a los alumnos que tiene que moverse a otro plantel por situaciones particulares (secuestro, violaciones, hijos de militares) o por ordenes judiciales, siempre y cuando estos estén inscritos desde inicio de semestre y en caso que se movilice después de cualquier evaluación parcial, deberá esperar las calificaciones del parcial que haya concluido en el plantel. Con este modulo evitamos que los docentes vuelvan a llenar el concentrado de calificaciones y listas de asistencia.

10. 1. Se encuentra disponible el apartado para impresión de concentrado de calificaciones y listas de asistencia. Para los alumnos extemporáneos aparte de que pueden salir solo ellos en el reporte de RGAI y en los estadísticos, solo seleccionando la opción de extemporáneos; se le agrego también un apartado para impresión de concentrado de calificaciones y listas de asistencia donde solo aparecerán estos alumnos

11. DATOS PERSONALES DEL ALUMNO Es responsabilidad de las URCES, ingresar, verificar y actualizar que los datos de los alumnos sean correctos, tales como: Matricula : *Cuando el alumno ingresa a primer semestre como alumno nuevo se le proporciona un numero de matricula. * Cuando el alumno solicita su ingreso a nuestro subsistema Colegio de Bachilleres de Chiapas y proviene de un Colegio de Bachilleres de otro Estado se le proporciona matricula nueva. (traslado del mismo subsistema) * Cuando el alumno llega de traslado de uno de los planteles de nuestro subsistema Colegio de Bachilleres de Chiapas, se le agrega la misma matricula con la que inicio en el plantel donde estuvo en primer semestre. Nombre: Verificar que el Acta de Nacimiento, CURP y Certificado de Secundaria sean iguales. CURP (obligatoria) Fecha de Nacimiento Calificaciones: Deben ser capturadas de acuerdo a los concentrados que firman los docentes Dirección Sexo Grado a cursar Estatus (regular, repetidor, cursador, traslado, revalidado) Periodo en el que ingresa al plantel Nombre del padre o tutor: el responsable del alumno mientras sea menor de edad, deben actualizar cuando exista un cambio Datos del tutor Clave de secundaria Promedio de secundaria Folios de certificados de secundaria (obligatorio)

12. CALIFICACIONES Para registrar las calificaciones deben utilizar la siguiente regla: Cuando el promedio general sea 5.9 o menor a este se registrara 5 al igual que en las calificaciones de 1ª y 2ª recuperación y examen especial Ejemplo: Si un alumno obtiene 4 + 3 + 8 = 5 y el docente registra 5 + 5 + 8 = 6

13. TRASLADOS • En el momento de dar de alta a un alumno de traslado se le asigne el status correcto. “T” – Traslado Normal “S” – Traslado Repetidor “U” – Traslado Cursador • Agregar el kardex de acuerdo a la información enviada por el reponsable del plantel en el departamento de control escolar para poder dar seguimiento al alumno inclusive antes de generar grupos y cargas. • Al agregar el kardexdebera ingresar el status del alumno como alumno normal (N) en los semestres que trae del otro plantel y agregar el status traslado (T) en el semestre que cursará

14. CAPTURA PARA ALUMNOS QUE INGRESA POR EQUIVALENCIA • Para que en el reporte de kardex aparezca la nomenclatura EQ equivalencia deberá agregar el número 11 en cada parcial.

15. BAJAS • Modulo “REALIZAR BAJAS” En este modulo el responsable del sistema Siarcep deberá, depurar a los alumnos que hallan obtenido una baja definitiva o que estén pendientes de inscribirse antes de enviar el RGAI

16. MARCAR PARA BAJA Este modulo será usado después de enviar su RGAI vía web e impreso según fechas del calendario de control escolar ya que el sistema bloqueara el modulo anterior, el botón a usar es el MARCAR PARA BAJA para todos aquellos alumnos que soliciten su baja definitiva o temporal • Recordar que una vez que se marque para baja un alumno no hay manera de desmarcarlo, en este caso se debe de contactar con el Departamento de Control Escolar para traer el equipo y poder desmarcarlo

17. DATOS DEL PLANTEL • Los planteles deben contar con el formato de Forma CCT-NM del INEGI, que es documento que rige el nombre, clave y dirección del plantel. • Es proporcionado por la Dirección de Planeación. • Con este documento queda registrado ante la DGAIR, (Dirección General de Acreditación, Incorporación y Revalidación) los datos del plantel por la emisión de los certificados.

18. En los reportes principales debe agregarse correctamente los datos del plantel para que aparezcan correctamente en los documentos oficiales. • Ejemplo: “PLANTEL 298 SAN JOSE LAS CHICHARRAS”, • La fecha de inicio y fin de curso debe ser actualizados de manera obligatoria para el reporte de Constancia sin Calificaciones

19. EXAMENES ESPECIALES • Cuando el alumno adeude una o dos materias que reprobó como alumno repetidor tiene derecho aplicar examen especial. • 1.- Si el alumno desea inscribirse al semestre inmediato superior deberá solicitar el examen especial en las fechas estipuladas en el calendario de actividades del departamento de control escolar. • 2.- Una vez solicitando el exámen especial por el alumno y autorizado por el titular de la dirección académica este se contabiliza como ultima oportunidad. • 3.- Los alumnos cursadores que ingresan a sexto semestre en el caso de los planteles discontinuos, tienen oportunidad de aplicar uno o dos exámenes especiales para poder terminar su bachillerato en ese mismo ciclo.

20. Para el proceso de ingreso de los resultados de las calificaciones de los alumnos que aplicaron examen especial deben ser cuidadosos en virtud que dicho proceso solo se permite una vez.

21. SISTEMA DE ALERTA TEMPRANA Este proceso se encuentra inmerso en el Sistema del SIARCEP, con la finalidad de disminuir la carga de trabajo a los responsables de las URCES de lo planteles, únicamente tienen que sustraer el archivo y pasarlo al sistema del SIAT, y evitamos la duplicidad de la información y disminuyen los errores a un 99 % DPL Al igual que el anterior Sistema se registro un modulo para el vaciado de la formatearía del DPL, proceso que depende de la Dirección de Planeación, con ello disminuye la carga de trabajo de los responsables de dicho proceso y se evitan errores a un 99%. Ambos procesos se alimentan en base a la información que es emitida por los responsables de las URCES, por lo que deben hacer los procesos en tiempo y forma como son: Envío de: RGAI Parciales Recuperaciones Exámenes especiales Bajas temporales Bajas definitivas

22. DPL Modulo SIAT Modulo DPL

23. GENERAR SEMESTRE • IMPORTANTE: El proceso de Generar Semestre se realiza una sola vez cada fin de ciclo; en caso de haber cometido el error de generar dos o mas veces será necesario notificarlo al Departamento de Control Escolar y traer el equipo de computo para hacer las correcciones correspondientes, acompañado de uno oficio de solicitud dirigido al Director Académico con copia al Departamento de Control Escolar.

24. CONFIGURACION DE LETRAS • Cuando los reportes del sistema emitan letras grandes o datos incompletos es necesario instalar los tipos de letras que se encuentran en la siguiente ruta: “C:\SIARCEP\SISTEMA\” • Copiar los siguientes tipos de letras: • Pegarlo en la ruta: “C:\WINDOWS\FONTS\”

25. VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES Ningún director de plantel esta facultado para emitir certificación o autenticidad de los documentos oficiales del Colegio de Bachilleres de Chiapas. El jefe de Departamento de Control Escolar es el único autorizado para firmar los documentos antes mencionados siempre y cuando cubran la cuota correspondiente. Para la certificación de los Documentos deberá presentar el alumno egresado el original de su certificado y las copias que desee tramitar. La autenticidad es solicitada por las universidades o instituciones publicas para el cotejo de documentos que entregan para los fines que haya lugar. Es responsabilidad de los Directores de cada Plantel verificar que los documentos que entreguen los aspirantes no sean apócrifos.

26. LOGOTIPO SNB Para los planteles que se encuentran certificados por el SNB a partir del 2014-A los certificados tendrán lo siguiente: Logotipo autorizado. Leyenda “El alumno adquirió las competencias de acuerdo al plan de estudios del Sistema Nacional de Bachillerato autorizado”

27. ISO 9000 Organización Internacional de Normalización o ISO (International OrganizationforStandardization) ISO 9000 es un conjunto de normas sobre calidad y gestión de calidad, establecidas por la Organización Internacional de Normalización (ISO). Las normas recogen tanto el contenido mínimo como las guías y herramientas específicas de implantación como los métodos de auditoría.

28. RECOMENDACIONES • Al momento de generar grupos y cargas el sistema genera a los alumnos repetidores únicamente las materias reprobadas por lo que es necesario revisar que el kardex se encuentre correctamente. • Para el envió de los respaldos de información del SIARCEP es necesario tener instalado el navegador MozillaFirefox • En caso de que se genere un error en el equipo donde se encuentre instalado el sistema SIARCEP por algún motivo externo (apagones,virus, etc) deberá imprimir el error visualizado en la pantalla. Por lo que se recomienda respaldar periódicamente para cuando se de la oportunidad se revise directamente con personal encargados del sistema y reportarlo a Control Escolar

29. Pagina oficial www.cobach.edu.mx Sistemas : sistema en línea / descarga de archivos

30. EXONERACIÓN POR PROMEDIO Este proceso se encuentra sistematizado en la pagina del Colegio de Bachilleres de Chiapas, siempre y cuando cumplan con el envió de su información en tiempo y forma de acuerdo al calendario de actividades del Departamento de Control Escolar. Los datos se basan con el respaldo del tercer parcial.