PENGENALAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

1. PENGENALAN PENGEMBANGAN ORGANISASI Oleh Desrian Effendi, S.Sos

2. Tujuan Perubahan dan Pengembangan Organisasi Menurut pendapat Szilagyi dan Wallace (1990:758), “perubahan dan pengembangan organisasi pada dasarnya berkaitan dengan tujuan dan peristilahan yang digunakan”. Tujuan tersebut kadang-kadang dituliskan secara resmi namun kadang-kadang juga hanya nampak dalam tindakan manajemen. Diantara tujuan-tujuan tersebut ialah: • Meningkatkan kinerja (performance) • Memperbaiki motivasi • Meningkatkan kerjasama • Memperjelas komunikasi • Mengurangi kemangkiran dan keluarnya pegawai • Meminimalkan konflik • Mengurangi biaya

3. Tujuan Perubahan dan Pengembangan Organisasi Sejalan dengan tujuan-tujuan khusus perubahan dan pengembangan organisasi, terdapat sejumlah kesimpulan umum yang meliputi hal-hal berikut: • bahwa perubahan dan pengembangan harus berfokus pada pembentukan kemampuan organisasi untuk beradaptasi dengan lingkungannya. • program yang tersusun harus dimaksudkan untuk membuat organisasi lebih mampu beradaptasi dengan lingkungan masa kini dan lingkungan yang diantisipasi. • program yang disusun harus menggunakan metoda yang dirancang untuk mengubah pengetahuan & keahlian, sikap, proses & prilaku, dan rancangan kerja & rancangan keahlian. • program yang disusun berdasarkan pada asumsi bahwa efektivitas organisasi dan kinerja individual memberikan kemudahan terhadap pengintegrasian tujuan-tujuan individu dengan tujuan-tujuan organisasi.

4. PO adalah aplikasi sistem ilmu pengetahuan perilaku yang luas terhadap perencanaan pengembangan dan memperkuat strategi organisasi, struktur dan proses untuk meningkatkan efektivitas organisasi. Konsep diatas menunjukkan bahwa PO berbeda dari pendekatan-pendekatan dalam perubahan organisasi dan peningkatan atau perbaikan organisasi. Perbedaannya adalah : • PO diterapkan pada seluruh sistem, seperti sebuah organisasi sebuah departemen atau sebuah kelompok kerja. Hal ini berbeda dengan pendekatan lainnya yang hanya memusatkan pada sebagian aspek dari sistem, seperti sistem informasi manajemen dan konsultasi pegawai. • PO berdasarkan pada ilmu dan praktek perilaku, termasuk : konsepmikro, seperti leadership, pembagian kerja dan konsepmakro, seperti strategi perusahaan, struktur organisasi dan hubungan antara organisasi dan lingkungannya. Subyek-subyek ini (mikro dan makro) membedakan PO dari pendekatan lainnya yang merubah penekanan yang berfokusnya hanya pada aspek teknis dari organisasi, maka pendekatan lainnya menghindari kebutuhan sosial dan personal dari individu.

5. OD memperhatikan perubahan berencana atau planned change, tetapi tidak dalam artian yang kaku. OD melibatkan perencanaan untuk mendiagnosa dan memecahkan masalah-masalah organisasi, tetapi rencana yang fleksibel dan selalu diperbaharui sebagai pengumpulan informasi baru mengenai bagaimana agar program perubahan dapat maju, contoh: bila perhatian pada sebuah motivasi pegawai maka dapat dimulai dengan rencana untuk menilai potensi motivasi dari pekerjaan yang ada dan untuk merancang kembali kembali pekerjaan jika diperlukan. Rencana-rencana ini dapat dimodifikasi jika penilaian menemukan bahwa perancangan pekerjaan bukan masalahnya, tetapi sistem balas jasa yang mengurangi motivasi pegawai. • OD melibatkan baik kreasi maupun memperkuat perubahan berikutnya. Maksudnya, OD diawali dengan perhatian untuk menerapkan sebuah program perubahan untuk jangka panjang untuk stabilisasi perubahan dan instusionalisasi perubahan dalam organisasi. Contoh implementasi program perancangan pekerjaan dapat memusatkan perhatian pada cara dimana supervisor yang mengontrol pada metoda pekerjaan. Sesudah lebih banyak kontrol dilakukan terhadap pegawai, pergeseran dilakukan untuk menjamin bahwa supervisor melanjutkan untuk memberikan kebebasan itu.

6. OD dipusatkan untuk meningkatkan atau memperbaiki efektivitas organisasi. Usaha meningkatkan efektivitas ini melibatkan asumsi yaitu: • Pertama, organisasi yang efektif mampu untuk memecahkan masalah sendiri. OD membantu anggota organisasi untuk mencapai keterampilan dan pengetahuan yang perlu untuk melakukan pemecahan masalah. Artinya, OD berbeda dari pendekatan perubahan berencana lainnya, dimana para pegawai baik secara langsung memecahkan masalah organisasi maupun merekomendasikan solusi bagi organisasi untuk memecahkan masalah tersebut. • Kedua, organisasi yang efektif mempunyai kualitas kehidupan kerja yang tinggi dan pruduktivitas yang tinggi. Organisasi mampu untuk menarik dan memotivasi pegawai yang efektif yang kemudian dapat menunjukkan level yang tinggi pula.

7. MENGAPA KITA MEMPELAJARI PO? Hubungan OD dengan organisasi yang berusaha untuk beradaptasi dengan adanya kompleksitas dan ketidakpastian akan perubahan teknologi, ekonomi, politik dan budaya. Menurut beberapa pengamat banyak organisasi yang berada dipertengahan atau dipersimpangan keadaan dan ketidakpastian dapat diramalkan dan tidak ada manajemen singkat yang akan dapat melaksanakannya. Tulisan Tomseller mengemukakan fakta tentang tekanan-tekanan yang dihadapkan pada organisasi-organisasi antara lain: • Revolusi teknologi dalam perancangan pabrik dan distribusi produk dan jasa. • Kompetisi dengan negara asing yang berat. • Permintaan konsumen akan jasa dan produk yang memiliki lebih banyak pilihan dan untuk kualitas yang lebih tinggi dan memuaskan. • Globalisasi keuangan dan usaha • Permintaan angkatan kerja untuk lebih terlibat

8. Peter mengatakan bahwa kekuatan ini saling berkaitan dan berubah sangat cepat, membuat lingkungan menjadi sangat tidak pasti untuk semua jenis organisasi, dalam industri pemabrikan dan industri jasa dan dalam sektor publik dan private. Meskipun yang dikatakan oleh Peter mungkin sangat berlebihan tetapi tak perlu dipertanyakan mengenai kekuatan-kekuatan yang mempengaruhi organisasi-organisai masa kini Beruntung sekali, telah tumbuh organisasi yang menjalankan jenis-jenis perubahan organisasi yang dibutuhkan untuk bertahan dan membuat organisasi menjadi makmur dalam lingkungan masa kini mereka membuat diri mereka lebih langsing/cekatan dan lebih tanggap terhadap permintaan dari luar. Mereka melibatkan pegawai dalam keputusan kunci dan membayar mereka lebih berdasarkan kinerja daripada berdasarkan waktu. Mereka membuat inisiatif dalam inovasi dalam mengelola perubahan daripada hanya menanggapi pada apa yang baru saja terjadi.

9. KEUNTUNGAN PO? • OD memainkan peranan kunci yang meningkat dalam membantu organisasi untuk merubah diri mereka sendiri. OD membantu untuk menilai diri mereka sendiri dan lingkungan mereka dan untuk memberi kekuatan kembali dan membangun kembali strategi, struktur dan proses mereka. OD membantu orgaisasi untuk menghadapi perubahan dan merubah asumsi dan nilai yang membangun perilaku mereka. • Sehubungan dengan pengembangan pribadi OD dapat memperluas karier dengan cepat dan sukses serta memperkaya kehidupan kerja. OD adalah jelas penting bagi mereka yang merencanakan sebuah karier yang profesional dibidangnya, baik sebagai konsultan internal yang diperkerjakan oleh organisasi maupun konsultan eksternal yang mempraktekkannya dalam banyak organisasi. Karier dalam OD sangat dihargai, karena menyediakan tugas yang menantang dan menarik bekerja dengan menejer dan para pegawai untuk memperbaiki organisasi mereka dan kehidupan kerja mereka. Dalam lingkungan masa kini, permintaan untuk OD yang berpropesional meningkat dengan cepat dan kesempatan karier harus dilanjutkan untuk diperluas baik di Amerika Serikat maupun negara-negara lainnya.

10. OD juga penting bagi mereka yang tidak mempunyai aspirasi untuk menjadi praktis propesional. Semua manajer dan administrator bertanggungjawab untuk mengawasi dan mengembangkan arahan dan untuk memperbaiki kinerja departemen mereka. Demikian juga halnya dengan staf ahli seperti akuntan, analis keuangan, para insinyur, ahli personalia atau peneliti pasar adalah bertanggungjawab untuk menawarkan saran bagi manajer, dan untuk memperkenalkan metoda dan praktek yang baru. • OD dapat membantu manajer dan staf personalia untuk menunjukkan tugas-tugas dengan lebih efektif. OD dapat menyediakan skill dan pengetahuan yang diperlukan untuk menetapkan hubungan interpersonal yang efektif dan membantu hubungan tersebut. OD dapat menunjukkan pada personalia bagaimana untuk bekerja dengan efektif dengan yang lainnya dalam mendiaknosa problem yang kompleks dan dalam menyarankan solusi yang tepat. OD dapat membantu yang lain menjadi mengakui solusi tersebut, dengan demikian meningkatnya kesempatan kesukesan implementasi. Dengan kata lain OD sangat relevan bagi setiap orang yang bekerja dengan orang lain dan melalui orang lain dalam organisasi.

11. KONSEP ORGANISASI SECARA UMUM Organisasi pada pokoknya adalah sekolompok manusia yang dengan sengaja dipersatukan dalam suatu kerjasama yang efisien untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan secara rasional. Disamping itu organisasi dapat juga dipandang sebagai suatu sistem dan bentuk hubungan antara kewenangan dan tanggungjawab antara atasan dan bawahan dalam rangka pencapaian tujuan yang sudah ditetapkan dengan cara yang paling efisien. Menjadi anggota suatu organisasi sekarang ini memang suatu keharusan yang tidak dapat dihindarkan. Oleh sebab itu, usaha secara terus menerus untuk membuat sautu organisasi berdaya guna dan berhasil guna serta memberikan kepuasan kepada para anggotanya merupakan suatu yang tidak bisa ditawar-tawar lagi. Oleh sebab itu perubahan organisasi merupakan suatu keharusan yang juga tidak dapat dihindarkan, agar perubahan tersebut tidak terlalu menimbulkan kesulitan, maka setiap organisasi perlu mengadakan suatu perubahan berencana yang kemudian dikenal dengan pengembangan organisasi. Untuk membahas lebih lanjut tentang organisasi, perlu dikemukakan pengertian dan unsur-unsur organisasi seperti dibawah ini:

12. Pengertian Organisasi Banyak pengertian organisasi yang diberikan oleh para pakar antara lain: • Victor A. Thompson Suatu organisasi adalah suatu integritas dari sejumlah spesialis-spesialis yang bekerja sama secara rasional untuk mencapai beberapa tujuan spesifik yang telah ditentukan sebelumnya. • Christer Bernard Organisasi adalah suatu sistem dari aktivitas-aktivitas orang yang terkoordinir secara sadar atas kekuatan-kekuatan yang terdiri dari dua orang atau lebih. Dari kedua pakar tersebut dapat kita lihat perbedaan masing-masing pihak dalam memberikan pengertian organisasi yaitu kalau Thompson lebih menekankan pada rasionalitas (kewajaran dan masuk akal), sedangkan Bernard lebih memfokuskan kepada sistem kerjasama yang terkoordinir. • Max Wibber Melihat organisasi/kelompok kerjasama mempunyai unsur-unsur antara lain: • Organisasi merupakan tata hubungan sosial yang di dalamnya terdapat proses interaksi. • Organisasi mempunyai batas-batas tertentu dimana individu melakukan interaksi dibatasi oleh aturan-aturan tertentu (normatif). • Organisasi merupakan suatu kumpulan tata aturan • Sifat kerjasama dalam organisasi lebih bercorak kerjasama asosiatif dan bukan kerjasama komunal (keluarga). Disamping difinisi organisasi yang disampaikan dari pakar luar negeri, dibawah ini dikemukakan pengertian organisasi menurut pakar dalam negeri yaitu Sondang P. Siagian. Lebih lanjut ia menyatakan bahwa organisasi adalah persekutuan antara 2 (dua) orang atau lebih yang bekerjasama dalam rangka mencapai suatu tujuan.

13. Unsur-unsur organisasi 1. Bernard, unsur-unsur organisasi, yaitu : • Organisasi merupakan serangkaian kegiatan yang dicapai lewat suatu proses kesadaran, kesengajaan dan koordinasi • Organisasi merupakan kumpulan orang-orang • Organisasi memerlukan komunikasi. 2. Amitai Etzioni, organisasi sebagai pengelompok orang-orang yang sengaja disusun untuk mencapai tujuan tertentu. Adapun ciri-cirinya, yaitu: a. Mempunyai pembagian kerja, kekuasaan dan pertanggungjawaban b. Adanya satu atau lebih pusat kekuasaan c. Adanya pengertian kepegawaian. 3. Menurut Blake dan Morton, ada tujuh unsur organisasi yaitu: a. Tujuan b. Kerangka c. Sumber keuangan d. Mempunyai cara/ metode e. Pola kebudayaan f. Hasil-hasil yang ingin dicapai

14. Disamping unsur-unsur organisasi yang disampaikan beberapa pakar diatas, yang tidak kalah pentingnya juga unsur-unsur organisasi yang disampaikan oleh Thedore Caplow yang menyatakan ada empat unsur, yaitu: a. Identitas b. Kelangsungan c. Jadwal kerja d. Otorita Dari uraian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa unsur-unsur yang terdapat dalam suatu organisasi paling tidak ada 6 (enam), yaitu: Tujuan, kelangsungan, jadwal kerja, proses interaksi, identitas dan pertanggungjawaban.

15. SAMPAI JUMPA Pertemuan minggu depan