Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap

1. Een traject van competentiegerichte ontwikkeling voor alle teamleden van het GVDC Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap afdeling vorming

2. De vraag van het GVDC • Maak een IOP voor onze medewerkers • Screen hen voor opmaak van het IOP • Probleemstelling: • probleemoplossing in helpdesk werking ongelijk opgenomen door medewerkers • leidinggevenden komen te weinig toe aan hun kerntaken • Oplossingen afhankelijk van cognitief vermogen én attitude van medewerkers Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap afdeling vorming

3. De context (1) • Welke zijn dé uitdagingen voor het GVDC? • Vlimpersproject: Technisch projectteam + centrale helpdesk • Ontwikkeling, exploitatie en ondersteuning van gebruik ERP-pakket • Introductie van self service & automatische workflows Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap afdeling vorming

4. De context (2) • De klanten van het GVDC • Managementondersteunende diensten (MOD’s) • Vlimpersforum, werkgroep trekkers departementale helpdesk, functioneel inhoudelijke werkgroepen (bv. vacaturemarkt; vorming, ploeg, …), werkgroep rapportering • Horizontale diensten • afdeling Statutaire Aangelegenheden, afdeling Wervingen en Personeelsbewegingen, afdeling Vorming, afdeling HRM • toekomstige beleidsdomein Bestuurszaken Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap afdeling vorming

5. Ons 1e antwoord op de vraag • Probleemstelling benaderen in termen van competenties • Kiezen voor een ontwikkelingsgerichte en niet-bedreigende benadering • Zoveel mogelijk een bottom-up aanpak voor meer betrokkenheid bij de medewerkers Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap afdeling vorming

6. Definiëren van verwachte resultaat • Probleemoplossing en klantgerichtheid nemen toe bij alle medewerkers • Zij ontwikkelen én vertonen deze competenties in hun werkgedrag volgens eigen intellectueel vermogen • Management heeft kerntaken duidelijk gedefinieerd en kan zich erop toeleggen • IOP is ook nodig voor management Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap afdeling vorming

7. Deelnemers aan het traject GVDC team leidinggevenden & medewerkers • Alle leden van het GVDC team • Iedereen volgt een zelfde traject in groep en als individu • Dit is een teamtraject, maar ook een individueel traject. Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap afdeling vorming

8. Stappenplan van het traject 5 belangrijke stappen 2004-2006 • Richting bepalen: welke competenties maken het verschil in onze rol (als leidinggevende en als medewerker GVDC)? • Onderzoeken: voor welke competenties sta ik sterk en welke competenties kan ik beter ontwikkelen? • Contract sluiten (IOP): afspraken tussen medewerker en leidinggevende over persoonlijke ontwikkeling en ondersteuning daarbij • Uitvoeren van IOP: wederzijds uitvoeren en opvolgen van de gemaakte ontwikkelafspraken • Van ontwikkelen naar presteren: afspraken over prestaties op basis van competenties Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap afdeling vorming

9. Stappenplan van het traject 5 belangrijke stappen 2004-2006 • Richting bepalen: competentieworkshop voor leidinggevenden en voor medewerkers: 18 maart 04 • Onderzoeken: 360° feeback on line bevraging: 8 - 20 april 04 • Contract sluiten: opmaak van een IOP: • IOP-workshops leidinggevenden en medewerkers: 18 mei • IOP gevalideerd door leidinggevende: 15 juni 04 • Uitvoeren en opvolgen IOP: juni 2004 - december 2005 • Van ontwikkelen naar presteren: competenties opgenomen in functiebeschrijving vanaf januari 2005 Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap afdeling vorming

10. Stappenplan van het traject Stap 1: Richting bepalen Competentieworkshop 18 maart 2004 • 2 competentieworkshops: voormiddag voor leidinggevenden - namiddag voor medewerkers • Wat doen? • bepalen welke competenties relevant zijn voor de eigen functie op basis van het competentiewoordenboek van de Vlaamse overheid • Hoe doen? • Samen, door discussie over de job • Minstens 1 leidinggevende neemt deel en kan aangeven of de lat te hoog of te laag wordt gelegd • Begeleiding: Herwig Van Nerum + Gijs Martens Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap afdeling vorming

11. Stappenplan van het traject Stap 1: Richting bepalen Competentieworkshop 18 maart 2004 • In de eerste plaats focussen op gedragscompetenties, maar ook aandacht voor vaktechnische competenties • Gebruik maken van het competentiewoordenboek van de Vlaamse overheid: • vuistregel: maximaal 5 specifieke gedragscompetenties per functie • inclusief niveaubepaling • onze joker: de 4 waarden gebonden competenties Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap afdeling vorming

12. Stappenplan van het traject Stap 2: Onderzoeken On line bevraging voor 360° Feedback • Na bepalen van de competenties voor de job, voor iedereen nagaan welke competenties (verder) te ontwikkelen • Doel van het onderzoek: uitsluitend ontwikkelingsgericht, mag niet worden gebruikt voor evaluatie • Voor wie? Medewerkers én leidinggevenden • Hoe? • bij middel van een vragenlijst • over de gekozen gedragscompetenties voor de job • on line ingevuld door persoon zelf, alle collega’s en alle leidinggevenden van het team (voor de leidinggevenden ook door klanten en alle medewerkers) Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap afdeling vorming

13. Stappenplan van het traject Stap 2: Onderzoeken On line bevraging voor 360° Feedback • Voor elke competentie een uitspraak over 4 of 5 concrete gedragsindicatoren • score van 1 tot 4 + mogelijkheid tot ‘weet niet’ • Iedereen van het team maakt een zelfinschatting • Iedereen van het team zal feedback geven én krijgen • Feedbackgevers zijn anoniem Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap afdeling vorming

14. Stappenplan van het traject Stap 2: Onderzoeken On line bevraging voor 360° Feedback • Belang van iedereen: Wees eerlijk en correct in zelfinschatting en in geven van feedback • want is onmisbare informatie voor ONTWIKKELING • Wanneer bevraging? • donderdagmorgen 8 april - dinsdagavond 20 april • Iedere medewerker vult ongeveer 10 vragenlijsten in Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap afdeling vorming

15. Stappenplan van het traject Stap 2: Onderzoeken Individueel ontwikkelrapport • Wanneer? dinsdag 11 mei krijgt iedereen zijn eigen ontwikkelrapport persoonlijk bezorgd • Welke informatie bevat het individuele rapport? • Scores per competentie en gedragsindicator en per groep van feedbackgevers • Eventuele commentaren van feedbackgevers per competentie • Gemiddelde scores per competentie en gedragsindicator van de eigen functiegroep Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap afdeling vorming

16. Stappenplan van het traject Stap 2: Onderzoeken Individueel ontwikkelrapport • Welke informatie bevat het individuele rapport? (vervolg) • Algemene tips voor het interpreteren van de feedbackresultaten • Geen concreet ontwikkeladvies! Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap afdeling vorming

17. Stappenplan van het traject Stap 2: Onderzoeken Individueel ontwikkelrapport • Wie ontvangt het rapport? Alleen de deelnemer zelf. • De deelnemer beslist wat hij vrijgeeft aan leidinggevende • De begeleiders (Herwig Van Nerum & Gijs Martens) beschikken over alle rapporten. Zij zijn gebonden tot discretie. • Welke informatie heeft de leidinggevende? Krijgt een rapport • met de scores die hij zelf heeft gegeven aan de medewerker • met de gemiddelden van de functiegroep voor elke indicator (en dit per groep van feedbackgevers) Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap afdeling vorming

18. Stappenplan van het traject Stap 2: Onderzoeken Individueel ontwikkelrapport • Waartoe dient het rapport? • Basis voor nadenken over eigen ontwikkelbehoeften • Informatie en inspiratie voor de opmaak van een individueel ontwikkelplan • Wat gebeurt met de feedbackdata en de rapporten bij de afdelingen Vorming en HRM? • Na goedkeuring van het IOP van een medewerker wordt alle informatie gewist Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap afdeling vorming

19. Stappenplan van het traject Stap 2: Onderzoeken Individueel ontwikkelrapport • Wat indien er iets misloopt? • Abnormale scores - abnormaal aantal ‘weet niets’ - kwetsende commentaren … • Begeleiders hakken samen ‘professioneel’ de knoop door bij problemen en zijn daarop aanspreekbaar. • Probleem kan door hen persoonlijk worden besproken met de betrokken medewerker. • Probleem kan door hen op principeniveau anoniem worden besproken met de leidinggevenden Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap afdeling vorming

20. Stappenplan van het traject Stap 2: Onderzoeken Individueel ontwikkelrapport • Wat indien jij als medewerker vindt dat er iets misloopt? • Melden bij: • projectbegeleiders • projectcoördinator: Hilde Pattijn • vormingsverantwoordelijke AZF: Christine Vissenaekens Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap afdeling vorming

21. Stappenplan van het traject Stap 3: Contract sluiten: een IOP IOP-workshop • Wanneer? • voormiddag 18 mei 04: voor medewerkers • namiddag 18 mei 04: voor leidinggevenden • Wat? • In groep nadenken over ontwikkelingsmogelijkheden voor de verschillende competenties • Individueel opmaken van voorstel voor eigen IOP Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap afdeling vorming

22. Stappenplan van het traject Stap 3: Contract sluiten: een IOP IOP-workshop • Resultaat: • een voorstel van individueel ontwikkelplan (IOP) voor 2 tot 3 jaar om te bespreken met je leidinggevende • een ogenopener: leren en ontwikkelen is veel meer dan opleidingen volgen Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap afdeling vorming

23. Stappenplan van het traject Stap 3: Contract sluiten: een IOP Valideren van het IOP • hoe gebeurt dit? • Medewerker neemt initiatief voor een gesprek met eigen leidinggevende. • Een gesprek over uw ontwikkelingsbehoeften met uw leidinggevende op basis van: • de inschatting van uw ontwikkelbehoefte door uzelf en uw leidinggevende (informatiebron: 360° feedback) • uw voorstel voor IOP • Doel: komen tot wederzijds gedragen afspraak, wederzijds engagement voor uitvoering en opvolging van het IOP, dus een goedgekeurd IOP Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap afdeling vorming

24. Stappenplan van het traject Stap 3: Contract sluiten: een IOP Valideren van het IOP • Resultaat: • Een wederzijds engagement of contract tot uitvoering van afgesproken ontwikkelinspanningen • bezegeld door: • ondertekening van het IOP door beiden • Opnemen van IOP in Ploeg planning • Tegen wanneer? • 15 juni 2004 heeft iedereen een gevalideerd IOP Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap afdeling vorming

25. Stappenplan van het traject Stap 4: Uitvoeren van het IOP Uitvoeren en opvolgen • Wie is verantwoordelijk? Medewerker én leidinggevende! • Medewerker: het opnemen, doen… • leidinggevende: ruimte geven in tijd en middelen, ondersteunen • Hoe opvolgen? • Door wederzijds overleg • in PLOEG-cyclus: opvolgingsgesprek, evaluatiegesprek • Looptijd: 2004 - 2005 - 2006 Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap afdeling vorming

26. Stappenplan van het traject Stap 5: Van ontwikkelen naar presteren Functiebeschrijving • Doel van ontwikkeling = andere of betere prestaties • Vanaf 1 januari 2005 gekozen competenties opgenomen in functiebeschrijving • Begin 2006: iedereen geëvalueerd op prestaties op basis van de ‘nieuwe’ competenties Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap afdeling vorming

27. 5. Traject competentiegerichte ontwikkeling VRAGEN Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap afdeling vorming