1 / 57

Sosialisasi EPSBED Semester 2008/1

Sosialisasi EPSBED Semester 2008/1. 10 Maret 2009. Perpanjangan Ijin. P.T. dapat mulai mengajukan perpanjangan ijin 6 (enam) bulan sebelum tanggal berakhirnya S.K. P.T. mengajukan surat permohonan ke Kopertis dengan melampirkan: Fotokopi S.K. terakhir

cathy
Download Presentation

Sosialisasi EPSBED Semester 2008/1

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Sosialisasi EPSBEDSemester 2008/1 10 Maret 2009

  2. Perpanjangan Ijin • P.T. dapat mulai mengajukan perpanjangan ijin 6 (enam) bulan sebelum tanggal berakhirnya S.K. • P.T. mengajukan surat permohonan ke Kopertis dengan melampirkan: • Fotokopi S.K. terakhir • Profil program studi yang dicetak dari tampilan di website http://evaluasi.or.id

  3. Perpanjangan Ijin • Mulai tahun 2009, proses perpanjangan ijin PTS dilaksanakan oleh Kopertis dengan menggunakan program yang telah disiapkan Dikti dan berlaku (sama) secara nasional • Evaluasi atas persyaratan perpanjangan ijin didasarkan pada Laporan EPSBED dengan mengikuti ketentuan yang ada (SK-234) • Syarat utama Laporan Epsbed 100%

  4. Perpanjangan Ijin • P.T. yang pernah mengajukan perpanjangan ijin dan belum ada hasilnya, sebaiknya mengulangi lagi permohonan perpanjangan ijin untuk segera diproses dengan sistem baru di Kopertis • Apabila ada persyaratan yang belum terpenuhi, P.T. akan mendapat pemberitahuan dari Kopertis (PTS) atau Dikti (PTN) • Perbaikan dilakukan melalui Laporan EPSBED

  5. Masa Berlaku Ijin Program Studi ex Terdaftar/Diakui/Disamakan (RIN) Re-Status Perpanjangan Ulang Perpanjangan Ulang 4 tahun 4 tahun 4 tahun 15 Juli 2015 15 Juli 2011 15 Juli 2007 15 Juli 2003 Ijin Re-Status diterbitkan 15 Juli 2003 dan berlaku s.d. 15 Juli 2007 20 Okt 2008 13 Maret 2011 P.T. terlambat mengajukan perpanjangan ijin dan baru mendapat S.K. 20 Oktober 2008 yang berlaku s.d. 15 Juli 2011 P.T. mengajukan perpanjangan sebelum berakhir dan mendapat S.K. 13 Maret 2011 yang berlaku s.d. 15 Juli 2015

  6. Baru, Sk-108 Perpanjangan Perpanjangan Ulang 4 tahun 4 tahun 5 Mei 2015 5 Mei 2007 5 Mei 2011 10 Maret 2005 28 Desember 2010 Awal semester 2005/1, perpanjangan diajukan setelah melaporkan EPSBED 2006/1 (3 Sem). Ijin terbit 5 Mei 2007 berlaku s.d. 5 Mei 2011 P.T. mengajukan perpanjangan sebelum berakhir dan mendapat S.K. 28 Desember 2010 yang berlaku s.d. 5 Mei 2015 Masa Berlaku Ijin Program Studi Baru ijin 2 (dua) tahun, dapat mengajukan Perpanjangan setelah 3 (tiga) semester

  7. Masa Berlaku Ijin • Untuk menghindari masa “vakum”, ijin sudah tidak berlaku sedangkan ijin baru belum ada, P.T. sangat dianjurkan mengajukan perpanjangan 6 (enam) bulan sebelum berakhir • Masa “vakum” dapat berakibat pada status legalitas program studi yang bersangkutan

  8. Nomor Induk Dosen Nasional • Setiap dosen, tetap maupun honorer, harus memiliki NIDN (Nomor Induk Dosen Nasional) • Pimpinan P.T. adalah dosen yang (seharusnya) telah memiliki NIDN, walaupun bisa tidak mengajar, karena NIDN diperlukan untuk mengisi TRPIM • Kalau ada dosen yang belum memiliki NIDN akan ditugaskan sebagai Pimpinan maka harus dibuatkan NIDN sesuai dengan ketentuan yang berlaku

  9. Permohonan NIDN • Diajukan ke Kopertis (PTS) atau Dikti (PTN) dengan melampirkan fotokopi dan scan file: • KTP dan Ijazah mulai S-1/D-4 ke atas, kecuali memang ada dosen yang masih D-3 • S.K. pengangkatan sebagai dosen tetap dari Yayasan (hanya untuk dosen tetap) • Surat pernyataan, di atas meterai, dari dosen ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebut • S.K. Jafa (jabatan fungsional akademik), kalau ada • S.K. pangkat/golongan PNS-DPK, khusus untuk PNS-DPK

  10. Dosen Tetap ex PNS PTN/DPK • Dosen PNS yang pensiun dari PTN/DPK bisa menjadi dosen tetap di PTS dengan syarat: • Fotokopi S.K. Pensiun • S.K. pengangkatan sebagai dosen tetap dari Yayasan • Surat pernyataan, di atas meterai, dari dosen ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebut • Asumsi (tentunya) sudah punya NIDN karena dosen PNS PTN/DPK • Bila belum, dilengkapi dengan dokumen seperti permohonan NIDN baru

  11. Dosen Tetap ex PNS Non-PTN • PNS non-Depdiknas setelah pensiun akan menjadi dosen tetap di PTS, syaratnya: • Fotokopi S.K. Pensiun • S.K. pengangkatan sebagai dosen tetap dari Yayasan • Surat pernyataan, di atas meterai, dari dosen ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebut • Bila belum punya NIDN, dilengkapi dengan dokumen seperti untuk permohonan NIDN baru

  12. Dosen pindah dari PT lain • Persyaratannya: • Surat Keluar dari P.T. asal • S.K. pengangkatan sebagai dosen tetap dari Yayasan • Surat pernyataan, di atas meterai, dari dosen ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebut • Dalam hal tertentu, bila tidak ada Surat Keluar dari P.T. asal, sebagai penggantinya dapat digunakan Surat Pernyataan dari dosen yang bersangkutan yang menyatakan sudah tidak lagi sebagai dosen tetap di P.T. asal  Kopertis akan melakukan klarifikasi

  13. Staf Administrasi Sebagai Dosen • Staf administrasi dapat menjadi dosen HONORER di P.T. sendiri atau P.T. lain • Dia TIDAK BISA “diakui/dianggap” sebagai dosen tetap karena status tetapnya karyawan administrasi • Permohohan NIDN mengikuti ketentuan yang ada

  14. PNS Aktif dan Dosen Tetap • PNS non PTN/DPK tidak dapat menjadi dosen tetap di P.T. • Hanya bisa sebagai dosen honorer • Menjelang pensiun bisa alih status sebagai dosen dengan syarat minimal S-2 dan memiliki Jafa minimal Lektor • Dalam hal ini statusnya berubah menjadi PNS DPK hingga usia pensiun (dosen)

  15. Dosen Tetap “diakui” P.T. Lain • Bila ada dosen tetap P.T. yang “diakui” atau tercatat sebagai dosen tetap di P.T. lain, dapat dilakukan koreksi dengan melampirkan dokumen: • S.K. pengangkatan sebagai dosen tetap dari Yayasan • Surat pernyataan, di atas meterai, dari dosen ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebut

  16. “Kelebihan” dosen tetap • P.T. yang mendapati ada dosen yang sebenarnya bukan dosen tetap P.T.-nya dapat mengajukan koreksi ke Kopertis • Koreksi dilakukan melalui fasilitas Koreksi NIDN yang telah disediakan di program • Ubah Ikatan Kerja dari (A) Dosen Tetap menjadi (D) Dosen Honorer

  17. Homebase Dosen Tetap • Homebase dosen ditetapkan oleh pimpinan P.T. yang dinyatakan dalam Lampiran #2 yaitu Daftar Dosen Tetap • P.T. sejogyanya “menata” homebase dosen tetap sesuai dengan program studi yang ada dan bidang ilmu dosen yang sesuai dengan program studi

  18. Pindah Homebase Dosen Tetap • Perpindahan homebase antar program studi di P.T. dimungkinkan dengan ketentuan: • Ada pembukaan program studi baru atau jenjang program studi baru (S2/S3) • Disertai Surat Keputusan dari Pimpinan P.T. • Ratio dosen di program studi yang ditinggalkan tidak boleh kurang dari ketentuan (Sk-234) • Data ini dicatat di sistem komputer Dikti/ Kopertis untuk monitoring “pergerakan/ perpindahan” dosen tetap dan motivasinya

  19. Dosen Tidak Ada Scan Ijazah • Pada laporan 2008/1, April 2009, semua dosen yang tidak ada file Scan Ijazah akan dianggap S-1, • Sedangkan dosen tetap yang tidak ada SKDosen Tetap dari Yayasan akan dianggap sebagai dosen honorer • Scan ijazah merupakan dokumen yang akan digunakan untuk berbagai kebutuhan, a.l. pemetaan bidang ilmu, pemetaan pendidikan dosen untuk beasiswa studi lanjut, sertifikasi dosen, akreditasi, dll.

  20. Update NIDN Yang “hilang” • Apabila anda mengalami NIDN “hilang” biasanya terjadi karena: • NIDN dobel, satu dosen memiliki 2 buah NIDN; • Salah tanggal lahir; • Seharusnya dosen PNS tetapi NIDN dibuatkan untuk non-PNS, dll • Untuk mengupdate NIDN yang “hilang” dapat dilakukan melalui fasilitas program yang telah disediakan, Update NIDN Dengan Yang Baru yang ada di bawah Inquiry Master Dosen

  21. Update NIDN Dengan Yang Baru

  22. Update NIDN Dengan Yang Baru • Pada proses ini, NIDN yang lama akan digantikan dengan NIDN baru pada seluruh file/tabel yang ada NIDN, seperti: • MSPST, TRPIM, TRPUD, TBKMK, MSMHS, TRAKD, TRLSD, TRTES • Harap data di c:\dikti tersimpan secara kumulatif sehingga perubahan akan dilakukan terhadap semua data sejak semester awal s.d. terakhir

  23. P.T. Alih Kelola/Bentuk/Merger • P.T. baru yang berasal dari alih kelola, alih bentuk, atau merger berlaku ketentuan sbb. • Mahasiswa yang berasal dari P.T. Lama akan menjadi mahasiswa pindahan di P.T. Baru • Semester awal program studi di P.T. Baru: • P.S. yang berasal dari P.T. lama langsung berlaku pada semester terbitnya S.K. • Untuk P.S. baru di P.T. baru berawal pada Tahun Akademik baru berikutnya

  24. Contoh di Univ Bale Bandung • Univ Bale Bandung mendapat S.K. merger tanggal 22 Mei 2008, merger dari 2 P.T. • STIPER Bale Bandung, dengan 2 program studi • STKIP Bale Bandung, dengan 3 program studi • Mendapat tambahan 8 program studi baru • Semester awal yang berlaku adalah: • 5 program studi lama: Semester Awal 2007/2, karena S.K. pada bulan Mei 2008 (Genap 2007/2008) • 8 program studi baru: Semester Awal 2008/1

  25. Contoh di Univ Bale Bandung • Ketika melapor 5 program studi Lama di 2007/2: • Semua mahasiswa ex STIPER dan STKIP menjadi mahasiswa status pindahan di Universitas Bale Bandung dengan: • PT Asal dari STIPER/STKIP • Jenjang Asal dari STIPER/STKIP • Prodi Asal dari STIPER/STKIP • Nim Asal dari STIPER/STKIP • Sks diakui adalah sks yang telah diselesaikan dari STIPER/STKIP

  26. TRAKM vs TRNLM vs TRAKD • KHS digunakan untuk mengisi TRAKM dan TRNLM • Jadwal kuliah digunakan untuk mengisi TRAKD • Kode M.K. yang ada di TRNLM harus ada di TRAKD karena setiap M.K. yang ditawarkan harus ada dosennya • Untuk Skripsi, pada TRAKD diisi dengan Koordinator Skripsi atau Ketua P.S.

  27. TRAKM vs TRNLM vs TRAKD • Setiap NIM yang ada di TRAKM harus ada di TRNLM • Mahasiswa tinggal Skripsi saja, NIM diisikan di TRAKM dan di TRNLM diisi matakuliah Skripsi

  28. TRAKM NIM SKs Sem IPS SKS total IPK 001 10 2,90462,67 KHS TRNLM NIM M.K. SKS Nilai Bobot 001 MK01 3 A 4 001 MK02 3 B 3 001 MK03 2 C 2 001 MK04 2 C 2 IPS = 29/10 = 2,90 TRAKD DOSEN M.K. KELAS RENC REAL D023 MK01 01 16 15 D101 MK02 01 16 16 D034 MK03 01 16 12 D034 MK04 01 16 14 10 Jadwal Kuliah

  29. TRNLM vs TRKRS • TRNLM berisi nilai pada semester pelaporan (mis. 2007/2) • TRKRS berisi KRS (kontrak m.k.) pada semester pelaporan + 1 (mis 2008/1) • Dalam keadaan normal jumlah record pada TRKRS > TRNLM, karena pada 2008/1 ada tambahan mahasiswa baru

  30. TRNLM vs TRKRS • Walaupun pada 2007/2 ada mahasiswa yang lulus, namun pada umumnya mahasiswa baru > lulus • Pada kondisi tertentu bisa terjadi sebaliknya, KRS < Nilai, karena : • Mahasiswa baru < lulus • Ada praktek lapangan untuk satu angkatan yang hanya berupa satu matakuliah, misalnya “Praktek Penangkapan Ikan” di mana mahasiswa melakukan praktek penangkapan ikan selama 4 bulan berada di kapal mengarungi lautan • Dll.

  31. TRNLM vs TRKRS • Dalam kondisi yang tidak “normal” laporan masih dapat diterima setelah diperiksa datanya dengan disertai penjelasan dari P.T., misalnya • Tidak ada mahasiswa baru • Mahasiswa baru < Lulusan • Ada praktek lapangan, dll

  32. TRNLM vs TRKRS • Untuk melihat lebih detil data TRNLM dan TRKRS dapat dilakukan melalui Create Data Analisis [5.A] • Lakukan Create dan kemudian cetak melalui F10 • Pada cetakan tersebut dapat diperiksa berapa mahasiswa yang “seharusnya” ikut KRS dan berapa yang “sudah ada” di KRS

  33. TRNLM vs TRKRS • Data TRNLM dan TRKRS tergantung pada kondisi semester pelaporan: • Pada laporan Genap, TRKRS > TRNLM, karena ada mahasiswa baru yang (umumnya) > lulusan • Pada laporan Ganjil, TRKRS < TRNLM, karena hanya ada lulusan, kecuali untuk jenjang S2/S3 yang bisa menerima mahasiswa baru setiap semester

  34. TRNLM vs TRKRS • Untuk memeriksa data KRS sudah didatakan semua atau belum sebenarnya harus dilihat beberapa item, yaitu: • Jumlah record • Jumlah mahasiswa di TRNLM dan TRKRS • Rata-2 sks diambil mahasiswa di TRNLM dan TRKRS • Mahasiswa yang lulus di semester pelaporan (mis. 2007/2) dan mahasiswa yang cuti, keluar, non-aktif, dan D.O. di semester pelaporan+1 (mis. 2008/1)

  35. TRKRS vs TRNLM • Untuk pelaporan 2007/2 ini pemeriksaan hanya melalui jumlah record dengan memperhatikan kondisi yang ada • Pada laporan 2008/1 akan disediakan fasilitas informasi yang lebih rinci tentang NLM dan KRS sehingga P.T. lebih mudah melacak mahasiswa yang belum ada data KRS-nya • Dengan demikian data kita akan lebih akuntabel

  36. Mengapa Kita Perlu Data KRS ? • ketika P.T. melaporkan 2007/2 pada 15 Oktober akan diperoleh data mahasiswa terdaftar semester 2007/2 • Data mahasiswa ini adalah data riil mahasiswa pada Maret 2008, sudah 6 (enam) bulan yang lalu • Lalu . . . Bagaimana kita mengetahui berapa mahasiswa yang riil aktif saat ini Oktober 2008 ?

  37. Mengapa Kita Perlu Data KRS ? • Data dari TRKRS-lah yang dapat memberikan informasi tentang Jumlah riil Mahasiswa Aktif saat ini • Tanpa KRS data riil mahasiswa aktif tidak akan pernah diperoleh dan data kita selalu ketinggalan 6 bulan • Oleh karena itu betapa pentingnya peran TRKRS sehingga pengisian datanya harus dapat dipertanggung jawabkan akurasinya

  38. Master Dosen (MSDOS) • Data dosen termasuk homebase-nya saat ini sudah ada di TBDOS sehingga P.T. tidak perlu lagi mengisi MSDOS • MSDOS sekarang berupa Inquiry, yaitu menampilkan data dosen tetap P.T. yang “diambil” dari TBDOS • Untuk transaksi dosen keluar, pensiun dan almarhum dilakukan melalui Koreksi NIDN

  39. Koreksi Dosen di TBDOS • Dosen meninggal Aktif Mengajar (A) diubah menjadi M (Almarhum) • Status Dosen Tetap (A) diubah menjadi D (Dosen Honorer), untuk status : • Dosen Keluar • Dosen Pensiun • BUKAN Dosen Tetap

  40. Dosen Meninggal

  41. Dosen PNS Pensiun

  42. Dosen Tetap Keluar

  43. Riwayat Pendidikan Dosen • Data Riwayat Pendidikan Dosen saat ini telah terkumpul secara nasional sehingga tidak perlu didatakan lagi • P.T. men-download MSPDS dari website seperti halnya download TBDOS • Apabila ada perubahan data dosen, seperti dosen selesai studi lanjut, P.T. mengirimkan fotokopi Ijazah ke Kopertis (PTS) atau Dikti (PTN) • Updating data akan dilakukan oleh Kopertis/ Dikti

  44. Studi Lanjut Dosen Tetap • TRLSD sekarang hanya mencatat aktivitas dosen tetap yang sedang studi lanjut • Data studi lanjut ini diperlukan Dikti untuk membuat perencanaan dalam rangka meningkatkan kualitas dosen • Dosen yang keluar, pensiun, dan almarhum didatakan melalui Koreksi NIDN dan dicatat di TBDOS

  45. Business Process Hasil Evaluasi Proses Analisis Diposting ke komputer Kopertis/Dikti Data dari P.T. Disampaikan ke P.T. Melalui media Website http://evaluasi.or.id

  46. Perbedaan Validasi (?) • Sering kali timbul keluhan bahwa Validasi di P.T. sudah valid namun menjadi tidak valid ketika Validasi di Kopertis • Program validasi untuk P.T. dan Kopertis adalah SAMA, tidak ada perbedaan (program) sama sekali • Bedanya pada pembacaan file TBDOS: • Di Kopertis akan membaca TBDOS yang mutakhir • Di P.T. membaca TBDOS yang sering tidak mutakhir

  47. Perbedaan Validasi (?) • Masalah akan timbul bila ada NIDN di P.T. yang berubah karena, a.l.: • Perbaikan tanggal lahir oleh P.T. lain • Ditemui adanya data dobel • Dosen yang diakui sebagai dosen tetap ternyata “MILIK” P.T. lain dan sudah dibuktikan dengan dokumen S.K. Yayasan • Perubahan seperti di atas sudah pasti akan mempengaruhi validasi sehingga menjadi tidak valid di Kopertis

  48. Sebagian Masalah Sudah Teratasi • Sebagian besar masalah sudah dapat diatasi dan diminimalisir dengan : • Homebase dosen tetap sudah berada di TBDOS sehingga satu dosen hanya satu homebase di P.T./Jenjang/P.S. tertentu • Penyempurnaan program validasi untuk mengatasi berbagai variasi kondisi yang dapat menimbulkan masalah • Kesadaran pihak P.T. bahwa pencantuman dosen tetap yang tidak pada tempatnya akan menyusahkan diri sendiri

  49. Tips Untuk Menghindari Masalah • Data EPSBED secara kumulatif harus berada di satu folder dan TIDAK dipisah-pisahkan per semester atau program studi • Bila anda perlu menggunakan program database untuk melihat isinya, gunakan program cdbf yang dapat di-download dari website evaluasi • Lakukan BACKUP folder EPSBED setiap kali anda selesai mengerjakan laporan

  50. Tips Untuk Menghindari Masalah • JANGAN membuka file database dengan program Excel karena : • Sering terjadi Excel merubah field tanggal menjadi karakter/numerik, field karakter yang isinya “angka”, seperti kode PT, PS, NIDN, diubah menjadi field numerik • Bila anda ingin memeriksa isi database melalui program Excel, copy-kan file database ke folder lain dan buka file di folder tersebut dengan Excel

More Related