TATA NASKAH DINAS

1. TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROV. BANTEN (PERGUBNO.24 TAHUN 2012)

2. 2 DASAR HUKUM • UU No. 32 Th. 2004 TTG PEMERINTAHAN DAERAH. • UU No.39 Thn 2008TTG KEMENTERIAN NEGARA. • UU No. 24 Tahun 2009 TTG BENDERA, BAHASA, DAN LAMBANG NEGARA SERTA LAGU KEBANGSAAN • PP No. 38 Thn 2007 TTG PEMBAGIAN URUSAN ANTARA PEM, PEMDA • PROV. DAN PEMDA KAB/KOTA. • PP No. 41 Thn 2007 TTG ORGANISASI PERANGKAT DAERAH. • PERMENDAGRI NO. 54 TAHUN 2009 TTG TND DILINGK. PEMDA.

3. 3 PENGERTIAN UMUM • Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.(Pasal 1 angka 10) • Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat Komunikasi kedinasan yang dibuat dan atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Pemerintah Daerah. (Pasal 1 angka 9)

4. 4 • Format adalahnaskahdinas yang menggambarkantataletakdanredaksional, sertapenggunaanlambang/logo dan cap dinas .(Pasal 1 angka 17) • Kop NaskahDinas adalah kop surat yang menunjukan jabatan atau nama SKPD tertentu yang ditempatkan dibagian atas kertas.(Pasal 1 angka 19) • Delegasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dari Pejabat kepada pejabat atau pejabat dibawahnya. (Pasal 1 angka 22) • Mandat adalah pelimpahan wewenang yang diberikan oleh atasan kepada bawahan untuk melakukan suatu tugas tertentu atas nama yang memberi mandat. (Pasal 1 angka 23)

5. 5 Latarbelakang  Mewujudkantertibadministrasipemerintahan. Mendukungkelancarankomunikasitertulispadapemerintahpusatdandaerah. Ketentuan yang adabelumsepenuhnyaefektifdiimplementasikan Penyelenggaraantatanaskahdinasdilingkunganinstansipemerintahbelumterpadu

6. 6 Maksud dan Tujuan 1. Memberikanacuanumumsistempengelolaantatanaskahdinas. 2. Acuandlmpembuatanjuknis Menciptakan kelancaran komunikasi tertulis sehingga berhasilguna dan berdayaguna

7. 7 SASARAN • Memperolehkesamaanpengertian, bahasa, penafsirandilingkunganPemerinTAH Provinsi Banten. • Menunjangkelancarankomunikasitertuliskedinasansertakemudahandalampengendalian. • Meningkatkandayagunadanhasilgunasecaraberkelanjutandalampenyelenggarantugasumumpemerintah. • Mengurangitumpangtindih, salahtafsirdanpemborosan.

8. 8 8 RuangLingkup •  • PERSURATAN DINAS • NASKAH DINAS. • PENGGUNAAN a.n, u.b, PltdanPlh • PENULISAN PARAF, NAMA DAN PENANDATANGANAN • PENOMORAN, PENGUNDANGAN DAN AUTENTIFIKASI • STEMPEL JABATAN DAN STEMPEL SKPD. • KOP NASKAH DINAS. • SAMPUL NASKAH DINAS/SURAT. • PAPAN NAMA. • PERUBAHAN DAN PENCABUTAN. • PELAPORAN. • PEMBINAAN DAN PENGAWASAN

9. 9 ASAS-ASAS TATA NASKAH DINAS • Asas efisien dan efektif, dilakukan melalui penyederhanaan dlm penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas. • Asas pembakuan,dilakukan melalui tatacara dan bentuk yang telah dibakukan. • Asas akuntabilitas, yaitu penyelenggaraan tata naskah dinas harus dapat dipertanggung jawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, keabsahan dan dokumentasi. • Asas keterkaitan, yaitu tata naskah dinas diselenggarakan dalam satu kesatuan sistem. • Asas kecepatan dan ketepatan, yaitu tata naskah dinas diselenggarakantepatwaktu dan tepatsasaran. • Asas keamanan, yaitu penyelenggaraan tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi.

10. 10 PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN TND(PasalPasal 5) • Prinsip Ketelitian, diselenggarakan secara teliti dan cermat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa dan penerapan kaidah ejaan didalam pengetikan. • Prinsip Kejelasan, diselenggarakan dengan memperhatikan kejelasan aspek fisik dan materi dengan mengutamakan metode yang cepat dan tepat. • Prinsip Singkat dan padat, diselenggarakan dengan menggunakan bahasa indonesia yang baik dan benar. • Prinsip Logis dan meyakinkan, diselenggarakan secara runtut dan logis dan meyakinkan serta struktur kalimat harus lengkap dan efektif.

11. 11 PENYELENGGARAAN NASKAH DINAS MELIPUTI :(Pasal 6, Pasal 7, Pasal 8, Pasal 9,Pasal 10, Pasal 11, Pasal 12 danPasal 13) • Pengelolaan surat masuk; • Pengelolaan surat keluar; • Tingkat Keamanan; • Kecepatan proses; • Penggunaankertassurat; • Pengetikansaranaadministrasi dan komunikasiperkantoran; dan • Warna dan kualitaskertas.

12. 12 TINGKAT KEAMANAN SURAT.(Pasal 6 huruf c danPasal 9) • Surat Sangat Rahasia disingkat SR, mrpakan surat yg materi & sifatnya memiliki tingkat keamanan yg tinggi, erat hubnya dgn rahasia negara, keamanan dan keselamatan negara. • Surat Rahasia disingkat R, mrpakan surat yg materi & sifatnya memiliki tingkat keamanan tinggi yg berdampak kepada kerugian negara, disintegrasi bangsa. • Surat Penting disingkat P, mrpakan surat yg tingkat keamanan isi surat perlu mendapat perhatian penerima surat. • Surat Konfidensial disingkat K, mrpkan surat yg materi & sifatnya memiliki tingkat keamanan sedang yg berdampak kpd terhambatnya jalannya pemerintahan & pembangunan. • Surat Biasa disingkat B, mrpakan surat yg materi & sifatnya biasa namun tidak dapat disampaikan kpd yg tidak berhak.

13. 13 KECEPATAN PROSES SURAT.(Pasal 6 huruf d danPasal 10) • Amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima; • Segera, dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat diterima; • Penting, dengan batas waktu 3 x 24 jam setelah surat diterima; dan • Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja setelah surat diterima.

14. 14 PENGGUNAAN KERTAS SURAT(Pasal 6 huruf e danPasal 11) • Kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS 80 gram; • Penggunaan kertas HVS diatas 80 gram atau jenis lain, hanya terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama; • Penyediaan surat berlambang negara berwarna kuning emas atau logo daerah berwarna dicetak di atas kertas 80 gram; • Ukuran kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah Folio/F4 (215 x 330 mm); • Ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, piper dan laporan adalah A4 (210 x 297 mm); dan • Ukuran kertas yang digunakan untuk pidato adalah A5 (165 x 215 mm).

15. 15 PENGETIKAN SARANA ADMINISTRASI & KOMUNIKASI PERKANTORAN(Pasal 6 huruf f danPasal 12) • Penggunaan jenis huruf pica; • Arial 12 ataudisesuaikandengankebutuhan; dan • Spasi 1 atau 1,5 sesuaikebutuhan.

16. 16 NASKAH DINAS DALAM BENTUK PRODUK HUKUM(Pasal 14) • Peraturan Daerah. • PeraturanGubernur, • PeraturanBersamaGub, KeputusanGubernur, • Keputusan Gubernur, • Instruksi Gubernur, • Kesepakatan Bersama, dan Perjanjian Kerjasana

17. Jenisdansusunannaskahdinas(Pasal 14)

18. 18 NASKAH DINAS YG BAIK, MEMUAT ASPEK : Paragraf Pembuka Paragraf Isi Paragraf Penutup

19. 19 ParagrafPembuka 1.SehubungandengansuratSaudaraNomor 061/3129/SJ, tanggal 16 November 2011, kamiberitahukanhal-halsebagaiberikut……. 2. Melaluisuratinikamiberitahukanbahwa …… 3. SuratSaudaraNomor 061/3129/SJ, tanggal 16 November 2011, sudahkamiterimadenganbaik. Sehubungandenganitu, kamiberitahukanbahwa ………

20. 20 KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.

21. PENDELEGASIAN PENANDATANGANAN Pelaksanaan pendelegasian penandatanganan produk hukum Kesepakatan Bersama/ Perjanjian Kerjasama atau dengan sebutan lain, dituangkan dalam bentuk Surat Kuasa atau pendelegasian kewenangan Pelaksanaan pendelegasian penandatanganan produk hukum keputusan ditetapkan dengan Peraturan Daerah, Peraturan Gubernur atau Keputusan Gubernur sesuai ketentuan peraturan perundang undangan

22. 21 PENGGUNAAN ATAS NAMA (a.n) DAN UNTUK BELIAU (u.b) (Pasal 16) • Atas nama yang disingkat a.n. merupakan jenis pelimpahan wewenang/mandat dalam hubungan internal antara atasan kepada pejabat setingkat dibawahnya. • Untuk beliau yang disingkat u.b. merupakan jenis pelimpahan wewenang/mandat dalam hubungan internal antara atasan kepada pejabat dua tingkat dibawahnya. • Tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang/mandat dan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang harus mempertanggungjawabkan kepada pejabat yang melimpahkan wewenang.

23. 22 KEWENANGAN Plt. DAN Plh. (Pasal 17 danPasal 18) • Pelaksana tugas yang disingkat Plt merupakan pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan naskah dinas, karena pejabat definitif belum dilantik. • Plt diangkat dengan keputusan kepala SKPD atau keputusan Gubernur/Bupati/Walikota dan berlaku paling lama 1 (satu) tahun. • Pelaksana tugas harian yang disingkat Plh merupakan pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan naskah dinas, karena pejabat definitif berhalangan sementara. • Plh diangkat dengan keputusan kepala SKPD atau keputusan Gubernur/Bupati/Walikota dan berlaku paling lama 3 (tiga) bulan.

24. 23 P A R A F (Pasal 20 ayat 5) ParafHirarki: • Naskahdinassebelumditandatanganiharusdiparafterlebihdahuluolehmaksimaltigaorangpejabatsecaraberjenjanguntukbertanggungjawabterhadapsubstansi, redaksidanpenulisannaskahdinastersebutsesuaidengantugaspokokdanfungsinya, penempatanparaftersebutpadalembarterakhirnaskahdinassesuaiarahjarum jam dimulaidarisebelahkirinamapejabat yang akanmenandatangani. • Naskahdinas yang konsepnyadibuatolehpejabat yang akanmenandatanganinaskahdinastersebuttidakmemerlukanparaf. • Paraf untuk SPPD, dibubuhkan pada lembar pertama.

25. 24 CONTOH PARAF HIRARKI • Untuk keamanan isi naskah dinas yang jumlahnya lebih dari satu halaman, sebelum naskah dinas tersebut ditandatangani oleh pejabat yang berwenang maka harus dibubuhkan paraf pejabat pengolah pada sudut kanan bawah setiap halaman. a.n.GUBERNUR BANTEN βSEKRETARIS DAERAH, β…………………………. Pembina Utama Muda NIP. 000000000 β

26. 25 ContohParafBentukMatrik.PARAP KOORDINASI / PARAF HIERARKHIS

27. 26 Paraf Koordinasi: • Naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum/surat yang materinya menyangkut kepentingan unit lain sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang harus diparaf terlebih dahulu oleh unit pengolah, unit lain yang terkait dan bagian hukum pada setiap lembar naskah. Paraf Koordinasi Kadin........ .............. Kaban........ .............. Kakan ........ .............. dst Paraf Koordinasi Kabag ........ .............. Kabag ........ .............. Kabag ........ .............. dst

28. KEWENANGAN PEMEGANG DAN PENYIMPAN STEMPEL • Kewenanganpemegangdanpenyimpanstempeljabatanuntuknaskahdinasdilakukanoleh unit yang membidangiurusanketatausahaanpadaSekretariat Daerah; • Kewenanganpemegangdanpenyimpanstempelperangkatdaerahdilakukanoleh unit yang membidangiurusanketatausahaanpadasetiap SKPD; • Unit yang membidangiurusanketatausahaanbertanggungjawabataspenggunaanstempel; • PenunjukanpejabatpemegangdanpenyimpanstempelditetapkandenganKeputusankepala SKPD

29. 27 STEMPEL JABATAN STEMPEL SKPD DINAS KEHUTANAN DAN PERKEBUNAN G U B E R N U R PEMERINTAH PROVINSI BANTEN   BALAI PERBENIHAN TANAMAN KEHUTANAN DAN PERKEBUNAN   B A N T E N

30. PEMERINTAH PROVINSI PEMERINTAH PROVINSI B A N T E N   S E T D A   BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH B A N T E N

31. PEMBINAAN DAN PENGAWASAN Gubernur melakukan pembinaan dan pengawasan atas penyelenggaraan naskah dinas dilingkungan SKPD dan Pemerintah Kabupaten/Kota. Pelaksanaan pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan naskah dinas kabupaten/kota dilaporkan ke Menteri Dalam Negeri

32. 28 CONTOH KOP SURAT GUBERNUR BANTEN Jalan…………………………… Telepon (000) 00000 Fax. 00000

33. 29 PEMERINTAH PROVINSI BANTEN SEKRETARIAT DAERAH Jalan ………………………..Telp. (000) 0000 Fax. 0000 Lambang Daerah

34. 30 CONTOH SAMPUL SURAT PEMERINTAH PROVINSI BANTEN SEKRETARIAT DAERAH Jalan ………..Telp. (000) 0000 Fax . 0000 Lambang Daerah Nomor : Kepada : Yth. MenteriDalamNegeri Jl. Medan Merdeka Utara No. 7 JAKARTA 10110 PEMERINTAH PROVINSI S E T D A BANTEN  

35. 31 CONTOH PAPAN NAMA ISTANSI KANTOR GUBERNUR BANTEN Kawasan Pusat Pemerintahan Provinsi Banten (KP3B) Jalan Syeh Nawawi Al-Bantani, Palima Serang Banten Telp. (0254)....

36. KLASIFIKASI KEARSIPAN KEMENTERIAN DALAM NEGERI DAN PEMERINTAH DAERAH (PERMENDAGRI NO. 39 TAHUN 2005) 32 • 000 UMUM • PEMERINTAHAN • POLITIK • 300 KEAMANAN DAN KETERTIBAN • 400 KESEJAHTERAAN • 500 PEREKONOMIAN • 600 PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAAN • 700 PENGAWASAN • 800 KEPEGAWAIAN • 900 KEUANGAN

37. SEKIAN DAN TERIMA KASIH HAL-HAL YANG BERKAITAN DENGAN PENYELENGARAAN NASKAH DINAS DAPAT MENGHUBUNGI KAMI MELALUI E-MAIL : BIRO ORGANISASI