Sistemul de control de prim nivel î n Rom ânia

1. Sistemul de control de prim nivel în România

2. Sistemul naţional de control de prim nivel • România a optat pentru un sistem naţional de control de prim nivel centralizat • Structura care îndeplineşte rolul de Sistem naţional de control de prim nivel este Serviciul de control de prim nivel din cadrul Direcţiei Generale de Coordonare a Activităţii în Teritroriu a Ministerului Dezvoltării Regionale şi Turismului

3. Structura organizatorică a sistemului de control de prim nivel • Serviciul de control de prim nivel este format din controlorii de prim nivel din cadrul unităţilor teritoriale ale M.D.R.T. sub coordonarea şefului de serviciu, care îndeplineşte rolul de coordonator al sistemului naţional de control de prim nivel • Unităţile teritoriale ale MDRT unde îşi desfăşoară activitatea controlorii de prim nivel: • Unitatea Teritorială Piatra Neamţ • Unitatea Teritorială Brăila • Unitatea Teritorială Călăraşi • Unitatea Teritorială Craiova • Unitatea Teritorială Timişoara • Unitatea Teritorială Cluj • Unitatea Teritorială Alba • Unitatea Teritorială Bucureşti

4. Scopul general al controlului de prim nivel • Asigurarea validării cheltuielilor, verificarea furnizării bunurilor şi serviciilor care fac obiectul finanţării, validarea cheltuielilor declarate pentru operaţiunile sau părţile de operaţiuni puse în aplicare pe teritoriul României, legalitatea şi conformitatea cheltuielilor declarate de fiecare partener român care participă la operaţie, în conformitate cu prevederile Articolului 16 – Sistemul de control, din Regulamentul Consiliului Europei nr. 1080/ 2006

5. Controlul de prim nivel - Domeniul de aplicare • Controlul de prim nivel se aplică tuturor contractelor încheiate de partenerii români prin Programul de Cooperare Transnaţională Sud-Estul Europei (FEDR). • Controlorii de prim nivel efectuează verificări administrative, financiare, tehnice şi fizice în proporţie de 100% a cheltuielilor efectuate în cadrul proiectelor finanţate din fonduri FEDR prin Programul de Cooperare Transnaţională Sud-Estul Europei

6. Procedura de efectuare a controlului de prim nivel • Etape: 1. Iniţierea controlului de prim nivel 2. Verificarea documentelor justificative ale cheltuielilor efectuate în implementarea proiectelor la sediul controlorilor 3. Verificarea documentelor justificative ale cheltuielilor efectuate în implementarea proiectelor la fata locului

7. Initierea controlului de prim nivel • În termen de 15 zile de la finalizarea fiecărei perioade de raportare, partenerul român în proiect: • pregăteşte Dosarul documentelor justificative; • solicită, printr-o adresă transmisă prin e-mail şi fax, directorului general DGCAT şi Coordonatorului SCPN, efectuarea controlului de prim nivel (Anexa 2.1 din Manualul de control de prim nivel); • transmite, în format electronic, lista cheltuielilor efectuate (Anexa 2.2) şi Raportul partenerului (format transmis de STC prin Partenerul Lider) completate. • directorul general DGCAT împreună cu Coordonatorul SCPN desemnează controlorii care vor efectua controlul de prim nivel • Controlorii desemnaţi verifică Lista cheltuielilor efectuate şi decid dacă misiunea de control se va desfăşura la sediul controlorilor şi la sediul partenerului român în proiect sau doar la sediul partenerului român • Controlorii desemnaţi transmit Notificarea privind efectuarea controlului de prim nivel (Anexa 3.4), specificând modalitatea de preluare a Dosarului documentelor justificative

8. Dosarul documentelor justificative • Condiţii: • să fie într-un exemplar care va ramane la controlor (partenerul trebuie sa se asigure ca va avea o copie a documentelor care va ramane la sediul acestuia impreuna cu originalelele documentelor de control emise de controlori) • fiecare dosar să aibă opis; • fiecare pagină să fie numerotată şi semnată de către managerul/ reprezentantul desemnat de către managerul de proiect, iar documentele copie vor purta ştampila "conform cu originalul"; • nu va conţine copii ale dosarelor de achiziţii publice, acestea fiind verificate în original de către controlori şi nu se vor prelua în copie; • fişele analitice ale conturilor; • documentele vor fi aşezate în ordine cronologică, în ordinea liniilor bugetare, delimitate cu separatoare.

9. Condiţii de eligibilitate a cheltuielilor (1) • Pentru a fi considerate eligibile, în contextul proiectului, cheltuielile trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele condiţii generale: • să fie necesare pentru realizarea proiectului; • să fie prevăzute în contractul încheiat cu beneficiarul proiectului; • să fie în conformitate cu principiile unui management financiar sănătos, respectiv utilizarea eficientă a fondurilor şi a co-finanţării de la bugetul de stat, şi un raport optim cost/beneficiu; • să fie efectuate de partenerul român sau partenerii săi, în perioada de implementare a proiectului, după cum este definită în cadrul contractului de finanţare, excepţie făcând costurile de pregătire a proiectului pentru care perioada este specificată în documentele programului • să fie plătite în perioada de implementare a proiectului, excepţie făcând cheltuielile efectuate în ultima perioadă de raportare care vor respecta condiţiile menţionate în documentele proiectului aprobat;

10. Condiţii de eligibilitate a cheltuielilor (2) • să fie înregistrate în contabilitatea partenerului român, având la bază documente justificative, să fie identificabile şi verificabile , să poată fi dovedite prin documente originale; • să fie înregistrate în contabilitatea partenerului român separat, folosind conturi analitice distincte pentru înregistrarea operaţiunilor legate de realizarea proiectului. • atribuirea contractelor de achiziţii să se facă în conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 34/2006, cu modificările şi completările ulterioare; • să respecte regulile de informare şi publicitate stabilite la nivelul programului; • să respecte legislaţia comunitară şi naţională în ceea ce priveşte egalitatea de şanse şi tratament între bărbaţi şi femei; • să respecte legislaţia comunitară şi naţională privind protecţia mediului; • să respecte legislaţia comunitară şi naţională privind ajutorul de stat şi ajutorul de „minimis”.

11. Verificarea documentelor justificative (1) • În vederea validării cheltuielilor şi obţinerii rambursării sumelor eligibile de către partenerii români în proiecte, controlorii vor verifica documentele justificative, urmărind dacă sunt îndeplinite, cumulativ, toate condiţiile de eligibilitate, pe baza legislaţiei naţionale şi comunitare, a ordinului de cheltuieli eligibile, Aplicaţiei aprobate, contractului de finanţare, manualului de implementare a programului, instrucţiunilor Autorităţii de Management; • Verificările efectuate de controlori pentru validarea cheltuielilor eligibile efectuate se efectuează în termen de 30 zile lucrătoare • Pe parcursul controlului se pot solicita informaţii suplimentare prin intermediul scrisorilor de clarificare (maxim 2), caz în care termenul de control se suspendă până la primirea informaţiilor solicitate

12. Verificarea la faţa locului (1) • Verificările la faţa locului au ca scop: • să se asigure că proiectul a fost realizat conform activităţilor descrise în Aplicaţia aprobată, • să evalueze şi să coreleze stadiul fizic de realizare a proiectului cu raportul de progres al partenerului român • să se asigure de existenţa unui sistem de înregistrare contabilă şi folosirea de conturi analitice disticte pentru activităţile aferente proiectului, • să se asigure că veniturile obţinute din proiect au fost declarate,

13. Verificarea la faţa locului (2) • Să se asigure că modul de păstrare a documentelor justificative în arhivă este corespunzător • să se asigure de conformitatea cu originalul a documentelor justificative prezentate • să se asigure că atribuirea contractelor de achiziţii s-a realizat în conformitate cu prevederile legislaţiei naţionale, • să verifice că bunurile achiziţionate şi serviciile prestate sunt utilizate pentru activităţile proiectului, aşa cum sunt descrise în Aplicaţia aprobată

14. Finalizarea verificărilor • Durata maximă de Verificare a Dosarului documentelor justificative la sediul controlorilor este de aproximativ 30 zile lucrătoare • După încheierea verificării documentelor justificative primite atât la sediul controlorilor cât şi la faţa locului, în termen de 5 zile controlorii vor finaliza completarea Dosarului de control de prim nivel, ce cuprinde liste de verificare, Raportul de control, anexe specifice programului

15. Vă mulţumim!

16. Date de contact (1)

17. Date de contact (2)

18. Date de contact (3)