Professionelles Projektmanagement in der Praxis

1. Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 4 – Teil 2 (25.05.2009): Projektplanung 2 mit MS Project 2007 SS 2009

2. Ablauf- und Terminplan mit MS Project 2007 Review • Anfangstermin (Endtermin): Projekt-Info • Projekteinstellungen vornehmen (Feste Dauer, ...) • Projektkalender einrichten • Projektstrukturplan • Vorgangsnamen • Gliederung der Vorgänge • Höherstufen • Tieferstufen • Vorgangsinformationen • Dauer der Einzelvorgänge • Dauer: in min, h, t, w • Meilensteine • Ablaufreihenfolge • Verknüpfung der Vorgänge Ergebnis: Basisplan: Projektablauf mit Terminen

3. Beispiel: Einführung einer PM-SoftwareBalkendiagramm Review AnsichtaBalkendiagramm (Gantt)

4. Beispiel: Einführung einer PM-SoftwareKritischer Pfad Review AnsichtaWeitere AnsichtenaBalkendiagramm: Einzelheiten

5. Beispiel: Einführung einer PM-SoftwareKritischer Pfad mit Puffer Menüpunkt: Ansicht aWeitere Ansichten ... aBalkendiagramm: Einzelheiten Auswahl freier Puffer freier Puffer

6. Beispiel: Einführung einer PM-SoftwarePufferzeiten im Projekt anzeigen Menüpunkt: Ansicht aTabelle: Eingabe aBerechnete Termine

7. Beispiel: Einführung einer PM-SoftwareNetzplandiagramm Menüpunkt: AnsichtaNetzplandiagramm

8. Ressourcen- und Kostenplanung mit MS Project 2007 • Ressourcentabelle erstellen Ansicht a Ressource: Tabelle • Kalender für Verfügbarkeit der Ressourcen definierenExtras a Arbeitszeit ändern a Ressourcenkalender • „RessourcenaVorgängen“ zuordnenAnsicht a BalkendiagrammExtras a Ressourcen a Ressourcen zuordnen • Auslastung der Ressourcen prüfenAnsicht a Ressource: Grafik bzw. Ansicht a Ressource: Einsatz • Ressourcenkonflikte lösen: Kapazitätsabgleich • Gesamtkosten bzw. Kosten pro Vorgang betrachtenProjekt a Projektinfo a StatistikAnsicht a Tabelle: Kosten • Basisplan speichern Ergebnis: Basisplan mit Ressourcen- und Kostenplanung

9. Ressourcentabelle Fälligkeits- verfahren bezügl. Vorgangs-dauer: Anfang Anteilig Ende Maßeinheit des Materials (z.B. m, kg) Max. Kapazität der Ressourcein % Fester Kosten-betrag pro Einsatz einer Ressource Personenname, Berufs- oder Maschinenbez.,Materialname, .. Kürzel des Ressourcen- namens Kosten pro Zeiteinheit z.B. 30 €/h Material(Verbrauchs-materialien) Arbeit(Personen- und Sachmittel)

10. Beispiel: Einführung einer PM-Software Arbeit (= Aufwand)

11. Beispiel: Ressourcenplanung 1. Ressourcentabelle anlegen (Ansicht a Ressource: Tabelle) 2. Kalender für Ressourcenverfügbarkeit • Allgemein Gültiges (z.B. 12.05.2009 und 22.05.2009 sind Feiertage) im Standard (Projektkalender) definieren • Pro Ressource eigener Verfügbarkeitskalender möglich (z.B. Einsatz für andere Projekte, Urlaubsplanung etc.) • Festlegung über Extras a Arbeitszeit ändern a Ressourcenkalender

12. Beispiel: Ressourcenzuordnung 3. Ressourcen zuordnen AnsichtaBalkendiagramm (Gantt) Extras a Ressourcen a Ressourcen zuordnen

13. Beispiel: Ressourcen sind zugeordnet

14. Aufwand = Dauer Dauer des APs Aufwand des APs Unterschied: Aufwand / Dauer Dauer: Zeitraum (brutto), den die Erledigung einer bestimmten Aufgabe erfordertEinheiten: Jahr (j), Monat (m), Woche (w), Tag (t) Aufwand: Netto-Arbeitszeit, die zur Erledigung einer bestimmten Aufgabe erforderlich ist (d.h. Fulltime-Mitarbeiter kann seine gesamt Arbeitszeit einsetzen)Einheiten: Personenjahr (PJ), -monat (PM), -woche (PW), -tag (PT)

15. Vorgangsarten • Feste Arbeit • Feste Einheiten • Feste Dauer • Arbeit ist konstant • Dauer und Einheiten sind variabel • Einheiten sind konstant • Dauer und Arbeit sind variabel • Dauer ist konstant • Einheiten und Arbeit sind variabel Voreinstellung Änderung der Vorgangsart: Doppelklick auf den Vorgang „Informationen zum Vorgang – Register Spezial“ Grundformel für die Berechnung: Arbeit (h) = Vorgangsdauer (h) x Einheit Ressourcen x 8h / Tag Beispiel: 1,5 Tage Vorgangsdauer, 1 Ressource wird mit 100% zugewiesen a 12 h Arbeit 1,5 Tage Vorgangsdauer, 1 Ressource wird mit 50% zugewiesen a 6 h Arbeit

16. Leistungsgesteuerte Terminplanung Voreingestellte Berechnungsmethode von MS Project • Nach der Zuordnung der ersten Ressource wird der Umfang der Arbeit für diesen Vorgang berechnet • Umfang der Arbeit des Vorgangs bleibt danach unverändert • Beim Hinzufügen/Wegnehmen von Ressourcen zu diesem Vorgang verändert sich die Dauer Will man erreichen, dass dieDauer festbleibt, wenn Arbeit(= Aufwand) einem Vorgang zugeordnet wird • Für alle Vorgänge: Beim Anlegen des Projektes (vor Eingabe der Vorgänge) unter Extras -> Optionen -> Terminplan folgende Einstellungen als Standard festlegen:Standardvorgehensart: Feste DauerNeue Vorgänge sind leistungsgesteuert: deaktivieren • Für einen einzelnen Vorgang: Vorgangsart auf „Feste Dauer“ setzen und Häkchen von „Leistungsgesteuert“ entfernen

17. Beispiel: Ressourcenüberlastung 4. Auslastung der Ressourcen prüfen Ansicht a Ressource: Einsatz Ansicht a Ressource: Grafik Überlastungen: rot gekennzeichnet

18. Beispiel: Ressourcenplanung 5. Kapazitätskonflikte lösen • Manuelle Methoden • Vorgangsdauer verlängern • Zusätzliche Personal-ressourcen einfügen + überschaubar - aufwendig • Automatische Methode • „Kapazitätsabgleich“ überlasteter Ressourcen Extras a Kapazitätsabgleich... Neu abgleichen + leistungsfähiges Tool - Aktivitäten nicht immer leicht nachvollziehbar

19. Beispiel: 6. Kostenplanung 6.1 Kosten pro Ressource:Ansicht_Ressource: Tabelle 6.2 Kosten pro Vorgang: Ansicht _Vorgang: Einsatz Ansicht aTabelle: Einsatz a Kosten

20. Kostenplanung mit MS Project • 6.3 Projektgesamtkosten • Projekt _ Projekt-Info Statistik...

21. Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (1) Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 3 ist eine Ressourcen- und Kostenplanung mit Kapazitätsabgleich durchzuführen: • Geben Sie Ihren Ressourcenplan mit den Kosten für die einzelnen Ressourcen in MS Project 2007 ein (25 € / h für jedes Teammitglied) • Ordnen Sie diese Ressourcen Ihren Vorgängen (APs) zu • Prüfen Sie, ob Kapazitätsüberlastungen vorliegen • Führen Sie ggf. einen Kapazitätsausgleich durch. Achten Sie dabei darauf, dass der Projektendtermin nicht überschritten wird! • Speichern Sie den Basisplan (BP) unter „BP2-Team_x .mpp“ Präsentation des Projektleiters von Teams 5 Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit • Wöchentlichem „jour fixe“-Meetings mit Protokoll sowie • Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten

22. Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (2) Aufgabe der Projektleiter (mit Teamunterstützung) • Erstellung einer Präsentation Plan2-Team_x.ppt • Gemischtorientierter Projektstrukturplan mit allen APs • Ressourcenplan • Ressourcentabelle auf Ebene der APs (personelle und nicht-personelle Ressourcen) • Beispiel für Kapazitätsausgleich (vorher/nachher) • Kostenplan (Darstellungen gemäß Projektbericht) • Stand der Umsetzung der Projektarbeiten (1 Statusfolie) zum 31.05.2009 • Erfahrungen • Projektarbeit • MS Project 2007 • Erstellung des Jour fixe-Protokolls 2: P2-Team_x.doc • Erstellung der MS-Project-Datei: BP2-Team_x.mpp • Erstellung der Kapitel 7 und 8 des Projektberichtes Projektbericht-Team_x.doc Spätester Abgabetermin für die 4 Dateien: 4.6.2009 (Donnerstag) (Mail an Dozenten + Assistenten bitte mit Angabe der Team-Nummer im Betreff)

23. Zu Aufgabe 4: Eingabe des ermittelten Aufwandes – ohne dass sich die Dauer ändert Beispiel: Vorgang mit Dauer von 5 Tagen und Aufwand (= Arbeit) von 3 Tagen für Methodix und 0,5 Tagen für Schulix • Vorgangsart dieses Vorgangs auf „Feste Dauer“ setzen und Häkchen von „Leistungsgesteuert“ entfernen • Bei der Zuweisung der Ressourcen zu einem Vorgang den Aufwand z.B. in Tagen (t) oder Stunden (h) angeben Zeitangaben werden automatisch in % umgewandelt

24. zu Aufgabe 4: Projektbericht 7. Ablauf- und Terminplanung 7.1 Vorgangsliste Auflisten der Arbeitspakete/Vorgänge mit Vorgangsnummer und Angaben zur Dauer und zu den Anordnungsbeziehungen (Art, Zeitabstand). Die PSP-Struktur muss erkennbar sein. 7.2 Vernetzter Balkenplan oder berechneter Netzplan Darstellung eines grafischen Ablaufplans mit Anordnungsbeziehungen und Termin-/Zeitpunktangaben. Die Meilensteine des Phasenplanes müssen erkennbar sein. 7.3 Anordnungsbeziehungen (AOB) Erläuterung von mindestens 3 Anordnungsbeziehungen aus dem eigenen Ablaufplan (Begründung von Art der AOB und Zeitabstand). 8. Einsatzmittel- und Kostenplanung 8.1 Einsatzmittelbedarf / Einsatzmittelplan Beschreibung der Art der benötigten Einsatzmittel (EM) und wie deren Verfügbarkeit ermittelt wird. Bei Personal mit Hinweisen auf die Qualifikation. Erläuterung des Verfahrens für die Ermittlung des EM-Bedarfs. Tabellarische Darstellung des EM-Bedarfs auf Ebene der Arbeitspakete. 8.2 Auslastungsprofil für kritische Einsatzmittel Abbildung einer Ganglinie (Auslastungsprofil) für eine kritische Einsatzmittelart über der Zeitachse mit Hinweis auf EM-Konflikte und Optimierung. 8.3 Projektkosten Erläuterung der Kostenberechnung (z.B. monetäre Bewertung des Einsatzmittelbedarfs auf Basis des tabellarischen Einsatzmittelplanes für Phasen oder Arbeitspakete). Grafische Darstellung einer Kostenganglinie (Kostenkurve) und einer Kostensummenlinie (Kostensummenkurve) über der Zeitachse. Inhaltliche Anforderungen kursiv