Indicadores Plan de Acción Corte Agosto de 2013

1. Indicadores Plan de Acción Corte Agosto de 2013 Estado: CRITICO

2. Gestión para la atención integral a la primera infancia

3. E-01 Número de niños y Niñas con Atención Integral a la Primera Infancia ANALISIS El dato reportado en el indicador no es coherente con el dato reportado en metas sociales para este periodo de acuerdo a metas sociales se tiene una ejecución de 5599 cupos y el dato arrojado en el indicador reporta un numero de 4864 existiendo una diferencia de 735 cupos . por tal motivo se solicita la revisión y ajuste. es de anotar que a la fecha de cierre de este indicador no se ha iniciado la totalidad de atención de cupos programados en la nueva ampliación de cobertura y transito a modalidad de atención integral por que hubo dificultad para la etapa contractual de operadores por no cumplir requisitos mínimos para operar la modalidad , también se presenta no ejecución por caducidad del contrato 189 del centro zonal Villanueva

4. Gestión para la atención integral a la primera infancia

5. E-04 Número de nuevos Agentes Educativos vinculados a procesos de formación en el modelo de atención Integral. ANALISIS Este indicador para el mes de agosto reporta estado critico 33% sin presentar avances significativos , debido a que los tramites de apertura del proceso en la plataforma SENA se torno dispendioso para el registro de la información de las personas focalizadas lo que dificulto el inicio oportunamente, hasta el día 26 de agosto se logro concretar el inicio de uno de los dos grupos programados siendo este el del municipio de Hatocorozal . queda pendiente el inicio para el mes de septiembre del grupo del municipio de Trinidad.

6. Gestión para la Protección Gestión Restablecimiento de Derechos

7. E-14 Porcentaje de niños, niñas y adolescentes menores de 18 años en protección con auto de apertura de investigación con situación legal definida en 120 días o menos • ANALISIS • El indicador a Agosto de 2013, se encuentra en critico, se establece que de 124 casos 40 no registran con situación legal definida en el Sistema de información, De los 40 casos, 22 corresponden al Centro Zonal Yopal, 15 al Centro Zonal Paz de Aríporo y 3 al Centro Zonal Villanueva. El indicador se encuentra en 68%. En el caso del centro zonal Yopal, los 22 casos que se encuentran sin situación legal definida 2 corresponden al Defensor Oscar Santiago Calixto, 2 corresponden a la Doctora Sandra Carreño, 1 está asignado al Doctor Víctor Hugo Castellanos, 1 a la Doctora Herli Rivera, 5 casos fueron enviados al Juzgado de familia por pérdida de competencia, según Acta 154 del 17 de Julio 2013. (códigos SIM 33308969, 33311199, 33311644, 333311645, 33308967), 6 casos se encuentran definidos en tiempos, falta actualizar información en SIM. (datos adicionales). (código SIM 33309534, 33309369, 33309429, 33311038,33311734,33311338). 5 casos se encuentran con solicitud de prórroga y con prórroga concedida.(código SIM 33313826, 3312084, 33312898, 33312893, 33311716). Para el caso del centro zonal Paz de Ariporo los 15 casos que registran en el indicador 7 casos se encuentran con definición jurídica, falta actualizar datos adicionales (códigos SIM 33406645,33406849,33406617, 33406453,33406839, 33405762, 33405438), 6 casos se encuentran sin definición jurídica (código SIM 33406749,33406872, 3340690133406960, 33406940, 1 caso se encuentra con solicitud de prorroga y un caso fue remitido a Comisaria de familia. Finalmente el Centro Zonal Villanueva tiene 3 casos que se encuentran sin situación legal definida, no se tiene información sobre los casos.

8. Gestión para la Protección Gestión Adopciones

9. E-16 Niños, niñas y adolescentes en situación de adoptabilidad en firme, CON características y necesidades especiales y posibilidad de adopción presentados a comité de adopciones, con familia asignada Análisis Del total de NNA en situación de adoptabilidad en firme con características y necesidades especiales y posibilidad de adopción presentados a comité de adopciones el 0% tiene familia asignada, hay en este momento 7 niños en valoración por organismo internacional, se está a la espera de asignación de familia. A pesar de efectuarse el envío de los soportes solicitados por los organismos, no ha habido asignación de familias, ni por IAPAS, temas tratados en comités de adopciones con el encargado del seguimiento a la Regional.

10. Mejoramiento Continuo

11. MPE2-04 Porcentaje de avance de la ruta de implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión ANALISIS Los hallazgos de ICONTEC están a cargo del Nivel Nacional, la Regional ha enviado insumos requeridos por la Subdirección de Mejoramiento Organizacional. Se reportó y cargo la Ruta EPICA en el repositorio en la Intranet el día 10 de Septiembre de 2013 con corte al mes de Agosto de 2013, se han venido desarrollando las actividades plasmadas en la Ruta, se presenta debilidades en la baja ejecución y participación de los Colaboradores de la Regional del 100% de las actividades a pesar que se desarrollan las actividades, el NO reporte de las actividades por parte del Grupo Administrativo afecta también el porcentaje de avance de la RUTA. Están establecidas 39 actividades, pero no todas son para reportar con corte a agosto el comportamiento del Indicador es crítico con el 63%, se debe que no se ejecutaron todas las actividades al 100%, se ha realizado a través de correos electrónicos, vía telefónica y asistencialmente desde el Grupo de Planeación y Sistemas acompañamiento para el desarrollo, ejecución y reporte de las actividades. Se presenta la debilidad que no se han generado acciones de mejora ante los resultados del Indicador.

12. Gestion de Soporte • Gestion Administrativa

13. MPA1-P5-07 Organización de Archivos de Gestión ANALISIS Para el mes de Agosto se realizo la transferencias:  Grupo administrativo, financiera 23 de agosto de 2013,  De otra parte la profesional se encargó de hacer socialización sobre la guía de gestión documental y las TRD de los años 1999,2005,2010 por correo electrónico, a los coordinadores de los centros zonales y los grupos de la regional como evidencia tenemos los correos electrónicos. se envío a la Sede Nacional los reportes lineales de los fondos acumulados, procesos de adopción, historias laborales para su respectiva revisión y ser trasladados al archivo central histórico. Nos encontramos en estado crítico, ya que la Regional reporto a la sede Nacional 38,2 metros lineales el día 17 de junio, pero por error en la descripción del serial no fue validado el metraje lineal del área de financiera correspondiente a 23,8 ml, los resultados se miraran en el reporte del mes de Septiembre.

14. Gestión Servicio y Atención

15. E-40 Quejas y reclamos solucionados ANALISIS Dentro de la vigencia 2013, se viene presentando una problemática en la gestión de quejas, reclamos y sugerencias, la cual evidencia un registro inoportuno por parte de los profesionales a quienes se le direcciona las peticiones para la correspondiente respuesta. por parte de la regional, se han enviado comunicaciones solicitando se ingresen las actuaciones en termino y/o se modifique la fecha de la actuación (asignado la original) para acortar términos al vencimiento de la misma. para el mes de octubre se programa cronograma de trabajo con profesionales con alto numero de peticiones con inconsistencias.

16. Indicadores Plan de Acción Estado: En Riesgo

17. Gestión para la atención integral a la primera infancia

18. E-22 Número de niños y niñas en primera infancia con valoración y seguimiento nutricional ANALISIS Se brindo desde los centros zonales y la Regional asesoría permanente a los centros zonales y operadores en el marco del sistema de seguimiento nutricional mediante correos electrónicos, reuniones, llamadas telefónicas, haciendo especial énfasis en el adecuado diligenciamiento de formatos de salud y nutrición así como de seguimiento, insumos indispensables para el procesamiento de datos por la Dirección de Nutrición y obtención de resultados para la elaboración de plan de intervenciones e informe semestral a nivel zonal y regional. Sin embargo algunos centros zonales no reportaron información completa de sus beneficiarios de primera infancia manifestando inconvenientes en el suministro de datos en cantidad y calidad por parte de la totalidad de los operadores, situación particular de CZ Villanueva y Paz de Ariporo. Se reitera solicitud para el envío oportuno de dicha información para lograr el 100% de los beneficiarios evaluados y con seguimiento nutricional.

19. Gestion para la Protección Gestión Adopciones

20. E-17 Niños, niñas y adolescentes que a partir de la fecha de sentencia de adopción en firme, cumplen con el número de informes de seguimientos post adopción en el periodo establecido ANALISIS De los 68 casos que se reportan de los Niños, niñas y adolescentes que a partir de la fecha de sentencia de adopción en firme, cumplen con el número e informes de seguimientos post adopción, se observa que 20 casos no cuentan con el respectivo seguimiento en el sistema. De estos 20 casos 9 corresponden a cuarto informe de seguimiento, 6 casos corresponden a tercer seguimiento, 4 casos corresponden a segundo seguimiento y 1 caso corresponde a primer seguimiento. De los 20 casos la mayoría pertenece a familias Colombianas que no han traído los seguimientos, que en todo caso han sido requeridos por medio de oficios, desde el comité de adopciones, también se realizo contratación de profesional en Psicología, que va a realizar los seguimientos a las familias Colombianas.

21. Direccionamiento estratégico

22. MPE1-02 Eficiencia ejecución presupuestal obligaciones El indicador se encuentra en riesgo por baja ejecución de los recursos de inversión, dado que los de funcionamiento su ejecución esta se encuentra en 119%. Inversión ejecución de 84%, los rubros que afectan este resultado son: MEJORAMIENTO Y MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA ADMINISTRATIVA ejecución 63%. ASISTENCIA A LA PRIMERA INFANCIA A NIVEL NACIONAL ejecución del 87% afecta los recursos asignados para el transito y ampliación de coberturas, se ha adelantado la mayor parte de la contratación en el mes de septiembre. APOYO FORMATIVO A LA FAMILIA PARA SER GARANTE DE DERECHOS A NIVEL NACIONAL ejecución del 23% el contrato inició en el mes de julio. PROTECCION -ACCIONES PARA PRESERVAR Y RESTITUIR EL EJERCICIO INTEGRAL DE LOS DERECHOS DE LA NINEZ Y LA FAMILIA ejecución del 95% se realizará devolución de recursos de cupos no ejecutados en el mes de octubre. APOYO NUTRICIONAL A LA NIÑEZ Y ADOLESCENCIA REGISTRADOS EN MATRICULA OFICIAL A NIVEL NACIONAL ejecución del 71% se encuentra en tramite adiciones de contratos. PREVENCIÓN Y PROMOCION PARA LA PROTECCION INTEGRAL DE LOS DERECHOS DE LA NIÑEZ Y ADOLESCENCIA A NIVEL NACIONAL ejecución 23% contrato de generaciones con bienestar inicia ejecución en el mes de julio. PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN EN EL MARCO DE LA POLÍTICA DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y ejecución del 77% por demora en la contratación inició de ejecución del servicio RNA en el mes de mayo.

23. Mejoramiento Continuo

24. MPE2-03 % de riesgos controlados ANALISIS Se cargaron los cuatro (4) Mapas de Riesgos que hacían falta por cargar de los Macroprocesos: Direccionamiento Estratégico - Mejoramiento Continuo - Evaluación y Monitoreo - Evaluación Independiente, el día 10 de Agosto de 2013. En el mes de Agosto se realizó seguimiento a los Mapas de Riesgos de los Grupos y Centros Zonales a través de correos electrónicos el día 05 de Septiembre de 2013. Se esta realizando los ajustes a las Matrices tanto de la Regional como de los Centros Zonales de acuerdo a las Directrices emitidas por la Subdirección de Mejoramiento Organizacional, se estima que para el mes de Septiembre estén totalmente ajustadas las Matrices de Mapas de Riesgos y emitidas a los Grupos y Centros Zonales con las indicaciones pertinentes para que realicen el control operacional del cumplimiento de las actividades o acciones programadas en la valoración.

25. Gestion de Soporte Gestion Financiera ANALISIS El 5 de agosto se envió el informe con corte a Julio para que tomaran decisiones. El 16 de agosto se envió a Coordinaciones Regionales un informe con los acumulados, ejecutados y saldos a la fecha para que les sirviera como herramienta para realizar la reprogramación de PAC de septiembre a Diciembre en aplicativo enviado por la Sede Nacional en esa misma fecha.

26. MPA1-P2-03 Ejecución de PAC Se realizó cierre presupuestal del mes de agosto el lunes 2 de septiembre, e inmediatamente se remitió a todas las Coordinaciones el informe de ejecución de PAC. Los saldos de PAC sin ejecutar que mas peso tienen son: Proyecto 4 \"ASISTENCIA A LA PRIMERA INFANCIA A NIVEL NACIONAL\" con $1.457\'647.533 y proyecto 10 \"APOYO NUTRICIONAL A LA NIÑEZ Y ADOLESCENCIA REGISTRADOS EN MATRICULA OFICIAL AL NIVEL NACIONAL\" con $1.602\'588.646 el 10 de septiembre se realizó el comité según acta 24 donde los grupos de la Regional analizaron la ejecución presupuestal y de PAC. Parte de lo analizado fué lo siguiente: 1) PRIMERA INFANCIA: se esta presentando retraso de un mes en el tramite de cuentas y su legalización para el pago, por el extenuante numero de carpetas y tamaño de los informes técnicos y revisión de la ejecución financiera con sus respectivos soportes. 2) PAE: A la fecha se radicaron en Financiera las cuentas correspondientes a Abril, Mayo y Junio del Contrato No. 211 por valor de $246,509,010,oo. Del Cont. 214: Cuenta correspondiente al mes de Julio por valor de $143,510,400.oo se encuentra radicada en Financiera, Del Cont. 210: La Cuenta correspondiente a Julio por valor de $232,242,228,oo se encuentra radicada en financiera. El saldo se reprogramó en el mes de Agosto que se ejecutara en los meses de septiembre a noviembre de la vigencia 2013