Publier des pages dans une collection de sites SharePoint Portal RXI0402

1. Publier des pages dans une collection de sites SharePoint PortalRXI0402

2. Formation Sharepoint Portal publicateur : 9h30 -12h N° de téléréunion : Merci, lorsque vous ne prenez pas la parole, de mettre votre téléphone en mode « secret », et surtout de ne pas accepter de « double appel » sur votre téléphone, vous bloqueriez la téléconférence Le formateur : Aymeric Lavergne Hot Line informatique : 0810 30 3000 accueil

3. Formation Sharepoint Portal publicateur : 9h30 -12h N° de téléréunion : Merci, lorsque vous ne prenez pas la parole, de mettre votre téléphone en mode « secret », et surtout de ne pas accepter de « double appel » sur votre téléphone, vous bloqueriez la téléconférence Le formateur : Philippe Rouanet Hot Line informatique : 0810 30 3000 accueil

4. Interface « classe virtuelle » L’Interface Clic and Learn, les différentes zones écrans et les boutons : demander la parole répondre « OUI » à une question répondre « NON » à une question

5. sommaire contexte de la formation objectifs de la formation présentation générale de l’outil publication

6. Objectif général A l’issue de la formation RXI0402 intitulée «Publication sur un site Intranet avec SharePoint Portal », vous serez capable d’utiliser les fonctionnalités d’un site SharePoint portal (éditeur de contenu et webparts) afin de rédiger, de publier des pages d’information et de communication et d’insérer des fichiers et des images dans ces pages. La formation est organisée en alternant des démonstrations et des travaux pratiques réalisés sur une base-école SharePoint Portal.

7. Documentation et plan de formation Les diapositives utilisées en cours sont disponibles en téléchargement sous la forme d’un fichier Powerpoint sur la base école. La documentation de référence (fiches pratiques) est sur le site 100%pratique. Le module RXI0389 (2 jours en « présentiel ») traite des aspects création, paramétrage, gestion d’un site SharePoint Portal.

8. Objectifs intermédiaires / sommaire • présentation générale de l’outil • créer et publier une page « simple » • utiliser l’éditeur de contenu pour insérer du texte • utiliser l’éditeur de contenu • insérer liens, images, tableaux, fichiers en téléchargement dans une page • utiliser les webparts • insérer du contenu dynamique dans une page • mise en page

9. « Tour de table » Tour de table • - Où travaillez-vous et quel est votre métier ? • Avez-vous publié dans un site Intranet (Coquille, SPIP…) • Avez-vous déjà utilisé Sharepoint Portal ? • - Quelles sont vos attentes concernant cette formation ?

10. présentation générale de l’outil et de sa finalité

11. Qu’est-ce qu’Office SharePoint Server 2007 (MOSS)? • Solution serveur basée sur Microsoft Office Sharepoint Services (MOSS) • Intégration avec Office, Exchange et Communicator • La première version, nommé SharePoint Team Services (STS), est sortie en même temps qu‘Office XP et était fournie avec Microsoft FrontPage par la suite cette version a pris le nom de Windows SharePoint Services v2 • Création de sites web • Gestion de contenu • Partage de données structurées • Gestion de la sécurité

12. L’offre DISU • Nombre de sous sites (rubriques ou thèmes) illimité • intégration à l’Active Directory (AD : identification automatique) • 3 principaux groupes d’utilisateurs par défaut : Visiteurs, Membres (publicateurs) et Propriétaires • attribution d’une adresse de la forme nomdusite.domaine.ftgroup ou nomdusite-shp.domaine.ftgroup • Limitation à 30 Go de stockage par collection de sites (espace « parent » + sous-espaces). • 50 Mo maximum par fichier (pas de vidéos ni exécutables) • 260 caractères max. pour nommer un lien URL • Attention: éviter d’utiliser des accents dans les noms de fichiers. • Demande de création d’un nouveau site par Rameau DMI

13. Le vocabulaire SharePoint Portal • Site SharePoint : Un site est un groupe de pages Web ayant un rapport entre elles. Dans SharePoint un site est toujours créé à partir d’un modèle. • sites parents et sites enfants : Le contenu d’un site peut être réparti en différents sites pouvant être gérés séparément. Les sites parents peuvent avoir plusieurs sous-sites et les sous-sites eux-mêmes peuvent avoir des sous-sites. • collection de sites : La structure complète d'un site Web de niveau supérieur et tous ses sous-sites Web est appelée une collection de sites • web part : module de base pour afficher des informations sur un site ( texte, liens, flux RSS, image, boite de recherche…) • web part zone : zone contenant des web parts • active directory : base de données associant le Cu –Id et le mot de passe « e- buro »

14. Structure d’un site et d’une collection

15. Intitulé de la collection Espace « parent » « Sous-site » 1 « Sous-site » 2 Arborescence d’une collection de sites « Sous-site » 5 « Sous-site » 3 « Sous-site » 4 Les sous-sites vont correspondre à des rubriques et sous-rubriques du site, à des thèmes, des équipes différentes …. Selon les choix d’organisation retenus. Chaque site de la collection est autonome : il possède sa propre URL, son contenu (pages et fichiers), sa propre ergonomie, sa propre navigation, ses droits d’accès (on peut être publicateur dans un site, visiteur dans d’autre et ne pas avoir accès à certains).

16. visiteur formation B Accès interdit publicateur site de publication (Philippe) formation publicateur (Aymeric) Arborescence de la base école visiteur fiches pratiques « Sous-site » 3 « Sous-site » 4 vos droits sur la collection

17. Structure d’un site (exemple) Sous-sites (rubriques)

18. publication

19. Une fois positionné dans la rubrique dans laquelle on souhaite créer une nouvelle page, ou sur la page que l’on souhaite modifier, le bouton « Actions du site » permet d’accéder à la fonctionnalité choisie : Mode opératoire de publication

20. principes de création de page Généralités 1) On se positionne à l’endroit (dans la rubrique) où l’on souhaite publier 2) Le publicateur choisit: le titre de la page Autres paramètres modifiables à posteriori (propriétés de la page) la description l’URL une mise en page (modèle : page d’article, d’accueil, de redirection) 3) Toutes les pages créées sont stockées dans une bibliothèque de pages Propriétaire d’une collection de sites SharePoint Portal interne Groupe France Télécom

21. Modes opératoires de création et publication de pages

22. Mode opératoire : création d’une page Une fois positionné sur le site (dans la « rubrique ») concerné 1 2

23. Mode opératoire : création d’une page (titre) choix du titre (pas de majuscule) cas d’une page d’article Image qui ne sera pas visible sur la page publiée mais dans le résultat d’une requête de contenu

24. Mode opératoire : ruban (onglet page) 2 onglets dans le ruban : page : gérer la page (enregistrer, archiver, modifier les propriétés)

25. Mode opératoire : archiver une page Conseil : après toute modification il est impératif d’archiver la page, sinon elle reste à l’état « extrait » et elle est donc verrouillée en écriture (ne pas utiliser « enregistrer et fermer ») Pour débloquer la situation, il fait aller dans la bibliothèque « pages » pour l’archiver ou annuler l’extraction

26. Mode opératoire : modifier les propriétés d’une page (1) Sur le ruban : onglet page Si nécessaire simplifier l’URL de la page (enlever les accents, …)

27. Mode opératoire : modifier les propriétés d’une page (2) Sur le ruban : onglet page

28. Mode opératoire : choisir une mise en page Sur le ruban, onglet page : Les pages d’articles sont les plus simples et les plus rapides à réaliser Les pages Orange colonnes fixes ou flottantes permettent une mise en page, un « maquettage » des infos entièrement libre (utiliser les webparts)

29. Colonnes fixes ou flottantes texte texte vidéo flash vidéo flash texte texte image image bibliothèque bibliothèque texte texte

30. Mode opératoire : ruban (format du texte) 2 onglets dans le ruban : outils d’édition : format du texte / insérer fichiers, images, liens, …. Respecter la charte graphique et les règles éditoriales Police Arial, couleurs (noir, blanc, gris, orange), …. voir La Fabrique N’utiliser que les couleurs du thème

31. Mode opératoire : ruban (insérer) 2 onglets dans le ruban : outils d’édition : format du texte / insérer fichiers, images, liens, ….

32. Insérer un fichier à télécharger Parcourir : le poste de travail pour choisir le fichier Télécharger sur : « documents » (garder cette proposition, cf chapitre « alimentation des bibliothèques ») Le document est accessible en téléchargement dans la page (et stocké dans la bibliothèque) :

33. Espace « parent » « Sous-site » 1 « Sous-site » 2 « Sous-site » 5 Structure d’un site « Sous-site » 3 « Sous-site » 4 Par défaut chaque site et sous-site est composé de 3 bibliothèques : pages, documents et images documents : pour stocker les fichiers proposés en téléchargement dans les pages images : pour stocker les images à afficher dans les pages pages : pour stocker les pages publiées dans une « rubrique »

34. insérer un lien Choix d’un fichier déjà téléchargé dans une « bibliothèque » Sharepoint, en général : Saisie du texte à afficher puis (copier/coller) de l’adresse du site « visé » par le lien hypertexte : On peut définir des options : Pour un lien vers un fichier Pour un lien vers un autre site

35. insérer une image depuis son poste de travail Télécharger l’image sur Sharepoint depuis son poste de travail ne pas enregistrer l’image dans la bibliothèque « documents » mais dans la bibliothèque « images »

36. insérer une image déjà disponible dans Sharepoint Choix d’une image déjà téléchargée dans une « bibliothèque » Sharepoint, en général : Outils image : texte de remplacement (obligatoire : accessibilité de la page), redimensionnement, position par rapport au texte (possibilité d’image flottante à droite ou à gauche du texte), lien (uniquement sur un logo ou une bannière, ….)

37. insérer une image : Orange Brand Les images utilisées pour illustrer vos publications doivent correspondre à l’image du groupe, être libres de droits Conseil : télécharger les images (format : taille minimum) depuis la banque d’images du groupe Orange Brand

38. insérer un tableau Tableaux : choix du nombre de lignes/colonnes Outils de gestion des tableaux : choisir la largeur du tableau en pixels (conseillé) ou en % de la largeur de page

39. Principe de l’extraction/archivage d’une page

40. Principes de l’extraction / Archivage • Extraction : • Pour être modifiée, une page doit être extraite (ce processus est automatique lors d’une modification) • L’extraction permet à utilisateur de se réserver en modification une page. Toutes les autres personnes ne peuvent consulter la page qu’en lecture seule . • Tout fichier extrait apparaît avec une icône spécifique dans la bibliothèque où il est stocké • Les modifications qu'une personne apporte à un fichier pendant qu'il est extrait, ne sont pas visibles aux autres utilisateurs tant que le fichier n'est pas archivé • Archivage : • Permet de rendre disponible en modification une page • Permet de rendre visible les modifications apportées à une page

41. Principes de l’extraction / Archivage : conseil La page est alors « extraite » Enregistrer et libérer l’extraction : les modifications sont publiées Enregistrer des modifications sans libérer l’extraction : on continue de modifier, personne d’autre n’y a accès en écriture, les modifications ne sont pas vues par les visiteurs

42. Alimentation des bibliothèques

43. Espace « parent » pages publiées dans la « rubrique » « Sous-site » 1 « Sous-site » 2 « Sous-site » 5 Structure d’un site « Sous-site » 3 « Sous-site » 4 fichiers à télécharger illustrations Par défaut chaque site et sous-site est composé de 3 bibliothèques : pages, documents et images

44. Espace « parent » « Sous-site » 1 « Sous-site » 2 Contenu partagéau sein de la collection « Sous-site » 5 « Sous-site » 4 « Sous-site » 3 Le contenu de ces 3 bibliothèques est en principe accessible à tous les publicateurs de la collection contenu réutilisable : « morceaux de pages » pouvant être utilisés tels quels par des publicateurs (mise à jour automatique sur toutes les pages utilisant ce contenu)

45. Sujets abordés • Alimentation des bibliothèques • Actions possibles sur un document

46. Une fois positionné dans la rubrique (le site) souhaitée : Accéder aux bibliothèques pour télécharger fichiers ou images à utiliser dans les pages accéder aux bibliothèques

47. gestion d’une bibliothèque : organisation en dossiers • Se positionner dans la bibliothèque concernée (ex: documents), puis utiliser les fonctionnalités du ruban 1 2

48. alimentation des bibliothèques • Bouton «  Nouveau » • Nouveau document (créé « en ligne »)à éviter • Bouton «  télécharger un document «  ou le lien « ajouter un document » • Télécharger un document • Télécharger plusieurs documents

49. mode opératoire : alimentation de la bibliothèque (le téléchargement) Ajouter un document : • Télécharger un ou plusieurs fichiers depuis son poste de travail

50. Actions possibles sur un document • Actions possibles sur un document (pointer le document, les fonctions apparaissent) • approuver / rejeter un document (*) • consultation / modification des propriétés • extraire pour modifier puis archiver un document • envoyer un lien de téléchargement du document par messagerie • être averti des modifications • supprimer un document (gestion de la corbeille : 30 jours) • historique des modifications (*) (*) si le gestionnaire a activé ce paramétrage