Sistema di Valutazione del personale tecnico amministrativo di Ateneo

1. Sistema di Valutazionedel personale tecnico amministrativo di Ateneo Sara Cervai

2. Punti di partenza • Valutazione come strumento di gestione delle risorse umane (HRM) • Sistema creato per e nell’organizzazione Tavolo tecnico n. 24 --- Sara Cervai, Luisa Balbi, Maurizio Brusini Anna Bucci, Valentina Celli, Gabriella Deconi, Raffaella Di Biase, Francesca Paperio, Porzia Spadavecchia, Gabriella Staraz, Elena Veludo Sfida: fondo incentivante

3. Valutazione come strumento di HRM • Valutazione come processo di crescita e miglioramento • Sistema di valutazione dichiarato e trasparente • Responsabilità della valutazione • Non arbitraria • Indicatori di performance • Comportamenti organizzativi  Condivisione  Sperimentazione

4. Ambiti di applicazione • Analisi individuale • Comportamenti organizzativi • Analisi organizzativa: • dei processi • dei punti di miglioramento ai fini della riorganizzazione funzionale persona sistema

5. Raccolta di Pareri • Indicatori di performance della struttura • Analizzare il servizio offerto • Un primo passo per arrivare ad un sistema di customer satisfaction (auspicato dal MFP già dal 2004) sistema persona

6. Parere: valutazione del servizio offerto in relazione ad ogni singolo processo • Accessibilità, trasparenza e chiarezza • Completezza e correttezza delle informazioni fornite • Puntualità e rispetto dei tempi • Capacità e tempestività nella risoluzione dei problemi • (assistenza utenti) Esito delle valutazioni visibile

7. Mappa dei Pareri • ambiente informatizzato • un parere composto da 4 indicatori con scala da 1 a 7 • Scegliendo i servizi “fruiti” Controllo finale: Quali/quanti sono i legami tra strutture Mappatura dei processi trasversale

8. 4 5 A 3 1 7 Mappa dei pareri: chi valuta? • Ogni Responsabile (A) di struttura fornisce i pareri dei processi di cui la struttura fruisce (B) e (C) ISI 5 4 Affari Finanziari A Biblioteca Per ogni processo svolto dalla struttura

9. Chi fornisce i pareri? P • Il Personale con posizione organizzativa (capo sezione, capo ripartizione) • i Presidi di Facoltà, i Direttori di Dip.to • Per i processi relativi all’amministrazione centrale e ad altre strutture • coadiuvati dallo SDAF, Consiglio di Facoltà • Segretario amm.vo, Consiglio di Dip.to • Il Consiglio di Dipartimento/ il Consiglio di Facoltà • Per i processi interni al Dip.to/ Facoltà

10. 4 5 B 3 1 7 Quando • Una volta all’anno (entro 20 novembre) per dare modo di raccogliere e restituire i dati entro dicembre • Ad ogni responsabile di struttura viene restituito l’esito (dal 1 dicembre): • dei singoli pareri • corredati da indicatori sintetici

15. sistema persona Quale il risultato? • Valutazione del sistema • Mappatura dei processi (servizi fruiti, non fruiti) • Aree critiche e aree di eccellenza • Base per la valutazione della persona • Indicatori di performance della struttura • Risultato del lavoro svolto da chi opera nella struttura

16. Valutazione dei comportamenti organizzativi • Valutazione come processo e momento di crescita è una funzione del responsabile di struttura ed uno strumento di gestione delle risorse umane • Il diretto superiore … • con l’ausilio e i vincoli forniti dai pareri • con la collaborazione di altre figure di responsabilità in alcuni specifici casi sistema persona

17. Chi valuta  chi… • Capo Sezione & Capo Ripartizione  Personale delle ripartizioni • Direttore di Dip.to & il Segretario amministrativo  Personale amministrativo dei Dip.ti • Direttore di Dip.to & il referente tecnico (EP o docente)  Personale tecnico dei Dip.ti • Preside di Facoltà  Personale dei Centri Servizi di Facoltà dal 10 dicembre al 31 dicembre

18. Chi valuta chi - posizioni org.tive • Capo Sezione Capo Ripartizione • Dirigente & Direttore amm.vo  Capo Sezione • Direttore di Dipartimento & Direttore amm.vo  Segretario amm.vo • Preside & Direttore amm.vo  SDAF § Centri Autonomi di Spesa come Sezioni dal 10 al 31 gennaio

19. chi valuta cosa • I comportamenti organizzativi Variano a seconda del ruolo organizzativo e della “categoria” contrattuale • Matrice suddivisa per categoria e comportamenti • Definizioni, declaratoria • Controllo sulla base dei pareri basato sul rapporto tra pareri negativi / positivi raccolti sui processi in cui l’individuo è coinvolto

20. La matrice Categoria contrattuale 15

21. Scheda di valutazione Compilata dal responsabile • dati sull’incontro (data, luogo, durata) • nomi e firme dei presenti (valutato e valutatore) • sintesi dei processi in cui il singolo è coinvolto (scegliendo dalla lista dei processi della struttura) • sintesi dei pareri: • n. valutazioni negative / totale pareri • indicatori sintetici • link ai pareri individuali • Scheda di valutazione • Sistema di controllo  sistema persona

23. Scheda del dott. Valutato La matrice Inserire un punteggio da 1 a 7 In tutti gli indicatori

24. Sistema di controllo Quando la valutazione dell’individuo è sensibilmente diversa dai pareri raccolti nei processi in cui l’individuo è coinvolto in positivo o in negativo il valutatore è chiamato a motivare tale apparente incoerenza

25. Post valutazione • Risalendo la linea gerarchica funzionale dell’organigramma, pareri e valutazioni giungono al vertice (D.A.) • Ad ogni EP viene richiesto di proporre una relazione che individui carenze e strategie di miglioramento • Reingegnerizzazione dei processi sistema persona

26. Il colloquio di valutazione • Non è solo una scheda • È un momento ansiogeno.. da entrambe le parti • Preparazione • Svolgimento

27. Preparazione del colloquio • Programmazione • Avvisare per tempo • Avere tempo a disposizione (45 minuti) • Evitare interruzioni • Spazio adeguato (!) • Materiale a supporto (schede pareri)

28. Conduzione del colloquio • Abbiamo davanti un collega, non un estraneo • Ruolo strutturato: valutatore / valutato • Tante riflessioni.... Un consiglio: buon senso! • Alcuni fenomeni … umani (… ma controllabili) • prima impressione • effetto alone • indulgenza / severità • appiattimento (alto/basso/medio) • stereotipi • proiezione

29. Qual è l’obiettivo • Non semplicemente compilare la scheda • Dare un riscontro sul lavoro svolto, sui punti di forza e sui punti di miglioramento: • Ognuno di noi ne possiede qualcuno !!

30. Quali sono i timori maggiori? • Ritorsione …. • Attaccamento … dopo tutte le volte che l’ho coperto se è così.. se ne accorgerà il prossimo anno di quanto sarò (NON)disponibile che provi a chiedermi ancora qualcosa in più… Fondo disincentivante cultura della valutazione È da anni che lavoriamo assieme È un amico più che un collega Non me la sento… ? Quindi che fare

31. Cultura della valutazione • Accettare la valutazione come momento di crescita • Consapevolezza che la valutazione è un processo, non un esito finale • Accettare il confronto per migliorare Strumenti Sistema dichiarato Strumenti (scheda) Indicatori Supporto dell’organizzazione Formazione

32. Feedback sulla valutazione • Anno sperimentale • Richiesta di commenti e suggerimenti • Il percorso di formazione continua… • In piccoli gruppi • 2010… • Confrontandosi sull’esperienza diretta

33. La matrice Area 1 gestionale Area 2 relazionale @ Area 3 intellettiva Area 4 innovativa