FORMATION

1. FORMATION 6 PROCEDURE DE DEMANDE: NARRATIVE ET BUDGET SESSION ATELIER

2. Comprendre le processus d’application de financement d'un projet du CERF Comprendre les problèmes retardant l'approbation d'un projet et le versement des fonds Comprendre les frais éligibles éligibles et non éligibles Être en mesure d'évaluer un budget du CERF BUDGET ET CONDITIONS D'ADMINISTRATION DU CERF Objectifs de cette session

3. Modèle disponible sur : (http://cerf.un.org). Pour les pays avec un appel (PAG ou appel éclair), les propositions soumises au CERF doivent compléter les activités prioritaires de l'appel. Les bureaux régional et local de OCHA apportent leur aide au CR/CH pour faciliter le processus de demande. Dans tous les cas, les dossiers de propositions doivent être adressés avec un courrier d'accompagnement du CR/CH au CSU, avec copie au secrétariat du CERF (cerf@un.org). Procédure de demande auprès du CERF Modèle de demande au CERF

4. Procédure de demande auprès du CERF Composition d'un dossier de don CERF • Préparé par le bureau du CR/CH avec l'aide de l'OCHA et les informations de l'équipe humanitaire de pays, à envoyer au CSU • Lettre d'accompagnement • I. Informations sur le demandeur • II. Demande globale de don • Récapitulatif • Contexte humanitaire et réponse • C) Justification de la demande de don • D) Tableau d'allocation de projet • Préparé par les organisations demandant les subventions • III. Proposition de projet de l'organisation (descriptif et budget)

5. Procédure de demande auprès du CERF Lettre d'accompagnement (du CR/CH) exemple

6. Procédure de demande auprès du CERF Lettre d'accompagnement (du CR/CH) exemple

7. Procédure de demande auprès du CERF I. Informations sur le demandeur

8. Procédure de demande auprès du CERF II. Demande globale de don – Récapitulatif

9. Procédure de demande auprès du CERF II. Demande globale de don – Contexte et justification

10. Procédure de demande auprès du CERF II. Demande globale de don – Contexte et justification

11. Procédure de demande auprès du CERF II. Demande globale de don – Tableau d'allocation de projet * Veuillez remplir un tableau unique regroupant tous les projets visés par la même demande de subvention.

12. Procédure de demande auprès du CERF II. Demande globale de don – Tableau d'allocation de projet exemple

13. Procédure de demande auprès du CERF III. Propositions de projets de l'organisation

14. Procédure de demande auprès du CERF III. Propositions de projets de l'organisation (2)

15. Coûts directs : les coûts directement liés à l'opération ou dérivant directement des conditions de la subvention. A. Fournitures/biens/équipement/transport B. Personnel (personnel, consultants, voyage) C. Formation des homologues D. Contrats E. Autres coûts directs Sous-total des exigences du projet Frais indirects de soutien du programme (FSP) : frais généraux récurrents d'exploitation de l'organisation, dépenses non intégrées à d'autres postes du budget. Le CERF peut tenir compte de frais indirects admissibles à concurrence de 7 % du total des coûts directs admissibles. Coût total du projet du CERF(coûts directs et FSP indirects) BUDGET ET CONDITIONS D'ADMINISTRATION DU CERF Modèle de structure de budget

16. BUDGET ET CONDITIONS D'ADMINISTRATION DU CERF

17. Les budgets doivent : Être mathématiquement cohérents et transparents (détaillés et basés sur les coûts réels) Être clairement liés aux activités (compatibles avec la description) Justifier les montants demandés pour chaque catégorie BUDGET ET CONDITIONS D'ADMINISTRATION DU CERF Problèmes budgétaires liés au programme

18. A) Ventilation des coûts Le budget doit spécifier les coûts nécessaires à la mise en œuvre des activités, par ex., personnel, équipement, biens, formation, voyage, installations opérationnelles. S'il n'est pas possible d'indiquer la quantité des entrées, le budget ventilera les coûts par sorties/résultats, par ex., en indiquant le nombre de personnes à former ou la quantité d'eau à fournir. Dans la mesure du possible, le budget indiquera l'unité, la quantité et le coût unitaire de chaque poste. BUDGET ET CONDITIONS D'ADMINISTRATION DU CERF Problèmes budgétaires liés au programme

19. B) Dépenses non admissibles Toute dépense postérieure à la date limite de mise en œuvre Salaires du personnel gouvernemental Frais de fonctionnement courants/récurrents de l'organisation (par ex., maintenance, réserves ou stocks, développement des capacités ou formation) Achat de véhicules, ambulances, bateaux, motos. Frais de sécurité (comme l'achats de biens et de services pour assurer la protection et la sécurité du personnel d'une organisation) ou frais associés à la conformité aux normes MOSS Facilitation de la coordination « Frais généraux d'exploitation » Frais d'hébergement Frais (comme les frais bancaires) qui doivent être intégrés aux frais de soutien du programme (FSP) BUDGET ET CONDITIONS D'ADMINISTRATION DU CERF Problèmes budgétaires liés au programme

20. D) Annexes :dans le cas des projets comportant des acquisitions ou des accords de services contractuels complexes ou importants, une annexe doit être jointe, indiquant les coûts unitaires et la quantité. La grille budgétaire principale indiquera le total des coûts et fera référence à l'annexe. E) Arrondissement :tous les montants doivent être arrondis au montant en dollars le plus proche. F) Acronymes :lors de leur première mention, leur pleine signification sera indiquée. Donner une liste des acronymes et des abréviations en annexe est utile. G) Période de mise en œuvre :le budget ne doit pas être établi pour plus de 6 mois pour la catégorie de réponse rapide et de 9 mois normalement pour la catégorie des crises sous-financées. H) Frais de soutien du programme (FSP) : au maximum 7 % des coûts directs du projet et doivent etre calculées correctement. BUDGET ET CONDITIONS D'ADMINISTRATION DU CERF Problèmes budgétaires liés au programme

21. BUDGET ET CONDITIONS D'ADMINISTRATION DU CERF Problèmes budgétaires liés au programme • Questions essentielles à prendre en considération : • Les propositions budgétaires doivent donner la ventilation des coûts • Le CERF normalement ne finance pas un projet à 100 % • Il convient d'être attentif aux dépenses non admissibles • Il faut joindre les annexes en cas d'acquisition ou de services contractuels complexes • Les coûts seront arrondis • Une liste des acronymes sera fournie • La période de mise en œuvre sera indiquée (6 mois pour la catégorie réponse rapide, 9 mois pour les crises sous-financées) • Les frais de soutien du programme seront limités à 7 %

22. BUDGET ET CONDITIONS D'ADMINISTRATION DU CERF Ventilation des coûts

23. BUDGET ET CONDITIONS D'ADMINISTRATION DU CERF Frais de soutien du programme Cela fait 7 % du total, mais PAS 7 % du sous-total Les FSP ne doivent pas excéder 7 % du SOUS-TOTAL DU PROJET, et non du total ! 7 % de 500 000 $ font 35 000 $ 8

24. BUDGET ET CONDITIONS D'ADMINISTRATION DU CERF Que se passe-t-il lorsque les problèmes de budget ne sont pas réglés ? • L'organisation ne peut pas obtenir du CSU l'approbation de toutes ses exigences financières • Le projet est mis en attente au secrétariat du CERF et/ou au Bureau du Contrôleur de l'ONU • Les fonds ne sont pas versés tant que les incohérences ne sont pas résolues • Problèmes d'audit • Les incohérences dans les dossiers entraînent des observations d'audit négatives de la part des auditeurs internes (BSCI – Bureau des services de contrôle interne) et externes (Comité d'audit) de l'OCHA et/ou du Bureau du Contrôleur (audit séparé)

25. BUDGET ET CONDITIONS D'ADMINISTRATION DU CERF En résumé... • Les fonds sont versés plus rapidement lorsque : • Les demandes du CERF sont accompagnées de budgets transparents et précis • Le délai de renvoi des budgets revus et corrigés est réduit au minimum • L'organisation renvoie rapidement la lettre d'approbation contresignée au CERF

26. FORMATION 6 QUESTIONS ET COMMENTAIRES SESSION MERCI