ZARZĄDZANIE PROJEKTEM

1. ZARZĄDZANIE PROJEKTEM Project Management

2. ZARZĄDZANIE PROJEKTEMProject Management „Project Management jest sztuką prowadzenia niepowtarzalnych przedsięwzięć Jeżeli obecna tendencja jest taka, by wszystko co powtarzalne automatyzować, to dążymy do tego, aby wszystko co pozostanie jako praca ludzi stanowiło niepowtarzalne zadania, innymi słowy Project Management” Michał Hałas, Prezes Stowarzyszenia Project Management Polska

3. ZARZĄDZANIE PROJEKTEM Projekt: Skończone w czasie przedsięwzięcie realizowane przy użyciu skończonych zasobów i prowadzące do wytworzenia unikalnego produktu (wyrobu lub usługi) bądź osiągnięcia wyspecyfikowanego celu Przykłady projektów: Wprowadzenie nowego wyrobu, uruchomienie nowej linii produkcyjnej, wdrożenie systemu informatycznego, instalacja turbiny, remont pieca Zarządzanie projektem: Zarządzanie projektem dotyczy zarządzania procesami związanymi z osiąganiem określonego celu przy wykorzystaniu skończonych zasobów w przeciągu skończonego okresu czasu Podejmowanie decyzji odnośnie zastosowania odpowiednich umiejętności, metod, technik i narzędzi tak, aby osiągnąć cel przedsięwzięcia w określonym terminie i czasie, w ramach dysponowanego budżetu

4. ZARZĄDZANIE PROJEKTEM Zarządzanie projektem wymaga: • Planowania • Organizacji zespołu operacyjnego • Nabywania i przechowywania zasobów • Harmonogramowania działań • Sterowania realizacją • Przydział zadań • Kontrola • Ocena • Zmiana

5. ZARZĄDZANIE PROJEKTEM Cechy przedsięwzięcia typu projekt: • Niepowtarzające się działania • Unikalność projektu (przedsięwzięcia nigdy nie są takie same) • Projekty są międzyfunkcyjne (przy realizacji pracują członkowie różnych zespołów o różnych specjalnościach) • W danym przedsiębiorstwie w tym samym czasie może być realizowanych kilka projektów o różnym stopniu zaawansowania • Niepowtarzalne podejmowane decyzje

6. ZARZĄDZANIE PROJEKTEM Złożone Wzajemnie zależne Nierutynowe Wymaga planowania, sterowania i kontroli ZARZĄDZANIE PROJEKTEM

7. ZARZĄDZANIE PROJEKTEM Zaplanowanie projektu wymaga: • Ustalenia przejrzystych: • Wymogów • Celów • Zadań (działań) • Punktów kontroli działań • Relacji • Oszacowania czasów • Opracowania harmonogramu (narysowanie sieci lub wykresu Gantt’a) • Harmonogramowanie wstecz (od terminu ukończenia projektu i „praca wstecz”)

8. ZARZĄDZANIE PROJEKTEM Cele projektu: • Muszą być wyrażone w terminologii użytkownika produktu • Muszą być: • Wyspecyfikowane • Mierzalne • Uzgodnione • Realistyczne • Ustalone w ramach czasowych

9. ZARZĄDZANIE PROJEKTEM Zadania projektu: • Sformułowane dla poszczególnych zespołów funkcjonalnych • Muszą być: • Wyspecyfikowane • Mierzalne • Uzgodnione • Realistyczne • Ustalone w ramach czasowych • Powinny być powiązane z ogólnymi celami projektu

10. ZARZĄDZANIE PROJEKTEM Wymogi efektywnego zarządzania projektem: • Wysokiego poziomu komunikowania się • Elastyczności i szybkiego reagowania • Szybkiego podejmowania decyzji • Rozwiązywanie nieustrukturyzowanych problemów • Efektywnego planowania i sterowania w warunkach niepewności • Ustalenia najważniejszych etapów, „kamieni milowych” realizacji projektu (cele cząstkowe)

11. ZARZĄDZANIE PROJEKTEM Zarządzanie integralnością Zarządzanie komunikacją Zarządzanie zakresem Zarządzanie kosztami Zarządzanie projektem Zarządzanie czasem Zarządzanie jakością Zarządzanie ludźmi Zarządzanie ryzykiem Zarządzanie zamówieniami

12. Zarządzanie integralnością projektuProcesy zapewniające właściwą koordynację różnych elementów • Tworzenie i doskonalenie planu projektu • Integrowanie planów w jeden wspólny dokument – jak projekt ma być realizowany, kontrola, kontakty miedzy uczestnikami, główne przeglądy kierownicze dotyczące zakresu, terminowości, kosztów • Realizacja planu projektu • Realizacja zadań • Koordynacja aspektów technicznych i organizacyjnych • Koordynowanie zmian w projekcie • Wpływanie na czynniki inicjujące zmiany korzystne dla p. • Inicjowanie zmian i zarządzanie zmianami • Koordynowanie zmian we wszystkich obszarach procesów – unikniecie rozbieżności miedzy planowanym zakresem p., a efektami

13. Zarządzanie komunikacją w projekcieProcesy zapewniające właściwe i terminowe tworzenie, gromadzenie, rozpowszechnianie, przechowanie i dysponowanie informacjami w ramach projektu. Procesy wyznaczają powiązania między ludźmi, pomysłami oraz informacjami, określają postać oraz zasady wysyłania i odbierania komunikatów. Różne modele nadawca-odbiorca, pętle sprzężenia zwrotnego, bariery komunikacji, rodzaje mediów, metody zapisu, techniki prezentacji • Planowanie komunikacji –określenie potrzeb informacyjnych uczestników projektu: kogo, o czym, kiedy i jak informować • Rozpowszechnianie informacji – udostępnianie właściwych informacji właściwym uczestnikom • Sprawozdawczość – zbieranie danych o zaawansowaniu projektu dla podjęcia decyzji korygujących • Zamkniecie projektu – zebranie i udokumentowanie informacji podsumowujących kolejną fazę lub cały projekt

14. Zarządzanie zakresem projektuProcesy: Uwzględnić wszystko i nic ponad to, co jest niezbędne do osiągnięcia sukcesu p. Strukturyzacja czynności dla dostarczenia produktu o określonej charakterystyce i zdefiniowania zakresu produktu (w tym jego wymagań funkcjonalnych) • Inicjacja - formalne rozpoczęcie projektu lub jego fazy • Planowanie zakresu– stworzenie dokumentu, który określa zakres włącznie z określeniem kryteriów wykonaniafazy; podstawa podejmowania dalszych decyzji • Strukturyzacja zakresu – dekompozycja głównych elementów projektu na mniejsze części, łatwiejsze do zarządzania, w celu zwiększenia dokładności szacunków dotyczących kosztów, czasu i zasobów; zdefiniowanie punktu odniesienia dla działań kontrolnych oraz rozdzielenia odpowiedzialności. Efekt: struktura podziału pracy WBS (Work Breakdown Structure) • Weryfikacja zakresu – działania mające na celu uzyskanie formalnej akceptacji zakresu projektu ze strony uczestników ( klientów, sponsorów). Weryfikacja kompletności i zgodności definicji zakresu • Kontrola zmian zakresu – wpływanie na czynniki inicjujące zmiany zakresu, zapewnienie, że następuje zmiana zakresu. Kontrola zmian zakresu zintegrowana z innymi procesami kontroli ( kontrolą terminów, kosztów, jakości ryzyka)

15. Zarządzanie czasem projektuProcesy zapewniające ukończenie projektu w zakładanym czasie • Definiowanie działań – identyfikacja i udokumentowanie działań dla osiągnięcia celów p. W oparciu o zaktualizowaną strukturę zadań zdefiniowaną przy określaniu zakresu projektu • Określanie kolejności działań – Metody: diagramów nadrzędności, metoda strzałkowa, diagramów warunkowych • Szacowanie czasu trwania działań – na podstawie definicji zakresu oraz analizy dostępnych zasobów. Wymagana znajomość projektu i doświadczenie • Opracowanie harmonogramu – daty rozpoczęcia i kończenia działań, przewidywane terminy rozpoczęcia i zakończenia zadań, rezerwy czasowe, bez uwzględnienia dostępności zasobów. Metody: CPM (Critical Path Method), PERT (Project Evaluation and Review Technigue), wykres Gantt’a, metoda łańcucha krytycznego • Kontrola terminów – kontrola terminowości realizacji projektu i poszczególnych zadań, informowanie o zmianach, aktualizacja harmonogramów i zarządzanie zmianami

16. Zarządzanie kosztami projektuProcesy zapewniające ukończenie projektu w ramach budżetu • Przydział zasobów – jakie zasoby (ludzie, maszyny, materiały) i ich ilości będą potrzebne do realizacji określonych zadań • Szacowanie kosztów (wydatków) – określenie wielkości wykatków jakie będą poniesione na realizację projektu (koszty nabycia i użycia zasobów) • Budżetowanie – określenie, które zadania pochłoną jaką część zaplanowanych wydatków. Przydział kosztów do poszczególnych zadań – umożliwia określanie stanu zaawansowania projektu • Kontrola kosztów – monitorowanie aktualnego stanu kosztów, wykrywanie niezgodności z planem, informowanie, podejmowanie działań korygujących

17. Zarządzanie jakością projektuProcesy mające zapewnić, że efekt projektu będzie satysfakcjonujący dla klienta, czyli zaspokoi jego potrzeby • Planowanie jakości – określenie norm i standardów związanych z danym projektem oraz sposobów zapewnienia realizacji, zgodnie z ich wymaganiami • Zapewnienie jakości – zaplanowane i wdrażane działania odnośnie systemu jakości gwarantujące zgodność projektu z normami • Kontrola jakości – monitorowanie rezultatów projektu w zakresie spełnienia wymagań jakościowych

18. Zarządzanie zasobami ludzkimiProcesy wymagane dla efektywnego wykorzystania zasobów ludzkich w projekcie • Planowanie organizacji firmy i zespołu projektowego – identyfikacja i udokumentowanie ról, odpowiedzialności oraz zależności dotyczących pojedynczych osób jak i grup ludzi • Budowa zespołu projektowego – pozyskiwanie i przydzielanie niezbędnych zasobów ludzkich do poszczególnych działań przewidzianych w projekcie • Doskonalenie zespołu projektowego – dotyczy członków zespołu oraz pozostałych uczestników projektu pod katem zwiększenia zdolności do pracy w zespole

19. Zarządzanie zamówieniamiProcesy zdobywania dóbr i usług poza organizacją dla której realizowany jest projekt • Planowanie zamówień • Planowanie sposobów ofertowania • Ofertowanie – zdobywanie informacji od potencjalnych dostawców • Wybór źródeł dostaw • Zarządzanie kontraktem • Zamkniecie kontraktu

20. Zarządzanie ryzykiemProcesy identyfikowania, analizowania i reagowania na ryzyko w projekcie • Planowanie zarządzania ryzykiem – określenie zasad dotyczących zarządzania ryzykiem • Identyfikacja czynników ryzyka – określenie i dokumentowanie jakie zdarzenia mogą mieć wpływ na powodzenie realizacji projektu • Analiza jakościowa i ilościowa ryzyka – ocena ryzyka i określenie jaki wpływ mogą mieć na projekt wyodrębnione czynniki ryzyka • Planowanie działań zapobiegawczych – ustalenie metod i technik, które mogą pomóc w uniknięciu lub zredukowaniu skutków związanych z wystąpieniem ryzyka w projekcie • Kontrola ryzyka – ciągła obserwacja istniejących czynników ryzyka oraz identyfikacja nowych

21. ZARZĄDZANIE PROJEKTEMPlanowanie, harmonogramowanie, sterowanie Planowanie 1.Ustalenie celów 2.Zdefiniowanie przedsięwzięcia 3.Przekształcenie potrzeb w zadania 4.Organizacja zespołu wykonawczego Budżet, przepływy gotówkowe, ludzie, materiały, rysunki, specyfikacje Wykres Gantt’a, CPM, PERT, kamienie milowe Harmonogramowanie 1.Przydział zasobów do czynności 2.Ustalenie relacji między czynnościami 3.Regularne przeglądy i uaktualnianie Dotrzymanie budżetu, zapasy czasu, jakość Sterowanie 1.Monitorowanie zasobów, kosztów, jakości, budżetu 2.Przegląd i zmiany harmonogramów 3.Przesuwanie zasobów w celu dotrzymania terminów, kosztów i jakości

22. ZARZĄDZANIE PROJEKTEMUżyteczne zasady • Nic nie jest tak łatwe, jak na to wygląda • Wcześniej, czy później wystąpi najgorszy zbieg okoliczności • Pewność terminów jest odwrotnie proporcjonalna do napiętości harmonogramu • W każdym zbiorze danych, cyfra poza wszelkimi potrzebami sprawdzenia może być błędem • Przedmiot lub informacja najbardziej potrzebna będzie najtrudniej dostępna • Jeżeli istnieje możliwość wystąpienia wadliwych rzeczy, ta powodująca najwięcej zakłóceń lub szkód na pewno wystąpi

23. ZARZĄDZANIE PROJEKTEMStruktura podziału pracy Work-Breakdown Strukture WBS Określenie listy wszystkich zadań projektu i umiejscowienie ich w strukturze projektu Reguły ustalania zadań: • Wynikami czynności są produkty i podział prac powinien następować według głównych produktów projektu • Każdy produkt musi mieć choć jedną czynność • Czynności składają się na strukturę hierarchiczną • Czynności wykorzystują zasoby i tworzą koszty • Należy uwzględnić wszystkie czynności ryzykowne, niosące zagrożenia projektu a także związane z uczestnikami zewnętrznymi (poddostawcami, użytkownikiem, klientem)

24. ZARZĄDZANIE PROJEKTEMStruktura podziału pracy Work-Breakdown Strukture WBS Metoda: „od ogółu do szczegółu” • Podzielić projekt na główne fazy (zadania poziomu 1) • Dekomponować je na zadania bardziej szczegółowe (niższego rzędu) do osiągnięcia odpowiedniego poziomu szczegółowości • Poziom szczegółowości powinien być wystarczający do oszacowania czasu i kosztów z wymaganą dokładnością

25. Cel projektu Cel cząstkowy Cel cząstkowy Cel cząstkowy ......... ......... Pakiet zadań Pakiet zadań ......... Zadanie Zadanie ZARZĄDZANIE PROJEKTEMStruktura podziału pracy Work-Breakdown Strukture WBS Struktura indentowa (lista wcięta) Wykres drzewiasty • Cel projektu • Cel cząstkowy (kamień milowy) • 1.1. Pakiet zadań • 1.1.1. Zadanie • 1.1.2. Zadanie • 1.2. Pakiet zadań • 1.2.1. ...... • Cel cząstkowy (kamień milowy) • 2.1. Pakiet zadań • 2.1.1. ...... • 2.2. ...... • 3. Cel cząstkowy (kamień milowy)

26. ZARZĄDZANIE PROJEKTEMKamienie milowe (punkty kontrolne) Kluczowe zdarzenia – nie wymagają nakładu pracy, czas równy zero Wytypowanie zdarzenia jako kamienia milowego nie ma żadnych skutków oprócz tego, że pomaga w zarządzaniu pracami projektowymi. Ukończenie pewnego ważnego etapu projektu

27. ZARZĄDZANIE PROJEKTEMPlanowanie sieciowe • Zestawienie celów projektu • Zestawienie prac i działań do wykonania • Zakładany termin rozpoczęcia i zakończenia • Budżet • Lista punktów krytycznych (kamieni milowych) Rozłożenie na mniejsze części – rozłożenie struktury prac Rozbicie projektu na działania Planowanie sieciowe – upraszcza proces planowania • Określenie działań • Określenie kolejności i czasów poszczególnych działań • Rysowanie sieci • Analiza ścieżki krytycznej • Planowanie zasobów

28. ZARZĄDZANIE PROJEKTEMPlanowanie sieciowe • CPM (Critical Path Method) metoda ścieżki krytycznej – Du Pont W metodzie CPM zakłada się, że czasy działań są znane i stałe • PERT (Project Evaluation and Review Technigue) – projekt Polaris W metodzie PERT czasy działań są szacowane z wykorzystaniem rachunku prawdopodobieństwa

29. A B 1 2 3 ZARZĄDZANIE PROJEKTEMBudowa sieci Działania – reprezentują strzałki Zdarzenia – reprezentują kółka. Zdarzenie – moment czasowy, w którym następuje rozpoczęcie lub zakończenie działań Kierunek strzałek pokazuje kolejność działań, każda poprzednia czynność musi zostać zakończona, zanim zacznie się następna; każda następna czynność może się rozpocząć, gdy poprzednia zostanie zakończona

30. ZARZĄDZANIE PROJEKTEMBudowa sieciOtwarcie nowego studia Narysować sieć projektu

31. ZARZĄDZANIE PROJEKTEMBudowa sieci przedsięwzięcia:Otwarcie nowego studia

32. B A D 1 2 3 4 C 3 X B A D 1 2 4 5 C ZARZĄDZANIE PROJEKTEMBudowa sieci Działania pozorne Błędna sieć Poprawna sieć – X działanie pozorne

33. E H F G ZARZĄDZANIE PROJEKTEMBudowa sieci Działania pozorne Błędna sieć E H X Poprawna sieć F G

34. ZARZĄDZANIE PROJEKTEMAnaliza sieci działań Wyznaczenie: • Najwcześniejsze terminy dla zdarzeń • Najpóźniejsze terminy dla zdarzeń • Najwcześniejsze i najpóźniejsze terminy rozpoczynania i kończenia czynności • Ścieżki krytycznej • Zapasów czasu twi – najwcześniejszy termin zdarzenia i tpi – najpóźniejszy termin zdarzenia i Tij – czas działania rozpoczynającego się zdarzeniem i a kończącego się zdarzeniem j twj = maxi (twi + Tij) tpj = minj (tpj – Tij) Zapas całkowity = tpj – twi - Tij

35. Najwcześniejszy termin rozpoczęcia Numer zdarzenia • 2 • 10 • 0 Najpóźniejszy termin rozpoczecia Zapas czasu (luz zdarzenia) ZARZĄDZANIE PROJEKTEMAnaliza sieci działań

36. 4 52 52 0 Najwcześniejszy termin rozpoczęcia Numer zdarzenia Implementacja 30d Testowanie 10d Projektowanie 12d 2 10 10 0 3 22 22 0 6 62 62 0 Analiza 10d Dokumentowanie 20d Zapas czasu Najpóźniejszy termin zakończenia 5 42 62 20 Sieć działań CPM ZARZĄDZANIE PROJEKTEMAnaliza sieci działań Działaniami krytycznymi nazywamy działania, które mają jeden stały przedział czasu, w którym muszą zostać wykonane. Ścieżka krytyczna przebiega po działaniach o zapasie równym zero. Zapas całkowity jest różnicą między czasem dostępnym do wykonania działania a szacowanym czasem wykonania działania 1 0 0 0

37. ZARZĄDZANIE PROJEKTEMMetoda PERT • Szacowany czas trwania działania charakteryzuje się rozkładem beta zbliżonym do rozkładu normalnego • Wariancję i wartość średnią można określić na podstawie trzech oszacowań czasu trwania działania: • Optymistyczny czas realizacji a • Najbardziej prawdopodobny czas realizacji m • Pesymistyczny czas realizacji b a + 4m + b • Wartość oczekiwana = 6 • Wariancja =

38. ZARZĄDZANIE PROJEKTEMMetoda PERT

39. ZARZĄDZANIE PROJEKTEMMetoda PERT

40. ZARZĄDZANIE PROJEKTEMMetoda PERT Sieć przedsięwzięcia

41. ZARZĄDZANIE PROJEKTEMMetoda PERT

42. ZARZĄDZANIE PROJEKTEMMetoda PERT • Czas realizacji projektu – suma czasów wykonania działań na ścieżce krytycznej. Suma oczekiwanych czasów wykonania działań na ścieżce krytycznej (średnia) • Wariancja - suma wariancji działań krytycznych • Ustalanie prawdopodobieństwa ukończenia projektu przed określonym czasem (26): • Obliczyć oczekiwany czas trwania projektu. (24) • Obliczyć wariancję oraz odchylenie standardowe (pierwiastek kwadratowy z wariancji = 1,49) • Z tabel rozkładu normalnego dla standaryzowanej zmiennej normalnej Z odczytać wartość prawdopodobieństwa. Z = (26 – 24)/1,49 = 1,34. • P = 0,0901. Stąd szukane prawdopodobieństwo 1 – 0,0901 = 0,9099 czyli 91%

43. 0,0901 0,0037 20 24 26 ZARZĄDZANIE PROJEKTEMMetoda PERT • Ustalanie prawdopodobieństwa ukończenia projektu przed określonym czasem (20): • Obliczyć oczekiwany czas trwania projektu. (24) • Obliczyć wariancję oraz odchylenie standardowe (pierwiastek kwadratowy z wariancji = 1,49) • Z tabel rozkładu normalnego dla standaryzowanej zmiennej normalnej Z odczytać wartość prawdopodobieństwa. Z = (24 – 20)/1,49 = 2,68. P = 0,0037, czyli 0,37% Normalny rozkład prawdopodobieństwa czasu realizacji projektu

44. ZARZĄDZANIE PROJEKTEMPlanowanie zasobów Zmiana czasu trwania projektu: • Projekt zabiera więcej czasu niż organizacja może przeznaczyć na realizację • Realizacja niektórych zadań zabiera więcej czasu niż planowano Skracanie czasu trwania projektu: • Czas trwania projektu zależy od czasów działań na ścieżce krytycznej • Redukcja czasów działań na ścieżce krytycznej może spowodować zmianę działań przez które przebiega ścieżka krytyczna. Czas, o jaki można zredukować daną ścieżkę krytyczną, jest określony przez zapas całkowity działań równoległych do działań krytycznych

45. ZARZĄDZANIE PROJEKTEMPlanowanie zasobów Minimalizacja kosztów projektu • Koszt całkowity • Koszty bezpośrednie • Koszty materiałów • Koszty robocizny • Koszty pośrednie • Koszty zarządzania projektem • Koszty kapitału • Kary za opóźnienia Wszystkie koszty są bezpośrednio związane z czasem realizacji projektu Decyzje odnośnie ekonomicznej realizacji projektu muszą równoważyć 2 czynniki: • Czas trwania projektu • Całkowity koszt

46. Podwyższony koszt – koszt normalny Koszt skrócenia realizacji projektu o jednostkę czasu = Czas normalny – czas skrócony ZARZĄDZANIE PROJEKTEMPlanowanie zasobów Optymalizacja kosztu bazuje na: • Czasie normalnym – wartości oczekiwanej czasu realizacji odpowiada koszt normalny • Czasie skróconym – najkrótszemu możliwemu czasowi realizacji projektu odpowiada koszt podwyższony

47. ZARZĄDZANIE PROJEKTEMPlanowanie zasobów Procedura minimalizacji całkowitego kosztu realizacji projektu • Narysować sieć projektu – ocenić czas normalny i normalny koszt realizacji projektu • Znaleźć działanie ze ścieżki krytycznej o najniższym jednostkowym koszcie skrócenia czasu realizacji. Jeżeli występuje kilka równoległych ścieżek krytycznych, należy rozpatrywać je jednocześnie • Zredukować czas działania do wartości, gdy wystąpi jedno z poniższych zdarzeń: • Nie będzie możliwa dalsza redukcja czasu • Inna ścieżka stanie się krytyczna • Zacznie wzrastać koszt realizacji • Powtórzyć kroki 2-3, aż do momentu, kiedy koszt zacznie rosnąć

48. ZARZĄDZANIE PROJEKTEMPlanowanie zasobów Wykres Gantt’a • Monitorowanie postępu robót • Planowanie przydziału zasobów Zalety: • Przejrzysta prezentacja stanu zaawansowania działań w trakcie realizacji projektu (działania będące w realizacji, ukończone, do rozpoczęcia)

49. A B C D E F G H I 1 14 2 5 6 7 11 12 13 3 4 8 9 10 Tydzień ZARZĄDZANIE PROJEKTEMPlanowanie zasobów H - zapas całkowity A,B,C,D,E,G,H,I - działania A,B,C – działania krytyczne - działanie krytyczne

50. A B C D E F G H I 1 14 2 5 6 7 11 12 13 3 4 8 9 10 Tydzień G H H I 1 I E F 2 D B B C A 3 A A ZARZĄDZANIE PROJEKTEMPlanowanie zasobów 1,2,3, - zasoby (pracownicy, maszyny, pojazdy, wyposażenie) Liczba wymaganych zasobów E F D A