Manajemen Proyek Sistem Informasi DAY-4

1. Manajemen Proyek Sistem InformasiDAY-4 Wiratmoko Yuwono, ST • KUESIONER

2. Jenis-jenis informasi yang dicari • Menggunakan kuesioner adalah suatu teknik pengumpulan informasi yang memungkinkan penganalisis sistem mempelajari sikap-sikap,keyakinan,perilaku dan karakteristik beberapa orang utama didalam organisasi yang bisa terpengaruh oleh sistem yang diajukan atau oleh sistem yang sudah ada. • Respons yang diperoleh melalui kuesioner (disebut juga survei) dengan menggunakan tertutup dan terbuka dapat diukur, kemudian dianalisa. • Ada kesamaan dalam wawancara dan kuesioner, bisa menggunakan pertanyaan tertutup dan terbuka, kuesioner tidak harus bertatap muka dengan user. • Keduanya dapat diperlukan, atau salah satu ditiadakan, sesuai dengan kebutuhan informasi yang ingin didapatkan.

3. Merencanakan menggunakan kuesioner • Sekilas kuesioner adalah suatu cara singkat untuk mengumpulkan sejumlah data acak mengenai bagaimana pengguna menilai sistem yang ada,mengenai masalah yang mereka alami dalam pekerjaan mereka, dan mengenai apa yang diharapkan dari suatu sistem baru atau sistem hasil modifikasi. • Anda harus memutuskan apakah kuesioner memang dibutuhkan, sebagai contoh jika anda ingin mengetahui tentang berapa prosentase pengguna yang memilih halaman FAQ untuk mempelajari paket-paket perangkat lunak baru, maka kuesioner bisa menjadi teknik yang sangat baik. • Tetapi bila anda ingin menganalisis secara mendalam proses pembuatan keputusan manajer, maka wawancara merupakan pilihan yang sangat tepat.

4. Pertimbangan memilih teknik kuesioner • Berikut ini beberapa petunjuk untuk membantu anda memutuskan apakah menggunakan kuesioner sudah merupakan langkah yang tepat. Gunaka kuesioner bila : • Orang-orang yang ingin anda tanya saling berjauhan(berada dicabang yang berlainan meski masih dalam satu perusahaan) • Melibatkan sejumlah orang didalam proyek sistem, dan berguna bila mengetahui berapa proporsi suatu kelompok tertentu (sebagai contoh, manajemen) yang menyetujui atau tidak menyetujui suatu fitur khusus dari sistem yang diajukan. • Anda sedang melakukan studi untuk mengetahui sesuatu dan ingin mencari seluruh pendapat sebelum proyek sistem diberi petunjuk-petunjuk tertentu • Anda ingin yakin bahwa masalah-masalah dalam sistem yang ada bisa diidentifikasi dan dibicarakan dalam wawancara tindak lanjut.

5. Menulis Pertanyaan • Pertanyaan terbuka yaitu pertanyaan yang cenderung mendapatkan pendapat atau ide dari seseorang yang diwawancarai. Contoh : • Bagaimana pendapat anda tentang kondisi bisnis e-commerce di perusahaan anda? • Apa rasa frustasi terbesar yang anda alami selama masa peralihan menuju e-commerce?

6. Jenis-jenis pertanyaan(Pertanyaan terbuka) • Keuntungan pertanyaan terbuka: • Membuat orang yang diwawancarai merasa senang. • Memungkinkan orang-orang yang diwawancarai meningkatkan kosakata mereka, yang mencerminkan pendidikan, nilai-nilai, sikap dan kepercayaan yang dimiliki. • Kaya akan detail. • Membuka peluang pertanyaan-pertanyaan berikutnya. • Lebih menarik perhatian orang-orang yang diwawancarai. • Memunculkan spontanitas. • Penyusunan kata-kata yang lebih mudah bagi orang-orang yang diwawancarai. • Bisa digunakan saat terdesak karena penanya tidak siap.

7. Jenis-jenis pertanyaan(Pertanyaan terbuka) • Kekurangan pertanyaan terbuka. • Kemungkinan menghasilkan terlalu banyak detail yang tidak relevan. • Kemungkinan hilangnya kontrol atas wawancara. • Memungkinkan respons yang memakan banyak waktu untuk informasi-informasi berguna yang ingin dikumpulkan. • Kemungkinan menunjukkan penanya tidak siap. • Kemungkinan memberi kesan bahwa penanya sedang memancing tanpa tujuan yang jelas dari wawancara.

8. Jenis-jenis pertanyaan(Pertanyaan tertutup) • Pertanyaan tertutup. adalah pertanyaan yang jawabannya adalah kepastian. • Contoh: • Berapa lama dalam seminggu gudang informasi proyek diperbaruhi? • Dari sumber-sumber informasi berikut yang mana yang paling bermanfaat: • Formulir keluhan konsumen. • Keluhan lewat email dari konsumen yang mengunjungi web site. • Interaksi tatap muka dengan konsumen. • Barang yang dikembalikan konsumen.

9. Jenis-jenis pertanyaan(Pertanyaan tertutup) • Kelebihan pertanyaan tertutup: • Menghemat waktu • Dengan mudah membandingkan orang yang diwawancarai • Langsung ke sasaran • Tetap dapat mengontrol wawancara. • Membongkar banyak hal dengan cepat. • Mendapatkan data-data yang relevan.

10. Jenis-jenis pertanyaan(Pertanyaan tertutup) • Kekurangan pertanyaan tertutup. • Membosankan orang yang diwawancarai • Gagal mendapatkan banyak detail • Kehilangan gagasan utama untuk alasan sebelumnya. • Gagal membangun hubungan antara penanya dengan orang yang diwawancarai.

11. Contoh kuesioner dengan pertanyaan terbuka

12. Contoh kuesioner dengan pertanyaan terbuka

13. Contoh kuesioner dengan pertanyaan tertutup

14. Petunjuk-petunjuk yang harus diikuti saat memilih bahasa untuk kuesioner • Gunakan bahasa responden kapanpun bila mungkin. Usahakan agar kata-katanya tetap sederhana. • Bekerja dengan lebih spesifik lebih baik daripada ketidakjelasan dalam pilihan kata-kata. • Pertanyaan harus singkat. • Jangan memihak responden dengan berbicara kepada mereka dengan pilihan bahasa tingkat bawah. • Hindari pertanyaan bias dalam pilihan kata-katanya. Hindari juga bias dalam pertanyaan-pertanyaan menyulitkan. • Berikan pertanyaan kepada responden yang tepat(orang-orang yang mampu merespon). Jangan berasumsi mereka banyak tahu. • Pastikan bahwa pertanyaan-pertanyaan tersebut secara teknis cukup akurat sebelum menggunakannya. • Gunakan perangkat lunak untuk memeriksa apakah level bacaannya sudah tepat bagi responden.

15. Menggunakan skala dalam kuesioner • Penskalaan adalah proses menetapkan nomor-nomor atau simbol-simbol terhadap suatu atribut atau karakteristik yang bertujuan untuk mengukur atribut atau karakteristik tersebut. Penskalaan biasanya sembarang dan tidak unik. Sebagai contoh, temperatur diukur lewat beberapa cara, dua yang paling umum adalah skala farenheit (dimana titik beku air adalah 32 derajat dan titik didihnya 212 derajat), serta skala celcius (dimana titik beku air adalah 0 derajat dan titik didihnya 100 derajat). • Alasan menggunakan penskalaan : • Untuk mengukur sikap atau karakteristik oran-orang yang menjawab kuesioner. • Agar responden memilih subjek kuesioner.

16. Menggunakan skala dalam kuesioner (Pengukuran) • Ada 4 bentuk skala pengukuran,masing-masing bentuk menawarkan perbedaan tingkat keakuratan. Bentuk pengukuran juga menyatakan bagaimana cara menganalisis data yang terkumpul. 4 bentuk pengukuran tersebut adalah : • Nominal • Ordinal • Interval • Rasio

17. Menggunakan skala dalam kuesioner (Pengukuran) – 1. Nominal • Skala nominal digunakan untuk mengklasifikasikan sesuatu. • Contoh Apa perangkat lunak yang paling sering anda gunakan ? 1 = Pengolah kata 2 = Spreadsheet 3 = BasisData 4 = Program E-mail • Skala nominal adalah bentuk pengukuran yang paling lemah, umumnya, semua penganalisis bisa menggunakannya untuk memperoleh jumlah total untuk setiap klasifikasi.

18. Menggunakan skala dalam kuesioner (Pengukuran) – 2. Ordinal • Hampir sama dengan skala nominal, perbedaannya terletak pada klasifikasi yang dapat diurutkan. • Contoh : Staf pendukung dari kelompok pendukung teknis bersifat? • Benar-benar sangat membantu • Sangat membantu • Cukup membantu • Tidak membantu • Tidak membantu sama sekali

19. Menggunakan skala dalam kuesioner (Pengukuran) – 3. Interval • Skala interval memiliki karakteristik dimana interval diantara masing-masing nomor adalah sama. • Contoh : Seberapa bermanfaatnyakah dukungan yang diberikan oleh kelompok pendukung teknis? Tidak bermanfaat Sangat tidak bermanfaat 1 2 3 4 5

20. Menggunakan skala dalam kuesioner (Pengukuran) – 4. Rasio • Skala rasio hampir sama dengan skala interval dalam arti interval-interval diantara nomor diasumsikan sama. Perbedaannya bahwa skala rasio memiliki nilai absolut nol. • Contoh : Kira-kira berapa lama dalam satu jam anda menghabiskan waktu mengakses internet setiap harinya? 0 2 4 6 8

21. Menggunakan skala dalam kuesioner (Pengukuran) • Sebagai petunjuk, penganalisis sistem harus menggunakan: • Skala rasio bila intervalnya sama dan ada nilai absolut • Skala interval bila diasumsikan bahwa interval-intervalnya sama tetapi tidak ada nol absolut. • Skala ordinal bila tidak mungkin mengasumsikan interval-intervalnya sama tetapi bila kelas-kelasnya bisa diurutkan • Skala nominal bila penganalisis sistem ingin mengklasifikasikan sesuatu namun tidak bisa dibuat urut-urutannya.

22. Latihan • Terdapat suatu permasalahan dirumah sakit (diasumsikan bahwa sistem dirumah sakit tersebut belum terkomputerisasi), manajemen dirumah sakit tersebut ingin meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit tersebut, baik disisi konsumen (dalam hal ini pasien) dan juga bermanfaat bagi manajemen sendiri. Tetapi pihak manajemen kesulitan untuk mendapatkan solusinya. Anda sebagai seorang analisis sistem harus mampu mengambil kesempatan ini untuk mendapatkan sebuah proyek didalamnya. Semisal anda ingin mengetahui permasalahan dan keinginan dari pihak manajemen dengan menuliskan suatu kuesioner. • Tugas anda buatlah sekitar 30 pertanyaan berbentuk kuesioner yang telah diajarkan sebelumnya. Anda bisa mengklasifikasikan secara terpisah untuk siapa kuesioner tersebut. • Dalam hal ini anda dituntut untuk mengasah kemampuan anda, dengan memberikan pertanyaan yang masuk akal dan tidak menyimpang dari keinginan manajemen. Tiap orang memiliki pertanyaan yang bervariasi dan diharapkan tidak sama