TOPIC 4 MANAGEMENT MODELS

1. TOPIC 4MANAGEMENT MODELS FEM 3104 WORK ECOLOGY AND HUMAN DEVELOPMENT

2. LEADERSHIP • Basic Concept of Leadership • Leadership Theories • Traits Theory • Behavioral Theory • Contingency Theory • Contemporary Leadership Theory

3. Understanding Basic Concepts • ‘Management’ is working with people to accompalish organizational goals. • Managers: deals with interpersonal conflict (plan, organize, implement goals set by others (leaders) • ‘Leadership’ is influencing human behavior, regardless of the goals. • Leaders: create vision for organizations and units. • Leaders promote major changes in goals & procedures • Leaders set and communicate new directions • Inspire subordinate

4. Leadership/Kepimpinan • “One of the most interesting aspects of the results was that respondents believe great leaders are made and not born”. Tine Schneiderman (President, Leaders in Dubai/London)

5. Maksud Kepimpinan • Pimpin – bimbing, pandu / tunjuk • Kepimpinan – ‘ keupayaan sebagai pemimpin, daya seseorang pemimpin ( Kamus Dewan, 1994) • Kebolehan untuk menerajui kumpulan untuk mencapai sesuatu matlamat. • Melibatkan : pemimpin, pengikut, proses, aktiviti dan matlamat. • Leadershipisthecapacitytomobilize in competition or conflict a potentialneed in a follower. • In thissenseleadershipis a relationship/processofmutualstilulationandevaluationthatconvertsarousalintoengagementandresults.

6. Definisi Kepimpinan • Greenberg & Barron (1995) • “Seseorang yang menentukan matlamat sesuatu organisasi dan strategi untuk mencapai matlamat organisasi yang telah ditetapkan” • Robbins (2001) – kemampuan seseorang mempengaruhi pasukan kerja ke arah pencapaian matlamat organisasi. • The process of inspiring others to work hard to accompalish the important tasks (Robbin, 2001) • Leading builds the committments and enthusiasm (voluntary) needed to people to apply their talents fully to help accomplish plan.

7. Organizational Leadership? • Organizational leadership: • Social influence process • Actors who are both leaders and followers • A range of possible outcomes – the achievement of goals. Also the committment of the individuals, the enhancement of change of organization culture.

8. 7 COMPETENCIES OF EFFECTIVE LEADERS: • Drive • Leadership Motivation • Integrity • Self-confidence • Intelligence • Knowledge of the Business • Emotional Intelligence

9. LEADERSHIP THEORIES/TEORI KEPIMPINAN • Robbins (2001) dan Greenberg & Barron (1995) telah membahagikan teori kepimpinan kepada 3 peringkat. • Teori Sifat/ Traits Theory • Teori Perilaku/ Behavioral Theory • Teori Kontingensi/ Contingency Theory

10. TEORI2 KEPIMPINAN

11. 1. TEORI SIFAT/TRAITS THEORY • Berasaskan andaian bahawa pemimpin mempunyai sifat sahsiah, sosial, fizikal @ intelektual yg berbeza dgn bukan pemimpin. • Kepimpinan adalah kebolehan semulajadi. • Teori ini menekankan pada sifat kualiti yang dimiliki bagi melayakkannya jadi pemimpin. • Ada 6 sifat yg dikenalpasti: • Bercita-cita tinggi dan bertenaga • Kemahuan utk memimpin • Kejujuran dan integriti • Keyakinan diri yang tinggi • Tahap Kecerdasan yang tinggi • Berpengetahuan yang luas dalam tugas yang dilakukan.

12. Teori Sifat • Sifat-sifat tersebut belum menjamin kejayaan seseorang pemimpin. • Robbins (2001) menyatakan 4 sebab utama : • Tidak memperdulikan keperluan pengikut • Gagal untuk menjelaskan kepentingan pelbagai sifat secara relatif. • Tidak mampu memisahkan antara sebab dan penyebab. • Membelakangkan faktor kesemasaan.

13. TRAITS MODEL (Teori Sifat) • Leadership models based on the assumption that certain pgysical, social and personal characteristics are inherent in leaders. • Characteristics to distinguishes ledaers from non-leaders: • Physical young to middle-age, energetic, striking appearance, tall, slender etc. • Social background: educated at the ‘right’ schools, socially prominent, upwardly, mobile etc. • Personality: adaptable, aggressive, emotionally stable, dominnat, self-confident, socialble etc.

14. Stogdill (1974) identified the following traits and skills as critical to leaders Traits Skills Clever (intelligent) Conceptually skilled Creative Diplomatic and tactful Fluent in speaking Knowledgeable about group task Organized (administrative ability) Persuasive Socially skilled • Adaptable to situations • Alert to social environment • Ambitious and achievement orientated • Assertive • Cooperative • Decisive • Dependable • Dominant (desire to influence others) • Energetic (high activity level) • Persistent • Self-confident • Tolerance of stress • Willing to responsible

15. 2. TEORI PERILAKU KEPIMPINANBEHAVIORAL MODELS • Teori Perilaku cuba mengenal pasti gelagat khusus ‘Perilaku tertentu yg boleh membezakan pemimpin drpd bukan pemimpin’. • Kajian perilaku kepimpinan mengharapkan penemuan tentang penentu perilaku pemimpin yg berkesan. • Pemimpin boleh dilatih • Tiga kajian mengenai teori perilaku/ gelagat yg masih popular: • Kajian Ohio State University • Kajian Michigan University • Grid Pengurusan

16. Teori Perilaku Kepimpinan: Kajian OhioStateUniversity • Kajia OSU 1940 • Pengkaji ingin mengenal pasti dimensi perilaku pemimpin (ada 1000 dimensi kepimpinan) tapi gabung 2 kategori utama; • Dua dimensi utama yg memberi kesan kepada subordinat: Struktur pemula dan Pertimbangan Rasa • Struktur pemula (struktur daya usaha)– bagaimana pemimpin menentukan peranan dan pembahagian tugas utk dirinya dan subordinat utk mencapai objektif. • Bertimbang rasa – saling mempercayai, pertimbangan perasaan pekerja.

17. Teori Perilaku Kepimpinan: Kajian OhioStateUniversity • Pemimpin yg amalkan struktur pemula tinggi dan mempunyai timbang rasa yang tinggi akan mencapai prestasi tinggi dan memberi kepuasan kpd pengikut (Stogdil et.al,1974)

18. Teori Perilaku Kepimpinan:Kajian UniversityMichigan • Pusat Penyelidikan MU – 1940; utk mengenal pasti ciri-ciri perilaku/perlakuan pemimpin yg berkaitan dgn prestasi /keberkesanan. • Menemui 2 dimensi perilaku: orientasi pekerja dan orientasi pengeluaran. • Pemimpin yg berorientasikan pekerja menekankan aspek tugas /bahagian teknikal dan menghasilkan produktiviti yg lebih tinggi + kepuasan kerja yg lebih tinggi.

19. Teori Perilaku Kepimpinan:Grid Pengurusan • Perkenal oleh Blake & Mouton (1964) • Mencadangkan dimensi gaya kepimpinan sebagai rajah 2 dimensi; • Keperihatinan terhadap manusia • Keperihatinan terhadap pengeluaran • Menjelaskan kelima2 gaya kepimpinan melalui pendekatan Matrik yang berdasarkan 9x9. • Lihat lampiran: managerial grid • Impoverished style • Country club style • Produce/ perish style • Middle of the road style • Team style

20. 3. TEORI KEPIMPINAN KONTINGENSI • Kegagalan kajian berasaskan teori sifat dan perilaku , timbul kajian yg tumpu pada pengaruh persekitaran atau faktor2 situasi (Robbins, 2001) spt: • Tahap struktur tugas yang dijalankan • Kualiti perhubungan pemimpin dan ahli • Kedudukan kuasa pemimpin • Kejelasan peranan pekerja /ahli • Norma-norma kumpulan • Kedapatan dan kesediaan maklumat • Sambutan kepimpinan oleh ahli /penerimaan pengikut • Kedewasaan /kematangan pengikut

21. CONTINGENCY MODELS Contingency Leadership Theory suggests that leadership success depends on a match between leadership style and situational demands. • The situation determines the best style to use • Leadership style is part of one’s personality and is therefore relatively enduring and difficult to change. • Trying to train leader to adopt new styles, to match their existing styles with situations for which they are best “fit”. • People’s leadership styles tend to be either task motivated or relationship motivated: neither style is effective all the time.

22. Model Kontingensi • Model Fiedler • Teori Situasi - Hersey dan Blanchard • Teori Laluan Matlamat (Path –Goal)

23. a. Model Fiedler • Model ini menyatakan bahawa kumpulan berkesan bergantung kpd kesepadanan gaya kepimpinan dgn subordinat dan setakat mana keadaan ini memberi kawalan dan pengaruh kepada pemimpin. • Fiedler (1967) percaya bahawa faktor terpenting kejayaan kepimpinan ialah gaya kepimpinan. • Gaya kepimpinan seseorang boleh diketahui melalui soal selidik ‘ Least Preferred Coworker” atau LPC • Fiedler mendapati pencapaian kumpulan tinggi apabila terdapat gabungan faktor-faktor : • perhubungan pemimpin ahli-baik • Struktur tugas tinggi dan ada kuasa jawatan dan kepimpinan berorientasi tugas.

24. Fiedler’s Contingency Theory This theory explains that group performance is a result of two factors These factors are known as leadership style and situational favorableness In this theory, leadership effectiveness is the result of interaction between the style of the leader and the characteristics of the environment in which the leader work (Gray)

25. FIEDLER’S CONTINGENCY MODEL • Viewed leadership style as a trait -difficult to change. • Leadership style is determined by asking the manager to describe his/her ‘least preferred co-worker’. They can be divided into 2 types: • Relationship-oriented leader: who recognizes the importance of developing strong and positive emotional ties with followers. • Task-oriented leader: who doesn’t value relationships and instead focuses only on the task. • Use 3 variables to help determine leadership style: • Leader-member relationship (acceptance as leader) • Task structure (degree to which job is routine) • Leader position power (legitimate/coercive/reward).

26. Model Fiedler • Guna skala yg menunjukkan setakat mana seseorang pemimpin ini menilai samada secara positif atau negatif pekerja-pekerja paling tidak disukai (LPC – least preferred co-worker). • Tinggi atau rendah LPC ditentukan oleh: • LPC Rendah : pengurus menekankan aspek pengurusan kerja, mahu memastikan tugas sentiasa siap pada waktu yang ditetapkan dan tidak mementingkan aspek kemanusiaan. • LPC Tinggi : pengurus mahu mempunyai hubungan yang mesra dengan para pekerja.

27. Model Fiedler • Fiedlermengenalpasti tiga keadaan kepimpinan yang boleh membantu menentukan gaya kepimpinan yang berkesan; • Hubungan ahli dengan pemimpin • Struktur tugas dan kedudukan kuasa pemimpin • Kedudukan kuasa pemimpin. • Berdasarkan pendekatan kontingensi beberapa strategi kepimpinan berkesan boleh didapati: • Pemimpin sebagai model • Sesuaikan hubungan pemimpin dengan pekerja • Jenis pemimpin perlu sesuai dengan tempat ditugaskan. • Pemimpin perlu guna kedudukan untuk mempengaruhi pekerja.

28. Kritikan terhadap Model Fiedler • Tiada satu sifat atau gaya kepimpinan dengan sendirinya berkesan dalam semua situasi. • Teori ini meneguhkan fahaman utk kepimpinan berkesan, namun tidak menerangkan tentang keberkesanan kepimpinan. • Terdapat faktor situasi lain spt kebijaksanaan pemimpin, kebolehan membuat keputusan yg tidak terkandung dalam modelnya.

29. b. Teori Situasi – Hersey Blanchard • Merupakan teori kontingensi yg memberi penekanan kpd kematangan(maturity) pengikut. • Paul Hersey & Ken Blanchard, kepimpinan yg berjaya akan dicapai melalui pemilihan gaya kepimpinan yg sesuai di mana gaya ini bergantung kpd tahap kematangan (kebolehan dan kesanggupan manusia utk menerima t/jwb bagi memimpin gelagat) pengikut. • Teori ini menjelaskan tentang tahap kesediaan yang meliputi keupayaan dan kesanggupan pengikut-pengikut dalam melakukan sesuatu tugas yang spesifik.

30. Teori Situasi • Dengan menggunakan 2 dimensi kepimpinan, samada berorientasikan tugas/ perhubungan, • Hersey & Blanchard telah mengenalpasti 4 gaya kepimpinan yang khusus: • Pemberitahuan (tugas tinggi –hubungan rendah) • Maklum pd pengikut, apa, bagaimana, bila dan di mana tugas perlu dibuat. • Penjualan (tugas tinggi – hubungan tinggi) • Pemimpin arah dan beri sokongan • Penyertaan (tugas rendah – hubungan tinggi) • Sedia kongsi buat keputusan • Pendelegasian (tugas rendah – hubungan rendah) • Pemimpin sedia arahan yg paling minimum dan pada masa yg sama bersedia beri sokongan.

31. c. Teori Laluan Matlamat (Path-Goal) • Teori paling ramai dihormati dibandingkan dgn teori kontigensi lain. • Martin G. Evans dan Robert J. House (1971) menggabungkan elemen-elemen teori sebelumnya. • Model ini mencadangkan bahawa gaya kepimpinan seorang pengurus mempengaruhi bentuk ganjaran yang disediakan utk pekerja dan juga laluan yg mesti diambil utk mencapainya. • Fungsi utama model: pemimpin bentuk matlamat yang penting bagi pengikut atau pekerja mereka serta menggariskan laluan-laluan atau panduan bagaimana hendak mencapai matlamat yg ditetapkan.

32. Teori Laluan Matlamat (Path-Goal) • Ada 4 corak kelakuan pemimpin yg mempunyai kesan spesifik ke atas kepuasan, penerimaan terhadap pemimpin dan keyakinan terhadap ganjaran yang akan diberikan terhadap prestasi yg cemerlang. • Kepimpinan menyokong • Kepimpinan penyertaan • Kepimpinan berperantaraan • Kepimpinan berorientasikan pencapaian.

33. TEORI KEPIMPINAN KONTEMPORARI • Kepimpinan Karismatik • Kepimpinan Transaksi • Kepimpinan Transformasi

34. a. Teori Kepimpinan Karismatik • Mempunyai kelebihan tersendiri dalam mendorong, mengarah dan mempengaruhi pengikut supaya melaksana tugas dengan sebaik mungkin.

35. Charismatic Leadership Attributes of Charismatic Leaders Need for power Impression management Self-sacrifice toward organization Innovative or unorthodox actions Ideals, values, lofty goals High expectations for followers Models desired behaviors Inspires followers Strong belief in own ideas High level of self-confidence

36. b. Teori Kepimpinan Transaksi • Memandu dan memotivasikan pengikut dalam hala tuju matlamat yang dibentuk dengan menjelaskan peranan dan keperluan tugas. • Ganjaran kontigen • Cuba campur tangan bila piawaian tidak dipenuhi • Laissez –faire

37. Ciri Pemimpin Transaksi • Menggunakan ganjaran untuk prestasi dan pencapaian • Pengurusan menurut pengecualian; memerhati dan mencari pelencongan drpd peraturan dan piawaian dan mengambil tindakan • Pengurusan menurut pengecualian (pasif): mengambil tindakan hanya apabila piawai tidak tercapai • Laissez- faire: mengabaikan tanggungjawab, tidak membuat keputusan. * Ciri-ciri pemimipin transaksi lebih mirip pada pengurus jabatan atau pentadbir yg jawatannya sebagai batu loncatan utk kenaikan pangkat.

38. Kepimpinan Transaksi • Menumpukan kepada pertukaran faedah antara pemimpin dan subordinat. • Pemimpin beri ganjaran kpd subordinat berdasarkan kpd tingkah laku tertentu spt mencapai objektif yg ditetapkan oleh organisasi dan memberi hukuman ke atas kegagalan. (Burns, 1978)

39. c. Teori Kepimpinan Transformasi • Pengasas – Burn, J.M (1978) • Gabungan antara Teori Trait (sifat) dan teori Perilaku (Behavior) • Burns (1978)- ‘leaders and followers raise one another to higher levels of morality and motivation”. • Kepimpinan Transformasi – pemimpin memberi ilham kepada pengikut supaya memikirkan kebaikan organisasi dan berupaya memberi kesan kpd pengikut: • Korelasi dengan peningkatan produktiviti, kepuasan kerja (Bass & Avillo, 1990).

40. Kepimpinan Transformasi • Satu proses untuk mempengaruhi perubahan yg penting dari segi sikap dan andaian-andaian ahli organisasi dan membina komitmen mereka dalam mencapai misi, objektif dan strategi organisasi (Gary Yukl, 1989), Leadership in Organizations

41. Transformational Leadership • Transformational leaders have the ability to clearly articulate a vision of the future (Trufino, 1992). • A leadership style focused on effecting revolutionary change in organizations through a committment to the organization’s vision. (Sulliven & Decker, 2001). • Dalam kepimpinan transformasi, pemimpin dan pengikut digabungkan dalam usaha mencapai matlamat aras tinggi. Kedua-dua pihak berusaha mencorakkan organisasi dalam hala tuju yang baru.

42. Gaya Kepimpinan Transformasi • Leadership as building: membangkitkan potensi individu, memuaskan keperluan aras tinggi, meningkatkan jangkaan pemimpin dan pengikut yang dimotivasikan ke aras komitment dan prestasi yang lebih tinggi. • Leadership as bonding: menjayakan dengan membangkitkan kesedaran ygmeingkatkan matlamat dan tujuan organisasi ke tahap yg dipersetujui dan mengikat pasukan dalam komitmen moral. • Leadershipbybinding: memupuk pengurusan kendiri dgn: • menjadikan pembaikan sebagai rutin • Mengetahui keperluan organisasi • Mengawasi nilai • Mengeratkan individu

43. Kelebihan Kepimpinan Transformasi BASS (1985) • Dikaitkan dengan gaya kepimpinan berkesan • Berupaya mengubah persepsi dan motivasi org bawahan • Bawa kpd kecemerlangan organisasi • Kajian oleh Bennis dan Nanus (1985): terdpt kriteria yg wujud dalam diri seorang pemimpin yg amalkan gaya kepimpinan transformasi • Pemikiran logikal • Kesungguhan • Pengagihan kuasa • Kawalan kendiri

44. Multifactor Leadership Questionaire (MLQ) - Bass, 1978 • Dibina berasaskan kepada teori kepimpinan bagi mengukur tingkah laku kepimpinan Transformasi, transakssi dan Laissez-faire (Bass 1995; Bass & Avilio, 1990). • Berdasarkan MLQ ; ada 4 dimensi kepimpinan transformasi.

45. Analisis MLQ • Kepimpinan Transaksi terbahagi 2 komponen: • Ganjaran luar jangka • Pengurusan secara pengecualian

46. 4 dimensi terangkum dlm kepimpinan transformasi • Dimensi karismatik • Dimensi motivasi inspirasi • Dimensi stimulasi intelektual • Dimensi bertimbangrasa secara individu

47. Empat Jenis Tingkah laku Transformasional • Idealized influence / Karisma • Inspirational Motivation/ Motivasi Inspirasi • Intellectual Stimulation/ Stimulasi Intelektual • Individualized Consideration/ Pertimbangan tersendiri THE FOUR ‘I’ S

48. 1. Idealized Influence (Karismatik/Keunggulan Pemimpin) • Tingkahlaku yang membangkitkan emosi kuat pengikut dan identifikasi dengan pemimpin. • Tingkah laku konsisten dan menyakinkan • Menyedia wawasan dan misi, meningkatkan maruah, hormat dan kepercayaan • Pemimpin yg memiliki standard moral dan etika, disanjung, dihormati, dipercayai, pengikut setia mematuhinya. • Berkongsi risiko • Pertimbangan terhadap keperluan • Perilaku beretika dan bermoral bagi meraih kepercayaan, keyakinan dan rasa hormat subordinat. • Keutuhan peribadi.

49. 2. Inspirational Motivation (Mencetus Motivasi) • Satu proses dorongan kepada pelaksanaan tugas2 penting oleh subordinat spt menggalakkan kerja-kerja berkumpulan. • Meletakkan jangkaan yg tinggi terhadap pencapaian matlamat organisasi. • Berkomunikasi tentang wawasan yg menarik, menggunakan simbol utk memfokus usaha subordinat, tingkahlaku tertentu dimodel. • Semangat tinggi, melatak dan meyebarkan matlamat yg mencabar, menggunakan simbol utk menumpukan tenaga. • Dahulukan kepentingan organisasi drpd peribadi.

50. 3.Intellectual Stimulation(Rangsangan Intelektual) • IS yg meningkatkan kesedaran masalah dan mempengaruhi pengikut dalam melihat masalah dari perspektif baru. • Merangsang intelek/minda dengan menggalakkan kecerdasan, rasionaliti dan paragmatik. • Mendorong subordinat berfikir secara kritikal, bersikap kreatif dan inovatif dalam usaha selesai masalah. • Penyelesaian masalah secara kreatif • Merujuk kepada pemimpin yg mencabar norma organisasi, menggalakkan pemikiran divergen dan memupuk pengikutnya membentuk strategik inovatif.