1 / 53

姓名：

全國檔案資訊系統 教育訓練. 姓名：. 講習大鋼. 單機版系統安裝 ( 完整版 , 更新版 ) 系統功能異動說明 建檔作業 ( 案件 / 案卷層級 / 批次修改保存年限 ) 報表 檔案目錄轉出 / 匯入 移轉作業 銷毀作業 檢測軟體之異動 檔案目錄匯入作業 Q&A. 聯絡方式. http://www.archives.gov.tw/. 檔案管理局. https://online.archives.gov.tw/index.html. 機關檔案管理資訊網. 全國檔案目錄查詢網. http://near.archives.gov.tw/.

debra-mcintosh
Download Presentation

姓名：

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. 全國檔案資訊系統 教育訓練 姓名：

  2. 講習大鋼 • 單機版系統安裝(完整版,更新版) • 系統功能異動說明 • 建檔作業(案件/案卷層級/批次修改保存年限) • 報表 • 檔案目錄轉出/匯入 • 移轉作業 • 銷毀作業 • 檢測軟體之異動 • 檔案目錄匯入作業 • Q&A

  3. 聯絡方式 http://www.archives.gov.tw/ 檔案管理局 https://online.archives.gov.tw/index.html 機關檔案管理資訊網 全國檔案目錄查詢網 http://near.archives.gov.tw/ 諮詢服務中心 (02)27758844 (02)27758855 傳真 (02)87722217

  4. 安裝說明 7.0完整版 未安裝過建檔軟體 更新 完成安裝建檔軟體7.0版 7.0更新版 已安裝建檔軟體6.1版 ※若為6.1之前的版本者請先更新至6.1版

  5. 7.0登入畫面異動

  6. 線上註冊 • 6.1與7.0註冊碼不可同時使用 • 檢測軟體與建檔軟體之註冊碼也不可同時使用，需重新註冊

  7. 單機版、網路版的差異 單機版只需輸入”建檔人員、機關代號” 網路版多了 ”密碼”的欄位！

  8. 建檔 • 新增 • 批次修改保存年限 • 修改 • 當案件註記為擬移轉、已移轉、擬銷毀或已銷毀狀態時 • 不允許對該卷進行新增。 • 不允許刪除該筆案件 • 不允許修改年度號、分類號、案次號、卷次號、目次號、文件產生日期、保存年限、調整後保存年限、保存年限調整原因等欄位。 • 當案卷內任一筆案件註記為擬移轉、已移轉、擬銷毀或已銷毀狀態時， • 不允許進行分併卷作業 • 不允許進行併件作業

  9. 當案件註記為擬移轉、已移轉、擬銷毀或已銷毀狀態時，不允許對該卷進行新增當案件註記為擬移轉、已移轉、擬銷毀或已銷毀狀態時，不允許對該卷進行新增 當案件註記為擬移轉、已移轉、擬銷毀或已銷毀狀態時，不允許刪除該筆案件

  10. 針對這些欄位 ，不得做修改

  11. 媒體型式新增:工程圖、照片、圖表、電影片、地圖、硬式磁碟及其他。

  12. 案卷層級 新增：當點選起和迄會自動帶出年代對照表供點選 修改：檔案數量的件數為非必填

  13. 當案卷內有任一筆案件註記為擬移轉、已移轉、擬銷毀或已銷毀狀態時，該卷次號將不允許進行分併卷作業和併件作業當案卷內有任一筆案件註記為擬移轉、已移轉、擬銷毀或已銷毀狀態時，該卷次號將不允許進行分併卷作業和併件作業

  14. 目的：因「機關共通性檔案保存年限基準」公佈，新增此【批次修改保存年限】功能，提供機關使用者以整卷方式修改保存年限。目的：因「機關共通性檔案保存年限基準」公佈，新增此【批次修改保存年限】功能，提供機關使用者以整卷方式修改保存年限。

  15. 已註記銷毀和移轉之檔案無法批次修改

  16. 可否批次修改保存年限

  17. 報表 • 7.0版將直書報表全部刪除 增加查詢結果依 分類號-年度號顯示

  18. 目錄轉出示意圖 B 非匯送格式 A 現行建檔 彙整 檔案目錄匯送格式 非匯送格式 C 檢測 回朔建檔 檔案目錄匯送格式 檔案管理局 現行建檔 回朔建檔 半年目錄匯送作業 機關內部作業 檢測

  19. 轉出與匯入 增加:當選則匯送格式時, 傳送名稱可選擇全部,定 期匯送,銷毀,移轉且一般 機密不可選

  20. 選擇非匯送格式時可點選 全部,一般,機密且傳送名 稱不可選

  21. 轉出移轉和銷毀之檔案 • 只會轉出已註記移轉和註記銷毀之檔案,其他註記則不予轉出

  22. 目錄匯入 增加:原有之檔案會被覆蓋之提示訊息,如無檔號相同的情況則可按[是]繼續

  23. 移轉示意圖 檔管局審核完移轉目錄後 將結果函復機關 整理屆臨移轉年限之永久保存檔案 機關依審核結果修正 檔案移轉目錄(審核意見註記) 編制移轉目錄(移轉目錄) 依相關程序函送移轉目錄 給檔案管理局審核 將檔案移轉目錄及檔案移轉交接 紀錄合併裝訂成冊，並轉出移轉 電子檔案目錄匯送至檔案管理局

  24. 移轉 • 移轉目錄（案件層級） • 新增：增加預定移轉日期欄位暨屆滿移轉期限25年之功能 • 修改：標題由原先『擬移轉目錄』修正為『移轉目錄』 2 2 1 6.1版 7.0版

  25. 移轉 改為：移轉目錄 新增：預定移轉日期欄位，暨屆滿移轉期限25年之功能 查詢結果：分類號-年度號排序 報表格式增加：橫式無框線連續列印

  26. 未產生批號前，建議請勿列印報表和產生電子檔未產生批號前，建議請勿列印報表和產生電子檔

  27. 審核意見註記 增加:移除批號內案件功能,可快速的將批號內不需要的檔案放回原處

  28. 產生銷毀目錄(銷毀目錄) 送上級機關審核 送會相關單位 函送檔案管理局審核 是否有延長保 存年限之檔案 簽註延長年限 及具體理由 是 核准銷毀文號 否 執行檔案銷毀並於一個月 之內註記處理情形(銷毀註記) 陳權責長官核准 是否有核准延長 保存年限之檔案 註記或修正檔案 保存年限(續存作業) 是 轉出檔案銷毀目錄 電子檔(銷毀註記) 否 制定銷毀計畫及 銷毀目錄(續存作業) 將電子檔送交檔案管理局

  29. 銷毀目錄 6.1的擬銷毀目錄全面更改為7.0的銷毀目錄,且刪除以件為單位,改使用以卷,以案為單位產生目錄 • 6.1擬銷毀目錄 • 7.0銷毀目錄

  30. 新增:查詢結果依分類號-年度號排序和橫式無框線連續新增:查詢結果依分類號-年度號排序和橫式無框線連續 列印的報表格式

  31. 未產生批號前，建議請勿列印報表及產生電子檔未產生批號前，建議請勿列印報表及產生電子檔

  32. 檔案銷毀目錄報表增加 「基準項目編號」 • 欄位及下方增加 • 填表說明欄位

  33. 銷毀註記 增加：移除批號內案件,可將指定案件回覆至產生批號前的狀態 新增橫式有框線、橫式無框線連續列印

  34. 將6.1版的【提供文史機關使用】修改為7.0版的【提供史政機關使用】將6.1版的【提供文史機關使用】修改為7.0版的【提供史政機關使用】 填寫實際銷毁日期

  35. 檢測軟體 目的為確保各機關匯送至檔案管理局之檔案目錄正確，避免錯誤資料傳送造成作業負擔與困擾，需事先檢測其送交之檔案目錄格式正確與否。

  36. 從這邊可了解版本的資訊 4.0版針對檢核通過的條件做了些許調整

  37. 檢測 • 檔案目錄檢測軟體－ • 分割檔案：1.轉出檔案超過5MB時，需將轉出檔案分割 • 2.分割完後之檔案會將每1000筆資料存成一個XML的模式 • 3.若每一壓縮檔內超過10個XML，將分割成另一壓縮檔

  38. 檢測改版說明

  39. 錯誤畫面 檢核無換行符號之檔案出現之錯誤訊息

  40. 無換行符號之檔案不會進行分割檔案的動作

  41. 主題項超過999檢測後檢視log中的錯誤訊息

  42. 目錄匯入作業 • 檔案目錄匯送：登入畫面

  43. 目錄匯入作業 • 檔案目錄匯送：帳號申請

  44. 目錄匯入作業 系統強制使用者每一年需將更換一次密碼。

  45. 目錄匯入作業 • 檔案目錄匯送

  46. 目錄匯入作業 • 目錄匯入注意事項 • 檔案大小不得超過5MB • 需為壓縮檔ZIP格式(目錄建檔轉出皆會壓縮) • 請勿選取非附表三格式之任何檔案上傳 • 檔案目錄彙送後的檢測結果會以E-Mail方式通知，請務必確認所登記的E-Mail是否正確（請盡量使用公務用信箱） • 各承辦人員在交接該業務時，請務必將該使用者帳號、密碼完整交接於下一承辦人員。

  47. 目錄匯入作業 檔案目錄滙入

  48. 目錄匯入作業 • 檔案目錄匯入作業-目錄檢核狀況查詢 • 針對機關上傳檔案後的檢核情形，進行查詢動作 • 此功能提供予「機關檔案目錄匯入作業」使用者上傳附表三檔案後之查詢介面

  49. 目錄匯入作業 • 檔案目錄匯入作業-檔案目錄匯入數量統計表 • 此畫面主要在產生「檔案目錄匯入數量統計表」。

  50. 目錄匯入作業 檔案目錄匯入作業-忘記密碼

More Related