Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto osana opiskelun ja opetuksen tukipaveluiden kehitystä

1. Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto osana opiskelun ja opetuksen tukipaveluiden kehitystä 14.11.2012, Antti Mäki www.csc.fi/opi

2. Eri palvelut, jotka käsittelevät eri tietovarantoja eri lähteistä reaaliaikaisesti Tietovarannon tiedot palveluiden käytössä: 1. askel (lain nojalla) Opintosuoritukset, Opiskeluoikeudet, LK-ilmoittautumiset kerran kk – kerran vrk, eräsiirto reaaliaikaisesti, ws-soap Nykyiset lähdejärjestelmät, jotka käsittelevät kaikkia tietoja monoliittisesti

3. Korkeakoulu – tietovaranto -järjestelmäarkkitehtuurivaihtoehtoja ”LÄHDE” ”VIRTA” XML DW ? XML DW XML XML

4. Toimintaa tukevat palvelut:yleisimmällä tasolla tunnistetut Koulutuksen suunnittelu Koulutuksen suunnittelu Koulutustarjon-nan esittäminen Opetustarjonnan esittäminen HOPS HOPS Haku- ja valintapalvelu Haku- ja valintapalvelu Arviointipalvelut Ilmoittautumis-palvelu Opetuksen toteuttamisen palvelut Opintojen etenemisen seuranta

5. Eri palvelut, jotka käsittelevät eri tietovarantoja eri lähteistä reaaliaikaisesti Tietovarannon tiedot palveluiden käytössä: 1. askel (lain nojalla) Opintosuoritukset, Opiskeluoikeudet, LK-ilmoittautumiset kerran kk – kerran vrk, eräsiirto reaaliaikaisesti, ws-soap Nykyiset lähdejärjestelmät, jotka käsittelevät kaikkia tietoja monoliittisesti

6. Eri palvelut, jotka käsittelevät ja tallentavat tietoja eri tietovarannoissa reaaliaikaisesti Tietovarannon tiedot palveluiden käytössä:seuraavat askeleet Opintosuoritukset, Opiskeluoikeudet, LK-ilmoittautumiset kerran kk – kerran vrk, eräsiirto reaaliaikaisesti, ws-soap Nykyiset lähdejärjestelmät, jotka käsittelevät kaikkia tietoja monoliittisesti

7. Toimintaa tukevat palvelut:miten näitä rakennetaan? Koulutuksen suunnittelu Koulutustarjon-nan esittäminen Opetustarjonnan esittäminen HOPS Haku- ja valintapalvelu Arviointipalvelut Ilmoittautumis-palvelu Opetuksen toteuttamisen palvelut Opintojen etenemisen seuranta OPH PEPPI TIPTOP ??? ”OI”?

8. Tietojoukot yleisimmällä tasolla

9. Haku ja valinta Tietovirrat ? Tarjonta ”VIRTA” ? LVI opiskelija opiskeluoikeus suoritus/tutkinto luovutusluvat KK-oprek läsnäolotieto sisällön kuvaus koulutusmoduulin tunniste

10. RAKETTI-Opin kokonaisarkkitehtuurityö, ”Arkki” Kokonaisarkkitehtuurin periaatteita

11. Opiskelun ja opetuksen tiedot ulottuvat usealle KA-työn tasolle Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalve- luiden KA

12. Korkeakoululaitoksenyhteiset tavoitteet tulossopimuksessa ”Korkeakoulut ja OKM kehittävät ja ylläpitävät tietojärjestelmien yhteentoimivuutta, tietojen ja käsitteiden yhteismitallisuutta sekä valtakunnallista tietovarantoa korkeakoulujen toiminnan ja OKM:n ohjauksen tueksi. Korkeakoulut päättävät omien strategisten tavoitteidensa nojalla, mitä tietojärjestelmiä ne yhdessä tai erikseen tuottavat.”

13. 1. Yhteistyöllä yhteentoimivuus • Korkeakoulut sekä opetus- ja kulttuuriministeriö yhdessä muiden viranomaisten kanssa tuottavat yhteismitallisen tietomallin, joka palvelee myös korkeakoulujen omia tietojärjestelmätarpeita, ja toteuttavat yhteentoimivuutta edistävät ratkaisut muun muassa kokoamalla viranomaisten edellyttämät tiedot korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon, josta tiedot ovat myös korkeakoulun käytettävissä.

14. 2. Korkeakoulukeskeisyys • Yhteisen tietomallin ja tietovarannon ohella korkeakoulu päättää, mitä tietojärjestelmiä ja miten ne yhdessä tai erikseen tuottavat. Tietojärjestelmillä tarkoitetaan sekä korkeakoulun tarjoamia palveluita että sovellustoteutuksia. Korkeakoulu päättää miten käyttää resurssinsa eikä korkeakoulujen resursseja oteta korkeakoulujen ohi palveluiden tuottamiseen.

15. RAKETTI-Opin kokonaisarkkitehtuurityö, ”Arkki” Opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden seuraavan sukupolven arkkitehtuuri

16. Toimintaympäristön muutos:Opiskelujatutkinnot • Opiskelijat hakeutuvat nykyistä laaja-alaisempiin koulutuskokonaisuuksiin. • Tutkinnon tavoitteet yleismaailmallisempia; erityisosaaminen syntyy aktiivisen työelämäosallistumisen avulla. • Yhteistyö koulutuksen järjestämisessä on lisääntynyt kansallisesti ja kansainvälisesti. Opetustarjonta on pirstaloitunut eli yhteen tutkintoon opetusta tuottavien toimijoiden määrä on kasvanut. • Liikkuvuus on muuttunut vallitsevaksi toimintamalliksi. Opiskelijat suorittavat opintoja useammassa korkeakoulussa.

17. Toimintaympäristön muutos:Tietoonperustuvienpalveluidenmerkitys • Seurannan merkitys on kasvanut suunnittelun lähtökohtana. • Opiskelijoiden tuen tarve kasvanut "itseohjautuvuuden" vuoksi.

18. Toimintaympäristön muutos:Tietovarannotjatietojärjestelmät • Kansalliset ja kansainväliset tietovarannot ovat korvanneet nykyisiä organisaatiokohtaisia tietovarantoja. • Tietojärjestelmät ovat palvelupohjaisia ja niiden moduulit joustavasti vaihdettavissa tarvittaessa. • Korkeakoulut kehittävät aktiivisesti palveluja. Ratkaisut noudattavat standardeja.

19. Arkkitehtuuriperiaateen omaisia tosiasioita • Palveltava toiminta on jatkuvasti uudistuvaa • Käytettävät palvelut ja palveluita käyttävät prosessit poikkeavat eri asiakkailla • Korkeakoulut päättävät, miten korkeakoulujen tietohallinnon kehittämiseen käytettävissä olevat resurssit käytetään • Opetus- ja kulttuuriministeriö järjestää korkeakoulujen ja viranomaisten yhteistyön puitteita (CSC:n avulla)

20. Opiskelun ja opetuksen tiedot ulottuvat usealle KA-työn tasolle Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalve- luiden KA

21. 3. Tieto ytimessä • Opiskelijan ja opetuksen tukipalveluiden yhteisen ytimen muodostavat tietovarannot, jotka sisältävät yhteisesti määriteltyä ja yhteisesti käytettävissä olevaa tietoa. Tietovarannot yhdistävät eri KA-tasoja ja toimijoita. Tietovarannot ovat erillinen kerros, joka eroaa sovelluksista, käyttöliittymistä ja järjestelmäpalveluista eli kyseessä eivät ole yhteisiä tietoja sisältävät yhteiset sovellukset joita kaikki käyttävät (kuten yhteiset rekisterijärjestelmät) vaan kyseessä on tallennettu tieto, jota erikseen toteutetut tietojärjestelmät voivat rajapintojen avulla käyttää.

22. 3. Tieto ytimessä VAHVUUKSIA • Tietoa ylläpitää vain sen tuottanut taho ja muilla on mahdollisuus hyödyntää samaa tietoa ilman, että tiedosta tarvitsee erikseen antaa, esittää ja todeta todistusta • Sekä opiskelijoita että tiedon perusteella ohjattavia korkeakouluja käsitellään tasapuolisesti luotettavasti yhteismitallisen tiedon perusteella  • …

23. 3. Tieto ytimessä HEIKKOUKSIA • Tietovarannot ja tietoa käsittelevät tietojärjestelmäpalvelut erottava arkkitehtuuri on vaikeampi hallita kuin yhtenäisiin, erillisiin tai keskitettyihin rekisterijärjestelmiin perustuva malli • Tiedon varsinaiseen kirjaamiseen ei yhteisten tietojärjestelmienkään ohjaamana synny yhteisiä kirjauskäytäntöjä  • …

24. Korkeakoulun opiskelun ja opetuksen tukipalveluita tuottavat tietojärjestelmät ovat laaja kokonaisuus, jossa tiedon liikkuminen ratkaisusta toiseen on tärkeää Esimerkiksi MobilityOnline Syllabus Moodle Esimerkiksi Oodi (win, web, hops, palaute) Valssi-opiskelija- valintajärjestelmä Esimerkiksi YSHJ (=> KSHJ) YO-OPAS (=> opintopolku.fi) HAKA Esimerkiksi Opiskelijan työpöytä ym. ”intraratkaisut”

25. Pääsääntöisesti eri tietojärjestelmät käsittelevät tietoja opiskelijoista, opiskeluoikeuksista, suorituksista, opetustarjonnasta ja ilmoittautumisista jne. Näiden tietojen ensisijainen tallennuspaikka (ml. ”opiskelijarekisteri”) on niitä varten räätälöity ratkaisu, opintohallinnon tietojärjestelmä (Winha, Oodi…) Eri palat ovat eri korkeakouluilla eri kokoisia, eivätkä siististi neliöitä. Tarvitaan (korkeakoulukohtainen) siirtymispolku vanhasta kohti uutta ja lopulta kokonaan uuteen

26. 4. Kokonaisuuden hallinta • Arkkitehtuuri- ja integraatiotason kontrolli halutaan säilyttää ”in house”. Opiskelun ja opetuksen tukipalvelut koostuvat useista eri palveluista, joiden omistajat saattavat olla eri kokonaisarkkitehtuurien tasoilla (esim. väestötietojärjestelmä, OKM, OPH, korkeakoulujen yhteistyö, korkeakoulu). Korkeakoulun tukipalveluiden kokonaisuus muodostuu rakentamalla, hankkimalla, käyttämällä tarjolla olevia palveluita ja kokoamalla palveluista kokonaisuuksia. Kokonaisarkkitehtuurinäkemys on palvelukeskeinen (SOA) tässä ja sidosarkkitehtuureissa, mikä tarkoittaa, että sama asia pyritään hoitamaan yhdellä ratkaisulla.

27. Opiskelun ja opetuksentukipalveluidenarkkitehtuurin ”Tvärminnen risti”

28. 4. Kokonaisuuden hallinta VAHVUUKSIA • Toimintaa tukevien ja helpottavien tietojärjestelmäpaveluiden hankkiminen ja vaihtaminen on korkeakoulun hallinnassa • Korkeakoulu pystyy yhdistämään valtakunnalliset velvoitteensa, korkeakoulujen välisen yhteistyön ja oman toimintansa tarpeet korkeakoulun (esimerkiksi sen opiskelijoiden) kannalta tarkoituksenmukaisimmaksi kokonaisuudeksi  • Vanhaa ja toimivaa ei tarvitse poistaa käytöstä vaan voidaan helposti ottaa mukaan uusia osia. • …

29. 4. Kokonaisuuden hallinta HEIKKOUKSIA • Korkeakoulun on hankittava itse tai yhteisesti riittävä osaaminen ja näkemys palveluarkkitehtuurinsa hallitsemista varten • Joidenkin korkeakoulujen palvelukokonaisuus ei välttämättä muodostu sellaiseksi, että tiedot liikkuvat eri järjestelmien välillä vaan tietoa joudutaan kirjaamaan moneen kertaan järjestelmästä toiseen  • …

30. …uudempitulkinta

31. Tvärminnen risti sovellettuna, case TIPTOP-projekti

32. Valitturatkaisutapa ”Assemble” Peoplesoft HiSinOne Mobility Online etc. Syllabus etc. Etc. Integrated solutions External suppliers Internal activities Platform: LADOK3 (SWE) RAKETTI (FIN) RS3G (EU) Kuali (USA) Admissions Contact information Components LADOK3, Reijo Soréus, Arkkitehtuurileirillä 29.3.2011 (Ruusuke lainattu Gartnerilta; muokattu sovelluksien ja alustojen listaa)

33. 5. Asteittain korkeakoulukohtaisesti • Siirtymä kohti tavoitetilaa on asteittainen, korkeakoulukohtainen ja ”modulaarinen”. Korkeakoulu päättää toimintansa tarpeiden ja nykyisten tietojärjestelmiensä pohjalta, mitä tietojärjestelmiä ja miten ne yhdessä tai erikseen tuottavat ja ottavat käyttöönsä. Palveluita varten käytetään ja tuotetaan sovelluksia, käyttöliittymiä, järjestelmäpalveluita jne. Palveluiden käyttämiseksi ja toteuttamiseksi korkeakoulu muodostaa tarpeelliset yhteenliittymät, konsortiot, verkostot, osakeyhtiöt ym.

34. Pelisääntöryhmän luonnospalveluiden tuottamisesta erikseen ja yhteisestä pohjasta

35. 5. Asteittain korkeakoulukohtaisesti VAHVUUKSIA • Uusia palveluita voidaan ottaa käyttöön pienissä ja hallittavissa osissa, jolloin toiminnan muutokset on helpompi sopeuttaa korkeakoulun toimintaan • Uusia palveluita saadaan nopeasti käyttöön, kun ei tarvitse odottaa laajojen hankkeiden monimutkaisten tulosten käyttöönottoa • Tietojärjestelmät ovat palvelupohjaisia ja niiden moduulit joustavasti vaihdettavissa tarvittaessa • …

36. 5. Asteittain korkeakoulukohtaisesti HEIKKOUKSIA • Syntyy päällekkäisiä ja rinnakkaisia palveluita samaan asiaan ja eri palveluiden tuottaman tietosisällön laadun varmistaminen on vaikeampaa • Joudutaan ylläpitämään ja kehittämään (integroimaan) sekä uusia että vanhoja tietojärjestelmiä yhtä aikaa, jolloin tietojärjestelmäkustannukset kasvavat • …

37. 6. Yhteiset alemman tason palvelut • Yhteiset toimintaa tukevat palvelut keskeisille tiedoille (esim. opiskelijat, suoritukset, opetustarjonta jne.), mikä tarkoittaa, että yhteisen ytimen muodostavilla tietovarannoilla on rajapinnat (atomiset tiedot) ja näitä käsittelemään on yhteisiä alemman tason palveluita (esim. suoritusten esittäminen tai tallentaminen; opiskeluoikeuden lukeminen tai lisääminen). Erillisiä ratkaisuja tuotetaan erityistarpeisiin (kuten kansainväliseen opiskelijavaihtoon liittyviin palveluihin). Loppukäyttäjän palvelut kootaan ja toteutetaan korkeakoulun strategisten valintojen mukaan korkeakoulukohtaisesti.

38. 6. Yhteiset alemman tason palvelut VAHVUUKSIA • Korkeakoulut voivat säästää merkittävästi päällekkäisen työn vähentymisen kautta sekä opiskelun ja opetuksen tukipalveluissa että tietojärjestelmien kehityksessä ja ylläpidossa samalla, kun tietojen yhteismitallisuus ja liikkuminen eri palveluiden välillä varmistuu • Uusia innovatiivisia palveluita tarjoavien tietojärjestelmätoimittajien on helpompi tuottaa korkeakoulujen toimintaan ja tietoihin integroituvia palveluita, koska ne voivat keskittyä loppukäyttäjän palvelun muotoiluun eikä perustietojen käsittelyyn

39. 6. Yhteiset alemman tason palvelut HEIKKOUKSIA • Tietovarannot ja yhteistä tietoa käsittelevät tietojärjestelmäpalvelut sekä varsinaiset toiminnan prosesseja tukevat loppukäyttäjän palvelut erottava arkkitehtuuri on vaikeampi hallita kuin yhtenäisiin, erillisiin tai keskitettyihin rekisterijärjestelmiin perustuva malli • Sovittujen tietomuotojen merkittävä muuttaminen voi vaatia monen eri toimijan ponnistuksien koordinoimista eri tietojärjestelmäkerroksien uudistamiseksi siten, että kokonaisuus edelleen toimii yhteen

40. Valitut arkkitehtuuriperiaateet • Korkeakoulut, OKM ja viranomaiset tuottavat yhteismitallisen tietomallin ja yhteentoimivuuden edellytykset (ml. tietovaranto viranomaistiedosta) • Korkeakoulut päättävät mitä sovelluksia tuottavat • Tietovarannot muodostavat yhteisen ytimen • Integraatiotason kontrolli ”in house” • Siirtymä tavoitetilaan asteittain, ”modulaarisesti” • Yhteiset toimintaa tukevat palvelut keskeisille tiedoille