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Kundenbericht - Digitale Vertragsakte Mag.FH Michaela Ringhofer Wolford AG

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Kundenbericht - Digitale Vertragsakte Mag.FH Michaela Ringhofer Wolford AG

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Presentation Transcript

    2. eks.Vertrag – Wolford AG

    3. eks.Vertrag – Wolford AG FACTS Gründung 1950 Aktiengesellschaft seit 1988 Headquarter in Bregenz (Österreich) Niederlassungen in 11 Ländern Verkauf in rund 65 Ländern Stand: 30.4.2007

    4. eks.Vertrag – Wolford AG FACTS Geschäftsbereiche: Legwear Ready-to-wear Lingerie Swimwear & Accessoires

    5. eks.Vertrag – Wolford AG Vertragsarten Miet-, Leasing-, Kaufverträge Versicherungen (z.B. KFZ, Haftpflicht) Bezugsverträge (z.B. Garn, Strom) Dienstleistungen (z.B. Berater, SW-Wartung) Werkverträge etc.

    6. eks.Vertrag – Wolford AG Anforderungen Vertragsmanagement Archivierung der Verträge in InfoStore Standortübergreifende Verfügbarkeit der Dokumente Berechtigung auf Basis Benutzergruppen und Einzelbenutzer Erinnerungsfunktion bzgl. Termine, Fristen Individuell definierbare Struktur Aktenbildung zusammengehöriger Dokumente

    8. eks.Vertrag – Lösung Komplette Sicht über alle Vorgänge, Inhalte und vertragsgebundene Termine. Daten der dokumentenbasierten Prozesse (Vertragsdokumente, Korrespondenz etc.) stehen jederzeit zur Verfügung –über Abteilungen, Standorte und Länder hinweg.

    9. eks.Vertrag – Funktionen Frühwarnsystem Werden eingestellte Grenzwerte erreicht, erfolgt eine Benachrichtigung der Verantwortlichen per E-Mail. Wiedervorlage Jeder Anwender kann Zeitpunkte für eine automatische Wiedervorlage definieren. Konfiguration In eks.Vertrag lassen sich nahezu beliebige Vertragstypen definieren. Immer erfasst das Vertragsmanagement die zentralen Informationen, ergänzt um die vertragstypischen Zusatzdaten. Sicherheit Die DOMINO Benutzerverwaltung garantiert, dass jeder Mitarbeiter über seine Benutzerrolle nur die Informationen sieht und bearbeiten kann, für die er berechtigt ist. Dokumente Eingescannte und andere elektronisch gespeicherte Dokumente können einem Vertrag zugeordnet werden. Ein bereits implementiertes DMS ist integrierbar. Auswertungen Die erfassten Daten stehen für vielfältige Auswertungen online zur Verfügung.

    10. eks.Vertrag – Import Papier

    12. eks.Vertrag - Übersicht

    13. eks.Vertrag - Systemarchitektur

    14. eks.Vertrag - Implementierung

    15. eks.Vertrag – Technik Implementierung als native DOMINO Serverlösung – KEINE Clientinstallationen notwendig direkte TCP/IP Verbindung zu InfoStore alle DOMINO Server- und Client-Versionen ab 6.5.x DOMINO in Clusterumgebung DOMINO WEB Access KEINE zusätzlichen Applikations- und Datenbank-Server notwendig (Kosteneinsparung) optionale PDF-Konvertierung von Dokument und/oder Dateianhängen (erfordert Windows Gateway)

    16. eks.Vertrag – Projekt Installation und Parametrisierung – 3 PT Installation DOMINO Komponenten Installation i5 Komponenten Konfiguration InfoStore Basiskonfiguration eks.Domino inkl. eines Vertragsprofils Schulung Administrator – 1 PT Wartung eks.Vertrag Einführung zur eigenständigen Definition neuer Vertragsprofile Für komplexere Implementierungen der Digitalen Vertragsakte wird ein Workshop empfohlen – mind. 2 PT

    17. eks.Vertrag – Vorteile Schnelles Auffinden von Informationen und Dokumenten durch komfortable Suchfunktionen Umfangreiche DMS-Funktionen wie Versionierung und Ein- und Auschecken Überwachung von Vertragslaufzeiten mit Eskalationsmöglichkeiten Einhaltung von Kündigungen und Verlängerungen Unterstützung von der Erstellung bis zur Unterzeichnung Lotus DOMINO Anwendung Kosten sparend durch besseres Vertragscontrolling Möglichkeit zur revisionssicheren Archivierung Automatische Überwachung der Fristen Standardisierte Vertragsvorlagen für unterschiedliche Vertragsarten Versand von ausgehenden Dokumenten über Mail

    18. eks.Vertrag – Betriebswirtschaftlicher Nutzen Gesetzliche Vorschriften. Viele Unternehmen müssen nachweisen können, welche Risiken im Alltagsbetrieb existieren und wie ihnen begegnet wird. Dazu gehört eine Betrachtung der Vertragsbindungen und der daraus resultierenden Chancen, Risiken und Belastungen. (UGB, Basel II, SOX/SOA, AktG, …) Auswertbarkeit. Nur im Detail digital erfasste Fakten lassen sich automatisch auswerten. Fristen + Alarme. Durch das integrierte Wiedervorlage- und Alarmsystem werden Verantwortliche rechtzeitig auf bevorstehende Fristen und Termine hingewiesen. So bekommen Vertragsverantwortliche aktiv Informationen zum Handlungsbedarf. Kostenersparnis. Kürzere Wege, direkte Verfügbarkeit am Ort der Entscheidung, Übersicht bei überschaubarem und kalkulierbarem Aufwand – die Investition hat sich schnell gelohnt.

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