GES810 cours 12 – réunions

1. GES810 Gestion des ressources humaines en situation de projetsCours 12 - réunions efficaces, prise de décision et communication 1 2012 Witold Suryn GES810 cours 12 – réunions de 19

2. Agenda • Réunions efficaces • Processus de prise de décision • Communication 2 2012 Witold Suryn GES810 cours 12 – réunions de 19

3. Réunions efficaces (1) • Trois types de réunions: • kick-off • progrès • résolution de problème • Chaque type demande une approche individualisée 3 2012 Witold Suryn GES810 cours 12 – réunions de 19

4. Réunions efficaces (2) • 6 règles de base pour une réunion efficace: • identifier et annoncer à l’avance les objectifs • développer un plan de réunion • garder les documents pour la réunion courts • avoir toutes les personnes requises en place • choisir l’environnement de réunion confortable • commencer et finir à l’heure 4 2012 Witold Suryn GES810 cours 12 – réunions de 19

5. Réunions efficaces (3) • rôle de l’animateur (1): • soyez avant le début de la réunion • vérifiez la qualité des préparations requises • accueillez les participants • commencez à l’heure • faites toutes les présentations et introductions nécessaires 5 2012 Witold Suryn GES810 cours 12 – réunions de 19

6. Réunions efficaces (4) • rôle de l’animateur (2): • introduisez l’agenda • modérez la discussion • contrôle • focus • orientez la discussion sur les sujets controversés • “garez” les sujets périphériques 6 2012 Witold Suryn GES810 cours 12 – réunions de 19

7. Réunions efficaces (5) • rôle de l’animateur (3): • exprimez vos opinions après tout le monde • concluez la discussion dans les intervalles appropriées • prenez les décisions et vérifiez si tout le monde est d’accord • créez la liste des “items d’action” 7 2012 Witold Suryn GES810 cours 12 – réunions de 19

8. Réunions efficaces (6) • rôle de l’animateur (4): • à la fin: • concluez la discussion positivement • remerciez tout le monde pour la participation • finissez à l’heure • distribuez le PV (procès verbal) de la réunion 8 2012 Witold Suryn GES810 cours 12 – réunions de 19

9. Prise de décision (1) • Les types de situations de prise de décision: • certitude • risque • incertitude 9 2012 Witold Suryn GES810 cours 12 – réunions de 19

10. Prise de décision (2)Certitude • Hypothèse: • On a 100% d’info requise • Pour chaque état de notre situation on connait les résultats • Les résultats peuvent être naturellement contrôlables ou non • identifier les états non-contrôlables naturellement • développer la stratégie qui permet de renforcer notre contrôle 10 2012 Witold Suryn GES810 cours 12 – réunions de 19

11. Prise de décision (3)Risque • Hypothèse: • On a X% d’info requise • Les états risqués sont associés avec leur probabilité d’occurrence • Les décisions doivent être prises par rapport à l'exposition au risque • identifier les risques et les donner la priorité basée sur la valeur d’impact et la probabilité d'occurrence • pour chaque risque au dessus de la “limite d’acceptation” développer la stratégie qui permet de: • minimiser les conséquences ou • les éviter • Il est très probable qu’il n’y a pas une seule stratégie pour chaque risque 11 2012 Witold Suryn GES810 cours 12 – réunions de 19

12. Prise de décision (4)Incertitude • Hypothèse: • On a X% d’info requise • Les états risqués n’ont pas les probabilités d’occurrence identifiées • Les décisions peuvent être prises en appliquant: • l’approche Hurwitz - en fonction de risque max que l’organisation peut accepter • l’approche Wald - “go for broke” - max de perte que l’organisation peut survivre • approche Savage - l'hypothèse que le gestionnaire est le “sore loser”. Les stratégies sont les plus conservatoires • approche Laplace - transformer incertitude vers risque en commençant par assignation d’un pourcentage de risque égal à tous les états de la situation. 12 2012 Witold Suryn GES810 cours 12 – réunions de 19

13. Two people 1 line of communication 3 lines of communication Three people Four people 6 lines of communication Five people 10 lines of communication : n(n-1)/2 lines of communication : n people Communication (1) 13 2012 Witold Suryn GES810 cours 12 – réunions de 19

14. Communication (2) 14 2012 Witold Suryn GES810 cours 12 – réunions de 19

15. Communication (3) • Plan de communication • Exigences pour le système de communication en fonction de: • l’organisation de projet • relations avec parties prenantes (responsabilités) • les domaines technologiques, départements et spécialisations du projet • logisitique • besoins de communication externe 15 2012 Witold Suryn GES810 cours 12 – réunions de 19

16. Communication (4) • Information distribution • Le schéma de distribution est influencé par • plan de projet • planification de communication • structure organisationnelle et responsabilités de projet • l’infrastructure technologique et technique • règles corporatives (ex: “need-to-know”) 16 2012 Witold Suryn GES810 cours 12 – réunions de 19

17. Communication (5) • Indicateurs de performance • revues de performance • rapports de performance • demandes de changement 17 2012 Witold Suryn GES810 cours 12 – réunions de 19

18. Communication (6) • Clôture administrative • de la phase ou projet • les archives de projet • acceptation formelle • post-mortem (ou “lessons learned’) 18 2012 Witold Suryn GES810 cours 12 – réunions de 19

19. Lecture • Chapitres 10, PMBOK 19 2012 Witold Suryn GES810 cours 12 – réunions de 19