Les modes de sollicitation des contrats : L’appel d’offres public

1. Les modes de sollicitation des contrats: L’appel d’offres public • Formation présentée par: • Me Luc de la Sablonnière • Me Stéphanie Lelièvre • Me Vincent Beaumont • Me Julie Gagnon • Me Karen Reimnitz • 13 février 2013

2. Introduction L’appel d’offres public La règle Respect des principes généraux

3. Objectifs

4. C’est quoi? Base du contrat « A »

5. Choix du mode Montant de la dépense de 100 000$ et plus PPP Exemption possible Art. 25 LCOP Gouvernement (rec. SCT)

6. Impacts Biens Services Travaux de construction Appel d’offres public

7. Les étapes Phases préalables possibles

8. Les phases préalables Prudence

9. Art. 4 R Diffusion dans se@o 1 Nom de l'organisme public Description sommaire Nature et le montant de la garantie de soumission exigé, le cas échéant; Applicabilité ou non d'un accord intergouvernemental Endroit où obtenir des renseignements Mention selon laquelle les DAO ne peuvent être obtenus que par l'intermédiaire de se@o Endroit prévu ainsi que la date et l'heure limites fixées pour la réception et l'ouverture des soumissions Fait que l'organisme public ne s'engage à accepter aucune des soumissions reçues Des besoins et des lieux de livraison (biens) 2 Des services 3 Des travaux de construction et le lieu d’exécution 4 5 6 7 8

10. Identification de la personne morale ou physique qui procède à l’acquisition Le regroupement d’achat Pas d’obligation de désignation de tous les membres Intérêt à indiquer le marché visé

11. Nature de l’acquisition souhaitée Suffisamment précise pour permettre à une entreprise de savoir si elle est visée Inclut les lieux de livraison des biens ou d’exécution des travaux de construction

12. Objectif: ai-je les moyens de….

13. Canada sauf Nunavut et Yukon Québec et Ontario Québec et NB N/A

14. Conséquences: Choix du territoire Notion de région

15. Une obligation Coordonnées complètes Identification d’une personne en mesure de répondre

16. Nouvelle obligation Possiblement motivée par la volonté de contrer la collusion Créer une obligation pour les soumissionnaires Source d’information intéressante Sanction: ?

17. Délai minimal de 15 jours entre la publication de l’avis et l’ouverture

18. « L’organisme ne s’engage à accepter aucune des soumissions reçues » Formulations plus détaillées possibles dans DAO Désignée « clause de réserve » Mesure de protection dans le cas du « Contrat A » Attention! Les conditions d’utilisation seront traitées dans le cours sur l’analyse

19. Tout élément de nature particulière permettant à une entreprise de savoir si elle est visée Exemple: Territoire plus grand en cas de concurrence insuffisante Garanties d’exécution exigées Conditions d’admissibilité Attention de les reprendre dans les DAO

20. Obligatoire? Pertinent? Modification DAO suffit-elle? Impact sur le délai d’ouverture?

21. 1 3 2

23. Art. 5 R Description des besoins (biens ou services) et des modalités de livraison (biens) ou d’exécution (services et construction) Identification de toutes parties à un regroupement Conditions d'admissibilité et les conditions de conformité des soumissions Liste des documents ou autres pièces exigés Modalités d'ouverture des soumissions Règle d'adjudication du contrat, laquelle comprend, le cas échéant, toute modalité de calcul applicable aux fins de l'adjudication (biens et construction) Règles d’évaluation de la qualité (services) Contrat à intervenir (services et construction) Tout autre renseignement requis en vertu du présent règlement 1 2 3 4 5 6 7 8 9

25. Conseil du trésor rend public le contrat

26. Acheminer demande et ARQ Ne pas: S’être vu refusé ou révoqué une demande dans l’année S’être vu déclaré coupable de certaines infractions • Attention: doit satisfaire aux exigences élevées d’intégrité

27. Exigences élevées à considérer

28. Mise en application

29. Registre des entreprises admissibles « REA » Jusqu’à ce que le processus de mise en place du REA soit complété, on garde le RENA

33. Alternative pratique? Oui, mais moins avant!

34. Vivre avec les résultats Surtout dans un contrat à commande Contrat individuel ou contrat de groupe Possibilité de partage en groupe

35. Responsabilités des membres du regroupement

36. Introduction

38. Introduction

39. Documents ou pièces nécessaires Admissibilité Contrat Conformité Adjudication Analyse Un document exigé n’est pas automatiquement requis

40. Même contenu que l’avis public S’assurer de la conformité

41. Incluant toutes autres modalités: coûts d’impact, marge préférentielle

42. Attention aux règles de préséance

43. En fonction de la nature du contrat et du R applicable Peu nombreuses Exemples: Les quantités approximatives dans un contrat à commande (art. 17 RCA) Montant prédéterminé de dépense pour un contrat de campagne de publicité (art. 39 RCS) Les garanties d’exécution et pour gages, matériaux et services (art. 10 RCC)

44. Tout le reste! Toute clause pertinente à la régie de l’appel d’offres, au contrat À déterminer par le Donneur d’ordre

45. Autorisation de signature • « Si le soumissionnaire est une personne physique, il doit signer personnellement sa soumission ou fournir une procuration légalement valable notamment la personne habile à signer, pour et en son nom, ladite soumission. • Si le soumissionnaire est une personne morale ou une société, il doit joindre à sa soumission une autorisation de signature écrite. Le soumissionnaire doit remplir et retourner le document « Extrait de résolution » prévu dans les annexes du Formulaire de soumission ou tout autre document de même naturedémontrant une telle autorisation. • Si le soumissionnaire est un regroupement ou société de personnes (société en participation, société en noms collectifs, société en commandite, « joint venture » ou consortium), le représentant du regroupement ou de la société doit signer la soumission. Une résolution, une procuration ou tout autre document de même nature déléguant au représentant la signature de la soumission doit accompagner la soumission, à moins que tous les associés ou membres signent la soumission. » Source: Édilexinc.

46. Règles d’analyse des soumissions • « Le donneur d’ordre se réserve le droit de rejeter toute soumission non conforme aux spécifications et aux conditions du document d’appel d’offres. • Le donneur d’ordre, lorsqu’une soumission comporte certains éléments de non-conformité, a les choix suivants : • Accepterla soumission telle quelle; • Accepter la soumission à la condition que le soumissionnaire la corrige à la satisfaction du donneur d’ordre dans le délai accordé par celui-ci; • Rejeter la soumission » Source: Édilex Inc.

47. Visite obligatoire « Une visite des lieux est prévue le 14 février 2013, à 14 h00, au 3075, chemin des Quatre-Bourgeois, bureau 400, Québec, district judiciaire de Québec, G1W 4X5. La participation à cette visite est obligatoire. » • Important d’indiquer la conséquence: Rejet automatique ou aucune excuse ou prétexte à des erreurs ou omissions ou …

48. Corrections des erreurs de calcul • « Dans le calcul fait pour établir la somme de la soumission, le prix unitaire devra toujours prévaloir en cas de contradiction avec le montant résultant du produit de la multiplication de la quantité de chaque article par son prix unitaire respectif. La Donneur d’ordre corrigera, s’il y a lieu, les erreurs de calcul du soumissionnaire. • La somme des produits des quantités par les prix unitaires, le tout corrigé, s’il y a lieu, sera le montant réel de la soumission aux fins de l’adjudication du contrat. » Librement inspiré de: SOQUIJ, Guide pratique de l’analyse des soumissions, Marco Rivard

49. Équivalence «  Le soumissionnaire peut proposer un procédé d’exécution ou une méthode de conception différente de celle demandée, en autant que cette proposition soit équivalente ou supérieure à celle indiquée dans les documents d’appel d’offres. Le cas échéant, le soumissionnaire doit joindre à sa soumission toute l’information requise pour que le donneur d’ordre puisse être en mesure de juger, à sa discrétion, de cette équivalence à défaut de quoi, sa soumission peut être jugée non conforme et rejetée. » Source: ÉdlilexInc