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Bundeskanzleramt Ing. Roland Ledinger

Bundeskanzleramt Ing. Roland Ledinger. Projektauftrag. Im Mai 2001 wird das BKA vom IKT-Board (Stabstelle für Informations- und Kom-munikationstechnologie) beauftragt, den Projektauftrag für die Einführung des ELAK im Bund zu formulieren.Über das IKT-Board sind alle Ressorts eingebunden

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  1. BundeskanzleramtIng. Roland Ledinger

  2. Projektauftrag • Im Mai 2001 wird das BKA vom IKT-Board (Stabstelle für Informations- und Kom-munikationstechnologie) beauftragt, den Projektauftrag für die Einführung des ELAK im Bund zu formulieren.Über das IKT-Board sind alle Ressorts eingebunden • Im Juni 2001 erfolgt die strategische Ausrichtung im IKT-Board sowie die Abstimmung mit Bundeskanzler und Vizekanzlerin • Im Juli 2001 wird das BKA mit der Durchführung im Rahmen eines Ministerratsvortrages beauftragt

  3. Strategische Ziele Der ELAK bildet die Voraussetzung für • die Vereinfachung und Beschleunigung der Geschäftsfallbearbeitung • einheitliche Geschäftsfalldokumentation und bessere Nachvollziehbarkeit • Modernisierung der Geschäftsfallbearbeitung und –archivierung • Vereinfachung von Ressortumbildungen • die einfache und rasche Implementierung von eGovernment-Verfahren • Wissensbasis für für One-Stop-Government

  4. Ziele der Umsetzung • eine ELAK-Lösung für alle Ressorts • ressortübergreifender elektronischer Aktenlauf • einheitliche Schulung • zentrale Administration für Organisations-änderungen • ein zentraler Betreiber für die ELAK-Lösung • gemeinsame Weiterentwicklung von Software, Betrieb und Organisation

  5. Verwaltungsveränderung • ELAK ist Voraussetzung für eGovernment • Synergien durch Vereinheitlichung • Prozesse und Abläufe, Formulare, Dokumente • einheitliches, elektronisches Werkzeug • Medienbruchfreie Geschäftsprozesse • Posteingang  Bearbeitung  Postausgang • elektronisch erstellte Dokumente sollen nicht zu Papier gebracht werden • weitere Möglichkeiten der Kooperation • z.B. gemeinsame Poststellen (Scanning)

  6. Die Kulturveränderung • Die ELAK-Einführung ist kein bloßer Werkzeugtausch, sondern eine nachhaltige Veränderung der Arbeitskultur in der öffentl. Verwaltung • ELAK fördert die Zusammenarbeit durch Bereitstellung aller notwendigen Informa-tionen zeit- und ortsunabhängig • Das Projekt ELAKimBUND liefert neue Impulse für die ressort-übergreifende,„gemeinsame“ Abwicklung von (IT-) Projekten

  7. ELAK - Grundprinzipien • ELAK = Original • Elektronisches Abzeichnen und Genehmigen • Scannen nur falls wirtschaftlich und zweckmäßig (ansonsten Verweis) • Papierakt bei Bedarf möglich • Kanzleiordnung 1992

  8. ELAK - Nutzen • Verkürzung der Laufwege (Sternförmige Abläufe werden durch direkte Weiterleitung ersetzt) – Nachweis im BKA ca. minus 12 % • Flexiblere Ablauforganisation (Protokollieren, Abfertigen, etc. auch ohne Kanzleistelle) -> Ganzheitliche Organisationsformen • Ersparnis bei Transport-, Such-, Ablage-, Aushebezeiten • Elektronische Ablage ersetzt Archive

  9. E L A K Einsatzbereich des ELAK kann • Postentgegennahme • Aufteilung auf Sektionen • Zuteilung • Protokollierung • Bearbeitung • Genehmigung • Weiterleiten • Abfertigen • Ablage P a p i e r kann kann eventuell Papierbeilage elekt. oder Papier

  10. Neudefinition der Arbeitsplätze Mit der Einführung des ELAK werden die unterschiedlichen Stellen im Ablauf eines Aktes durch geänderte Arbeitsbilder neu definiert werden • Eingangs-/Abgangsstelle • Genehmigende (Führungskräfte) • Bearbeiter (Referenten) • Kanzleistelle • Sekretariate • Schreib-/Botendienst

  11. Ergebnisse der Beschaffungsphase • Der Zuschlag wurde per 4.1.2003 erteilt • Auftragnehmer: ARGE ELAK mit BRZ und BITS, Subunternehmer: IBM und Fabasoft • SW-Produkt:Fabasoft eGov-Suite • Das Organisationshandbuch liegt vor • mehrere Ressorts arbeiten bereits intensiv an derEinführungsvorbereitung

  12. Programmphasen Ab 01.2002 Ab 01.2003 Ab 04.2003 Ab 11.2003 Vor-Phase AusschreibungBeschaffung Phase 1 Planung und Systemkonzeption Phase 2 Rollout Phase 3 Betrieb und Wartung  Projekt-/Programm-Management lfd. Koordinationsaufgaben

  13. Rolloutplan 1.Qu03 2.Qu03 3.Qu03 4.Qu03 1.Qu04 3.Qu04 2.Qu04 Mär Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jän Jul Feb Aug Mär Sep Apr Mai Jun BKA inkl. ex-BMÖLS 1870 BMLFUW BMJ 1450 BMWA BMFG BMI 2280 BMSG BMVIT BMAA BMBWK BMLV 1534 BMF Ressort-spez.Vorarbeiten: zB.Erhebung, Org.-Arbeiten,Kommunikation, Rekrutierung Rollout amArbeitsplatzdurch AN:zB.Client-Install.Benutzerschul Auftragnehmer-Vorarbeiten:zB. CBT, DatenÜ.Qualif. Leituser,Integr. Fachappl. Die dargestellten Balken sind nicht maßstabsgetreu und dienen nur der Orientierung Stand 9/ 2002 / 13

  14. Einige wichtige Punkte bei der Umsetzung • Oberste Entscheidungsträger müssen Einführung unterstützen (Promotor) • Frühzeitige Information der Bediensteten • Leitbenutzerkonzept (1 pro Abteilung) • Praxisorientierte Schulung • Einbindung der Organisationsabteilung • Berücksichtigung der unterschiedlichen Arbeitsmethoden bei der Zuteilung, usw. • Entscheidung ob flächendeckender oder prozessorientierter Einsatz

  15. Mit September 2004 werden in den Bundesministerien nur noch elektronische Akten erstellt werden! Zur Veranschaulichung anschließend ein praktischen Beispiel

  16. Elektronischer Antrag Abfertigung Automatische Registrierung Protokollierung Bearbeitung Genehmigung Vorschreibung Das Praxisbeispiel

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