Datavarehus i Oslo kommune

1. Datavarehus i Oslo kommune Brukermøte18.Juni 2008 Faglig premissgiver: FIU Operativ faglig premissgiver: UKE / KOE v/ Pål E Torkildsen og Thor-Ingar Aasheim

2. Program 0900 Velkommen DVH – Hensikt, status og bruk DVH – Nyheter og videreutvikling DVH – Nye kilder 1030 – 1045 Pause og forfriskninger DVH – Brukertips DVH – Brukererfaringer DVH – Support

4. Overordnede mål for datavarehuset • Fremskaffe beslutningsgrunnlag som er mer enhetlig og tilgjengelig • for å gi mulighet til en bedre styring av virksomheter og aktiviteter • Rundskriv 26 / 2007 • ”Det er et mål at alle virksomheter i Oslo kommune skal ta i bruk DVH”

5. Hva er Datavarehuset? • DVH er et rapporterings og informasjonssystem • Teknologien kalles Business Intelligence (BI) • En felles database for styringsdata for hele kommunen • I dag • Økonomidata • Personelldata • Statistikk om befolkningen i Oslo • Senere • Produksjonstall fra ulike fagsystem kombinert med data fra de andre kildene i DVH • Nøkkeltall • Resultater fra medarbeiderkartlegginger, brukerundersøkelser mv. • DVH åpner for ulike måter å hente ut og sammenstille data • Eks: • Ferdige rapporter (en eller flere kilder) • Rapporter / datauttrekk til presentasjoner (intra- og internett) • Rapporter / datauttrekk til analyseformål

6. Datavarehuset vs fagsystemene • Et fagsystem / saksbehandlingssystemDesignet for å støtte saksbehandlingen • Rapporteringsbehoveneofte underordnet registreringsbehovene • Rapporter kun fra en kilde. • DatavarehusetDesignet for å sammenstille og rapportere datainnhentet fra andre systemer • Rapportbehovene styrer organiseringen av dataene i datavarehuset • Rapporter sammenstilt fra flere kilder

7. Nøkkeltall basert på flere kilder Nøkkeltall - Styrings- indikator

8. DVH - Antall rapporter pr. mnd

9. DVH - Aktive brukere – daglige rapporter

10. Rapportbruk 2007 vs 2008 (%fordeling)

11. DVH – Nyheter og videreutvikling (1) Nyheter i DVH rapporter som er / blir implementert i sommer • NB! NLP2100 Ferieoppfølging blir riktig når junilønnen er kjørt • NLPxxxx Sykefraværsprosjektet ”raskere tilbake” • Utbetalte feriepenger, egen fane i lønnsrapporten • NLP2902 Søkt mottatt sykepengerefusjon, mitt organisasjonsnivå, ny • AVS1000 Avstemming lønn mot Agresso (kvalitetssikres og utvides for å vise konteringsdetaljer) • NLPxxxx Lønnsutvikling pr. ansatt f.o.m. 1.1.2006 • Økonomirapporter basert på de gamle EPOK malene

12. DVH – Nyheter og videreutvikling (2) Videreutvikling av DVH som er under arbeid • Befolkningsstatistikk og prognoser • Oppdatering med de siste tallene • Befolkningsprognoser • Rapporter • Estimering av en turnover rapport • Teknisk • Oppgradering av programvare • Historikkhåndtering • Reklamasjonsarbeid

13. DVH - Nye kilder • Familia • Prosjektet er i gang • TET • Virkeliggjør en visjonen for DVH”Ledere i Oslo kommune skal kunne klare seg med ett rapporteringsverktøy når de skal hente den nødvendige styringsinformasjon de trenger!” • 2009 ?? • Sentrale bevilgninger? • Etater som kjøper seg inn med egne fagsystem?

14. 10.30 - 1045 PAUSE – forfriskninger

15. DVH - Brukertips PRK - nyheter og brukertips • Nyheter og videreutvikling som kommer • Tilgang til spesifiserte kost- og tjenestesteder • Virksomhetsspesifikke rapportgrupper • Sensitive • Ikke sensitive • Tilrettelegging i PRK - å ta i bruk DVH • Knytninger – hva er viktig å huske • Individuelle tilganger – hvilke konsekvenser • Eksempel på problemstillinger

16. Utsnitt av organisasjonshierarkiet i PRK • Bydel Sagene • Administrasjonen • Barnehager • Akerselva barnehageetnhet • Bjølsen banehageenhet • Bjølsen barnehage • Bjølsenhellinga barnehage • Dronning Louises barnehage • Margarinfabrikken barnehage • Tiriltoppen barnehage • Ressursgruppen for barnehagene • Sagene barnehageenhet • Torshov barnehageenhet • Torshovhagen barnehage (privat) • Torshovkirkens barnehage (privat) • Barneparker • Barnevernstjenesten • Eldresenter og frivillighetsentraler • Fagforbundet Sagene fagforening • Gruppeboliger • Helse, rehabilitering og psykiatri • Helsestasjonen • Hjemmetjenesten • Opplysningstjenesten i Bydel Sagene • PRIVATE/EKSTERNE • SFO • Sagene samfunnshus • Sosiale tjenester • Sykehjem og dagsentre • Søknadskontor • Ungdomstiltak

17. Kobling PRK – NLP – Agresso 3

18. Kobling PRK – NLP – Agresso 1

19. Tilganger på personnivå Velg Datavarehus i menyen og trykk opprett. Følgende bilde kommer opp:

20. DVH – endre og lage rapporter Superbrukere kan: • Endre en eksisterende rapport i ”Rediger” • Lage rapporter basert på ulike ”Univers” • Demonstrasjon • Å lage en enkel listerapport basert på ”Lønnsuniverset” med data lastet fra Person- og ressurskatalogen (PRK) • Veileder på Webside for DVH under knappen ”Veiledninger”http://utviklings-og-kompetanseetaten.oslo.kommune.no/category.php?categoryID=26484

21. DVH – Brukererfaringer (1) Økonomisjef Dag RødsandBydel Søndre Nordstrand • DVH som verktøy for økonomistyring • Hvordan? • Eksempler på egenutviklede rapporter

22. DVH – Brukererfaringer (2) Controller Jon Atle Andersen, Utdanningsetaten • Lønnsrapport for ledere • Rutiner for digital utkvittering • Eksempel på forenklet lønnsrapport

23. DVH - Support • 1.linje brukerstøtte og opplæring er et lokalt ansvar • DVH organisasjonen vil bistå med opplæring • 1 – 2 lokale brukerstøtter (superbrukere) velges som kontaktpersoner og kan melde tekniske feil / driftsstans til servicedesk.hio.drift@edb.com • De samme kan også melde • Brukerproblemer • Datakvalitetsproblemer • utviklingsønsker etc til DVH organisasjonen i UKE datavarehus@uke.oslo.kommune.no

24. Neste DVH brukermøte: Invitasjon til høsten! I mellomtiden - ta gjerne kontakt for • Implementering og tilrettelegging i virksomheten • Datakvalitetsutfordringer • Tips til videreutvikling • …. osv ….… datavarehus@uke.oslo.kommune.no God Sommer!