Table & Mail Merge

1. Table & Mail Merge Pertemuan 3

2. TABLE • Klik tab insert lalu klik icon table pada grup tables. • Lalu sorot banyaknya kolom dan baris yang akan disisipkan. • Apabila kolom dan baris pada tabel yang disisipkan dalam jumlah banyak, maka setelah menekan icon table dilanjutkan dengan menekan insert table yang akan menampilkan kotak dialog Insert Table. • Pada number of columns, tentukan banyak kolom yang akan disisipkan. • Pada number of rows, tentukan banyak baris yang akan disisipkan.

3. Menyisipkan Baris Atau Kolom Baru • Sorot kolom/baris pada tabel yang akan disisipi dengan kolom atau baris baru. • Pada Table Tools, klik tab Layout. Pada grup Rows & Columns kita dapat memilih pilihan berikut: • Insert Above untuk menyisipkan baris baru diatas baris yang disorot. • Insert Below untuk menyisipkan baris baru dibawah baris yang disorot. • Insert Left untuk menyisipkan baris baru diatas baris yang disorot. • Insert Below untuk menyisipkan baris baru dibawah baris yang disorot.

4. Menghapus Sel, Baris, Kolom Atau Tabel • Sorot kolom atau baris yang akan dibuang. • Pada Table Tools, klik tab Layout. Pada grup Rows & Columns, klik perintah delete dan kita dapat memilih pilihan berikut : • Delete Cells untuk menghapus sel yang ditempati insertion point. • Delete Columns untuk menghapus kolom yang tersorot. • Delete Rows untuk menghapus baris yang tersorot. • Delete Table untuk menghapus tabel yang ditempati insertion point.

5. Merubah Perataan/Posisi Teks Pada Setiap Sel • Sorot beberapa sel yang akan dirubah perataan/posisinya. • Pada Table Tools, di tab Layout dan grup Alligment , kita dapat memilih dengan menekan salah satu bentuk perataan/posisi sesuai dengan keinginan kita.

6. Mengabungkan sel • Sorot beberapa sel yang akan digabung. • Klik perintah Merge Cells, pada Pada Table Tools, di tab Layout dan grup Merge.

7. Sortasi data • Sorot data pada tabel yang akan diurutkan. • Pada Table Tools, kemudian tab Layout dan Grup Data, klik perintah Sort. Dan akan memunculkan kotak dialog Sort. • Pada sort By, kita dapat menentukan kolom mana yang akan diurutkan. • Tandai pilihan Ascending untuk mengurutkan dari A s/d Z atau dari terkecil sampai terbesar, dan Descending untuk kebalikannya. • Pada then by, bisa digunakan apabila akan mengurutkan dari kolom yang lain. • Pada My list has, tandai Header Row apabila tabel akan memakai baris kepala tabel, atau No Header Row apabila tidak akan memakai baris kepala tabel.

8. MAIL MERGE

9. Dua bagian penting dalam penggunaan fasilitas Mail Merge • Main Document, merupakandokumenintiataudokumenutama yang berisiteksdaninformasi lain yang tidakberubahdarisurat yang akandibuat. • Data Source, merupakansumber data yang akandigabungkanke Main Document

10. Mail Merge • Buka file surat yang akan dijadikan Main Document atau siapkan dokumen baru yang masih kosong. • Pada tab Mailings, dalam group Start Mail Merge, klik Start Mail Merge. Kotak pemilihan pembentukan Mail Merge akan ditampilkan.

11. Pilihdanklikpembentukan mail merge yang diinginkan. • Letters  untukmembuatsurat yang akandidistribusikankebeberapapenerima • E-mail Messages  untukmembuatsurat yang akandidistribusikankebeberapaalamat e-mail • Envelopes  untukmembuatamplopsurat yang alamattujuannyadiambildari file sumber data (data source)

12. Labels  untukmembuat label surat yang datanyadiambildari file sumber data. • Directory  untukmembuatdokumentunggal yang berisikatalogataudaftaralamat

13. TetapibilaAndainginmembuat Mail Merge, secaralangkahdemilangkahdenganbantuan wizard yang disediakan word 2007, pilihdanklik Step by Step Mail Merge Wizard, jendela Task Pane – Mail Merge ditampilkan. • Pilihdanklik Letters, kemudianklik Next: Starting document.

14. Padabagian Select starting document yang adadi task pane, kliksalahsatutombolpilihanpenentuanlangkahawalpenyiapandokumen. • Padabagian Select Recipients yang ada task pane, kliksalahsatutombolpilihancarapenentuansumber data (Data source) • Padajendeladokumen yang sedangaktif, bila Main document belumsiapatautersedia, Andadapatmengetikkan format dasarsurat yang inginAndakirimkan.

15. Setelahmenyiapkanataumengetikkandokumeninti yang berisiteksdaninformasi lain yang tidakberubah, selanjutnyaAndadapatmenempatkan field name yang diambildari file sumber data (data source). Tempatkanfield name dengancaraklikMore items. Kotak dialog Insert Mail Merge Field akanditampilkan.

16. Padakotak dialog Insert Merge Field tersebut, pilihdanklik field name yang inginAndatempatkan. Kemudiankliktombolperintah insert. • Kemudianpilihdanklik Next: Preview your letters yang adadibawah task pane. • Setelahselesaipilihdanklik Next : Complete the merge yang adadibawah Task Pane

17. Padajendela Task Pane – Mail Merge terakhirini, Andadapatmencetak Mail Merge yang selesaiAndabuat, denganmengklik Print. Kotak dialog Merge to Printer akanditampilkan, tentukan record ataupenerima yang ingindicetakke printer. Kemudianklik OK.

18. BilaAndainginmenyimpansuratuntuk record ataupenerimatertentu, sebagai file dokumen yang terpisahatauberdirisendiri. Klik Edit Individual Letters. Kotak dialog Merge to New Document akanditampilkan, tentukan record ataupenerima yang ingindisimpansebagai file dokumen yang terpisah. Kemudianklik OK 12. Simpan Main Document Mail Merge yang sudahAndaDefinisikantersebut.