Le processus d’acquisition et d’implantation d’un logiciel comptable

1. Le processus d’acquisition et d’implantation d’un logiciel comptable Présenté par Pierre-Louys Hébert et Étienne Poulin

2. Plan de la présentation • Choix des consultants en logiciels financiers • Analyse des besoins • Critères de sélection des logiciels comptables • Implantation

3. Plan de la présentation • Choix des consultants en logiciels financiers • Analyse des besoins • Critères de sélection des logiciels comptables • Implantation

4. Le choix des consultants • Déterminer si l’entreprise a besoin d’un consultant • Déterminer la valeur ajoutée par le consultant • Choisir un consultant indépendant et être à l’affût des biais du consultant en matière de sélection du logiciel • Connaître les différentes catégories de consultant • Utiliser une grille d’évaluation pour recueillir l’information et effectuer la sélection

5. Le choix des consultants Un bon consultant devrait : • Utiliser une approche méthodologique • Faire des recommandations à l’égard du changement des processus • Fournir une liste des étapes nécessaires à suivre • Être un catalyseur • Compléter l’équipe du projet d’implantation

6. Le choix des consultants Un bon consultant devrait : • Recueillir les idées créatrices des employés • Assister la direction dans la coordination • Assister la direction dans la révision des tâches • Donner des idées provenant de son expérience • Avoir un Plan directeur de gestion du site • Accepter le blâme si le tout tourne mal!

7. Quelques sites de consultants • Le Groupe MRT • Professional Computer Services • Technical Data Management

8. Plan de la présentation • Choix des consultants en logiciels financiers • Analyse des besoins • Critères de sélection des logiciels comptables • Implantation

9. Plan de la présentation • Choix des consultants en logiciels financiers • Analyse des besoins • Critères de sélection des logiciels comptables • Implantation

10. Analyse des besoins • Définition des buts de l’entreprise • Mission de l’entreprise • Facteurs clés de succès • Analyse des besoins en information • Diagramme de flux de données • Graphique d’acheminement

11. Analyse des besoins • Identification des fonctions désirées • Impliquer les employés utilisateurs du système • Se baser sur les facteurs de succès et les facteurs de survie du marché • Considérer la réingénierie des processus • Un changement de logiciel est probablement le meilleur moment pour changer également les méthodes de travail

12. Analyse des besoins • Préciser les besoins • Identifier précisément les besoins facilite le choix selon des critères cruciaux pour l’entreprise • Taille de l’entreprise • Justifier les coûts • Analyse coûts/bénéfices

13. Plan de la présentation • Choix des consultants en logiciels financiers • Analyse des besoins • Critères de sélection des logiciels comptables • Implantation

14. Plan de la présentation • Choix des consultants en logiciels financiers • Analyse des besoins • Critères de sélection des logiciels comptables • Implantation

15. Critères de sélection des logiciels comptables • Le logiciel a-t-il des outils de configuration (customization tools) intégrés? • Le logiciel peut-il travailler avec des devises étrangères? • Est-ce que la structure des numéros de comptes est correcte pour l’entreprise? • Est-il facile d’utilisation? User friendly?

16. Critères de sélection des logiciels comptables • Est-ce que le logiciel peut fournir les rapports financiers requis? • Quelle est la souplesse du logiciel au niveau des modules? • Est-ce que le logiciel permet l’intégration à l’Internet?

17. Critères de sélection des logiciels comptables • Est-ce que le système informatique en place peut supporter le logiciel? • Fonctionne-t-il sur une plate-forme client/serveur? • Sur quelle base de données fonctionne-t-il? • Passe-t-il l’an 2000 ?

18. Critères de sélection des logiciels comptables • Est-ce que le fournisseur est financièrement solide? • Est-il capable de fournir les ressources techniques nécessaires à l’entreprise? • Peut-il fournir une formation solide aux employés?

19. Critères de sélection des logiciels comptables Quel est le prix du logiciel? • Le prix d’un logiciel comptable peut varier entre 150$ et 500 000$, selon le marché ciblé, le nombre de modules et le nombre d’utilisateurs. • Sample Retail Pricing for Eight Core Modules

20. Critères de sélection des logiciels comptables Quel est le vrai prix du logiciel? • Au prix d’achat doivent se rajouter le coût des ordinateurs, de la formation et des consultants.

21. Critères de sélection des logiciels comptables Sites intéressants sur les critères de sélection • Accounting Software News • How to Select the Right Accounting Software (Journal of Accountancy) • Excelco’s Accounting System Selector • Benchmark Test

22. Plan de la présentation • Choix des consultants en logiciels financiers • Analyse des besoins • Critères de sélection des logicielscomptables • Implantation

23. Plan de la présentation • Choix des consultants en logiciels financiers • Analyse des besoins • Critères de sélection des logiciels comptables • Implantation

24. Implantation • Planifier l’implantation • Convertir les données • Donner de la formation sur le nouveau système • Coordonner les systèmes de support interne et externe

25. Planifier l’implantation LES CINQ P Prior Planning Prevents Poor Performance • Le succès de l’implantation est fortement influencé par la planification • Planview Inc. Online

26. Planifier l’implantation Exemples de manque de planification : • Peu de tests du logiciel • Conversion des données bâclée • Pas de copies de sécurité des données • Manque de formation des employés • Manque d’engagement de la haute direction

27. Conversion des données • Copies de sécurité? • Par où commencer? • Est-il nécessaire de tout convertir? • Interapplication et interplate-forme • Effectuer des projets pilotes • Fonctionner en parallèle pour un certain temps

28. Formation • Manuel vs formation formelle • Quelle durée devrait-elle avoir? • Formation tout au long du projet • Classe préparée et basée sur les applications • Formation en modules, en groupes ou individuelle • Formation continue

29. Coordonner les systèmes de support externes et internes • Posséder du personnel de soutien à l’interne • Disponibilité du support externe (7/7, 24/24) • Administrateur de réseau • Support technique (progiciel)

30. Plan de la présentation • Choix des consultants en logiciels financiers • Analyse des besoins • Critères de sélection des logiciels comptables • Implantation

31. Plan de la présentation • Choix des consultants en logiciels financiers • Analyse des besoins • Critères de sélection des logiciels comptables • Implantation • Catégorie surprise : conclusion

32. Conclusion • Le choix d’un mauvais consultant peut faire rater un projet d’implantation • Le choix d’un logiciel est aussi le choix d’un fournisseur • Il n’y a pas que le prix du logiciel à regarder • La planification est l’élément clé de l’implantation

33. ACCPAC Peachtree Quickbooks Solomon IV SBT ProSeries RealWorld Expertise Platinum SAP R/3 State of the Art Crystal Report FRx (report) Great Plains Dynamics Liste de fournisseurs de logiciels comptables

34. Bibliographie (en sus du codex) • Needle, Sheldon. Selecting Software Successfully. • Donald R. Frey & company inc. Software Implementation Guidelines • Tate, John, Selecting and implementing an accounting system

35. Enfin! • Merci pour votre patience, vous êtes maintenant libérés de notre terrible joug… jusqu’au cours 8!

36. Plan directeur de gestion du site • Entrevues avec les dirigeants et visite investigatrice du site • Identification des options • Détermination préliminaire de l’architecture du système (Big Picture) • Analyse des coûts

37. Plan directeur de gestion du site • Présentations des options aux dirigeants • Choix de l’option • Développement du plan d’implantation • Implantation • Suivi