Потоковый ввод документов – от бумажных к электронным Андрей Лубенец, ABBYY Россия

1. Потоковый ввод документов – от бумажных к электроннымАндрей Лубенец, ABBYY Россия

2. О чем будем говорить? • Потоковый ввод документов и данных • Ввод счетов-фактур • Сервис качества данных

3. Что надо вводить? Данные: • Платежные поручения • Приходные ордера • Счета за услуги • Счета-фактуры • ... Документы: • Договоры • Акты сдачи-приемки • Заявления • Распоряжения • ...

4. Организация ввода данных и документов • В одном потоке документы + данные: • Автоматизированный ввод данных в ERP-систему и копий документов в «searchable»-формате в систему документооборота • Интеграция систем ERP / DMS / CMS: • Доступ к данным и копиям документов: быстрый, удаленный, одновременный • В несколько раз более эффективное решение по сравнению с ручным вводом

5. Обработка форм • Опросы (маркетинг, внутренние, соцопросы и т.д.) • Банки (платежные поручения, заявления на выдачу кредитных карт, кредитование и т.д.) • Образование (тесты и анкетирование) • Правительство (выборы, налоги, статистика) • Страхование (контракты, страховые случаи) • Медицина (лаборатории, медицинское страхование)

6. Интеллектуальное распознавание документов • Счета-фактуры, заказы (продажи и логистика) • Сканирование и сортировка входящей корреспонденции правительственных учреждений и коммерческих организаций • Ретроконверсия архивов

7. Процесс потокового ввода документов

8. Уже «электронные», но все еще «неудобные» документы • Изображения, полученные со сканеров • PDF документы, пришедшие по почте • Документы, переданные по факсу • Образы, полученные с многофункциональных устройств • Полученные из Internet • . . .

9. «Удобные» электронные документы • Цифровая фото-копия документа • Атрибуты документа (индексные поля) • Полный текст – для поиска и редактирования

10. Технологиидля решения задачи ввода документов и данных • ABBYY FormReader и FlexiCapture Studio • SDK продукты компании ABBYY • ABBYY Recognition Server

11. Эффективность автоматизированного ввода • В наличии оригиналы счетов-фактур: ~100 000штук в месяц • Ввод вручную: 50 человек • Ввод с ABBYY FormReader: 10 человек

12. Ввод счетов-фактур • Востребованность • Стоимость ручной обработки одного счета-фактуры 6-10 USD • Пиковое количество документов - в конце месяца • Своевременная отчетность по НДС позволяет оставлять в бизнесе значительную сумму денежных средств • Обмен в электронном виде только с 15% поставщиков • Автоматическая обработка – в 5 раз быстрее и дешевле • В основе решения • ABBYY FormReader и ABBYY FlexiCapture

13. Ввод счетов-фактур • Структура документов одинаковая, а размещение данных - разное

14. Ввод счетов-фактур

15. ABBYY Recognition Server

16. Архитектура ABBYY Recognition Server • Входящая папка • для изображений • Исходящая папка • для результатов • Задание • для обработки

17. Архитектура ABBYY Recognition Server • Расписание • регулирует время обработки задания • Приоритеты • регулируют очерёдность выполнения задания • Процесс обработки • описывает сценарий обработки документов

18. Как работает ABBYY Recognition Server • IT-специалист или системный администратор: • Устанавливает и настраивает ABBYY Recognition Server • Пользователи: • Кладут изображения и PDF-файлы во входящую папку • Забирают результат из исходящей папки • ABBYY Recognition Server: • Делает всё остальное!

19. Выгоды от применения технологий потокового ввода В большинстве задач ввод – лишь небольшая часть капиталовложений …но львиная доля - постоянные расходы

20. Сервис качества данных • Внедрение ERP / DMS / CMS / CRM - загрузка данных • Слияние баз информационных систем • Отслеживание повторений в справочниках

21. Проблемы анализа ИНН = ? 7734567540 7734567540 АДРЕС ? ЧТО ДЕЛАТЬ? М.О. Долгопрудный ул Первомайская 5 11 г. Долгопрудный Мытищинского района Московской области Первомайская 5 11

22. Нормализация М.О. Долгопрудный ул Первомайская 5 11 Этап 1.Структуризация Регион | Нас. Пункт | Улица | Дом | Кв. М.О. | Долгопрудный | ул Первомайская | 5 |11 Этап 2.Приведение к каноническому виду МОСКОВСКАЯ | ОБЛ | ДОЛГОПРУДНЫЙ | Г | ПЕРВОМАЙСКАЯ | УЛ | Д | 5 | КВ | 11 Этап 3.Проверка на существование (с восстановлением по справочнику) 141707 | РОССИЯ | МОСКОВСКАЯ | ОБЛ | МЫТИЩИНСКИЙ | Р-Н | ДОЛГОПРУДНЫЙ | Г | ПЕРВОМАЙСКАЯ | УЛ | Д | 5 | КВ | 11

23. Нормализация г. Долгопрудный Мытищинского района Московской области Первомайская 5 11 Этап 1.Структуризация Регион| Район |Нас. пункт | Улица | Дом | Кв. Московская область | Мытищинский район | г. Долгопрудный | Первомайская | 5 | 11 Этап 2.Приведение к каноническому виду МОСКОВСКАЯ | ОБЛ | МЫТИЩИНСКИЙ | Р-Н | ДОЛГОПРУДНЫЙ | Г | ПЕРВОМАЙСКАЯ | УЛ | Д | 5 | КВ | 11 Этап 3. Проверка на существование (с восстановлением по справочнику) 141707 | РОССИЯ | МОСКОВСКАЯ | ОБЛ | МЫТИЩИНСКИЙ | Р-Н | ДОЛГОПРУДНЫЙ | Г | ПЕРВОМАЙСКАЯ | УЛ | Д | 5 | КВ | 11

24. Проблемы анализа ИНН = 7734567540 7734567540 АДРЕС = ? 141707 | РОССИЯ | МОСКОВСКАЯ | ОБЛ | МЫТИЩИНСКИЙ | Р-Н | ДОЛГОПРУДНЫЙ | Г | ПЕРВОМАЙСКАЯ | УЛ | Д | 5 | КВ | 11 М.О. Долгопрудный ул Первомайская 5 11 141707 | РОССИЯ | МОСКОВСКАЯ | ОБЛ | МЫТИЩИНСКИЙ | Р-Н | ДОЛГОПРУДНЫЙ | Г | ПЕРВОМАЙСКАЯ | УЛ | Д | 5 | КВ | 11 г. Долгопрудный Мытищинского района Московской области Первомайская 5 11 НОРМАЛИЗАЦИЯ ЧТО ДЕЛАТЬ?

25. Вопросы ? Андрей Лубенец Andrew_L@abbyy.com +7 495 783-3700