Um líder global brasileiro

1. Um líder global brasileiro

2. A VALE • Missão: Transformar recursos minerais em riqueza e desenvolvimento sustentável. • Visão: Sermos a maior empresa de mineração do mundo e superarmos os padrões consagrados de excelência em pesquisa, desenvolvimento, implantação de projetos e operação de negócios. • Valores: • Ética e transparência; • Excelência de desempenho; • Espírito desenvolvimentista; • Responsabilidade econômica, social e ambiental; • Respeito à vida; • Respeito à diversidade; • Orgulho de ser Vale.

3. A fundação da VALE • A VALE foi fundada em 1 de junho de 1942 • 67 anos depois é a maior empresa privada do Brasil, a maior companhia de mineração e metais das Américas e a segunda maior do mundo

4. A privatização • Em 6 de maio de 1997 foram vendidas, por US$ 3,1 bilhões, ações que davam direito ao controle da VALE. • A venda foi feita através de um leilão público na Bolsa de Valores do Rio de Janeiro. O leilão foi anunciado com antecedência de 2 meses no Brasil e em todo o mundo, com tempo suficiente para os interessados se credenciarem para participarem • O comprador foi a Valepar, empresa cujo principal acionista era e continua a ser a Previ, o fundo de pensão dos funcionários do Banco do Brasil

5. Como ultrapassou os US$ 100 bilhões • O crescimento da VALE foi fruto de um enorme esforço de investimentos. • Atualmente, é a empresa privada que mais investe no Brasil • Em cinco anos, foi investido uma vez e meia o valor de tudo o que foi investido de 1943 a 1997, US$ 24,2 bilhões

6. Principais mudanças nas dimensões da Vale • Tornou-se o maior produtor de minério de ferro do mundo • O segundo maior produtor mundial de níquel e de caulim • O terceiro maior produtor mundial de manganês e ferro ligas • Fortes investimentos para passar a ser um dos maiores em bauxita, alumina, cobre e carvão • A VALE também é o maior operador de logística do Brasil

7. Contextualizando com a ESTRELA DECISÓRIA • A VALE é divida em unidades de negócios, ou seja, cada produto que a VALE desenvolve, tem sua célula de negócios dentro da empresa. • Exemplos: cobre, níquel, ferrosos, fosfato, potássio, dentre outras. • O trabalho será desenvolvido em uma dessas unidades de negócio, denominada DIOF – Diretoria de Operação de Ferrosos.

8. Um pouco da DIOF • É uma unidade de negócios da VALE • Responsável pelos produtos de minério de ferro, pelotas e manganês. • As principais atividades: pesquisa mineral, exploração de minas, beneficiamento, pelotização, valor agregado nas usinas, dentre outras atividades operacionais. • A realização de algumas dessas atividades é feita por meio da execução de contratos. • Exemplos: contratos para furo de sondagem, controle de qualidade física e química, serviços terceirizados, contratos de manutenção e de compra, dentre outros.

9. Um pouco da DIOF • Dimensão DIOF: • DIFN – Departamento de Ferrosos Norte • DIFL – Departamento de Ferrosos Sul • DIPE – Departamento de Ferrosos e Pelotização • DIFS – Departamento de Ferrosos Sudeste • DIPF – Departamento de Planejamento de Ferrosos

10. PASSO 1: Especificar o problema • Através de brainstorming foi detectado o problema: • Retrabalho gerado em 27% das atividades contratuais: • O sistema de gestão de contratos da DIOF não atende às demandas da área, gerando retrabalho e onerando o departamento • 40% das demandas não estão previstas nos contratos (inclui aditivos para as cláusulas contratuais e aditivos para prorrogação de prazos)

11. PASSO 1: Definir os objetivos a serem alcançados • Definir a melhor forma de reduzir em 95% o percentual de retrabalho • Deve-se atender às necessidades de suporte de TI do processo de gestão de contratos • Como forma de atingir a meta na redução deste retrabalho, deve-se eliminar 95% a prática dos aditivos contratuais.

12. PASSO 2: Seleção do fator de análise • Por meio de checklists, os seguintes fatores foram identificados como possíveis causas do problema: • Controle dos processos • Estratégia de contratação • Orçamento de contratos • Sistema

13. PASSO 2: Coletar dados e informações • Controle dos processos: • O controle da emissão de requisições, da contratação e da gestão dos contratos de serviços está fluindo dentro do planejando pela diretoria do departamento. • Este controle é feito através de relatórios, cadastros de contratos e ocorrências de erros • Estratégia de contratação: • Estratégia ligada ao físico e financeiro do contrato. (Exemplos). • Responsável por estabelecer período de vigência do contrato. • Analisa as cláusulas do contrato.

14. PASSO 2: Coletar dados e informações • Orçamento dos contratos: • Trata do avanço financeiro do contrato. • Define o perfil de contratos: tipo de contrato, objeto atividade do contrato, valor do contrato, tipo de compra, diretorias, natureza (custeio ou investimento), etc. • Sistema: • O sistema vigente contempla apenas 20% das atividades envolvidas no processo • Cada departamento desta Diretoria possui seu sistema de gestão para informações sobre fornecedores, compradores, terceiros, principais parceiros, etc. • Não há compartilhamento de informações

15. PASSO 3: Organizar e analisar dados e informações • Dados: • 27% das atividades contratuais apresentam retrabalho • Média mensal de 1209 contratos e 30% deles sofrem aditivos e/ou modificações em suas cláusulas, gerando retrabalho • Em média, 5% do total do custo de gestão de contratos são destinados a aditivos. (R$ MM/mês 8,5)

16. PASSO 3: Organizar e analisar dados e informações • Análise dos dados coletados. • Foram feitos cruzamentos de informações e outras informações foram analisadas isoladamente. • Controle dos processos: flui de acordo com o esperado. • Orçamento de contratos: adequado às necessidades e demandas da área • Os maiores indícios de causadores do problema são: a estratégia de contratação e sistema inadequado às necessidades da área

17. PASSO 3: Organizar e analisar dados e informações • Estratégia de contratação: • Foi realizada uma simulação com a área responsável pela estratégia de contratação. • Ao analisar o estabelecimento de período de vigência e as cláusulas do contrato, foi possível detectar fragilidade da área para a execução destas tarefas • Período de vigência inadequado em 20% dos contratos • Falta de cláusulas contratuais para cobrir determinados serviços em 30% dos contratos • Alguns contratos apresentaram ambos problemas

18. PASSO 3: Organizar e analisar dados e informações • Sistema: • Inviabiliza análise integrada das informações, pois cada departamento criou um sistema próprio (planilhas, Access, Excel) e trabalha com ele para obter e armazenar informações de fornecedores, compradores, terceiros, principais parceiros, etc. • Isto ocasiona perda de 50% das informações • Demora, em média, o dobro do tempo para o andamento das contratações. • Não há banco de dados para compartilhamento das informações e do conhecimento

19. PASSO 4: Estabelecer as causas do problema Máquina Computador Material Normas e regulamentos Retrabalho Não há problemas Não há problemas Mão de obra Funcionários do setor de estratégia contratual Método Sistema Falha de análise Não compartilha informações • Por meio da análise realizada no passo anterior, juntamente com a ferramenta diagrama de causa e efeito foi possível elaborar o seguinte diagrama:

20. PASSO 4: Estabelecer as causas do problema • Mão de obra: Funcionários do setor de estratégia contratual apresentaram dificuldades para estabelecer: • O período de vigência dos contratos • Criação de clausulas coerentes com a necessidade contratual da empresa. • Máquina: Computadores – Não havia problemas com os computadores

21. PASSO 4: Estabelecer as causas do problema • Método e sistemas: O sistema atinge apenas 20% das atividades contratuais: • Cada célula dentro da DIOF trabalha com seu próprio sistema. • Não há padronização. • Não há banco de dados para compartilhamento das informações e do conhecimento. • Material: Normas e regulamentos - Estas não apresentaram problemas.

22. PASSO 5: Elaborar possíveis soluções • Causa: 2. Sistema • Soluções possíveis: 2.1 Possibilitar a análise integrada de informações dos contratos, auxiliando no planejamento antecipado das demandas das áreas, evitando processos de aditivos. 2.2 Implementação de um sistema pacote que atenda aos benefícios esperados. Trata-se da contratação de uma consultoria que irá implementar uma solução (pacote) já existente no mercado. 2.3 Oportunidade de TI na Vale, analisada: Conversão das soluções Access/Excel atualmente utilizadas nos núcleos de administração de contratos.

23. PASSO 5: Elaborar possíveis soluções • Causa: 1. Mão-de-obra • Soluções possíveis: 1.1 Para redução de aditivos, treinar e capacitar os funcionários, para que estejam aptos a estabelecerem prazos adequados e que possam realizar uma análise correta das necessidades das cláusulas contratuais. 1.2 Criação de um novo processo: Otimizar os Processos, que contempla os seguintes sub-processos: 1.2.1 Diagnosticar a necessidade da desmobilização do contrato – foi evidenciado que na DIOF é um costume refazer contratos existentes, gerando os aditivos. Este sub- processo irá verificar o custo benefício de prosseguir com um contrato já existente ou desmobilizá-lo para criação de outro 1.2.2 Diagnosticar melhorias em contratos – não havia informações sobre as melhorias contratuais. Este sub-processo existe para que possam ser identificadas, guardadas em um banco de dados e divulgadas as informações. Dessa forma, poderão ser aplicadas à outros contratos de mesmo perfil.

24. PASSO 5: Elaborar possíveis soluções AS-IS

25. PASSO 5: Elaborar possíveis soluções TO BE

26. PASSO 6: Avaliar as possíveis soluções • Critério para inviabilização das possíveis soluções: 1 Não elimina

27. PASSO 6: Avaliar as possíveis soluções

28. PASSO 7: Decidir - escolher as soluções a serem implementadas • 1.1 Realizar o treinamento e capacitação dos funcionários • 1.2 Implementar um novo processo que otimize a realização das atividades que compõe a gestão de contratos. • 1.2.1 Diagnosticar as melhorias contratuais que podem ser perpetuadas. • 1.2.2 Diagnosticar a necessidade de desmobilizar o contrato • 2.1Análise integrada de informações • 2.2 Implementação do sistema pacote

29. PASSO 8: Implementar as soluções escolhidas 1.1 Realizar o treinamento e capacitação dos funcionários • What - Treinar e capacitar todos os funcionários sobre a necessidade da melhora da criação e análise dos contratos; • Who - Departamento de Recursos Humanos irá treinar, por meio da contratação de terceiros especializados em criação e análise de contratos; • Where - Auditório da empresa. Com todos os recursos necessários; • When - Na semana seguinte à aprovação da proposta de treinamento, Previsão início: 01/07/2009 - Término: 30/09/2009; • Why - Para solucionar os problemas existentes em gestão de contratos. Para que os funcionários fiquem aptos à a estabelecerem prazos adequados e para que possam realizar uma análise correta das necessidades das cláusulas contratuais. • How - Departamento de RH elabora um programa de treinamento. Contrata terceiros especializados, acompanha a execução das atividades e relata os resultados do treinamento, após 3 meses de observação. • How much - O treinamento completo custa R$ 2000,00 por funcionário, com previsão de durar três meses. São 40 funcionários. Total: R$ 80.000,00

30. PASSO 8: Implementar as soluções escolhidas 1.2 Implementar um novo processo que otimize a realização das atividades que compõe a gestão de contratos. • What - Implementar um novo processo que Otimize a Gestão de Contratos da DIOF • Who - A Diretoria da DIOF irá selecionar um Gerente Geral que com sua equipe irá desenvolver, implementar o processo e alocar recursos. • Where - No escritório da empresa foi criado um espaço com 5 baias para desenvolvimento deste trabalho • When - Imediato à aprovação da proposta de criação do novo processo. Previsão de início: 22/06/2009; Término: 14/08/2008 • Why - O novo processo apresenta excelente custo x beneficio e irá beneficiar a árvore de processos • How - Por meio da criação de dois sub-processos: “Diagnosticar melhorias contratuais” e “Diagnosticar a necessidade de desmobilização de contratos”. • How much - Mobilização de equipe que ficará responsável pelos sub-processos R$ 44.000,00. Recursos para desenvolvimento do trabalho R$ 30.000,00. Total R$ 74.000,00

31. PASSO 8: Implementar as soluções escolhidas 2.1 Proporcionar análise integrada das informações (informações de fornecedores, compradores, terceiros, etc.) • What - Possibilitar a análise integrada das informações (fornecedores, compradores, terceiros, etc.) • Who - Departamento de Tecnologia da Informação irá disponibilizar um banco de dados que irá integrar as informações • Where - Dentro do Departamento de Tecnologia da Informação • When - Implementação imediata (iniciará com uma Pré-autorização). Previsão de início: 17/06/2009 Término: 17/07/2009 • Why - Facilita na elaboração dos contratos, promove o fluxo de informações e agiliza os processos. Promove acessibilidade à informações importantes • How - Por meio da ferramenta de sistema implantada – banco de dados, que atualiza as informações para toda a DIOF em tempo real. • How much -Serão dois funcionários da TI envolvidos. Já existe a solução, que será exportada para a DIOF (o que minimiza custos). Total: R$ 20.000,00

32. PASSO 8: Implementar as soluções escolhidas 2.2 Implementação de um sistema pacote • What - Implementar sistema pacote • Who - A DIOF irá contratar uma empresa de consultoria que irá levar a solução pronta para a área. Serão 3 consultores envolvidos neste processo. • Where - No Centro de Processamento de Dados (CPD) do Núcleo de administração de processos • When - A execução desta atividade inicia na semana seguinte à aprovação. Previsão início: 24/06/2009 Término: 23/12/2009 • Why - Para que o sistema possa abranger todas as atividades da Gestão de Contratos de forma compartilhada. Compilar dados e compartilhar informações contratuais. Eliminar a possibilidade que o sistema funcione em silos (como foi observado que ocorre) • How - A DIOF irá elaborar um relatório de suas necessidades. Contratará uma empresa de consultoria especializada, que irá implementar uma solução moderna e que atenda à área a fim de eliminar o atual problema da Gestão de Contratos. A DIOF irá acompanhar a execução das atividades e avaliará os resultados. • How much -Preço do pacote comprado da consultoria, com os terceiros e recursos alocados. Total R$ 1 milhão de reais

33. CRONOGRAMA E ORÇAMENTO TOTAL Cronograma: Orçamento Total: R$ 1.174.000,00

34. OBRIGADO!