YÖNETİCİ VE İLETİŞİM

1. YÖNETİCİ VE İLETİŞİM ÖZAY KARTAL & ALİ FATİH ALDEMİR İŞLETME YÖNETİMİ

2. YÖNETİCİ VE İLETİŞİM 1.İLETİŞİM NEDİR? 2.ÖRGÜTSEL VE YÖNETİMSEL İLETİŞİM A.TEMEL İLETİŞİM SÜRECİ B.TEMEL İLETİŞİM SÜRECİNİN UNSURLARI 3. ÖRGÜTSEL VE YÖNETİMSEL İLETİŞİM BİÇİMLERİ A.FORMEL İLETİŞİM i.YUKARIDAN AŞAĞIYA İLETİŞİM ii.AŞAĞIDAN YUKARIYA İLETİŞİM iii.YATAY İLETİŞİM iv.ÇAPRAZ İLETİŞİM B.İNFORMAL İLETİŞİM ve İLETİŞİM KANALLARI i.DAİRESEL MODEL ii.ZİNCİR MODELİ iii.Y MODELİ iv.MERKEZİ MODELİ v.SERBEST MODEL 4.ÖRGÜTSEL İLETİŞİM ARAÇLARI A.YAZILI İLETİŞİM ARAÇLARI B.SÖZLÜ İLETİŞİM ARAÇLARI C.GÖRSEL İLETİŞİM ARAÇLARI D.SÖZSÜZ İLETİŞİM ARAÇLAR E.ELEKRONİK POSTA 5.ORGANİZASYONLARDA ETKİN İLETİŞİMİ ENGELLEYEN UNSURLAR A.KİŞİSEL FAKTÖRLER B.FİZİSEL C.SEMANTİK D.ZAMAN BASKISI E.ALGILAMADA SEÇİCİLİK F.AŞIRI BİLGİ YÜKÜ 6.YÖNETİCİNİN ORGANİZASYON İÇİNDEKİ ETKİN İLETİŞİMİ OLUŞTURMADAKİ YERİ

3. İLETİŞİM NEDİR? • İletişim, insanın varolduğu her yerde olan bir süreçtir ve iletişim önce insanın içinde başlar. • İletişim, bir bireyden diğerine  bilgi ve anlayışın aktarılması, anlamın paylaşılmasıdır.  • İletişim, insanların birbiriyle ilişki kurma aracıdır

4. İLETİŞİM NEDİR? • Empati yeteneği, insanın kendisini, karşısındakinin yerine koyması ve iletişimine bu yönde devam etmesidir. • Empati yeteneği, empatik dinleme yeteneğine sahip olmayı da gerektirir. • Empatik dinleme, ön yargısız ve gerçek anlamda kişinin kendisini karşı tarafa vererek dinlemesidir.

5. İLETİŞİM NEDİR? • İletişimde önemli olan konulardan bir diğeri de, dili en iyi şekilde kullanabilmektir. • İfade yeteneği, ne anlatmak istediğini bilmek ve bunu en iyi şekilde ifade etmek, iletişimde başarının anahtarı sayılabilir.

6. İLETİŞİM NEDİR? • İletişimde bazı genellemeler iletişimi güçleştirir. • Ön yargı da iletişimi güçleştirir. • Kişi içi çatışmalar, kişiler arası çatışmalar, organizasyon içi çatışmalar, organizasyonlar arası çatışmalar .

7. DİKKAT ! • İletişim çok kullanılmasına ve basit görünmesine karşılık bünyesinde pek çok problem taşıyan bir süreçtir.

8. ÖRGÜTSEL VE YÖNETİMSEL İLETİŞİM • Örgütlerin yaşamında iletişim hayati bir rol oynar. • İletişim sayesinde örgütler ve örgüt üyesi bireyler her türlü bilginin aktarılması, faaliyetlerin koordine edilmesi, nüfus kullanmak, inanç değer ve sembolleri yetiştirmek gibi faaliyetleri gerçekleştirebilirler.

9. ÖRGÜTSEL VE YÖNETİMSEL İLETİŞİM • İletişim sadece örgütün içsel yapısını ilgilendiren bir süreç değildir. Örgütlerin birbirleriyle olan ilişkisi de iletişim sayesinde mümkün olabilmektedir. • İletişim, organizasyonel anlamda, insan davranışını etkilemek için tasarımlanan mesajlar, bu mesajları ileten kanallar ve mesajları alan alıcı veya dinleyici üzerinde odaklanır. • kopuk ve dağınık ilişkileri bir düzen içine sokmak ve amaç birliğini sağlamaktır.

10. ÖRGÜTSEL VE YÖNETİMSEL İLETİŞİM 1. Kurumun amaçları, hedefleri ve politikası konusunda çalışanları bilinçlendirmek, 2. İş ve işlemler hakkında çalışanları bilgilendirmek, değişiklikleri anında eğitim çabaları ile çalışanlara aktarmak, 3. Yenilik ve yaratıcılığı özendirmek, çalışanlar arasında bilgi akışını düzenlemek, geri bildirimi sağlamak ,

11. ÖRGÜTSEL VE YÖNETİMSEL İLETİŞİM • organizasyonda çalışanlara yeterlilik kazandırmak ve onların çalışma azmini artırmaya yardımcı olabilmek için iletişimin gerekliliğini göstermek içindir.

12. ÖRGÜTSEL VE YÖNETİMSEL İLETİŞİM • iletişimin örgütsel süreç içinde bir alt süreç olduğunu düşünür . • İletişimi bizzat örgütü ve faaliyetlerini oluşturan bir süreç olarak tanımlar. • Motivasyonun da özünde bir iletişimdir.

13. ÖRGÜTSEL VE YÖNETİMSEL İLETİŞİM • yöneticinin iş yaptırmak için kullandığı en temel araçtır.yönetici iletişim aracı ile kendisine bağlı olan kişilerle ilişki kurar. • ne istediğini ne zaman istediğini iletişim ile ekibine aktarır . • işletme içinde neler olduğunu sistemin işleyişini iletişim aracı ile öğrenir.

14. ÖRGÜTSEL VE YÖNETİMSEL İLETİŞİM • Bir yöneticinin etkinliği ve başarısı ,astlarının başarısına bağlıdır. • Bu ilişki yöneticinin astlarıyla eksiksiz ve problemsiz bir iletişim içinde olmasını gerektirir .

15. DİKKAT ! • Bir kişinin amirinin istediğini yapması, İLETİŞİM yanında MOTİVASYONA da bağlıdır. İletişim tam bile olsa motive olmamış bir kişi isteyerek ve tam kapasite çalışamaz.

16. TEMEL İLETİŞİM SÜRECİ • Diğer yönetsel işlevler gibi iletişimde bir süreçtir . İletişim Sürecinin Temel Öğeleri • Bilgi üreteci kaynaklar ve onu kullanacak alıcılar, • Bilgi taşıyıcı araçlar ve simgeler, • Bilgi taşıyıcı kanal,

17. TEMEL İLETİŞİM SÜRECİ

18. TEMEL İLETİŞİM SÜRECİNİN UNSURLARI GÖNDERİCİ • İletişim sürecinin var olması için gerekli olan iki kişiden birisi göndericidir. • iletişim sürecinin başarısı büyük ölçüde göndericiye bağlıdır. • İletişim süreci ilk önce göndericinin zihninde düşündükleri ile başlar. • gönderici kendisine ulaşan bilgi ve verilere göre haber olarak iletilecek bir fikir oluşturur ve bu fikri formüle ederek belli bir iletişim kanalı ile bu mesajı alıcıya gönderir.

19. TEMEL İLETİŞİM SÜRECİNİN UNSURLARI ALGI(FİLTRE) • Hem gönderici hem de alıcı için söz konusu unsur, kişilerin kendilerine ulaşan mesajları değerleme tarzları ile,kısaca kişilerin algıları ile ilgilidir. • Algıyı kişilerin çevreleri ile ilgili bilgiyi duyma , organize etme, anlama, ve değerlendirme süreci olarak tanımlamak mümkündür .

20. TEMEL İLETİŞİM SÜRECİNİN UNSURLARI MESAJ • Mesaj, göndericinin fikirlerinin, isteklerinin ve verilerinin sembollere dönüşmüş halidir. • Sembollerin tek başlarına bir anlamları yoktur. Sembollere, anlamları göndericiler ve alıcılar yükler. • Eğer, alıcının verdiği ve göndericinin algıladığı anlamlar birbirlerine uygunsa etkin bir iletişim söz konusudur .

21. TEMEL İLETİŞİM SÜRECİNİN UNSURLARI İLETİŞİM KANALI • Kanal, mesajın göndericiden alıcıya aktarıldığı yoldur. • Haberleşme kanalları, resmi ve gayri resmi olabilir. • İşletme içindeki resmi iletişim kanallarına örnek olarak, emir-komuta zinciri, İntranet, öneri/şikayet kutuları, şirket dergisi ya da işletme toplantılarını gösterebiliriz. • Gayri resmi iletişim kanallarına ise, örnek olarak, dedikodu, söylenti haberleri, işletme dışı gruplaşmalar ve bizzat yöneticinin çalışanlarıyla konuşması.

22. TEMEL İLETİŞİM SÜRECİNİN UNSURLARI ÇEVRE KOŞULLARI • Çevre, iletişim sürecini etkileyen bütün koşulları içerir. • Çevre koşulları, iletişimi bozma özelliği taşıdığından önemlidir . • iletişimi bozan en önemli çevre koşulu ise gürültüdür .

23. TEMEL İLETİŞİM SÜRECİNİN UNSURLARI ALICI • Şifrelenmiş mesajı alan ve deşifre eden kişi alıcıdır. • Alıcı, mesajı taşıyan sembolleri algılayıp anlam vererek iletişimi sonlandırır ya da kendisi bir mesaj göndererek bu sefer gönderici konumuna geçer. • Etkin bir iletişim için, alıcının iyi bir aktif dinleyici olması gerekmektedir. Alıcı iyi bir dinleyici olduğu sürece iletişim süreci etkin olacaktır.

24. DİKKAT ! • Her türlü önyargı, öntipler (stereotype), değerlendirmeler ve genellemelerden kendini uzak tutması, • Göndericiye karşı empati göstermesi, • Sabırlı olması ve konuşmacının sözünü kesmemesi gerekmektedir.

25. TEMEL İLETİŞİM SÜRECİNİN UNSURLARI GERİBİLDİRİM(FEED BACK) • Geribildirim, alıcı ve gönderici arasındaki geriye bilgi akışıdır. Bu sayede, gönderici mesajının anlaşılıp anlaşılamadığını öğrenir. • Geribildirim, bir tür kontrol mekanizmasıdır ve iletişim sürecini etkinleştirir. • Etkin bir geribildirim,Kişiye yardımcı olmayı amaçlar. Zamanında gelir.Açık ve seçiktir. • Etkin olmayan geribildirim ise;Geneldir. İlgisizdir. Zamansızdır. Anlaşılması güçtür. Tahmin ve yorum ağırlıklıdır.

26. ÖRGÜTSEL VE YÖNETİMSEL İLETİŞİM BİÇİMLERİ • İletişimin olmadığı yerlerde örgütler olamayacağına göre;  iletişim  örgüt için  önemlidir. İletişim etkenliğinin ve iletişim veriminin sağlanması organizasyonlarda bir iletişim sisteminin kurulmasını gerekli kılar. • Bunlar formel (biçimsel olan) ve informel (biçimsel olmayan) iletişim sistemleridir .

27. ÖRGÜTSEL VE YÖNETİMSEL İLETİŞİM BİÇİMLERİ FORMEL İLETİŞİM • Organizasyonun hiyerarşik yetki yapısı formel iletişim sistemini şekillendirir. • formel iletişim Organizasyon içindeki ve organizasyonun çevresi ile bilgi akışını sağlayan kanalları ifade eder .

28. ÖRGÜTSEL VE YÖNETİMSEL İLETİŞİM BİÇİMLERİ (FORMEL İLETİŞİM) YUKARIDAN AŞAĞIYA DOĞRU (HİYERARŞİK) İLETİŞİM • Organizasyonun hiyerarşik yapısı içerisinde, tepedeki yöneticiden başlayıp, emir komuta zincirini izleyerek aşağıya doğru uzanan iletişimdir . • Yukarıdan aşağıya doğru iletişim genellikle, yalın bir dille,anlaşılır, yoruma yer vermeyecek biçimde yazılı olmalıdır.

29. ÖRGÜTSEL VE YÖNETİMSEL İLETİŞİM BİÇİMLERİ (FORMEL İLETİŞİM) • Belli iş talimatlarını vermek , • İşin anlaşılmasını ve diğer organizasyonel görevlerle ilişkisini beraberinde getirmek, • Uygulama ve süreç hakkında bilgi sağlamak, • Astlara onların performansı için geri bildirim sağlamak, • Örgütün amaçlarıyla ilgili çalışanların sırrı saklaması gerektiği bir görev anlayışı sağlamak.

30. ÖRGÜTSEL VE YÖNETİMSEL İLETİŞİM BİÇİMLERİ (FORMEL İLETİŞİM) AŞAĞIDAN YUKARIYA İLETİŞİM • astların gerekli bilgileri üstlere verme aracı olmaktadır. • Yukarı doğru iletişim genellikle astların verdiği rapor ve tepkilerden oluşur. • öneri ve şikayet kutuları, grup toplantıları gibi yöntemler . • Fiziksel uzaklık ve erişilemezlik, Her kademede bilgilerin değişikliğe uğraması, Amirin davranış ve tutumu, Astın statüsü, Gelenekler.

31. ÖRGÜTSEL VE YÖNETİMSEL İLETİŞİM BİÇİMLERİ (FORMEL İLETİŞİM) YATAY İLETİŞİM • Aynı örgütsel düzeydeki kişi ve bireyler arasındaki iletişimdir. • Çeşitli örgütsel birimler içinde faaliyetlerin etkinliğini ve uyumunu sağlamaktır. • Modern ve büyük organizasyonlarda aşırı iş bölümünün ortaya çıkardığı farklılaşma ve uzmanlaşma, birimler arası uyumun önemini arttırmış ve bu nedenle yatay iletişimin önemi de artmıştır .

32. ÖRGÜTSEL VE YÖNETİMSEL İLETİŞİM BİÇİMLERİ (FORMEL İLETİŞİM) ÇAPRAZ İLETİŞİM • formel iletişim "yukarıdan-aşağıya", "aşağıdan-yukarıya" ve "yatay" biçimde olmak üzere üç şekilde gelişmesinin yanı sıra, bazı durumlarda iletilen bilgi ya da mesajın niteliğine göre çapraz bir yol izlediği durumlardır.

33. ÖRGÜTSEL VE YÖNETİMSEL İLETİŞİM BİÇİMLERİ İNFORMAL İLETİŞİM VE İLETİŞİM KANALLARI • Organizasyonlarda formel yapının eksik kalması nedeniyle, işgörenlerin ihtiyaçlarını karşılamada doğal grupların oluştuğu bilinen bir gerçektir. • İnformel iletişim genellikle dedikodu ve söylenti şeklinde gerçekleşir • Organizasyon içinde informel ilişkiler kendiliğinden bir iletişimin doğmasına yol açmaktadır.

34. ÖRGÜTSEL VE YÖNETİMSEL İLETİŞİM BİÇİMLERİ (İNFORMAL İLETİŞİM VE İLETİŞİM KANALLARI) MERKEZİ MODEL : • otorite ve karar alma inisiyatifinin örgütün en üst yöneticisinde toplanmasını temel alan, geleneksel (klasik) örgüt yapı ve felsefesinde sıkça görülen bir modeldir . • merkezileşme derecesi yüksek, grup tatmini az, kişisel tatmin yüksek ve iletişim hız ve doğruluk derecesi çok yüksektir

35. ÖRGÜTSEL VE YÖNETİMSEL İLETİŞİM BİÇİMLERİ (İNFORMAL İLETİŞİM VE İLETİŞİM KANALLARI) Y MODELİ : • önderlik tatmini, merkezileşme derecesi ve hız çok yüksek, kişisel tatmin ve doğruluk derecesi yüksek, grup tatmini ile haberleşme kanal sayısı ise düşüktür.

36. ÖRGÜTSEL VE YÖNETİMSEL İLETİŞİM BİÇİMLERİ (İNFORMAL İLETİŞİM VE İLETİŞİM KANALLARI) ZİNCİR MODELİ : • Üyelerin birbirine yakınlık derecesine göre işlendiğinden, grubun bazı üyeleri izole durumda kalabilir. • Merkezileşeme derecesi, haberleşme kanalı sayısı, önderlik tatmini, grup tatmini, kişisel tatmin, hız ve doğruluk derecesi yüksek değildir.

37. ÖRGÜTSEL VE YÖNETİMSEL İLETİŞİM BİÇİMLERİ (İNFORMAL İLETİŞİM VE İLETİŞİM KANALLARI) DAİRE MODELİ : • Grupta belirgin bir lider yoktur. Bireylerin herhangi biri iletişimi başlatabilir. • Merkezleşme derecesinin az, haberleşme kanalının ve grup tatmininin orta, önderlik tatmini, hız ve doğruluk derecesinin düşük olduğu bir modeldir.

38. ÖRGÜTSEL VE YÖNETİMSEL İLETİŞİM BİÇİMLERİ (İNFORMAL İLETİŞİM VE İLETİŞİM KANALLARI) SERBEST MODEL : • Tüm haberleşeme kanallarının her zaman ve herkese açık olduğu, herkesin herkese hiçbir kısıtlama olmadan iletişimde bulunduğu bu model demokratik bir modeldir. • Merkezileşme ve önderlik tatmin çok az, haberleşme kanalı sayısı ve kişisel ve grup tatmini çok yüksektir. Ancak, hız ve doğruluk derecesi bu modelde düşüktür.

39. ÖRGÜTSEL İLETİŞİM ARAÇLARI • Örgütsel yapı içerisinde ilişkilerin düzenli ve bilinçli olması kadar, bu ilişkilerin nasıl ve hangi araçlarla gerçekleştirileceği de önemlidir. • Örgütlerde kullanılacak iletişim araçlarının seçiminde, araçların bilgi aktarımını kolaylaştırıcı, mesajın biçimini ve özünü değiştirmeksizin iletici, anlaşılır ve hızlı olmasına dikkat edilmelidir .

40. ÖRGÜTSEL İLETİŞİM ARAÇLARI YAZILI İLETİŞİM ARAÇLARI • Mesajın kalıcı olması isteniyorsa, birkaç basamaktan geçerek iletilecek bilginin geçerlilik ve doğruluğunu yitirmeksizin iletilmesini sağlamak üzere, yazılı iletişim araçları kullanılmaktadır. • Yazılı raporlar- İşletme gazetesi- Broşür ve el kitapları- Afiş, ilan tahtası, bültenlerdir

41. ÖRGÜTSEL İLETİŞİM ARAÇLARI SÖZLÜ İLETİŞİM ARAÇLARI • Herhangi bir konuda işgörenleri aydınlatmak ve bilgi akışını sağlamak amacıyla sözlü bilgi akışını sağlayan iletişim aracıdır. • Sözlü iletişim araçları şunlardır; - Konferans ve seminerler - Görüşme ve toplantılar. -Telefon görüşmeleri.

42. ÖRGÜTSEL İLETİŞİM ARAÇLARI GÖRSEL İLETİŞİM ARAÇLARI • İletişim ve eğitim alanlarında kullanılan ses, resim prodüksiyonları ve bilgisayarla iletişimi içerir. • Bu araçlar, tekniklerin (radyo, teyp, pikap v.b.) görsel (tv, bilgisayar, maket v.b.) kullanılmasıyla gerçekleştirilen iletişimdir.

43. ÖRGÜTSEL İLETİŞİM ARAÇLARI SÖZSÜZ İLETİŞİM • vücut hareketlerini, ses tonu, fısıldama, mimikler ve mesajı gönderen ile alan arasındaki uzaklığı kapsamaktadır. • Bu iletişim şeklinde insanların ne söylediği değil ne yaptığı ön plana çıkar.

44. ÖRGÜTSEL İLETİŞİM ARAÇLARI • Yüz ve beden : Yüzümüzdeki ifade, el ve vücudumuzun duruşu ve göz temasımız . • Bedensel temas : Farklı bedensel temaslar vererek karşımızdakine farklı mesajlar vermeye çalışırız. • Mekan kullanımı : İnsanlar, kendi çevrelerinde oluşturdukları boş mekanlar yoluyla iletişimde bulunurlar. • Araçlar: İletişimde mesaj iletmek için başvurulan yollardan biri de bir takım araçlar kullanmaktır .

45. ÖRGÜTSEL İLETİŞİM ARAÇLARI ELEKTRONİK POSTA • 21. yüzyılda Elektronik Postanın yarattığı fırsatlar ve ileri düzeydeki katma değeri, örgütler için telefon, faks ve diğer iletişim araçları yanında, Elektronik Postanın” da kaçınılmaz bir iletişim aracı olduğu görülmektedir . • Örgüt içinde yaygınlaşan Elektronik Posta kullanımı, dokümantasyon konusunda işletmelere tasarruf sağlamıştır. • Örgütler günümüzde çalışanları ile iletişimi (işletme içi bültenlerini ve gazetelerini) çoğunlukla Elektronik Posta yoluyla gerçekleştirmektedirler.

46. ORGANİZASYONLARDA ETKİN İLETİŞİMİ ENGELLEYEN UNSURLAR • İletişimde engeller olduğu zaman, anlaşmazlıklar olur; bireysel ve örgütsel çatışma ortaya çıkar. • Çatışmaları gidermenin en etkin yolu, insanların birbirleriyle yaşadıkları iletişim kopukluklarını ortadan kaldırarak, anlaşma ve uzlaşma zemini yaratmaktır .

47. ORGANİZASYONLARDA ETKİN İLETİŞİMİ ENGELLEYEN UNSURLAR KİŞİSEL FAKTÖRLER • İletişimin kişisel engelleri gönderici ve alıcının mesajı kodlarken, gönderirken veya kod açarken gerekli dikkati göstermemelerinden kaynaklanan engellerdir. • Mesajın anlamını kasten çarpıtmaktır .

48. ORGANİZASYONLARDA ETKİN İLETİŞİMİ ENGELLEYEN UNSURLAR FİZİKSEL FAKTÖRLER: • Biriyle yüz yüze görüşmemiz mümkün olmadığı zaman fiziksel uzaklık da iletişimin önünde engel oluşturur. SEMANTİK FAKTÖRLER: • Semantik faktörler mesajı formüle etmek için kullanılan sembollerle ilgilidir.Göndericinin mesajı oluştururken kodladığı semboller alıcı için anlam taşımıyorsa etkin iletişim gerçekleşmez .

49. ORGANİZASYONLARDA ETKİN İLETİŞİMİ ENGELLEYEN UNSURLAR ZAMAN BASKISI: • Yeterli zamanın olmayışı, göndericinin mesajı kısa tutmasına sebep olduğundan iletişim eksikliklerine sebep olabilir . ALGILAMADA SEÇİCİLİK: • algılamadaki secicilik olarak adlandırılan bu faktör bazı mesajların veya mesajın bilerek veya bilmeyerek algılanmaması veya yanlış algılanması ile ilgilidir.

50. ORGANİZASYONLARDA ETKİN İLETİŞİMİ ENGELLEYEN UNSURLAR AŞIRI BİLGİ YÜKÜ: • iletişimin başlıca engellerinden biride kişilerin bilgilerle çok fazla yüklü olmalarından dolayı, hangi bilgiye tepki vermenin gerekli olacağını kestirememeleridir.