Personalearbejde i virksomheden Introduktion til ledelse og administration af personale samt HRM HA, 1. lektion Den 5.

1. Personalearbejde i virksomhedenIntroduktion til ledelse og administration af personale samt HRM HA, 1. lektion Den 5. februar 2009 Kjeld Nielsen

2. Virksomhedens personalearbejde Disposition • Afgrænsninger • Teorihistorie • Strategi • Metoder • Empiri

3. Definition på personalearbejde Personalearbejde er alt arbejde i virksomheden, som berører de menneskelige ressourcer, hvor en kerneopgave er at arbejde målrettet med alle forhold som indvirker på de ansattes vilje, evne og mulighed for at gøre en indsats (Grimsø 2005)

4. Personalearbejdets mange opgaver • udformning af personalefilosofi, værdier og mål • udformning af personalestrategier og personalepolitik • arbejds- og organisationsdesign • personaleplanlægning • personaledatasystemer • administration af det sociale ansvar • rekruttering og udvælgelse • kompetenceudvikling • karriereudvikling • løn- og belønningssytemer • pensionsforhold • arbejdsretlige forhold • konflikthåndtering • afvikling af arbejdskraft • information og kommunikation • social- og velfærdsarbejde • arbejdsmiljø, sikkerhed og sundhed • internationalisering (ex udstationering) • personaleøkonomi • kvalitetsledelse • videnledelse • mangfoldighedsledelse • evalueringsopgaver • udredning Kilde: Grimsøe 2005 & Nielsen 2005

5. Personalearbejdets kerneopgaver (1500 personalechefer) • Strategi og organisation • Ressource planlægning • Personaleudvikling • Belønning • Forholdet mellem arbejdsgiver og arbejdstager Kilde: Torrington og Hall 1995 (fra Grimsø 2000)

6. Samfundsudvikling, organisation, arbejdsmarked og personalearbejde • Industri- til videnssamfund • Arbejdsliv (Arbejdsglæde, formel og uformel kontrakt, selvledelse) • Individualisering og fællesskab (Beck) • Personaleomsætning • Flexicurity og kompetenceudvikling • Mangel på arbejdskraft: Fastholdelse og rekruttering, employer branding • Virksomheders sociale ansvar • Mangfoldighedsledelse • Personalefunktion: fra personaleledelse og -administration til HRM-arbejde?

7. Forsknings – og Innovationsstyrelsen 2008

8. Personaleomsætning 2007 (DA 2008)

9. Præstationsligningen P = f(A,M,O) Værdien af personalearbejdet i organisationen? P: Performance A: Ability, M: Motivation, O: Opportunity HRM handler om at bygge bro mellem elementerne A, M, O (Boxall & Purcell 2008) HRM med fokus på ”menneskelig og social kapital”

10. Linjeorganisation og personalearbejdet Topledelse Udviklingsafdeling Produktionsafdeling Salgsafdeling Kilde: Nordhaug m.fl.2004

11. Kombineret linje- og stabsorganisation og personalearbejdet Topledelse Personale/HR-afdeling Økonomiafdeling Udviklingsafdeling Produktionsafdeling Salgsafdeling Kilde: Nordhaug m.fl.2004

12. Personalearbejdets afgrænsning • Personalearbejde er en ledelses- og adfærdsfunktion, som er reguleret af kollektive og individuelle interesser • Administration af ledelsesretten: • match mellem • job og person • arbejdsplads-kvalifikationsstruktur og arbejdsstyrke • 20% af ledelsens arbejdstid går med personalearbejde • Resten af tiden går til øvrige ledelsesopgaver: Virksomhedens administration, drift og udvikling • Ledelsesarbejdet: ad hoc eller strategisk arbejde?

13. Tidsforbrug i personalearbejde mv. i off. sektor (Pct.) • Faglig ledelse • Personaleledelse • Administrativ ledelse • Strategisk ledelse • Andet J. S. Petersen 2007

14. Personalearbejdets organisering • Personaleadministration og -forvaltning • Personaleledelse og – udvikling • Strategisk personaleledelse/personalearbejde Human ressource management (HRM) Strategic human ressource management (SHRM) Nielsen 2008

15. Faser i virksomhedens personalearbejde Human ressource not truly regarded by the board as a source of competitive advantage Personnel Management Personnel Admini-stration Strategic HRM HRM Stage 4 HRM becomes integral to business operations Stage 5 Transition from operational HR to Strategic focus Stage6 Organization becomes a whole system Stage 1 Personneladministration Stage 2 Good Professional practice Stage 3 Effective HRmana-gement Stage 0 No consciousPersonnelManage-ment *********************EMBEDDED PERSONNEL WORK AND HR-MANAGEMENT**************************** Kilde. Paul Kearns 2005:37

16. Virksomhedens personalearbejde I(Trin 0 – 3: Basisarbejdet) Personaleledelse og - administration (industrisamfundet) Er en praktisk tilgang til Anskaffelse At tiltrække, rekruttere, udvælge, Anvendelse Atanvende, udvikle og fastholde, belønne Afvikling At afskedige, fratræde og omplacere Arbejdskraft der tjener produktive formål Ex: Aftalen om kvalitetsreformen juli 2007(mål, rekruttering, fastholdelse, attraktive arbejdspladser, arbejdsmiljø, resultatkontrakter, ledelse)

17. Virksomhedens personalearbejde II(Trin 4 – 6: Styre- og koordineringsarbejde) Human resource management (HRM) (ledelsesfilosofi ividenssamfundet) er en strategisk tilgang til ledelse af beskæftigelses- og personalerelationer, som lægger vægt på at anvende engagerede og kompetente menneskelige resourcer til opnåelse af varige konkurrencemæssige fordele; dvs. gennem en særlig udvikling af integrerede politikker, programmer og praktikker (Frit oversat efter: Bratton og Gold, 2003) Inspirationskilde: Resourcebaseret virksomhedsteori

18. HR-funktionens roller Langsigtet/strategisk fokusering Strategisk partner (Management of strategic human resources) Forandrings-agent (Management of transformation and change) Processer Mennesker Medarbejder-specialist (Management of employee transformation) Administrativ ekspert (Management of firms infrastructure) Dag-til-dag/operationel fokusering Ulrich 1997; Nymark 2003

19. Kjeld Nielsen 2007 Virksomhedens personalearbejde Samfund Arbejdsmarked Organisation MÅL:Virksomhedsstrategi Personalestrategi og - politik Formelt og uformelt personalearbejde Metoder og teknikker Anvendelse Præstationsevne og arbejdsmiljø Anskaffelse Afvikling Personaleplanlægning Signatur Kompetenceudvikling og motivation Belønning og bedømmelse Grundfunktion Styrefunktion Adfærdsfunktion Outputfunktion

20. Centrale begreber i personalearbejdet • Ledelse(mål og strategi, koordinering og arbejdsdeling, ret/magt/autoritet: frihedsgrader i personalearbejdet; personalestrategi og – politik samt evaluering) 2. Regulering fra lovgivning og kollektive aftaler 3. Frihedsgrader på arbejdsmarkedet (Køb og salg af arbejdskraft) 4. Frihedsgrader i arbejdets organisering (Handlende og integrerende individer: ”selvledelse”) 5. Sociale processer i organisation (kontrakter – formelle og uformelle) Kjeld Nielsen, 2008

21. Aktører i personalearbejdet Interne • Øverste ansvarlige – strategisk orienteret? • Personale/HR-chef og - medarbejdere (stab, horisontal arbejdsdeling) • Linieleder (indkøb, salg, produktion etc.) • Arbejdsleder • Tillidsrepræsentant • Medarbejder Eksterne • Organisationer og politikere • Konsulenter Kilde: Kjeld Nielsen 2008

22. Er den HR/personaleansvarlige medlem af direktionen/topledelsen samt uddannelsesbaggrund? Cranet-undersøgelsen 2008

23. Kilde: Cranet-undersøgelse 2008 (fra konferencen)

24. Politik Kilde: Cranet undersøgelse 2008 (92% anvender IT i personalearbejde)

25. Virksomhedens personalearbejde Teorihistorie

26. Scientific management (ca. 1915 – • Det økonomiske menneske • Videnskabelig arbejdsanalyse • Udvælgelse af de bedst egnede folk • Oplæring og videreuddannelse • Individuelt personalearbejde • Præstationsorienterede lønsystemer • Jobanalyser og personalebedømmelse

27. Human Relations (ca. 1924 - • Sociale relationer i gruppen • Interviewprogram • Medarbejdersamtaler • Arbejdsklimaundersøgelser

28. Human resources (ca. 1950 - • Det psykologiske menneske (behov, motivation og kapacitet) • Selvrealisering gennem ansvarliggørelse • Delegering af opgaver/kompetenceudvikle • Jobudvidelse og jobberigelse • Individuelle samtaler • Karriereplanlægning

29. Hård HRM: The matching model of HRM (1984)”…The critical managerial task is to align the formal structure and the human ressource systems (selection, appraisal, rewards and development) so that drive they drive the strategic objectives of the organisation..” (Fombrun m.fl. 1984 s. 37 (Michigan-modellen)) Political forces Mission and strategy Economic forces Cultural forces FIRM Organisation structure Human ressource management

30. Blød HRM (1984) ……...”Human resource management involves all management decisions and actions that affect the nature of relationship between the organisation and its employees – its human resources …………. (Beer m.fl. 1984 (Harward-modellen)) Stakeholders Interests Shareholders Management Employee groups Government Community Unions HR Outcomes Commitment Competence Congruence Cost effectiveness HRM Policy Choices Employee influence Human resource flow Reward systems Work systems Long-term Consequences Individual well-being Organizational Effectiveness Societal well-being Situational Factors Work force characteristic Business strategy and conditions Management philosophy Labour market Unions Task technology Laws and societal values Map of HRM territory

31. Teser om personalearbejdet 1. Ethvert personalearbejde indgår i et samspil mellem mål rationelle og sociale processer 2. Der må sondres mellem virksomhedens overordnede strategi (er) og virksomhedens HR/personalestrategier og samspillet 3. Strategisk personale(ledelses)arbejde bliver især påkrævet, når virksomhederne mangler arbejdskraft/kan ikke fastholde arbejdskraft/nøglemedarbejdere samt ændrer på det teknologiske og organisatoriske samt forretningsmæssige grundlag 4. Reaktiv og proaktiv adfærd i personalearbejdet

32. Virksomhedens personalearbejde Strategier, metoder og empiri

33. Strategibegrebet Organisationsstrategi • Formel og rationel tilgang • Uformel og inkremental tilgang

34. Mintzbergs strategityper: Fra intended til realized strategy (1985) Påtænkt strategi Realiseret strategi Bevidst/tilsigtet strategi Ikke-realiseret strategi Opdukkende strategi (emergerende handlinger) Holt Larsen s. 53, 2005

35. Strategic choice perspektiv på personalearbejde • Frihedsgrader i beslutningsfaser (på organiserings- og personalesiden (eks. programmeringsopgaven) • Usikkerhed i beslutningsgrundlaget (fuld information?) • “HRM cannot be conceptualized as a stand-alone corporate issue”(Bratton og Gold s. 49)

36. Har organisationen en personale/HR-strategi?Pct.Virksomhedsstrategi: 2003: 93% 2008: 95% Rogaczewska m.fl. 2003; Cranet 2008

37. Hvis I har en virksomhedsstrategi, på hvilket tidspunkt i strategiprocessen bliver den personaleansvarlige involveret? Pct. (Kilde:Rogaczewska m.fl. 2003, Cranet 2008)

38. Cranet konferencen 2008

39. Kilde: Cranet – undersøgelsen 2008

40. VIRKSOMHEDENS PERSONALEARBEJDE –Sammenhæng mellem personalestrategier og – politikker og sociale processer KontrolstrategiCommitmentstrategi Kilde: Kjeld Nielsen, 1992

41. Strategisk HRM • Strategisk human ressource management omfatter sociale processer • som forbinder personalearbejdet (human ressource function) med • organisationens strategiske mål med henblik • på at forbedre præstationsevne • Bratton og Gold 2003

42. Strategic HRM - metoder • Integration af HRM i forretnings- og den overordnede strategi • Uddelegering af personaleansvar til linieledelsen i stedet for til personalespecialisterne • Arbejdsmiljømetoder inddrages i (S)HRM • Kompetenceudvikle ledelse på central og decentralt niveau i ”virksomhedens personalearbejde og HRM-filosofier”

43. Human ressource strategi Human ressource strategy defineres som ledelsesmæssige beslutninger inden for personalepolitik og –praktik, mht. at organisere arbejdet, udvælge, kvalificere, vurdere, motivere og kontrollere arbejdere mhp. målopfyldelse Kilde: Bratton og Gold 2003

44. Hvad er danske virksomheder gode/mindre gode/ dårlige til i personalearbejdet? På en skala fra 0 – 5 point i graden af implementering: 1: Har ikke taget stilling – eller har taget stilling og besluttet ikke at beskæftige sig med dimensionen 2. Dimensionen er defineret og område overordnet beskrevet 3. Dimensionen fuldt beskrevet 4. Dimensionen fuldt implementeret 5. Dimensionen anvendes problemfrit i dagligdagen Resultater: A. Ingen dimensioner er opfyldt på scoreintervallet 4,1 - 5 B. Følgende dimensioner scorer på intervallet 3 – 4,1, nævnt i prioriteret rækkefølge: Generel information 4,1 Personaleadministration 4,0 Rekruttering og ansættelse 3,8 Uddannelse og kurser 3,8 Ledelsesinformation 3,6 Ressourceorganisering og allokering 3,6 Kompetenceudvikling 3,6 Tidsrapportering 3,6 Organisationsudvikling 3,5 Incitamentstrukturer 3,3 Projekt- og opgaveoversigt 3,3 Analyser 3,1 Afskedigelse og fratrædelse 3,1 C. Følgende dimensioner scorer på intervallet 2 – 3, nævnt i prioriteret rækkefølge Vision og strategi 2,9 Seniorpolitik 2,6 Personalearbejdets organisering Kilde: Teknologisk Institut 2003: Undersøgelse af HR-funktionen i danske virksomheder

45. Personalearbejdet i empirisk måling ”Bag dimensionens score på 2,9 ligger en stor spredning, hvilket vidner om en stor forskellighed i arbejdet med vision og strategi”. Det kunne være interessant at undersøge hvilke sociale processer der ligger bag denne observation i virksomhederne Får bekræftet kendt viden om personalearbejdet • ”De færreste organisationer måler effekten af deres HR-aktiviteter.. • ” Der er en tendens til, at lønadministrationen i stigende grad bliver outsourcet”. • ”Ved rekruttering af ledere anvendes ofte eksterne konsulenter, mens rekruttering af medarbejdere primært sker via en intern proces mellem HR-funktionen og afdelingsledere.. • Den typiske læringsform er ”learning by doing” Kritiske og nuancerede udsagn: • ”Ledelsen har ofte svært ved at definere egentlige målsætninger for HR-aktiviteterne” • ”Der er en tendens til at informationer til tider kommer i overflod”. • ”Fratrædelser håndteres typisk usystematisk og på ad hoc basis”. • ”Der er fokus på individuel kompetenceudvikling frem for kompetenceudvikling koblet til et større organisatorisk og forretningsmæssigt perspektiv”. • ”Mange arbejder ikke eller kun sjældent projektorienteret, mens andre er opbygget som en ren projektorganisation

46. PERSONALEPOLITIK • Overordnede principper og operative retningslinier • Formel og uformel personalepolitik • Formål (værdigrundlag, standardisering, attraktiv)

47. Kilde: Cranet undersøgelse 2008

48. Personale, arbejdsmarked og samfund i Dk-virksomheder Empiri Svag strategisk funderet personalearbejde Koncentreret ansvar for personalearbejde i linieledelse En skandinavisk klynge af virksomheder med udpræget personaleansvar placeret i linieledelse Forklaringer Lav distance Faglige organiseringer og samarbejdskultur Lovgivning på ansættelses- og afskedigelsesområdet Outsourcering af personalearbejde Kilde: A.R. Rogaczewska, Znaider, R. Larsen H.H.: Hvor bevæger international HRM sig hen? Cranet-projektet 2006

49. Virksomhedens personale- og HR-arbejdeEn dansk model • HRM/SHRM – lidt mere gennem seneste 20 år • Frihedsgrader i personalearbejdet/arbejdet • Medindflydelse og partssamarbejde • Arbejdsmiljøfaktorer (deltagelse, social støtte og netværk, kompetenceudvikling og læring) • Kompetenceudvikling af linieledere i ”Virksomhedens personalearbejde og HRM”