Download
1 / 112
1.2k likes | 1.77k Views
إدارة مؤسسات المعلومات. المحاضرة 5. التوظيف. تعريف التوظيف. التوظيف مجموعة من الفعاليات التي تستخدمها المنظمة لاستقطاب مرشحين للعمل والذين لديهم الكفاءة والتميز والقدرة على المساهمة في تحقيق أهداف المنظمة . إلى أي إدارة ينتمي التوظيف ؟. لماذا يجب الإهتمام التوظيف ؟
E N D
تعريف التوظيف التوظيف مجموعة من الفعاليات التي تستخدمها المنظمة لاستقطاب مرشحين للعمل والذين لديهم الكفاءة والتميز والقدرة على المساهمة في تحقيق أهداف المنظمة. إلى أي إدارة ينتمي التوظيف ؟
لماذا يجب الإهتمام التوظيف ؟ • منع أو التقليل من توظيف الشخص الخطأ (الغير مناسب) والذي سيكلف المنظمة ماديا . • الخسائر الناتجة عن القرارات الخاطئة التي يقوم بها الشخص المعين
ما الذي تقتضيه عملية تعيين الأفراد في المنظمة ؟ دراسة مسبقة ودقيقة للوصف الوظيفي والمواصفات الوظيفية دراسة والتعرف على مصادر الموارد البشرية الأخذ بعين الاعتبار الجانب الأخلاقي في عملية التوظيف.
مهام التوظيف الثمانية • تخطيط الموارد البشرية • استقطاب وتوفير الموظفين • الاختيار • التعريف بالمنظمة • التدريب والتطوير • تقييم الأداء • قرارات التوظيف • انهاء الخدمة
مهام التوظيف الثمانية أولا: تخطيط الموارد البشرية لعملية تخطيط الموارد البشرية ثلاث عناصر هي: • التنبؤ باحتياجات المنظمة من الموظفين. • مقارنة احتياجات المنظمة بموظفي المنظمة المرشحين لسد هذه الاحتياجات. • تطوير خطط واضحة تبين عدد الأشخاص الذين سيتم تعيينهم (من خارج المنظمة) ومن هم الأشخاص الذين سيتم تدريبهم (من داخل المنظمة) لسد هذه الاحتياجات.
مهام التوظيف الثمانية • ثانيا: توفير الموظفين: في هذه العملية يجب على الإدارة جذب المرشحين لسد الاحتياجات من الوظائف الشاغرة. • ستستخدم الإدارة أداتين في هذه الحالة هما مواصفات الوظيفة ومتطلباتها. • من أين أحصل على الموظفين ؟
مصادر استقطاب الموارد البشرية 1- مصادر داخلية المقصود بالمصادر الداخلية هو اعتماد المنظمة على الموارد البشرية المتاحة داخل المنظمة والتي تتوفر فيهم شروط ومتطلبات الوظيفة حيث يتم ذلك من خلال عدة طرق منها: • الترقية • النقل الوظيفي • الإعلان الداخلي • المعارف والأصدقاء
مزايا هذا النوع من التوظيف • رفع الروح المعنوية لدى العاملين وبذلك يتحقق الولاء والإخلاص والاستقرار الوظيفي وهذا بدوره يساعد على تحقيق الأهداف المنشودة. • يوفر هذا المصدر عمالة لديها خبرات في العمل وهذا بدوره يقلل تكاليف التدريب. • المحافظة على القوى العاملة في المنظمة من التسرب في حالة الترقية والتقدم. • المحافظة على السرية خاصة إذا كانت الوظيفة تتطلب ذلك. • تحفيز الموظفين ورفع قدراتهم من اجل الحصول على الترقية.
عيوب هذا النوع من التوظيف • حجب خبرات وأساليب عمل يمكن الحصول عليها من الخارج • قد يتم سوء اختيار العاملين في حالة الترقية • عدد الموظفين المتقدمين للوظيفة يكون محدود وقليل نسبيا. • قد لا تكون المصادر الداخلية بالكفاءة المطلوبة.
مصادر استقطاب الموارد البشرية 2- صادر خارجية من غير الممكن الاعتماد على المصادر الداخلية فقط في التوظيف مما يضطر المنظمة للبحث عن مصادر خارجية والتي تتمثل بما يلي: 1. تقديم طلبات التوظيف والسير الذاتية مباشرة حيث يقوم الأشخاص بالتقدم بطلبات التوظيف أو إرسال السير الذاتية بالبريد أو عن طريق الإنترنت والبريد الإلكتروني. 2. عن طريق الإعلان الإعلان بالصحف أو الراديو والتلفاز وكذلك في المجلات.
مصادر استقطاب الموارد البشرية 2- مصادر خارجية 3- مكاتب توظيف (استشارات) وهي عبارة عن مكاتب متخصصة تقوم بعملية التوظيف بالتنسيق مع المنظمة صاحبة الشان حيث أصبحت هذه الطريقة من طرق التوظيف الفعالة في الوقت الحالي.4. المؤسسات التعليمية للجامعات والكليات والمعاهد الفنية دور فعال في توظيف الخريجين حيث ظهرت علاقة وثيقة بين الجامعات والكليات والمعاهد الفنية مع المنظمات وذلك لاستقطاب الخريجين وخاصة المتفوقين منهم من اجل العمل لصالح هذه المنظمات وتتطلب هذه الطريقة وضع برامج تدريب فعالة .5. النقابات العماليةحيث تعمل هذه النقابات على تامين العمل للأفراد وتساعد على تقليل نسبة البطالة.
مهام التوظيف الثمانية • ثالثا: الاختيار: بعد عملية التوفير، يتم تقييم هؤلاء المرشحين الذين تقدموا لشغل المواقع المعلن عنها، ويتم اختيار من تتطابق عليه الاحتياجات • الاختيار هو انتقاء افضل الأشخاص المرشحين وأكثرهم صلاحا لشغل الوظيفة
ضوابط عملية الاختيار والتعيين • يجب اعتماد مبدأ العدالة والمساواة • تكافؤ الفرص أمام جميع المرشحين • يتم الاختيار على أساس الجدارة والاستحقاق • الضبط عند اختيار الموظفين فالشخص المناسب في المكان المناسب.
خطوات عملية الاختيار • الإعلان عن الشاغر الموجود لدى المنظمة • تلقي الطلبات والسير الذاتية • تصفية الطلبات وحصر المناسب منها • إجراء مقابلات مبدئية • إجراء اختبارات تتفق مع طبيعة العمل
خطوات عملية الاختيار • إجراء المقابلات الرسمية • إجراء المفاضلة بين المتقدمين الذين اجتازوا المقابلة الشخصية • القيام بعملية التوظيف مع فترة تجربة • إعداد العاملين (تدريبهم وتعريفهم على العمل والزملاء) • تثبيت الأشخاص الذين اجتازوا فترة التجربة بنجاح.
اختبارات التوظيفأصبحت كثير من المنظمات تستخدم اختبارات التوظيف حيث أن هذه الاختبارات تساعد على التنبؤ بقدرة الشخص وأداءه في المستقبل. ويجب أن لا يعتمد على هذه الاختبارات بالكلية (بمفردها) في عملية التوظيف بل تكون مساعدة في عملية الاختيار والتوظيف ويمكن استخدام هذه الاختبارات في عملية التوظيف الداخلي ( ترقية الموظفين) والتوظيف الخارجي.
أنواع اختبارات التوظيف اختبارات القدرة على الإنجاز يقيس هذا النوع من الاختبارات مقدرة الشخص على تأدية العمل وخبرته في فنون مهنته. اختبارات الشخصيةيهدف هذا النوع من الاختبارات إلى الكشف عن جوانب شخصية الفرد لمعرفة مدى ملاءمتها لطبيعة الوظيفة. ومن المعلوم انه من الصعب التنبؤ بدقة الجوانب الشخصية مثل الأمانة والصدق … الخ. اختبارات ميول الشخص وتوجهاته يقيس هذا النوع من الاختبارات رغبة وميل الشخص بالقيام بالعمل الذي سيسند إليه ومدى درجة اندماجه مع ذلك العمل. ويساعد هذا النوع من الاختبارات الأفراد على اكتشاف العمل الذي يتناسب مع قدراتهم وميولهم.
أنواع اختبارات التوظيف • اختبار الذكاء (القدرات الذهنية) تقيس هذه الاختبارات القدرات الذهنية والذكاء وطريقة تفكير الفرد لمواجهة مشاكل العمل وصحة الحكم على الأشياء فالهدف هو التعرف على مستوى ذكاء الفرد ومقارنته مع المستوى المطلوب للوظيفة. • اختبار القدرات يقيس هذا النوع من الاختبارات قدرة المتقدم للعمل على التذكر والتعبير والابتكار.
خصائص الاختبار الجيد • استبعاد العبارات الغامضة وان يكون سهل الفهم • أن يكون الاختبار قادر على الحكم على مقدرة الشخص من حيث الكم والنوع • أن يكون الاختبار أمينا في قياس مقدرة الفرد وان يكون معتدل. • أن يتميز الاختبار بالثبات • أن يكون الاختبار صالحا لقياس ما صمم من اجله. • أن يتميز الاختبار بالموضوعية.
مقابلات الاختيار والتوظيفتعتبر المقابلات إحدى طرق الاختيار والتعيين والتي من خلالها يتم التعرف على مدى صحة ومطابقة المعلومات التي قدمها الشخص من معلومات وخبرات من خلال المراحل التي تمت في عملية الاختيار. وبالمقابلة يتم التعرف على الشخص وصفاته التي قد لا يتم بالطرق الأخرى وبالتالي يمكن اخذ قرار فيما إذا كان الشخص مناسب أم لا.
أنواع المقابلات المقابلة التمهيديةيجري هذا النوع من المقابلات للحصول على بيانات ومعلومات أولية ويمكن أن يتم تعبئة طلب التوظيف الخاص بالمنظمة خلال هذه المقابلة.
أنواع المقابلات المقابلة النموذجيةتجري هذه المقابلة عن طريق استخدام نموذج يحتوي على أسئلة صممت للحصول على معلومات ضرورية وهذا النموذج يقدم لجميع المتقدمين للوظيفة ويحقق المساواة للجميع. المقابلة الفرديةيتم اللقاء بالمقابلة بين كل من المتقدم للوظيفة وموظف من قبل المنظمة وفي الغالب ما يميز هذا النوع من المقابلات التفاعل والتركيز الجيد من قبل الطرفين.
أنواع المقابلات المقابلة الجماعية لا يقتصر العدد في هذه المقابلة على شخصين كما في المقابلة الفردية بل يتكون من مجموعة من الأفراد والتي تمثل أحد الأشكال الثلاثة التالية. • متقدم واحد للوظيفة مع اثنين أو اكثر من طرف المنظمة (ممثلين للمنظمة). • مجموعة (اثنين أو اكثر) من المتقدمين للوظيفة مع شخص واحد من طرف المنظمة. • مجموعة (اثنين أو اكثر) من المتقدمين للوظيفة مع مجموعة (لجنة) من الأشخاص من طرف المنظمة.
أنواع المقابلات المقابلة الانفعالية يستعمل هذا النوع من المقابلات لخلق جو من التوتر لدى الأفراد المرشحين ليتعرف على مدى تحمل وطبيعة تصرف الشخص أثناء جو من التوتر وفي ظل وجود مشاكل. المقابلة الموجهة حيث يتم التركيز في هذا النوع من المقابلات على توجيه الأسئلة من المقابل (ممثل المنظمة) وعلى المتقدم الإجابة عن هذه الأسئلة وبالتالي لا يتوفر في هذا النوع من المقابلات المرونة في المقابلة. المقابلة الغير موجهة يتسم هذا النوع من المقابلات بالمرونة في الأسئلة ولا يوجد تقيد بمعلومات محددة يجب الحصول عليها. وهذه الطريقة على العكس من المقابلة الموجهة.
7 نصائح عندما تختار موظفا لمنظمتك التخصص القدرة التوافق الالتزام الشخصية الثقافة اجعله شريكا
رابعا: التعريف بالمنظمة: بمجرد اختيار الموظف يجب أن يتم دمجه بالمنظمة. عملية التعريف بالمنظمة تتضمن تعريف مجموعات العمل بالموظف الجديد واطلاعه على سياسات وأنظمة المنظمة
التهيئة المبدئية التعريف عملية تعريف الموظف الجديد بالمنظمة وتعريف المنظمة بالموظف الجديد، وذلك بهدف تحقيق الفهم والانسجام في المرحلة الأولى من تسلم العمل،إذاتم إتباعه بشكل صحيح سيقلل من جهد أصحاب العمل في التوجيه العملية الخاصة بتعريف الموظف الجديد بمنظمته، أهدافها، وفلسفتها, عملياتها وأنشطتها وكذلك تعريفه بالأنظمة المختلفة، ورؤسائه وزملائه بالعمل وذلك في اليوم الأول للعمل أو الأسبوع الأول. العملية التي يتم بمقتضاها تعريف الموظف الجديد بحقوقه وواجباته في إطار أهداف المنظمة وأنظمتها .
أهمية التهيئة المبدئية التهيئة تجيب على التساؤلات الآتية التي تدور في ذهن الموظف الجديد : • ترى كيف سيكون عمله الجديد؟ • ترى كيف سيكون رئيسه؟ • هل يستطيع التكيف مع الواقع الجديد؟ • هل يستطيع أن يكون علاقات جيده مع الزملاء؟ • هل سيكون العمل مرهقا أم جذابا؟ • كيف ستكون فرصة تقدمه الوظيفي؟ • هل سيجد تعاونا من الرؤساء والزملاء؟ • هل أجواء العمل سارة؟ • هل هناك تعقيدات في أنظمة المنظمة التي ستعمل بها؟ • هل ستتحقق طموحاته وتوقعاته من هذه الوظيفة؟
فوائد التهيئة المبدئية • تطوير نوع من الشعور الإيجابي نحو المنظمة وأنظمتها من قبل الموظفين الجدد. • التخفيف من حدة التوقعات والطموحات الجامحة لدى الموظف الجديد حينما يلمس حقائق الأمور في اليوم الأول لالتحاقه بالعمل. • الاستفادة القصوى من الوقت من جانب الموظف الجديد ورئيسه في العمل نظرا لأن الموظف الجاهل بأمور العمل وأنظمته سيكون كثير التردد على رئيسه للاستفسار والإجابة. • التخفيف من مشاعر القلق لدى الموظفين الجدد. • انخفاض في تكلفة بداية العمل فالموظف الذي اخذ جولة تعريفية على المنظمة في اليوم الأول لعمله سيكون اقل ارتكابا للأخطاء في بداية عمله وهذا ما ينعكس على التكاليف التي يمكن أن تتحملها المنظمة . • ازدياد كفاءة وفاعلية الموظف الجديدنظرا لمعرفته لأمور من حوله، مثل معرفته للجهة المعنية بتلبية احتياجات العمل، كيفية الاستفادة من تسهيلات العمل المتاحة في أماكن غير منطقة عمله مثل الحاسب الآلي، آلات التصوير، التليفونات، الفاكس. • التهيئة المبدئية تكسر حدة القلق وهذا مما يؤدي إلى زيادة الثقة في النفس وارتفاع كفاءة الفرد في العمل الأمر الذي ينعكس لاحقا على نسبة دوران العمل أو كثرة الغياب.
طرق التهيئة المبدئية الكتب والنشرات وأدلة العمل. الأفلام التسجيلية. جولة على مباني ومنشآت المنظمة ومكان العمل.
التوجيه: إرشاد وتحفيز الموظفين باتجاه أهداف المنظمة.
تعريف التوجيه • هو الكيفية والأسلوب الإداري الذي يستطيع من خلاله الرئيس دفع مرؤوسيه للعمل بأقصى طاقاتهم في إطار يحقق من خلاله إشباع رغباتهم وتحقيق أهدافهم الشخصية • عناصر التوجيه: • إصدار الأوامر • حفز العاملين وحثهم على تنفيذ الأوامر
أولا: إصدار الأوامر ينبغي مراعاة التالي • أن تكون الأوامر واضحة للمرؤوسين • أن تتفق مع طاقات وقدرات المرؤوسين والموارد المتاحة لهم • أن تكون موضوعية مرتبطة بمتطلبات واحتياجات الموقف • صيغة الأمر • طريقة إلقاء الأمر • تبرير الأوامر والتعليمات
أنواع الحوافز الحوافز المادية الحوافز غير المادية (المعنوية) مزيج من الحوافز المادية والمعنوية الحوافز الفردية الحوافز الجماعية
الإشراف الإداري الوظيفة الإدارية الخاصة بملاحظة جهود الآخرين وتوجيههم لإنجاز العمل
تعريف الإشراف هو التـوجيه والرقابـة لكـل ما يدور فـيمجـال الـعمــل مـن أنشـطـة إدارية وتنفيذية بغرض تحقيق أكبر قدر من الإنتـاجيـة بأقل التكـاليـف فـي الموارد البشرية والمادية.
أهمية الإشراف الإداري • ارتباطه بتحقيق الأهداف للمنشأة . • ارتباطه ببناء الخطط وتحديد البرامج المستقبلية . • ارتباطه بتقويم الأداء الفردي والمؤسسي . • ارتباطه بالتوجيه والرقابة وحل المشكلات . • ارتباطه الوثيق بعملية التنظيم .
أهداف الإشراف • مساعدة الإدارة العليا على التأكد من أن الأداء في كافة إدارات وأقسام المنشأة يتم تنفيذه وفق الخطط والسياسات الموضوعة . • التأكد من أن وسائل الإشراف موحدة في كل الوحدات. • اكتشاف الانحرافات أثناء التنفيذ في الوقت المناسب . • المساعدة في تحقيق التنسيق والتعاون بين الإدارات والأقسام والوحدات على نطاق المنشأة.
أهداف الإشراف 5 تطبيع سلوك الفرد في المنشأة على نمط مؤسسي معين وفق يقصد بها القيم والمعايير التي تضعها الإدارة العليا والإدارات التنفيذية مما يساعد على التحكم في التصرفات والسلوكيات داخل العمل 6. تزويد المرؤوسين بالمعرفة المطلوبة عن واقع أداءهم والمهارات والخبرات التي يحتاجونها لتطوير أداءهم بصورة مستمرة . 7. مساعدة الإدارة العليا في عملية التخطيط واتخاذ القرارات السليمة في المستقبل . ما هي واجبات المشرف ؟ (توجيه – رقابة – تدريب - قيادة )
مهاموواجبات المشرف • أولا: الواجبات العامة • إعطاء التوجيهات العامة والتعليمات الواضحة اللازمة لأداء العمل . • المراقبة والإشراف على المرؤوسين . • تدريب المرؤوسين أثناء العمل . • تكوين علاقة إنسانية مع المرؤوسين فيما بينهم تكون مبنية على أساس الثقة المتبادلة والفهم المشترك . • قيادة فريق العمل لتحقيق أهداف المنشأة .
ثالثا:الواجبات المتعلقة بالمرؤوسين • تطوير مهارات وقدرات المرؤوسين . • تفويض المسؤوليات للمرؤوسين . • حل المشكلات الناشئة بين المرؤوسين . • تحفيز المرؤوسين لتطوير الأداء وتحسينه . • العناية بشؤون المرؤوسين من إجازات وترقيات . • حفظ النظام أثناء العمل وفق الضوابط السلوكية المعمول بها في المنشأة . • تقييم أداء العاملين .
رابعا: الواجبات المتعلقة بالرؤساء والزملاء • تطبيق السياسات العامة للمنشأة . • تحمل المسؤولية بالنسبة للعمل في القسم الذي يشرف عليه • التعاون مع الزملاء في الأقسام الأخرى • المرونة في تقبل نقل وإحلال المرؤوسين
المشرف هو • الذي يعمل مع مجموعة من الناس • ينفذ العمل بواسطة الآخرين • يتحمل مسئوليات العمل الذي يشرف عليه • لديه صلاحيات وسلطات على الموظفين
كيف تكون مشرفاً فعالاً ؟ • معرفة ذاتك. • معرفة مرؤوسيك. • معرفة طبيعة العمل الذي تشرف عليه. • معرفة طبيعة العمل الإشرافي
