EDI in de praktijk

1. EDI in de praktijk Amsterdam 11 september 2007

2. Agenda • Algemene introductie (optie) • Ervaring vanuit de praktijk

3. Algemene introductie (optie)

4. EDI, waar praten we over? • EDI staat voor Electronic Data Interchange. • Een overkoepelend begrip voor: geautomatiseerde, elektronische uitwisseling van gestructureerde en genormeerde berichten tussen computers van verschillende partijen in de keten

5. EDI onderwerpen • communicatie (via FUeB) • berichten (pricat,ordrsp, slsrpt) • artikelidentificatie (EAN-codering) • ‘elektronische adressen’ (ILN) • artikelcoderingen (WWS-profiel)

6. EDI, communicatie FUeB FUeB Bedrijfsnetwerk / -applicaties Vertaling / communicatie EDI / XML berichten Communicatie- netwerk

7. 1 2 3 Ontvanger 4 Leverancier 5 6 7 8 Elektronische berichten EDI-pilot Mode EDI-pilot Mode EDI-pilot Mode • Soorten berichten • Pricat = Artikelstamdata • Ordrsp = Order(bevestiging) • Ordchg = Orderaanpassing • Desadv = Pakbon • Invoice = Faktuur • Slsrpt = Doorverkoopcijfers • Invrpt = Voorraadgegevens • Orders = Order (nos)

8. EDI-projecten EDI-projecten vragen naast invoering van technologie ook om: • aanpassing van de werkprocessen en informatievoorziening • begeleiden van mensen • overleg met betrokken bedrijven (leveranciers) • ….. …en bovenal projectmanagement

9. Elektronische communicatie; activiteiten op 4 niveaus Bedrijf A Bedrijf B ‘Afspraken’ Processen / workflow EDI / EDIFACT Transacties / berichten Communicatie(infrastructuur)

10. ISO de EDIFACT Standaard normering • ISOInternation Standarization Organisation sinds 1947 standaarden vastleggen. • Edifact is een manier van elektronische gegevens uitwisselen op basis van een verzameling ISO-normen.Partners wisselen gegevens uit op bases van de EDIFACT norm indeling: Dit zijn vaste omschrijvingen voor berichten 1) PRICAT (Prijs/Verkoop Catalogus) 2) ORDRSP (Order opdrachten) 3) DESADV (Despatch Advice,Pakbonnen) 4) INVOIC ( Invoice Facturen) 5) SLSRPT (Sales Report verkooprapporten) 6) INVRPT ( Voorraad bericht)

11. GS-1 en EAN nummers • De organisatie die over ruim 140 landen de het European Article Numberings systeem bewaakt en ook in NL de nummers uitgeeft. • EAN 13 ( aantal code nummer posities). • In deze EAN code altijd nummers opgenomen voor aanduiding: Artikel en kleurnummer Maataanduiding In- en verkoopprijs Artikelaanduiding Goederengroep nummer

12. XML en andere berichten soorten • Voor het elektronische uitwisselen kunnen er ook andere standaards gebruikt worden. • Bijvoorbeeld XML of zelfs gewone Flat files in CSV of anders. (Daar hebben we het nu niet over!)

13. Ervaring vanuit de praktijk

14. Randvoorwaarden voor goede EDI toepassing (Leverancier-Retailer) • Automatiseringssysteem (orders/goederen). • Importeer programma voor de data en een MessagingCenter ,via provider zoals bijvoorbeeld Indicia/Pranke,BTE,Egate,Tie of FashionUnited eBusiness, etc.). • Breedband verbinding met email (safe!). • Kennis rondom Windows toepassingen. • Projectleider en/of team EDI. • Gebruik standaard codering (EAN). • Hebben van een uniek ILN / GLN (Global Location nummer (verstrekking via GS-1).

15. Nut van EDI toepassing! • EDI berichten versturen is géén doel op zich maar een middel om een samenwerking eenvoudig te kunnen faciliteren! Belangrijkste nut is komen tot winst maximalisering: 1) Gemak bij orderproces • invoeren stam data, verwerking orders, re-orders, NOS etc. (Snelheid!) 2) Gebruik voorprijzen en mogelijk ook de leveranciers etiketten 3) Monitoring van de leverancier op de verkoop (benchmark omgeving en dagelijks) 4) Ingrijpen en ondersteunen bij verkoop (indien is afgesproken, soms zelfs voorwaarde EDI gebruik) 5) Beter advies bij nieuwe inkoop op basis bench afzetmarkt en het verkoop resultaat van de individuele klant 6) Administratieve en logistieke afhandelingen (afletteren van de elektronische pakbon en factuur)

16. Organisatorische veranderingen: • Van manuele invoer naar snelle geautomatiseerde invoer geeft in het begin onrust! Werken met bijvoorbeeld meerdere actieve “Windows” i.p.v. vertrouwde papier. Als er fouten worden gemaakt zijn ze vaak heftiger, juiste en snellere correctie noodzakelijk, orderen op filiaal niveau met een GLN nummer. • Eigen coderingen niet meer leading! • Extra aandacht bij binnenhalen (boeken) van de orders en goederen, in relatie tot filiaal, seizoen en compleetheid gegevens. • Andere systematiek bij orderen, de status orders en het bijhouden van budgetten. • Niet iedere leverancier doorloopt het proces op dezelfde manier, kunnen omgaan met kinderziektes. • Verantwoordelijke benoemen voor gehele proces is noodzaak! EDI toepassingen vragen specifiek IT gevoel bij medewerker(ster). • Andere controle mechanismen noodzakelijk, setcodes kunnen ontbreken, soms zijn ze versleuteld in EAN code.

17. Aandachtspunten per soort bericht! PRICAT: • Niet iedere leverancier kan een PRICAT bericht sturen. • Moment van beschikbaarheid niet altijd gelijk aan het fysieke order moment. • Niet elke leverancier kan een order gelijke PRICAT aanleveren (soms wel 20mb). • Inhoudelijk dient de PRICAT gevuld te zijn, de controle is de verantwoordelijkheid van de retailer. • De “mapping” interne kleur en groepscodering dient te gebeuren met de PRICAT • Géén juiste “mapping” vertragingen en onleesbare sales rapportages • PRICAT kan nooit alle details vermelden die evt. gewenst zijn (zelf verrijken noodzakelijk, bijvoorbeeld extra omschrijvingen artikel). • Meerwaarde FashionUnited eBusiness Tools voor alle betrokkenen! • Sales analyses binnen eigen systeem kunnen onbetrouwbaar zijn bij onjuiste “mappingen”!

18. Aandachtspunten per soort bericht! ORDRSP: • Geen Pricat geen order verwerking. • Controle op aantal, in- en verkoopprijzen etc. • Boeken op het juiste filiaal. • Binnenhalen op juiste verkoopseizoen. • Tip: Controleer via steekproeven de juistheid van de EDI orders met papieren order bevestigingen! • Dubbel binnenboeken kan snel gebeuren! • Maak print van binnengekomen bericht en vermeld nummer en dag van verwerking. • Noteer de ordernummers van de leverancier voor controle binnenkomende orders. • Versturen gebeurt tussen dag 1 en 3 maanden.

19. Aandachtspunten proces per soort bericht! DESADV: • Dit is de werkelijke levering! Controleer de pakbonnen zeker in begin goed met facturen. • Bij filialen krijg je dus per filiaal pakbonnen en administratie! • Zorg dat de documenten overzichtelijk in een map gaan, om later te controleren en matchen met de orders en facturen! Dit is later ook een controle bij verkeerde inboekingen (bijv. niet gekocht, te hoge inkoopprijs ,Duitse prijzen). • Boek pas definitief in wanneer de goederen er fysiek zijn (let op omzetsnelheid).

20. Aandachtspunten per soort bericht! INVOIC: Voorlopig niet gebruiken! In een later stadium bij het bekend zijn met de procedures, controles en correcties bij het verwerken van orders via EDI geeft dit zeker een belangrijk extra winstpunt in het proces!

21. Aandachtspunten per soort bericht! SLSRPT: • In het Pilot traject verplicht! • Bij sommige leveranciers randvoorwaarde EDI toepassing. • Standaard coderen ook hiervoor een must! • Instellingen zijn systeem afhankelijk, meestal elke dag sales rapport e-mail naar leverancier. • Niet iedere leverancier kan (nu) sales rapporten goed bundelen en lezen! Hier ook duidelijke meerwaarde producten FUEB!

22. Aandachtspunten per soort bericht! INVRPT: • Zeer belangrijk in combinatie met sales rapporten, vooral bij interfiliaal verkeer! • Fabrikant die afspraken maakt voor juiste voorraden op de verkoopvloer, bijleveren NOS artikelen, of terugname goederen kan niet zonder dit bericht!

23. Pre Prising Een belangrijk logistiek winstpunt is te behalen uit het gebruik van de fabrikanten prijskaartjes! De praktijk leert dat klanten niet zo moeilijk doen, de verkoop moet anders leren lezen en kijken en wennen aan het idee dat er soms meer prijzen op staan! Check bij binnenkomst van goederen aan de kassa, door direct een steekproef te nemen. Scannen of de gegevens kloppen met wat in de kassa bekend is! (Is de DESPADV al verwerkt via binnen melding?)

24. Vragen?

25. Begrippenlijst

26. Links • www.mssketendigitaal.nl • www.gs1.nl • www.fashionunited.com/ebusiness/ • www.modint.nl • www.aca.nl • www.unisoft.nl • www.profashionall.nl • www.easypos.nl