Carte Achat V1.4 23 juin 2009

1. Carte Achat V1.4 23 juin 2009 CNRS – Projet BFC Établissement

2. Avant propos Ce document a pour but de présenter les procédures de traitement de la carte achat et du traitement du fichier envoyé par BNPP. Ce document fait référence aux manuels utilisateurs : • Manuel d’utilisation Dépenses – Carte achat • BFC-MUT-DEP-Carte achat • http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/documentation.htm • Manuel d’utilisation Suivi des flux entrants • BFC-MUT-Traitement des rejets-Annexe.xls • http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/documentation.htm Ce document fait aussi référence au support de formation NOUBA ROP Carte achat • http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/Formation/formation.htm

3. Introduction Pour commencer • Présentation des animateurs • Et vous !Un tour de table ? • Signez la feuille de présence • Voici • les supports de formation

4. IntroductionPour ne rien oublier… • Pensez à prendre des notes sur votre mémento de formation ! • N’hésitez pas à poser vos questions. Nous répondrons en séance ou la réponse sera envoyée par mèl plus tard

5. Introduction Objectifs de cette formation • Expliquer le fonctionnement du flux dépenses Carte achat sur NOUBA et sur BFC • Analyser les erreurs d’intégration du relevé Carte achat (ROP) • Compléter les factures/avoirs Carte achat pour permettre leur comptabilisation dans BFC A la fin de ce cours, vous serez en mesure de :

6. Concepts et ProcessusCarte Achat dans BFC 1

7. Sommaire • Introduction à l’Interface Carte Achat • Éléments de compréhension fonctionnelle • État de synthèse des factures • Pièces comptables Carte achat • Outil de suivi de la Carte achat (BW)

8. Introduction à l’interface Carte Achat

9. Utilisation de la Carte achat Utilisation de la carte achat 2 Paiement FOURNISSEUR BNPP 1 Achat CNRS 3 Relevé d’opération dématérialisé Remboursement 4 Intégration dans BFC

10. Contexte et Objectif • Carte Achat : carte bancaire classique, achats auprès de n’importe quel fournisseur acceptant les cartes VISA. • Carte achat : offre de service aux laboratoires pour faciliter les menues dépenses et les achats en ligne. • But de la carte achat : simplifier les flux avec les fournisseurs • Achats par le biais d’une carte nominative • Réception d’autant de factures que de transactions • Le fournisseur est payé directement par BNPP à chaque transaction • Plate Forme de Banque • Achats avec paiement différé • Diminution des avances à faire • Ré éclatement par DR • Paiement centralisé une fois par mois

11. Eléments de compréhension fonctionnelle

12. Les flux Carte achat XLAB BFCE DA Commande carte achat Commande Facture/Avoir payé Paiement globalisé mensuel Facture/Avoircomptabilisé Plateforme de Banque Comptabilisation en masse NOUBA Facture/Avoir comptabilisé Commande carte achat Facture/Avoir planifié pour ctrl en arrière plan  Facture/Avoir carte achat ROP Facture/Avoir Erroné Rapprochement commandes et ROP Planification en arrière plan BW

13. Traitement du ROP • Import du ROP dans NOUBA (quotidien) • Import des commandes dans NOUBA (quotidien) • Rapprochement dans NOUBA des factures ROP avec les commandes (quotidien) • Intégration dans BFC des factures ROP mises à jour des commandes (mensuel) • Traitement des erreurs pour les factures non intégrées par BW • Traitement des factures intégrées et non comptabilisées par MIR6 • Comptabilisation en masse des factures ROP (quotidien) • Paiement du ROP (mensuel)

14. Les flux Carte achat • Flux Intégration commande Xlab • La commande Carte achat sur Xlab est prévisionnelle, monoligne, avec un n° Carte Achat  Aucun contrôle spécifique n’est effectué sur BFC • Flux Intégration ROP • Le porteur de carte effectue un achat chez un fournisseur • BNPP paye le fournisseur • NOUBA alimente chaque jour le fichier ROP des factures Carte achat par DR et par mois de relevé en se connectant à BNPP • NOUBA enrichit le fichier ROP : rapprochement entre les commandes BFC et le ROP • En fin de mois après validation du gestionnaire, NOUBA envoie le fichier à BFC via l’EAI • ROP intégré dans BFC : autant de factures / avoirs que de transactions dans le ROP • Les factures/avoirs BFC sont traités et partent en proposition de paiement • Flux Retour facture vers Xlab • BFC envoie la facture avec la date de prise en charge (comptabilisation en masse) • BFC renvoie la facture avec la date de rapprochement (paiement)

15. Mode opératoire de NOUBA au paiement BNPP (1/4) Jour 1 …Jour … Jour 2 Jour 3 0h30 23h 23h B F C B F C BFC Analyse résultat comptabilisation DR Comptabilisation en masse DR Intégration des factures Carte achat DR N O U B A Rapprochement pour transfert DR

16. Mode opératoire de NOUBA au paiement BNPP (2/4) Jour 1 – NOUBA (au plus tôt le 5 du mois suivant le mois du ROP CA) • L’utilisateur lance le rapprochement pour transfert Jour 2 - BFC • 0h.. : Transfert de NOUBA vers BFC des factures Carte achat • 2h.. : Transfert des factures Carte achat de BFC vers BW • 23h : Comptabilisation en masse des factures Carte achat planifiées pour contrôle en arrière plan Jour 3 - BFC • L’utilisateur corrige par la Synthèse des factures celles en erreur et les replanifie pour contrôle en arrière plan • 23h : Comptabilisation en masse des factures Carte achat planifiées pour contrôle en arrière plan

17. Mode opératoire de NOUBA au paiement BNPP (3/4) Mois Jour Jour Jour Jour 23h 18h 23h 23h 1h 23h 1h 23h Analyse proposition DR Paiement mensuel Carte achat DRxx Proposition de paiement Carte achat DRxx Comptabilisation en masse DRxx

18. Mode opératoire de NOUBA au paiement BNPP (4/4) Jour … – BFC • L’utilisateur corrige les factures en erreur et replanifie pour contrôle en arrière plan • 23h : Comptabilisation en masse des factures Carte achat Jour suivant - BFC • < idem jour précédent > Jour précédant le paiement mensuel Carte achat - BFC • 1h : proposition de paiement • 23h : Comptabilisation en masse des factures Carte achat Jour du paiement mensuel Carte achat - BFC • 1h : proposition de paiement • 18h : paiement mensuel Carte achat • 23h : Comptabilisation en masse des factures Carte achat

19. Caractéristiques Facture Carte achat dans BFC • Auteur de facture = celui de la commande • Destinataire de paiement divergent = BNPP Un traitement automatique quotidien renseigne BNPP en destinataire de paiement autorisé pour tout nouveau fournisseur • Date de pièce = date du ROP (dernier jour mois) Reportée sur la pièce comptable • Mode de paiement F (spécifique Carte achat) • Taux de TVA hérité de la commande (non transmis par BNPP) • Mono-poste de commande

20. Caractéristiques de la Comptabilisation en masse • Traitement quotidien (nuit) qui enregistre les factures ROP (Carte logée et Carte achat) • Contrôles spécifiques Carte achat • Présence n° Carte achat sur la commande • Commande non rejetée • Destinataire paiement divergent renseigné et égal à BNPP • En cas d’urgence : possible de lancer cette comptabilisation en masse depuis le portail BFC Menu « Dépenses/Prise en charge des dépenses/Prise en charge fact. ROP » • Recalcul : HT poste facture = TTC moins TVA facture

21. Comptabilisation en masse en ligne : en cas d’urgence seulement ! • Dans certains cas la DR ne peut pas attendre le lendemain matin pour comptabiliser ses factures/avoirs : procédure d’urgence à utiliser avec parcimonie,seulement dans les derniers jours du mois avant le paiement : Menu « Dépense/Prise en charge des dépenses/Prise en charge en masse fact. ROP »

22. Comptabilisation en masse en ligne : Différencier Carte achat de Carte logée ! • Avant d’exécuter la transactionIl faut impérativement renseigner : • - Date du document égale à la période du ROP à traiter (dernier jour mois ROP) • - Référence au ROP Carte achat : CA + n°de la DR + * (ex : CA14*) • - Domaine d’activité correspondant à la DR (ex : 0014)

23. Erreurs Carte achat dans BFC • Erreurs empêchant la création de facture à l’intégration du ROP dans BFC  Visualisables dans BW (cf. chapitre BW) Modes opératoires associés à ces erreurs décrits dans l’annexe du manuel d’utilisation Suivi des flux entrants « BFC-MUT-Traitement des rejets-Annexe » • Erreurs n’empêchant pas la création de facture à l’intégration du ROP dans BFC  Visualisables dans la Synthèse des factures (cf. chapitre Synthèse des factures) Menu « Dépenses/Prise en charge des dépenses/Prise en charge fact.achat » Modes opératoires associés à ces erreurs décrits dans le manuel d’utilisation Carte achat.

24. Erreurs ne permettant pas la création de factures/avoirs dans BFC (BW) • fournisseur paramétré pour la carte achat inexistant ( contacter assistance BFC) • facture en devise autre que l’Euro ( contacter assistance BFC) • facture correspondant à un type de transaction non autorisé (cotisation carte, commission et tarification globale, forfait facture électronique) ( contacter assistance BFC) • facture ou avoir déjà intégré ( ras) • division non renseignée ou incorrecte ( contacter assistance BFC) • division du ROP n’appartient pas au domaine d’activité du ROP ( contacter assistance BFC)

25. Erreurs à la comptabilisation en masse dans BFC • Tiers paiement divergent de la facture différent du tiers paiement divergent paramétré pour Carte achat ou absent : mettre le tiers de paiement divergent • Tiers paiement divergent BNPP absent de la fiche fournisseur :  Attendre le lendemain que le traitement automatique mette à jour la fiche fournisseur avec le tiers paiement divergent Carte achat. • Commande sans n° carte achat : rejeter la commande vers Xlab pour demander l’ajout du n° carte achat • Commande rejetée : Xlab doit renvoyer la commande corrigée • Facture en référence au fournisseur 9999999999 : renseigner référence commande et poste commande, et autres impacts (cf. chapitre Synthèse des factures) • Avoir sans référence facture : renseigner la référence de la facture comptabilisée • Facture en écart TVA par rapport à la commande : renseigner le taux de TVA correct sur le poste facture

26. État de synthèse des factures

27. Dépenses/Prise en charge des dépenses/Prise en charge fact.achat /Synthèse des factures (1/8) Dans la zone « Texte d’en-tête du document », on indiquera la référence au ROP : CA + n°de la DR + * (ex : CA20*) La date du document permet de cibler un seul ROP et correspond à la date du ROP : en général les dates des ROP sont soit le dernier jour du mois soit le premier jour du mois suivant

28. Synthèse des factures (2/8) • Affichage des factures qui seront intégrées dans la nuit

29. Synthèse des factures (3/8) 2 Affichage de toutes les factures

30. Synthèse des factures (4/8) La facture est en attente de premier traitement statut Prévu pour le contrôle en arrière plan, on peut aller la modifier par le biais du crayon (à ne pas faire). La facture est erronée après le premier traitement statut Erroné On peut aller la modifier On peut visualiser les messages d’erreur Un enregistrement en arrière plan doit être planifié

31. Synthèse des factures (5/8) La facture a un statut OK, deux solutions s’offrent alors à l’utilisateur : Soit elle est en statut enregistré et elle pourra être payée, on peut la consulter en cliquant sur les lunettes Soit elle reste en statut erroné car on vient de la corriger et elle doit repasser ensuite par le traitement de comptabilisation en masse qui reste prévu en arrière plan En cliquant sur ce bouton on planifie le contrôle en arrière plan LES FACTURES DOIVENT TOUTES PASSER DU STATUT « Prévu pour le contrôle en arrière plan » ou « Erroné » AU STATUT « Enregistré »

32. Synthèse des factures (6/8) Il est impératif de maintenir la facture après sa modification et de planifier le contrôle en arrière plan. • Cliquer sur maintenir dans la facture • Cliquer sur planifier le contrôle en arrière plan dans la synthèse de facture 1 2

33. Synthèse des factures (7/8) • Ou valider la facture modifiée en statut maintenu et on planifie le contrôle en arrière plan du même coup. NB : Il est toujours possible de revenir en modification sur une facture déjà modifiée

34. Synthèse des factures : différents cas de factures (8/8) Voici les cas expliqués dans les pages qui suivent : • Facture intégrée sur fournisseur 9999999999 • Facture intégrée en référence à la commande • Avoir intégré sur fournisseur 9999999999 • Avoir intégré en référence à la commande • Facture avec écart de TVA

35. Facture intégrée sur fournisseur 9999999999 (1/4) Si la commande n’est pas trouvée (le ROP ne comporte pas le bon n° de commande ou la demande d’achat n’a pas encore été transformée en commande ou la commande est supprimée de BFC) ou si la commande est soldée, le fournisseur 9999999999 est mis en référence lors de la création de la facture

36. Facture intégrée sur fournisseur 9999999999 (2/4) Lorsqu’une facture est intégrée avec la référence fournisseur 9999999999, il faut suivre la procédure suivante: • Renseigner manuellement la référence commande sans oublier le numéro de poste 1 3 2

37. Facture intégrée sur fournisseur 9999999999 (3/4) • Modifier le fournisseur (BNP Paribas) associé par défaut 1 Fournisseur BNPP 2 Fournisseurcommande

38. Facture intégrée sur fournisseur 9999999999 (4/4) • Renseigner la zone destinataire de paiement dans l’onglet paiement (avec la référence BNPP), l’étape précédente ayant fait apparaître la ligne Destinataire de paiement divergent dans l’onglet Paiement. 1 2 Référence BNPP

39. Facture intégrée en référence à la commande Si la commande est trouvée, la facture est créée avec pour référence un seul poste de commande.

40. Avoir intégré sur fournisseur 9999999999 (1/5) Si l’avoir n’a pas été rapproché de la commande dans NOUBA le fournisseur 9999999999 est mis en référence lors de sa création

41. Avoir intégré sur fournisseur 9999999999 (2/5) Lorsqu’un avoir est intégré avec la référence fournisseur 9999999999, il faut suivre la procédure suivante: • Renseigner manuellement la référence commande sans oublier le numéro de poste 1 3 2

42. Avoir intégré sur fournisseur 9999999999 (3/5) • Modifier le fournisseur (BNP Paribas) associé par défaut 1 Fournisseur BNPP 2 Fournisseurcommande

43. Avoir intégré sur fournisseur 9999999999 (4/5) • Renseigner la zone destinataire de paiement dans l’onglet paiement (avec la référence BNPP), l’étape précédente ayant fait apparaître la ligne Destinataire de paiement divergent dans l’onglet Paiement. 1 2 Référence BNPP

44. Avoir intégré sur fournisseur 9999999999 (5/5) 4. Renseigner la facture enregistrée dans l’onglet paiement. 1 2 N° facture enregistrée

45. Avoir intégré en référence à la commande (1/2)

46. Avoir intégré en référence à la commande (2/2) Afin de comptabiliser un avoir intégré en référence à la commande, il faut renseigner la factureenregistrée à laquelle il fait référence dans l’onglet paiement 1 2 N° facture enregistrée

47. Facture avec écart de TVA (1/3) Si la facture a un montant TVA tel que (HT + TVA = TTC) et si le taux TVA n’est pas Exonéré ou Non déductible, alors elle est comptabilisée (même si montant TVA différent de HT*TxTVA).

48. Facture avec écart de TVA (2/3) Si la facture a un montant TVA tel que (HT + TVA = TTC) mais si le taux TVA est Exonéré, alors elle n’est pas comptabilisée (cf. message erreur bas de page).

49. Facture avec écart de TVA (3/3) Si la facture a un montant TVA tel que (HT + TVA = TTC) mais si le taux TVA est Non déductible, alors elle n’est pas comptabilisée (cf. message erreur bas de page).

50. Annexe : Données ROP de l’onglet Note en-tête Facture 1ère ligne : Code labintel - Division 2ème ligne: Division / N° commande Xlab 3ème ligne: 4 derniers chiffres N° Carte achat / Date fin validité carte / Nom du porteur 4ème ligne: Nom / Ville / Pays / n° SIRET du fournisseur 5ème ligne: Date du relevé / Date transaction 6ème ligne: Type de transaction ROP / Montant transaction en devise d’origine / Devise d’origine / N° d’autorisation