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Organisation personnelle du travail

Organisation personnelle du travail. Conduire & Animer une réunion Prendre la parole en public. Vidéo. A.T. P.N.L. Animer. Tests. Réunions. Outils. Public. Écouter. Formation. Conduire & Animer une Réunion. Conduire & Animer une Réunion. Introduction

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Presentation Transcript

  1. Organisation personnelle du travail • Conduire & Animer une réunion • Prendre la parole en public Vidéo A.T. P.N.L. Animer Tests Réunions Outils Public Écouter

  2. Formation Conduire & Animer une Réunion

  3. Conduire & Animer une Réunion • Introduction • La réunion : un événement maîtrisé • Mettre en œuvre une méthodologie adaptée à l’objectif de la réunion • La réunion : processus humain • Schéma et Outils

  4. Ordre du jour • Groupe • Valoriser la pertinence • Réunion • Maîtriser le déroulement

  5. Groupe & Expérience • Introuvable ! • Mise en place du groupe spontanée … • (Trop) Fréquent ! • Incapacité du groupe à produire • Problèmes internes • Problèmes relationnels • Forte personnalité • Faible écoute

  6. Groupe & Conditions • Générer l’environnement propice à la production de groupe • Clarifier les règles du jeu • L’équipe « centre d’intérêt » n’en est pas moins transversale

  7. Groupe & Synergie • Équilibre interne - externe Gérer l’INTERFACE • INTERNE • Constitution • Rôles • Communication • Gestion Fixer l’OBJECTIF Mesurer la PERFORMANCE Gérer la PERCEPTION

  8. Équilibre interne du groupe • Naissance • Formation initiale • Enfance • Perturbation • Adolescence • Restructuration • Adulte • Maturité

  9. Formation initiale du groupe • Position prudente • Envie de se valoriser • Soit : • Tester • Ne pas réaliser • Pas d’initiative • Pas de suivi • Ne pas décider

  10. Perturbation • Imposer ses opinions avec vigueur • Rupture du consensus initial • Conflit de personnes • Frustration de certains participants devant le manque de production

  11. Restructuration : Normalisation • Résolution des conflits par la connaissance des différents types de caractères • Une nouvelle hiérarchie se met en place • Les codes de comportement se constituent • Des conflits (d’intérêt) apparaissent

  12. Maturité et performances • Les rôles dans les équipes (ni les meilleurs ni les plus brillants) • L’équipe doit se constituer de diversité • Un leader (orientations – motivations – relations ) • Un responsable de mission (objectifs) • Un responsable de ressources (moyens – connaissances – compétences – créativité)

  13. Maturité et communication Omniprésence du responsable de groupe Tous canaux ouverts Déséquilibre de communication Équipe auto-gérée Responsable Membre équipe

  14. Équilibre de gestion:mission - entretien + entretien : introspectif, peu enclin au progrès % temps imparti : travail de groupe productif + mission : néglige la dynamique de groupe

  15. Équilibre externe • Fixer précisément l’objectif • Gérer l’interface • Mesurer les performances • Gérer la perception

  16. Fixer l’objectif • Définir l’objectif de mission • Définir les objectifs de l’entretien • Vérifier la cohérence entre objectifs du groupe et contexte global • Questionnement préalable recommandé: • Attentes ? • Changement ? • Comment doit œuvrer l’équipe ? • Pièges et scénarios ? • Lancement ? Pourquoi ?

  17. Gérer l’interface Commanditaire Parties prenantes Parties prenantes Équipe Ressources de compétences (experts)

  18. Mesurer les performances • Mesure des écarts Objectifs – Réalisation • Analyse des écarts • Ajustements nécessaires • Communication de la régulation

  19. Gérer la perception

  20. Résumé • Travailler en équipe est gratifiant • Le bon fonctionnement est issu de la convergence de personnalités différentes et compatibles • La connaissance de la dynamique de groupe est nécessaire • Temps et efficacité résultent d’une maîtrise des équilibres internes et externes

  21. Une réunion C’est… • Gérer de façon efficace des compétences dans des contextes fonctionnels et émotionnels • Parvenir à des solutions supérieures à un travail isolé. CONSTAT Pas forcément nécessaire, la réunion est souvent mal préparée, conduite, clôturée.

  22. AVANT la réunion • Assurer vous que la réunion est nécessaire • Fixer des objectifs réalistes et accessibles • Préparer et diffusez un ordre du jour • Invitez les personnes clés (pas un cercle d’amis)

  23. PENDANT la réunion • Commencez à l’heure prévue • Maintenez le groupe dans le déroulement initial et les objectifs • Prenez des décisions, ne vous contentez pas de donner des points de vue • Résumez et faites un compte rendu des décisions • Maintenez l’implication des participants en maîtrisant les fortes personnalités

  24. APRES la réunion • Adressez un compte rendu à chacun des participants • Assurez le suivi des mesures retenues • Parlez-en avec les personnes clés • Taire ce qui s’est dit ou fait « sans intérêt »

  25. PRODUIT & PROCESSUS Gérer les interactions personnelles Que doit-on faire ? Quand ? Satisfaire « l’ego » des participants A quel coût ? PRODUIT PROCESSUS S’assurer d’un accord actif Par qui ? Quelles sont les infos nécessaires ? Maîtriser les disgressions

  26. Réunion = Processus Décisionnel • Réunion considérée comme évènement: : • Réunion considérée comme processus de décision: REUNION 80% PREPARATION10% SUIVI 10% PREPARATION40% REUNION 30% SUIVI 30%

  27. Formation Prendre la parole en public

  28. Sommaire • Facteurs – clés de réussite • Soigner le visuel • Réalisation : étape par étape • Participation : les modes • Erreurs … à éviter

  29. Concepts • A.T. • P.N.L. • Communication verbale • Communication non verbale • Communication visuelle

  30. Soigner le visuel • Impact • Apprentissage • Débit vocal

  31. Réalisation : étape par étape • Préparation • Matérielle • Personnelle • Substantielle • Déroulement • Communication (verbale – non verbale – visuelle)

  32. Réalisation : Préparation Matérielle • Environnement • Équipement • Modes dégradés • Documents

  33. Réalisation : Préparation Personnelle • Physique • Mentale

  34. Réalisation : Préparation Substantielle • Définition du contenu • Temps de préparation • Questions fondamentales • Structure de la présentation • Détails du scénario • Exposé « improvisé »

  35. Déroulement • Introduction (quatre 20) • Communication verbale • Communication non-verbale • Communication visuelle

  36. Déroulement : Introduction 20 secondes • Salutations • Présentation • Sujet • Contexte • Avantage pour l’assistance • Sommaire 20 gestes 20 mots 20 cm visage

  37. Déroulement : Communication verbale • Voix • Intonation, débit, puissance • Mots • Choix, corrélation émission-réception • Coordination • Visuelle & verbale

  38. Déroulement : Communication non-verbale • Transmission – contact • Regard • Observation de l’auditoire • Attitude et gestes • Utilisation de l’espace

  39. Déroulement : Communication visuelle • Choix des documents • Formalisation – mise en page • Impact des supports • Utilisation des graphiques

  40. Participation • Adéquation de la présentation • Débat • Questions • Erreurs • Présentation en équipe

  41. Erreurs … évitons les • Manque de préparation • Surcharge d’effets • Lecture • Qualité des documents (photocopie, écriture) • Orthographe • Langage d’initié • Anglicisme • Humour

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