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Conferencia programada por Asurbe. Lugar: Hotel Dann Cartón. Septiembre 11 de 2008. Bienvenidos.

Conferencia programada por Asurbe. Lugar: Hotel Dann Cartón. Septiembre 11 de 2008. Bienvenidos. John Jairo Ortiz Gil. RESPONSABILIDADES TRIBUTARIAS EN LAS P.H. Para el administrador. Para el contador. Para el Revisor Fiscal. Para el Consejo. TEMAS. La Ley 675/2001 como marco de

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Conferencia programada por Asurbe. Lugar: Hotel Dann Cartón. Septiembre 11 de 2008. Bienvenidos.

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  1. Conferencia programada por Asurbe. Lugar: Hotel Dann Cartón. Septiembre 11 de 2008. Bienvenidos. John Jairo Ortiz Gil

  2. RESPONSABILIDADES TRIBUTARIAS EN LAS P.H. • Para el administrador. • Para el contador. • Para el Revisor Fiscal. • Para el Consejo.

  3. TEMAS La Ley 675/2001 como marco de referencia. Rut (Registro Único Tributario) Libros y su registro. Estados Financieros Certificados. Retención en la fuente. Iva, actividades industriales, de comercio o de servicios, Las tiendas y arriendo de parqueaderos, salones sociales y otros inmuebles o muebles. John Jairo Ortiz Gil

  4. TEMAS Impuesto de Timbre. Gravamen a los movimientos financieros. Medios magnéticos y los cambios para el 2008. Factura de administración. Retención en la fuente en salarios en la P.H. Certificados. John Jairo Ortiz Gil

  5. TEMAS Artículos del E.T. Obligación de firmas. John Jairo Ortiz Gil

  6. La Ley 675/2001 como marco de referencia. La Ley 675/2001 como marco de referencia. Debe tomarse como marco de referencia la Ley 675 de 2001, la cual regula los aspectos relacionados con el régimen de propiedad horizontal. John Jairo Ortiz Gil

  7. La Ley 675/2001 como marco de referencia. De acuerdo con dicha ley, un conjunto residencial es un "desarrollo inmobiliario conformado por varios edificios levantados sobre uno o varios lotes de terreno, que comparten áreas y servicios de uso y utilidad general, como vías internas, estacionamientos, zonas verdes, muros de cerramiento, porterías, entre otros. John Jairo Ortiz Gil

  8. La Ley 675/2001 como marco de referencia. Puede conformarse por varias unidades de vivienda, comercio o industria, estructuralmente independientes". De otra parte, la propiedad horizontal, una vez constituida legalmente, da origen a una persona jurídica conformada por los propietarios de los bienes de dominio particular. John Jairo Ortiz Gil

  9. La Ley 675/2001 como marco de referencia. Es de naturaleza civil, sin ánimo de lucro. Su denominación corresponderá a la del conjunto o edificio y su domicilio será el municipio donde está ubicada. En cuanto a las obligaciones tributarias propiamente dichas, debe observarse lo previsto en el artículo 33 de la Ley 675 de 2001, que dice:

  10. La Ley 675/2001 como marco de referencia. "La persona jurídica originada en la constitución de la propiedad horizontal es de naturaleza civil, sin ánimo de lucro. Su denominación corresponderá a la del edificio o conjunto y su domicilio será el municipio o distrito donde éste se localiza y tendrá la calidad de no contribuyente de impuestos nacionales, así como del impuesto de industria y comercio, en relación con las actividades propias de su objeto social, de conformidad con lo establecido en el artículo 195 del Decreto 1333 de 1986. (...)" John Jairo Ortiz Gil

  11. La Ley 675/2001 como marco de referencia. De acuerdo con esta norma, los conjuntos residenciales no son sujetos pasivos del impuesto a la renta y complementarios, ni del impuesto a las ventas, ni del impuesto de timbre ni del gravamen a los movimientos financieros. Tampoco son sujetos pasivos del impuesto de industria y comercio. No obstante lo anterior, si el conjunto residencial llegare a realizar actividades industriales, de comercio o de servicios, el régimen tributario aplicable será el mismo aplicable a las personas jurídicas. John Jairo Ortiz Gil

  12. RUT Las unidades nuevas o centros comerciales deberán tramitarlo. ACTUALIZACIÓN DEL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (RUT). En que consiste el trámite:Procedimiento que se efectúa para modificar uno o más datos consignados en la inscripción John Jairo Ortiz Gil

  13. RUT 2. Requisitos y documentos necesarios para el trámite.a. Requisitos: Estar inscrito en el Registro Único Tributario (RUT) Hacer la correspondiente solicitud John Jairo Ortiz Gil

  14. RUT b. Documentos:DIANEn general el trámite se efectúa de manera personal por el interesado presentando el original de su documento de identidad. 2. Cuando el trámite se efectúe a través de apoderado especial se requiere poder debidamente otorgado, con presentación personal y el documento de identificación del apoderado. John Jairo Ortiz Gil

  15. RUT Personas Jurídicas. En general todas las P.H. personas jurídicas, para la inscripción presentaran copia del documento mediante el cual fueron constituidas con el reconocimiento de la personería jurídica por la entidad que legalmente corresponda y el original del documento de identificación del representante legal. John Jairo Ortiz Gil

  16. RUT Lugar donde se realiza el trámite.Solicitar información: Orientación al cliente / División de RecaudaciónEjecución del trámite: División de RecaudaciónNormas que regulan el trámite: Artículo 19 de la ley 863 de diciembre de 2003, que adiciono el artículo 555-2 del Estatuto Tributario. Decreto Reglamentario No. 2788 de 2004 Resolución 8346 de septiembre 16 de 2004 Resolución 8502 de septiembre 21 de 2004

  17. RUT Otros datos sobre el trámite. Coordina: La Subdirección de Recaudación.Resuelve definitivamente el trámite: El funcionario competenteTiempo aproximado para la resolución del trámite: 5 minutos John Jairo Ortiz Gil

  18. Datos en el rut • Nombre exacto de la P.H, como figura en la escritura. • Dirección exacta de la P.H. • Municipio donde esta ubicada la P.H. • Responsabilidades: 07- Retención en la fuente a título de renta 08- Retención timbre nacional. 11-Ventas régimen común. 14-Informante de exógena. • Nombre del administrador y Revisor fiscal. Informante de exógena

  19. Datos RUT • Correo electrónico. • Teléfono.

  20. RUT Y SUS SANCIONES 1 - Sanción por no actualizar la información dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización, por parte de las personas o entidades inscritas en el Registro Único Tributario -RUT. Se impondrá una multa equivalente a una (1) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información. Cuando la desactualización del RUT se refiera a la dirección o a la actividad económica del obligado, la sanción será de dos (2) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información. John Jairo Ortiz Gil

  21. LIBROS Y REGISTROS Obligatoriedad de llevarla: De las funciones establecidas por el Artículo 51 de la Ley 675 de 2001 para el administrador que se refieren, por una parte a “Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior…”, y por la otra a “Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las cuentas anuales, … el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal”, fluye la obligatoriedad de llevar contabilidad.

  22. LIBROS Y REGISTROS El Estado incorporó en la normatividad relativa a las Unidades Inmobiliarias Cerradas, constituyéndolas como personas jurídicas sin ánimo de lucro, de naturaleza civil, no contribuyentes de impuestos nacionales, ni de Industria y Comercio, en relación con las actividades John Jairo Ortiz Gil

  23. LIBROS Y REGISTROS propias de su objeto social. Sin embargo, la condición de no contribuyente de impuestos no implica una exclusión al régimen tributario, pues éste les fija obligaciones a través del artículo 364 de Estatuto Tributario ARTÍCULO 364. Las entidades sin ánimo de lucro están obligadas a llevar libros de contabilidad registrados. Las entidades sin ánimo de lucro, deberán llevar libros de contabilidad, en la forma que indique el Gobierno Nacional. John Jairo Ortiz Gil

  24. LIBROS Y REGISTROS • y el inciso segundo del artículo 2° del Decreto 2500 de 1986(Tendrán el carácter de obligatorios los libros Mayor y Balances y Diario, o, en defecto de estos dos, el libro de Cuentas y Razón.)

  25. Estatuto Tributario • normas mediante las cuales se remite el manejo de la contabilidad de las entidades sin ánimo de lucro al Título IV del Código de Comercio y consecuentemente a su reglamentación, dentro de la cual seencuentra el Plan Único de Cuentas para Comerciantes

  26. LIBROS Y REGISTROS que debe ser aplicado por todas las personas naturales o jurídicas que estén obligadas a llevar contabilidad y no tengan que cumplir un Plan de Cuentas especial, de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio, como lo advierte el artículo 5° del Decreto 2650 de 1993. Al mismo tema relacionado con la contabilidad de entidades sin ánimo de lucro se refirió el artículo 45 de la ley 190 de 1995 y tal obligatoriedad establece la aplicación de principios o normas generalmente aceptadas. John Jairo Ortiz Gil

  27. LIBROS Y REGISTROS Se infiere de lo anterior que el marco jurídico de la contabilidad de la Propiedad Horizontal y las Unidades Inmobiliarias Cerradas se constituye por el Título IV del Libro Primero del Código de Comercio, los decretos 2649 y 2650 de 1993 con sus modificaciones y en lo pertinente, la ley 675 de 2001. John Jairo Ortiz Gil

  28. LIBROS Y REGISTROS Cómo debe llevarse: Establecida la obligación de llevar contabilidad, con el propósito de informar y rendir cuentas a los usuarios sobre la administración de los recursos para atender los gastos propios de mantenimiento y conservación de la propiedad horizontal, procede, como ya se anotó, la aplicación del Artículo 2° del Decreto 2649 de 1993, según el cual los entes económicos obligados a llevar contabilidad, lo harán conforme a las reglas que ese Decreto establece se refiere, con lo cual, además, se garantiza que la contabilidad llevada de esa manera es oponible como prueba a favor de quien la prepara. John Jairo Ortiz Gil

  29. LIBROS Y REGISTROS Plan de Cuentas: Como se ha advertido, conforme a lo ordenado por el artículo 364 de Estatuto Tributario y el inciso segundo del artículo 2° del Decreto 2500 el manejo de la contabilidad de las entidades sin ánimo de lucro, incluidas las copropiedades, se regula por el Título IV del Código de Comercio y consecuentemente el Plan Único de Cuentas para Comerciantes es igualmente aplicable a ellas, pues debe ser aplicado por todas las personas naturales o jurídicas que estén obligadas a llevar contabilidad y para las cuales no se determinen planes específicos, de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio, como lo advierte el artículo 5° del Decreto 2650 de 1993. John Jairo Ortiz Gil

  30. LIBROS Y REGISTROS Para efectos de la aplicación del Plan Único de Cuentas para Comerciantes, las propiedades horizontales y las unidades inmobiliarias cerradas seleccionaran las cuentas que de él utilizan, las cuales pueden discriminar libremente en subcuentas de segundo orden. Con las cuentas a utilizar, desagregadas hasta nivel de cuentas de movimiento, diligenciarán el libro de Códigos o Series Cifradas de las Cuentas incluyendo el código y nombre que deben coincidir con el Plan Único de Cuentas, con la anotación de la novedad de si la cuenta estaba y continua en uso, fue adicionada durante el mes, fue modificada en lo relativo a código o nombre, si fue sustituida por otra o si fue eliminada (artículo 125 decreto 2649 de 1993). John Jairo Ortiz Gil

  31. LIBROS Y REGISTROS Quienes estén utilizando un plan de cuentas diferente al establecido en el decreto 2650 de 1993, lo podrán seguir utilizando para el registro de transacciones del período 2008, pero en el cierre del ejercicio deberán hacer la conversión y presentar estados financieros de acuerdo con el Plan Único de Cuentas para Comerciantes. John Jairo Ortiz Gil

  32. LIBROS Y REGISTROS Libros y Papeles Contables: En relación con los libros y papeles de contabilidad que deben ser llevados y conservados por las entidades de propiedad horizontal y las unidades inmobiliarias cerradas, tenemos que, al originarse personas jurídicas en la constitución de la propiedad horizontal y las unidades inmobiliarias cerradas, éstas adquieren de inmediato el carácter de ente económico, es decir, una actividad económica organizada, definida e identificada de manera que se distingue de los copropietarios que las conforman John Jairo Ortiz Gil

  33. LIBROS Y REGISTROS en todos los libros y papeles de contabilidad de la copropiedad se deben observar las normas sobre la forma de llevarlos, prohibiciones, corrección de errores y conservación. John Jairo Ortiz Gil

  34. LIBROS Y REGISTROS LIBROS: En lo tocante a libros de contabilidad, de acuerdo con lo señalado por el Título III del decreto 2649 de 1993, son obligatorios los libros necesarios para: • Asentar en orden cronológico todas las operaciones, en forma individual o por resúmenes. Cuando este libro se lleva por resúmenes es necesario tener un auxiliar en que se discriminen las transacciones individuales (artículo 125 numerales 1 y 4a). • Establecer mensualmente resumen de las operaciones por cada cuenta, sus movimientos y saldos. John Jairo Ortiz Gil

  35. LIBROS Y REGISTROS Determinar la propiedad del ente, en el cual con base en la norma básica de características y prácticas de cada actividad se debe registrar la identificación de los copropietarios, con sus coeficientes de propiedad (artículo 125 numeral 3 y 51 de la ley 675 de 2001). • Registro del Inventario y Balance; en el cual se debe transcribir el Inventario y Balance general que permita conocer de manera clara y completa la situación patrimonial del ente, al tenor de lo prescrito en el artículo 52 del Código de Comercio y desarrollado por las características de la certificación de los Estados Financieros planteada por la ley 222 de 1995 y el artículo 57 del decreto 2649 en lo relativo a verificación de afirmaciones implícitas y explicitas contenidas en los mencionados informes contables. John Jairo Ortiz Gil

  36. LIBROS Y REGISTROS El libro de actas, en el cual se incorporen con base en la norma básica de Características Practicas de la Actividad, las decisiones de la Asamblea General de Copropietarios, Del Consejo de Administración cuando sea del caso y del Comité de Convivencia, con arreglo a las normas generales establecidas para este libro (artículo 125 numeral 5 y 131 del decreto 2649 de 1993, 47, 51 y 58 de la ley 675 de 2001). John Jairo Ortiz Gil

  37. LIBROS Y REGISTROS Los anteriores libros, requieren registro en la DIAN, diligencia que debe efectuarse como lo señala el Artículo 126 del Decreto 2649 de 1993, en tanto que los libros de actas deben ser registrados en la autoridad territorial que ejerce inspección vigilancia y control sobre estas entidades en el domicilio de la copropiedad con excepción del auxiliar de transacciones individuales. John Jairo Ortiz Gil

  38. LIBROS Y REGISTROS Además de los anteriores, son obligatorios los libros auxiliares necesarios para conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas utilizadas, los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones y para conciliar los Estados Financieros Básicos con los preparados sobre otras bases comprensivas. Con fundamento en la norma básica de Características y Prácticas de la actividad, es obligatorio un registro auxiliar de presupuesto en el cual se debe asentar el presupuesto de ingresos y egresos y su ejecución (artículo 38 y 51 de la ley 675 de 2001). John Jairo Ortiz Gil

  39. LIBROS Y REGISTROS Adicionalmente, los libros de contabilidad deben diligenciarse “a más tardar en el mes siguiente a aquél en el cual las operaciones se hubieren realizado”, la conducta de esperar aprobaciones para realizar los asientos en los libros, estaría lejos de ajustarse a las disposiciones legales, impediría la realización de algunas de las actividades propias del revisor fiscal, como es el caso de la emisión del dictamen, teniendo en consideración que, como se ha dicho, éste se emite sobre estados financieros certificados, vale decir, sobre los cuales el representante legal y el contador (que debe ser contador público) hayan declarado que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos y que las mismas se han tomado fielmente de los libros. John Jairo Ortiz Gil

  40. LIBROS Y REGISTROS SOPORTES DE CONTABILIDAD: CONTENIDOS MÍNIMOS Y CONSERVACIÓN: Las transacciones descritas en los Comprobantes de Contabilidad deben documentarse mediante soportes internos o externos fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren, en los cuales se deben cumplir las formalidades de las pruebas documentales. Tanto los Comprobantes de Contabilidad, los Soportes y la correspondencia relacionada con la actividad, deben ser objeto de conservación por un período de diez años. John Jairo Ortiz Gil

  41. LIBROS Y REGISTROS SOPORTES DE CONTABILIDAD: CONTENIDOS MÍNIMOS Y CONSERVACIÓN: Las transacciones descritas en los Comprobantes de Contabilidad deben documentarse mediante soportes internos o externos fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren, en los cuales se deben cumplir las formalidades de las pruebas documentales. Tanto los Comprobantes de Contabilidad, los Soportes y la correspondencia relacionada con la actividad, deben ser objeto de conservación por un período de diez años. John Jairo Ortiz Gil

  42. ESTADOS FINANCIEROS CERTIFICADOS El representante Legal y el contador publico deberán expedir un escrito en el cual indiquen que certifican los estados financieros que le presentan a los asambleístas. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.” John Jairo Ortiz Gil

  43. SANCIONES POR FALTA DE LIBROS REGISTRADOS • El decreto 2649/93, en su art.56, exige que las operaciones económicas de un determinado mes, sean registradas en los libros oficiales a más tardar dentro del mes siguiente al de su ocurrencia, muchos colegas tienen la costumbre de dejar el proceso de registro de libros oficiales para varios meses después de que han transcurrido las operaciones. John Jairo Ortiz Gil

  44. SANCIONES POR FALTA DE LIBROS REGISTRADOS • Solo se tendría OPORTUNIDAD hasta el día hábil siguiente a la fecha en que se lo soliciten por escrito los libros oficiales para poder responder a tal exigencia. Si en tal evento se revela que las operaciones que deberían estar registradas en los libros tienen atraso de más de 4 periodos mensuales, la DIAN impondría las sanciones relacionadas (ver art.654 a 656 del ET). John Jairo Ortiz Gil

  45. SANCIONES POR FALTA DE LIBROS REGISTRADOS • Artículo 654. Hechos irregulares en la contabilidad. • Habrá lugar a aplicar sanción por libros de contabilidad, en los siguientes casos: • a) No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de llevarlos. • b) No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligación de registrarlos. • c) No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo exigieren. • d) Llevar doble contabilidad. • e) No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos o retenciones. • f) Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquél en el cual se solicita su exhibición, existan más de cuatro (4) meses de atraso. John Jairo Ortiz Gil

  46. VALOR DE LA SANCION POR LIBROS • 0.5% del mayor valor entre el patrimonio liquido y los ingresos netos del año anterior al de su imposición sin exceder de $360.099.000. • Ejemplo: Ingresos netos $120.000.000 X .5%= $600.000 John Jairo Ortiz Gil

  47. RETENCION EN LA FUENTE En cualquier caso, los conjuntos residenciales son agentes de retención, cuando en ejercicio de sus funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales deben por expresa disposición legal, efectuar la retención correspondiente. Por consiguiente, siendo agentes de retención deberán cumplir con las siguientes obligaciones: 1. practicar las retenciones. 2. presentar la declaración mensual en debida forma. 3. realizar el pago de las retenciones practicadas; 4. expedir los certificados correspondientes y. 5. llevar el registro contable donde consten las retenciones y los pagos realizados. John Jairo Ortiz Gil

  48. RETENCION EN LA FUENTE Concepto general de retención en la fuente La retención en la fuente no es un impuesto, sino un mecanismo de cobro anticipado de un impuesto en el momento en que sucede el hecho generador. Contrario el concepto popular que piensan que es un impuesto. John Jairo Ortiz Gil

  49. RETENCION EN LA FUENTE La retención en la fuente por ser un pago anticipado de un impuesto, se podrá descontar en la respectiva declaración de renta para los proveedores obligados a declarar, para los no oblig. Equivaldrá al impuesto. John Jairo Ortiz Gil

  50. RETENCION EN LA FUENTE La retención en la fuente comprende elementos como el sujeto pasivo, que es la persona a la que se le debe retener, el agente de retención (P.H.) que es la persona obligada a practicar la retención, el concepto de retención que es el hecho económico que se realiza y está sometido a retención, la tarifa que es el porcentaje que se aplica a la base de retención, y la base de retención es el valor o monto sujeto a retención. John Jairo Ortiz Gil

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