Systemy informatyczne zarządzania

W. Bartkiewicz Systemy informatyczne zarządzania Wykład 5. Systemy transakcyjne. Podsystem wytwarzania

Zamówienia klientów Zapotrzebowania zakupu Cykl wydatków Prognozy popytu Wydatki Cykl wpływów Surowce Towary gotowe Cykl wytwarzania Koszty wytwarzanych dóbr Potrzeby w zakresie siły roboczej Raporty Koszty pracy Cykl zasobów ludzkich i płac Podsystem finansowy Kierownictwo Diagram kontekstowy podsystemu wytwarzania

Podstawowe zadania przetwarzania transakcyjnego w podsystemie wytwarzania • Projektowanie wyrobu • Planowanie i harmonogramowanie produkcji • Operacje produkcyjne • Ewidencja kosztów produkcji wyrobu (zarządzanie kosztami)

Projektowanie wyrobu (1) – CAD • We wczesnych fazach tworzenia produktu działy inżynieryjne zajmują się wieloma aspektami jego projektowania. Celem tych działań jest zaprojektowanie produktu odpowiadającego wymaganiom klientów w kategoriach jakości, trwałości i funkcjonalności, minimalizując równocześnie koszty produkcji. • Wiąże się to z koniecznością podjęcia całego szeregu decyzji, dotyczących takich rzeczy jak rozmiar i kształt części, czy sposób i kolejność ich montażu. Proces ten wspomagają systemy projektowania sterowanego komputerem (CAD – Computer Aided Design). • Dane z systemów projektowania i obliczeń inżynieryjnych mogą być również wykorzystywane do analizy problemów dotyczących istniejących produktów i wspomagania tworzenia produktów kolejnych.

Projektowanie wyrobu (2) – Przygotowanie produkcji • Systemy CAD należą do kategorii systemów inżynieryjnych. Z punktu widzenia systemów informatycznych zarządzania przetwarzanie transakcyjne na tym etapie związane jest przede wszystkim z technicznym przygotowaniem produkcji. • Systemy wspomagające ten proces tworzą i udostępniają do dalszego przetwarzania listę technologii, niezbędnych do produkcji każdego z wyrobów. • Obok informacji ogólnych dotyczących technologii (takich jak kod i nazwa wyrobu dla którego tworzona jest technologia, kod technologii, opis technologii, nazwiska twórców i osób zatwierdzających technologię, itp.), system gromadzi informacje o wszystkich elementach składowych wyrobu określonych podczas projektowania. • Dla każdej części składowej tworzone są spisy materiałowe określające niezbędne do jej wykonania materiały i komponenty, oraz listy czynności obejmujące wymagania nakładów czasu pracy i maszyn niezbędne do wytworzenia produktu.

Planowanie i harmonogramowanie produkcji (1) • Sam proces harmonogramowania i planowania produkcji jako taki wspomagany jest raczej przez systemy informatyczne innych kategorii (przede wszystkim MIS i DSS). Zostaną one omówione na kolejnych wykładach. Systemy transakcyjne wykorzystywane są jednak do przechowywania i udostępniania do dalszego przetwarzania gotowych planów produkcyjnych. • Główny plan produkcji określa ile każdego z produktów będzie wyprodukowane podczas okresu planistycznego i kiedy ta produkcja powinna zostać zrealizowana. Do oszacowania poziomów produkcji wykorzystywane są informacje o zamówieniach klientów, prognozach sprzedaży, stanach zasobów wyrobów gotowych. Aczkolwiek długookresowa część głównego planu produkcji może być modyfikowana w reakcji na zmiany w warunkach rynkowych, plany produkcyjne muszą ulec zamrożeniu na kilka tygodni przed realizacją w celu dostarczenia odpowiedniej ilości czasu dla pozyskania niezbędnych surowców, zapasów i siły roboczej.

Planowanie i harmonogramowanie produkcji (2) • Główny plan produkcji wykorzystywany jest do budowy szczegółowych harmonogramów, określających produkcję dzienną – tzw. bieżących planów produkcyjnych. • Wykorzystywany jest on również do określenia zapotrzebowania na surowce niezbędne do produkcji. Analizując spisy materiałowe technologii produkcji poszczególnych wyrobów, specyfikuje się ilości surowców bezpośrednio i pośrednio wykorzystywanych do realizacji celów określonych w głównym planie produkcji. Potrzeby te porównywane są z bieżącymi stanami magazynowymi, generowane są zapotrzebowania zakupu, przesyłane następnie do działu zaopatrzenia inicjując proces pozyskania wymaganych materiałów.

Planowanie i harmonogramowanie produkcji (3) Bieżące plany produkcyjne obejmują informacje takie jak: • kod produkowanego wyrobu, • nazwa wyrobu, • data rozpoczęcia produkcji danej partii wyrobu, • wielkość produkcji, • kod technologii produkcji wyrobu, • kod zlecenia produkcyjnego dla danej pozycji planu.

Planowanie i harmonogramowanie produkcji (4) • Jako ostatnia pozycja w planie produkcyjnym wymienione zostało zlecenie produkcyjne (polecenie produkcji). Jest to dokument bezpośrednio autoryzujący podjecie produkcji oraz stanowiący podstawę do ewidencji przebiegu produkcji wyrobu. • Jego utworzenie wymaga na ogół zarejestrowania w systemie transakcyjnym następujących danych: • identyfikator polecenia produkcji, • identyfikator wyrobu, • identyfikator pracownika wydającego polecenie, • data przyjęcia zlecenia, • termin realizacji, • wielkość produkcji, • miejsce gdzie mają zostać dostarczone gotowe produkty.

Planowanie i harmonogramowanie produkcji (5) • Zlecenia produkcyjne specyfikować mogą również czynności, które należy wykonać w procesie produkcji, oraz wiązać produkowany wyrób z systemem sprzedaży (poprzez uwzględnienie identyfikatora zamówienia, klienta, itp.).

Operacje produkcyjne (1) – Sterowanie wytwarzaniem • Istnieje cały szereg technologii pozwalających menedżerom sterować strumieniami procesów wytwórczych: • Komputer może być wykorzystany bezpośrednio do sterowania maszynami wytwórczymi, przy wykorzystaniu systemów zwanych komputerowo wspomaganym wytwarzaniem (CAM – Computer Aided Manufacturing). • Komputerowo zintegrowane wytwarzanie (CIM – Computer Integrated Manufacturing) wiąże się z użyciem komputerów do powiązania elementów procesu produkcyjnego w jeden efektywny system. Celem zastosowań CIM jest połączenie wszystkich aspektów produkcji, włączając przetwarzanie zamówień, projektowanie wyrobu, wytwarzanie, kontrolę jakości i dostawę do klientów. • Elastyczne systemy wytwarzania (FMS – Flexible Manufacturing Systems) są podejściem pozwalającym na szybkie i efektywne przejście od produkcji jednego wyrobu do drugiego.

Operacje produkcyjne (2) –Przepływy materiałowe • Z punktu widzenia systemów informatycznych zarządzania najważniejszym zadaniem systemów transakcyjnych w tym zakresie jest ewidencja oraz kontrola przepływów materiałowych w obrębie przedsiębiorstwa. Przy realizacji tego celu system wspomagania wytwarzania współdziała zwykle blisko z systemem gospodarki magazynowej, tworząc wraz z nim kilka podstawowych dokumentów. • Na podstawie bieżącego planu produkcji i zlecenia produkcyjnego określane są materiały i surowce niezbędne do produkcji. W celu ich wydania z magazynu system tworzy dokument Rw – rozchodu wewnętrznego.

Operacje produkcyjne (3) –Dokument Rw Rejestruje dane dotyczące wydawanego towaru oraz jego przeznaczenia: • identyfikator polecenia wydania, • identyfikator zlecenia produkcyjnego, • data wydania, • miejsce wydania, • cel wydania, • identyfikator materiału, • ilość materiału, • miejsce przeznaczenia materiału, • identyfikator pobierającego, • identyfikator wydającego.

Operacje produkcyjne (4) –Przepływy materiałowe • Przetworzenie przez system magazynowy pliku transakcyjnego z zarejestrowanymi pleceniami wydania Rw powoduje aktualizację odpowiednich kartotek towarów. Towary na potrzeby produkcji mogą być rezerwowane w systemie już na wcześniejszym etapie – tworzenia bieżącego planu produkcji. • Jeśli faktyczne potrzeby produkcyjne są mniejsze od wydanej ilości materiału, lub nie został on wykorzystany z innego powodu, następuje jego zwrot do magazynu. W celu ewidencji tej operacji tworzony jest dokument Zw – zwrot z produkcji. Jego struktura informacyjna jest zbliżona do dokumentu Rw. • W toku produkcji często niezbędne jest przesuwanie zasobów między różnego rodzaju magazynami. Dokumentem ewidencjonującym tego typu przepływy jest dokument Mm – ang. material move.

Operacje produkcyjne (5) –Dokument Mm Struktura informacyjna dokumentu Mm: • kod dokumentu Mm, • kod magazynu wydającego, • kod pracownika wydającego, • kod magazynu przyjmującego, • kod pracownika przyjmującego, • kod towaru, • ilość towaru, • data przesunięcia.

Operacje produkcyjne (6) –Dokument Pw • W końcu, po zakończeniu produkcji gotowy towar przekazywany jest do magazynu wyrobów gotowych. W tym celu tworzony jest przez system dokument Pw – przyjęcia wewnętrznego, którego dane służą w dalszej fazie jako dane transakcyjne dla aktualizacji kartotek magazynowych. • Obejmuje on takie informacje jak: • identyfikator dokumentu Pw, • identyfikator wyrobu, • data produkcji, • numer polecenia produkcji, • wyprodukowana ilość, • numer magazynu, • kod pracownika odbierającego, • data przyjęcia do magazynu.

Koszty produkcji (1) • Do podstawowych celów systemu informacyjnego w zakresie księgowości kosztów zaliczyć możemy: • Dostarczanie informacji dla planowania, sterowania i oceny działania operacji produkcyjnych. • Dostarczanie dokładnych danych o kosztach wyrobów na potrzeby cenotwórstwa i decyzji o ofercie wytwórczej przedsiębiorstwa. • Dostarczanie informacji wykorzystywanej do obliczania stanu majątkowego i wartości kosztów sprzedawanych dóbr, pojawiających się w sprawozdaniach finansowych przedsiębiorstwa. • Dla osiągnięcia powyższych celów system informacyjny zbiera koszty według różnych kategorii, a następnie przyporządkowuje te koszty poszczególnym wyrobom i jednostkom organizacyjnym. Zazwyczaj gromadzone są dane dotyczące trzech podstawowych rodzajów kosztów:

Koszty produkcji (2) • Surowce. Po rozpoczęciu produkcji, wykonanie poleceń wydania materiałów powoduje wpis po stronie debet w czynnościach-w-toku, dla surowców i materiałów dodatkowych wysłanych do produkcji. Na odwrót czynności-w-toku są kredytowane dla wszystkich materiałów niewykorzystanych, które wróciły do magazynu. • Bezpośrednia robocizna. Dane o nakładach pracy zbierane są często na dokumentach zwanych listami czasów pracy. Zapisują one ilość czasu, jaki pracownik spędził na wykonywaniu każdego specyficznego zadania. Dane takie mogą być również rejestrowane przez pracowników przy wykorzystaniu terminali w systemie komputerowym. • Koszty ogólne produkcji. Na koszty ogólne produkcji składają się wszystkie koszty wytwarzania, których nie są ekonomicznie powiązane z poszczególnymi czynnościami lub procesami. Np. koszty wody, energii i innych mediów, różnorodne koszty dostaw, ubezpieczenia i podatki od nieruchomości za tereny fabryczne, płace kierownictwa. Większość z tych kosztów zbieranych jest przez system informacyjny cyklu wydatków. Niektóre, takie jak płace kierownictwa, przez system informacyjny cyklu zasobów ludzkich.

Systemy informatyczne zarządzania