Emberi erőforrás menedzsment Munkakörök elemzése, kialakítása, leírása

1. Emberi erőforrás menedzsmentMunkakörök elemzése, kialakítása, leírása

2. Vázlat • Munkakör elemzés • Munkaköri leírás és specifikáció • Munkakör tervezés

3. A munkakör • A szervezet elemi egysége • Szűkebb értelmezésben - a munkakör azon feladatok összessége, amelyeket egy embernek kell elvégeznie. • Tágabb értelemben – a szervezet azon szabályozási egysége, amelyhez nem csak a feladatot, de a munkavégzés helyét, a munkavégzés rendjét, kapcsolatait és a felelősségi kört is hozzárendeljük.

4. A munkakörelemzés fogalma A munkakörelemzés a munkakörök • tanulmányozásából, • az azokra vonatkozó adatokgyűjtéséből, • valamint a munkakörök leírásához és követelményeinek meghatározásához szükséges véleményalkotásból álló, rendszerezett folyamat.

5. A munkakör elemzés felhasználása • Az alkalmazottakkal való kapcsolatok • toborzás, kiválasztás, teljesítményértékelés, ösztönzés, karriertervezés, feladatelemzésen alapuló létszám meghatározás • A szervezeti igények • Fejlődési lehetőségek, belső mobilitás, utánpótlási tervek, szervezet korszerűsítés • Jogi követelmények • munkakörülmények, munkabiztonság • A munkaügyi kapcsolatok • Egyeztető tárgyalások alapja

6. Milyen információkat gyűjtünk? • jellemző feladatok, résztevékenységek • a fentiek gyakorisága • nehézségi foka • kapcsolatok más munkakörökkel • felelősségek • munkakörülmények

7. Módszertani alapok A résztvevők köre • HRM osztály munkatársai • szakértők, külső - belső • munkakört betöltő személyek • vezetők • Az információk forrása • a munkakör betöltője • közvetlen felettese • munkatársak • dokumentumok

8. A munkakörelemzés folyamata • Döntés a munkakör elemzés céljáról • Munkakörelemző csoport létrehozása • Háttérvizsgálatok - etalon munkakörök • Alkalmas módszer megválasztása, tréning

9. A munkakörelemzés módszerei • Kérdőíves módszerek • nem kvantifikálható jellemzők megítélésére • kérdőív készítést igényel (Position Analisys Q) • Feladat leltár -előkészített listát igényel műveleti szintig lebontva (Task –Inventory) • Funkció elemzés • a személy tevékenységének megfigyelésére irányul (lépései: célok, feladatok meghatározása és elemzése • célja a szükséges ismeretek, készségek és gyakorlat meghatározása

10. Munkakör/pozíció Analízis kérdőív(PAQ) 1. Input információk 1.1. Az információk forrásai Minden egyes pontnál írja be a kódot annak megfelelően, hogy azt milyen gyakran használja a dolgozó munkavégzés közben. Jelölés: N nem használatos 1 nagyon ritkán 2 alkalmanként 3 változó gyakorisággal 4 igen gyakran 5 elengedhetetlen 1.1.1. Vizuális információ 1. _____ Írott anyagok (könyvek, irodai feljegyzések, stb.) 2. _____ Quantitatív információk (táblázatok, mátrixok, stb.) 3. _____ Képi információk (képek, diagrammok stb.)

11. Munkakör/pozíció Analízis kérdőív(PAQ) 2. Mentális folyamatok 2.2. Információ feldolgozás Ebben a szekcióban a pontok olyan tevékenységeket tartalmaznak, amelyek a munkavégzéshez szükséges információfeldolgozást érintik. A pontokhoz olyan értéket rendeljen, amely a valóságot a legjobban tükrözi. Jelölés: N nem használatos 1 marginális 2 alacsony 3 közepes 4 fontos 5 nagyon fontos 1. ____ Információk összefüggéseinek felismerése 2. ____ Információk elemzése, következtetések levonása 3. ____ A matematika használata (az alábbi kódok alapján): N - nem használatos 1 - egyszerű alap (kétjegyű számok összeadása, kivonása) 2 - alap (max. háromjegyű számok szorzása, osztása) 3 - közepes (egyszerű kalkulációk, %számítás) 4 - haladó (bonyolult összefüggésekre modellek használata) 5 - szakértő (modellek készítése, statisztikai feltárása)

12. Munkakör/pozíció Analízis kérdőív(PAQ) 3. Munkavégzés 3.6. Manipuláció, mozgás koordiáció Minden egyes pontnál írja be a kódot annak megfelelően, hogy az adott pont mennyire jellemző munkavégzés közben. . Jelölés: N nem használatos 1 marginális 2 alacsony 3 közepes 4 fontos 5 nagyon fontos 1. ____ Az ujjak mozgása (az ujjak pontos koordinálása mennyire fontos pld. óraműszerész, kézi festés) 2. ____ Az alsó karok mozgatása

13. Munkakör/pozíció Analízis kérdőív(PAQ) 4. Interperszonális kapcsolatok 4.1. Kommunikáció Ebben a szekcióban a pontok olyan tevékenységeket tartalmaznak, amelyek a munkavégzéshez szükséges kommunikálást érintik. A pontokhoz olyan értéket rendeljen, amely a valóságot a legjobban tükrözi. Jelölés: N nem használatos 1 marginális 2 alacsony 3 közepes 4 fontos 5 nagyon fontos 99. ____ Tanácsadás (az emberekkel való törődés, probléma feltárás, a lehetséges problémák megoldására való rávezetés) 100. ____ Tárgyalás (más emberekkel való információcsere… megállapodás)

14. Munkakör/pozíció Analízis kérdőív(PAQ) 5. Munkakontexus 5.1. Fizikai jellegű munkafeltételek Minden egyes pontnál írja be a kódot annak megfelelően, hogy a dolgozó az adott munkakörben átlagosan mennyi időt tölt a jelzett körülmények között. Jelölés: N elhanyagolható 1 munkaidő 10%-a alatt 2 munkaidő 30%-a alatt 3 munkaidő 60%-a alatt 4 munkaidő 60%-a felett 5 szinte állandóan 135. ____ Munkavégzés külső környezetben az időjárástól függetlenül 6. Egyéb jellemzők 172. ____ A munkavégzés intenzitása a munkaidőn belül változik (pld. felszolgálók terhelése ebédidőben)

15. A funkcióanalízis alkalmazása tűzoltói munkakörben

17. A munkakörelemzés módszerei • Munkanap felvétel • teljes körű vagy mintavételes • művelet, műveletelem, mozdulatok gyakoriságának vizsgálata • csak ismétlődő feladatok esetén alkalmas • Önfelmérés - napló vagy feljegyzés • Interjú módszerek • strukturált kérdések, visszacsatolással

18. A strukturált interjú módszer alkalmazása Titkárnői munkakör esetén Munkakör, általános információk Mióta dolgozik a vállalatnál?…………………………………………………. Mi az ön munkakörének megnevezése?………………………………………. Mióta dolgozik jelenlegi munkakörében?…………………………………….. Vezetők, munkahelyi irányítók Kérem sorolja föl feletteseit, akik munkáját irányítják, vagy akiknek felelősséggel tartozik: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Munkaidejéből - százalékban kifejezve - mennyi időt tesz ki a főnökeivel való kapcsolattartás? …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………...

19. Tipikus munkanap Kérem mondja el, mit csinál egy átlagos munkanapján! ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………... Általában mivel kezdi a munkanapját? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Mi az, amit ezután tesz? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… (A fentiek alapján) Melyek azok a feladatok, amelyeket nehéznek talál? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Az általános napi feladatokon felül milyen egyéb feladatokat kell ellátnia? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Ezek a feladatok milyen gyakorta/rendszeresen fordulnak elő? ……………………………………………………………………………………

20. A munkaköri leírás • Leírás • Munkakör azonosítása a szervezeten belül • Feladatok (célok, jellemző eredmény mutatók) • Felelősségek (kötelezettségek) • Hatáskörök (autonómia) • Kapcsolatok más munkakörökkel • A munkavégzés körülményei

21. Munkaköri specifikáció • Specifikáció • Képzettség • Képesség • szellemi • fizikai • ügyességi • pszichikai • Készségek, magatartási követelmények, kompetenciák

22. Munkakör tervezés • Munkakör tervezés fogalma • Specializáció, rotáció, munkakör bővítés • Munkakör gazdagítás • Új irányzatok a munkakörök tervezésében

23. Munkakör tervezés fogalma A munkakör tervezés az a folyamat, amelyben egy munkakör feladatait, funkcióit határozzuk meg. Ennek célja, hogy biztosítsa a magas szintű szervezeti teljesítményt, valamint a dolgozók elégedettségét és motivációját.

24. A munkakörtervezés módszerei • Specializáció a feladatok lebontása kis, hatékonyan végezhető, speciális tudást nem igénylő egységekre - (tudományos vezetés) • Munkakör bővítés azonos szintű feladatokkal történő bővítés, változatosság • Rotáció azonos szintű munkakörök közötti váltás

25. Munkakör gazdagítás • Olyan technika, amely különböző szintű feladatok kombinációjára épül, megnöveli a munkakör mélységét. Tervezési, döntési ellenőrzési feladatokat is integrál. • Megvalósítás: feladatok kombinálása, természetes munkaegységegek kialakítása, ügyfélkapcsolatok, felelősség delegálása, visszajelzések biztosítása.

26. A munkakör központi dimenziói Kritikus pszichológiai állapotok Eredmények   változatossága Munka átélt jelentősége Belső motiváció  A feladat meghatározottsága fontossága Növekedési igény kielégítése  A munka eredményességéért vállalt felelősség Autonómia A munkával való elégedettség  A munka eredményeinek konkrét ismerete Visszajelzés Hatékony munkavégzés   Befolyásoló tényezők: 1. Tudás és képesség 2. A növekedési szükséglet erőssége 3. A munkával való elégedettség Munkaköri jellemzők modellje

27. A munkakör központi dimenziói • A feladatok és igényelt készségek változatossága • A feladat meghatározottsága • A feladat fontossága • Autonómia • Visszajelzés

28. Kritikus pszichológiai állapotok • A munka átélt jelentősége • A munka eredményességéért vállalt felelősség • A munka eredményeinek konkrét ismerete

29. A munkakör gazdagítás eredménye • Magas szintű motiváció • Magas minőség és teljesítmény • Elégedettség • Alacsony fluktuáció és hiányzás

30. A munkakör gazdagítás eszközei • Feladatok kombinációja • Természetes munkaegységek („egész”) kialakítása • Kapcsolatok biztosítása a vevőkkel (belső, külső) • Felelősség delegálása • Visszacsatolási lehetőségek biztosítása Nem mindenki igényli, némelyeknek stresszt okoz, egyes komplex munkakörök már nem gazdagíthatók tovább!

31. Hackman Oldham féle Munkakör vizsgáló kérdőív Vizsgálja meg az Ön által betöltött munkakor kritikus jellemzőit! Határozza meg annak motivációs erejét! a) Mekkora a munkakör változatossága?Milyen mértékben van szüksége képességeinek és készségeinek széles skálájára? 1 2 3 4 5 6 7 b) Mennyire alkot „egészet”, - a termék, szolgáltatás azonosítható részét- Ön a munkakörében? 1 2 3 4 5 6 7 c)Mennyire lényeges, fontos az Ön munkaköre? (Munkájának eredménye mennyire van hatással más emberek életére, jólétére?) 1 2 3 4 5 6 7 d) Mekkora a munkakör autonómiája? Milyen mértékben hoz Ön önálló döntéseket a munkavégzés kapcsán? 1 2 3 4 5 6 7 e) Milyen mértékben tapasztalhatja meg a munkavégzés során annak eredményességét, az Ön teljesítményének szintjét? 1 2 3 4 5 6 7

32. Motivációs erő pontszáma Változa-tosság Meghatá- rozottság + + Fontosság = x 3 x x Autonómia Visszajelzés Egy munkakör motivációs ereje

33. 7 6 5 4 Munkakörök átlaga 3 1 a b c d e 160 Átlagos pontszám 140 120 100 80

34. A szocio-technikai irányzat (Volvo modell) • A csoportok önirányításán alapuló (csoportos) munkakör tervezési módszer. • Az autonóm munkacsoport tervezi meg a tevékenységeket, osztja le a feladatokat, dönt, ellenőriz és jutalmaz. • Feltétele: széleskörű képzettség, pozitív munkamorál, részvétel és elkötelezettség a dolgozók részéről.

35. A szociális információk hatása a munkakör motivációs erejére • Salanic és Pfeffer szerint az egyének adaptív módon viselkednek. Beállítódásukat, magatartásukat és hiedelmeiket a közösség nyomása, valamint saját múltbéli és jelenlegi viselkedésük, továbbá a szituáció jellemzői befolyásolják. • A munkával kapcsolatos magatartásukat, teljesítményüket a szociális hatások jobban befolyásolják, mint a munkakör kialakítása.