IKA Opplandene

1. IKA Opplandene Journalføring og arkivering av e-post, sms,e-skjema og noen utfordringer knytta til bruk av sosiale media sett fra arkivets side

2. Journalføringsplikten • Offentlige organer har en uttrykkelig plikt til å føre journal, jfrarkivforskriften § 2-6 • I tillegg er private rettssubjekter hvor det offentlige har en særlig interesse også underlagt journalføringsplikten

3. Hvorfor? • Journalføring er en forutsetning for at den allmenne innsynsretten kan anvendes i hhtoffentleglova, det være seg publikum eller andre offentlige organer – åpen og gjennomsiktig forvaltning

4. Kriterier for journalføring • Det er et saksdokument for organet • Dokumentet må enten være komme inn til eller sendt ut fra organet • Det må både være gjenstand for saksbehandling og ha verdi som dokumentasjon

5. Begreper • Mottatte/produserte dokumenter • Arkiverings-plikt • Journalførings-plikt • Bevaringsplikt

6. Definisjon på et dokument • Arkivlovens §2: Ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring. • Offentleglova §4, Med dokument er meint ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande.

7. Riksrevisjonens rapport • Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009-2010) • «… få elektroniske systemer i kommunal sektor er laget med tanke på at bevaringsverdig dokumentasjon skal sikres for framtiden. Situasjonen er særlig kritisk for systemene som brukes til å støtte saksbehandlingen på de ulike fagområdene i sektoren.»

8. Journalføring arkivering av e-post

10. E-skjema • Rett i mappa prosjektet som eksempel. • Ekstern fyller inn skjema på web > fagbasen > sak-/arkivsystemet

11. Målet er • Automatisk opprettelse av arkivsak (elevmappe) med nødvendige metadata om arkivsaken • Automatisk opprettelse av elevene med adresse mm i kontakt-/adresseregisteret • Automatisk overføring av dokumenter og opplysninger med nødvendige metadata fra fagsystem

12. Effekt • Resultatet blir at all behandling av opplysninger skjer i tråd med gjeldende lovverk. • Store innsparinger i arbeidsmengde og tidsbruk

13. Når må sms’er journalføres og arkiveres? • Riksarkivet skriver: • Hvis SMS’er og e-poster har påvirket vurderingen av saken eller beslutningen, er det nødvendig for forvaltningens eget dokumentasjonsbehov at disse blir tatt vare på. • Forvaltningen selv har ofte behov for å gå tilbake og se på en sak i ettertid for å se på hva som har skjedd. Det er også nødvendig for at samfunnet skal ha mulighet til å utøve demokratisk kontroll. • Det praktiske ansvaret for at journalføring skjer korrekt, er hos den som sender eller mottar SMS-er og e-poster i en sak. • Forvaltningen skal ha godt skolerte ansatte i arkivtjenesten!!?? som kan bistå sine egne saksbehandlere.

14. Hvordan skal sms journalføre?

15. SMS og journalføring • SMS videresendes til gitt telefonnummer SMSenmottas i form av en e-post på kommunens felles e-postmottak • Arkivtjenesten importere e-posten til sak-/arkivsystemet

16. Journalføring og arkivering ¨ved bruk av sosiale media. • Hvor går grensa mellom informasjon, kommunikasjon og saksbehandling. Når blir det saksbehandling? • Hva må journalføres og arkiveres? • Hvordan hente ut data fra sosiale medier og arkiveres?

17. Temaet er drøftet i flere off. dokumenter. • 2009: Regjeringens bruk av sos. medier. Veien til mer demokrati i Norge? • 2009: Statens kommunikasjonspolitikk. Fastsatt av Fornyings- og administrasjonsdep. 16.10.2009 • 2010. Sos medier i departementene – i dag og framover. • 2010: Veileder i sosiale meder for forvaltningen.

18. Ramebetingelser • Arkivloven • Offentlighetsloven • Forvaltningsloven • Personopplysningsloven • Her gjelder de samme regler som for e-post og sms. Saksbehandlingen skal forvaltes og dokumenteres i tråd med lovverket og god forvaltningsskikk

19. Konklusjon • Forvaltningen har en journalføringsplikt for meldinger og innlegg i sosiale medier som er å regne som saksdokumenter etter offentlighetsloven/arkivloven. Uavhengig av type verktøy, system og kommunikasjonskanal som er valgt. • Det er innholdet som er avgjørende, ikke teknologien. (Anne Mette Dørum 2012) • Hva som er saksbehandling, veiledning/informasjon er en vurdering som må gjøres. Det krever kunnskap og vurderingsevne. • Off. tjenestemenn har ikke «fri» fordi de ikke er på jobb, men sitter hjemme en sen kveldstime og ytrer seg i sosiale medier.

20. Konklusjon 2 • Forvaltningen har en arkiveringsplikt for innholdet i alle sine nettsider og sosiale medier. Arkiveringsplikten er mer omfattende enn journalføringsplikten. • Arkiveringsplikten omfatter alle dokumenter som oppstår som ledd i organets virksomhet, ikke bare saksdokumentene. • Se arkivlovens § 9. Off arkiver har ikke lov til å slette arkiv eller dokumenter uten at Riksarkivaren har gitt sin uttalelse. • Denne bestemmelsen omfatter også nettsteder, sos medier og blogger. • (Anne Mette Dørum 2012)

21. Hvordan gjøres dette? • Det er nok å journalføre bloggposter samt diskusjonstråder på Facebook og Tvittersom et dokument. En behøver ikke dele det opp i enkeltdokumenter. • Journalføring av innlegg i sosiale medier er ennå en tungvint og manuell prosess. Da systemene som brukes i forvaltningen ennå ikke er tilpasset forvaltningens bruk av sosiale medier.