APLIKASI LAPORAN PERTANGGUNG-JAWABAN KEUANGAN DANA BOS TINGKAT SEKOLAH

1. APLIKASI LAPORAN PERTANGGUNG-JAWABAN KEUANGAN DANA BOS TINGKAT SEKOLAH TUTORIAL APLIKASI Aplikasi Laporan Pertanggung-jawaban Keuangan Dana BOS Tingkat Sekolah dikembangkan atas kerjasama antara Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan dengan United States Agency for International Development (USAID) melalui program USAID PRIORITAS

2. ALPEKA BOS TS • AplikasiLaporanPertanggung-jawabanDana BOS Tingkat Sekolah • Aplikasiini untukmencatat data keuangansekolah (perencanaandanrealisasi) danmembuat laporan BOS. • Tidakdibatasidarisumberdana BOS saja; sumberdanalainnyajugabisadicatatdalamAplikasiini. • Satubuah File Aplikasi BOS dibatasihanyauntukpencatatan data keuangansekolahselamasatutahunanggaransaja.

3. YANG HARUS DIPERHATIKAN • Buat folder khusus untuk menyimpan file aplikasi, file data dan file outputnya. • Sebaiknya satu tahun folder untuk satu tahun anggaran saja. • Selalu membuat file backup untuk aplikasi dan datanya • Jangan lupa untuk save file selama mengisi data

4. TAHAPAN PENGGUNAAN SETTING PADA PROGRAM EXCEL PENGATURAN PADA APLIKASI

5. PENGISIAN DATA & LAPORAN Laporan Data Transakasi

6. TAHAPAN PENGGUNAAN APLIKASI Tahapan Definisi: Mengisi data umum Menetapkan kegiatan yang ada di sekolah Tahapan Data File: Generate adalah membuat file data setelah definisi dibuat Setelah data di-input ke file data, selanjutnya adalah membuat laporan

7. Pengisian Data Awal DATA UMUM PROGRAM SEKOLAH GENERATE  MEMBUAT FILE DATA

8. FILE DATA RENCANA PENGELUARAN Nama sheet: Rencana-keluar REALISASI PENERIMAAN Nama sheet: Realisasi-terima RENCANA PENERIMAAN Nama sheet: Rencana-terima REALISASI PENGELUARAN Nama sheet: Realisasi-keluar

9. PERNJELASAN RINCI • MenjalankanAplikasi • Menu “DEFINISI” • Data Umum • ProgamSekolah • File Data • Generate • Update • Data transaksi • ContohTransaksiRealisasi • Laporan • Mengubah Setting

10. Terima kasih

12. Langkah menggunakan aplikasi

13. Menjalankan Aplikasi Dobel klik pada file ini, tekan ‘Enter’ untuk membuka aplikasi

14. MENGAKTIFKAN MAKRO • Harus selalu mengaktifkan makro: • Pada excel 2007 • Pada excel 2010

15. PERHATIAN • Setiap kali membuka aplikasi jangan lupa untuk mengaktifkan makro • Bila makro sudah aktif, maka akan muncul splash screen, bila splash screen tidak muncul berarti makro masih belum aktif (masih diblokir) • Bila tombol yang ada tidak bisa diklik, berarti makro masih belum aktif (masih diblokir)

16. SETELAH MAKRO DIAKTIFKAN Setelah makro diaktifkan, maka akan muncul tampilan berikut ini. Bila tidak muncul tampilan ini berarti makro belum aktif atau diblokir. Untuk mengaktifkan makro lihat penjelasan ketika pertama kali membuka aplikasi

17. CARA KELUAR DARI SPLASH SCREEN • Untuk keluar dari splash screen, klik pada gambar atau tanda silang (pojok kanan atas dari splash screen). • Akan muncul pemberitahuan untuk merubah setting ‘Regional & Language’. • Bila setting sudah Indonesia, bisa langsung keluar. • Bila setting belum Indonesia, klik tombol yang ada dibawahnya

18. Peringatan Untuk Setting Regional Klik tombol ini untuk mengubah atau mengecek setting Klik tombol ini untuk langsung keluar bila sudah yakin settingannya Indonesia

19. TAMPILAN UNTUK SETING REGIONAL Akan muncul tampilan seperti ini, perhatikan tulisan di bawah Format. Apabila tertulis Indonesia, berarti sudah benar dan langsung klik ‘OK’ atau ‘Cancel’. Bila bukan, cari dan pilih Indonesia. Klik pada panah terbalik dikanan akan muncul daftar negara Klik ‘OK’

20. TAMPILAN APLIKASI

21. Menu DEFINISI DATA UMUM • Untukmengisi data umumsekolah PROGRAM SEKOLAH • Untukmemilihkegiatan yang dilaksanakan di sekolahsesuai RKT/RKAS.

22. DATA UMUM Data umum yang diisi adalah informasi nama sekolah dan nama yang tandatangan di laporan BOS

23. PROGRAM SEKOLAH • Pada aplikasi sudah ada daftar kegiatan sekolah yang terkait dengan program dan sub program sekolah. • Untuk mencari kegiatan bisa dengan dua cara, yaitu: • Mencari dengan fasilitas ‘Find’ pada excel dengan ikon berbentuk teropong. • Mencari dari seleksi Program, kemudian pilih Sub Program dan baru dicari kegiatannya • Bila nama kegiatan cocok dengan RKAS/ RKT sekolah, maka pada kolom sebelah kanan di pilih ‘Ya’ Pilih ‘Ya’ bila ada dalam RKT/RKAS Kegiatan Sub Program Program

24. MENCARI DENGAN KATA KUNCI Klik icon teropong, kemudian pada drop down menu klik pada ‘Find’ Kemudian akan muncul form ‘Find and Replace’, ketikkan kata kunci, kemudian klik pada ‘Find Next’

25. KATA KUNCI DITEMUKAN Salah satu kegiatan yang mengandung kata kunci yang ditemukan Bila yang ditemukan masih belum cocok, klik lagi pada ‘Find Next’, untuk mencari yang lain

26. MENAMBAH KEGIATAN • Bila kegiatan belum ada pada daftar kegiatan, maka bisa menambahkan kegiatan tersebut. • Setiapkegiatan yang baruharustahumasukdalam sub program apadan program apa. • Setelah menambah kegiatan, lalu petakan komponen BOS mana yang bisa membiayai kegiatan ini. Pilih “Ya” padakolomkomponen BOS yang bisamembiayaidanlainnyapilih “Tidak”. • Pilih ‘Ya’ pada kolom di sebelah kanan kegiatan • Untukmengetahuipenjelasankomponen, arahkursorpadajudulkolomsetiapkomponen.

27. CARA MENAMBAH KEGIATAN Arahkan kursor ke sudut kanan bawah dari tabel. Arahkan kursor pada pojok kanan bawah tabel, sehingga kursor berubah menjadi tanda panah diagonal Tarik kursor tersebut ke bawah sesuai dengan jumlah baris yang akan ditambahkan Geser kearah bawah

28. CARA MENAMBAH KEGIATAN • Hasilnya seperti di atas. • Selanjutnya yang harus dilakukan adalah mengetikkan kegiatan yang belum ada pada kolom N • Kemudian pilih sub program pada kolom M • Pilih masuk dalam komponen mana dalam dana BOS, pada kolom P sampai AB • Pilih ‘Ya’ pada kolom O • Sort A to Z di Kolom A

29. CARA MENAMBAH KEGIATAN Ketikkan kegiatan baru pada sel yang sudah tersedia Pilih sub program dari drop down list (combo box) Pilih ‘Ya’ di kolom ini Sesuaikan termasuk dalam komponen mana untuk sumber dana BOS, pilih ya atau tidak. Dari komponen 1 sampai komponen 13

30. Data file

31. GENERATE • Generate: Berfungsi untuk membuat file data baru untuk pencatatan transaksi keuangan Klik ‘Generate’ -> Pilih folder -> beri nama file data -> Save • Semua data transaksi disimpan pada file data, yang terpisah dari file utama (Aplikasi).Usahkan keduanya dalam satu folder • Data file selalu dibuat baru untuk setiap tahun anggaran dan disimpan pada folder yang berbeda

32. MEMBERI NAMA FILE DATA Setelah klik ‘Generate’ pada menu ‘DATA FILE’, maka akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini yang menampil nama file data yang default pada folder tempat file aplikasi disimpan. Apabila nama akan diubah, silahkan mengubah nama file data sesuai selera

33. TAMPILAN FILE DATA Setelah file data terbentuk, maka akan muncul tampilan seperti gambar ini, yang menginformasikan file data sudah terbentuk.Selanjutnya klik ‘OK’. Pengisian data dilakukan pada file ini

34. UPDATE • Update: Berfungsi untuk mengupdate data umum dan kegiatan sekolah, bila terjadi perubahan pada data umum dan kegiatan sekolah.Misalnyaperubahan data umum seperti penggantian kepala sekolah, bendahara, atau komite sekolah; danataupenambahankegiatansekolah Klik ‘Update, -> Pilih file (lama) -> Save • Data file selalu dibuat baru untuk setiap tahun anggaran dan disimpan pada folder yang berbeda

35. PILIH NAMA FILE DATA FILE YANG AKAN DI-UPDATE HARUS DITUTUP TERLEBIH DAHULU SETELAH KLIK UPDATE, AKAN MUNCUL TAMPILAN INI YANG MEMINTA NAMA FILE YANG AKAN DI-UPDATE JANGAN SALAH MEMILIH FILE YANG AKAN DI-UPDATE. FILE YANG DIPILIH ADALAH YANG DI GENERATE OLEH APLIKASI INI

36. PESAN SETELAH UPDATE SETELAH PROSES UPDATE SELESAI, MAKA AKAN MUNCUL TAMPILAN SEPERTI INI. SELANJUTNYA KLIK ‘OK’ UNTUK MELANJUTKAN PENGISIAN DATA, BUKA FILE DATA YANG BARU DI-UPDATE, KEMUDIAN LAKUKAN PENGISIAN SEPERTI BIASA. DATA YANG DIISIKAN SEBELUMNYA TIDAK HILANG, KECUALI BELUM DI SAVE

37. DATA TRANSAKSI • Satu file Aplikasi dan file data transaksi hanya untuk transaksi satu tahun anggaran saja! Data transaksi terdiri dari: • Rencana: (pada sheets yang berwarna biru) • Rencana penerimaan • Rencana pengeluaran, sesuai dengan RKAS • Realisasi: (pada sheets yang berwarna merah) • Realisasi penerimaan • Realisasi pengeluaran Jangan lupa untuk memasukkan transaksi pajak pada realisasi penerimaan dan pengeluaran Jangan lupa save file data setiap saat dan di akhir pencatatan transaksi Jangan lupa melakukan back up data secara periodik

38. TAHUN ANGGARAN • Setiap tahun anggaran meliputi 2 tahun ajaran. Contoh untuk tahun anggaran 2013 • Triwulan Jan-Mar tahun anggaran 2013 -> Triwulan yang sama tapi untuk tahun ajaran 2012/2013 • Triwulan Mei-Jun tahun anggaran 2013 -> Triwulan yang sama tapi untuk tahun ajaran 2012/2013 • Triwulan Jul-Sep tahun anggaran 2013 -> Triwulan yang sama tapi untuk tahun ajaran 2013/2014 • Triwulan Okt-Nov tahun anggaran 2013 -> Triwulan yang sama tapi untuk tahun ajaran 2013/2014

39. SUMBER DANA SALDO

40. SUMBER DANA BOS

41. SUMBER DANA SELAIN BOS

42. SUMBER DANA

43. DANA PAJAK

44. PENGISIAN RENCANA PENERIMAAN • Transaksi rencana terima terdiri dari: • Tahun pelajaran, dipilih dari list yang ada • Sumber dana • Besaran uang yang rencana diterima, ditulis pada kolom triwulan kapan dana direncanakan akan turun • (Tahun pelajaran dan sumber dana tidak perlu diketik.Silahkan memilih langsung dari daftar yang ada.Klik tanda panah yang ada disebelah kanan sel) Rencana penerimaan dicatat pada sheet “rencana-terima”

45. PENGISIAN RENCANA PENGELUARAN • Transaksi rencana terima terdiri dari: • Tahun pelajaran, dipilih dari list yang ada • Sumber dana • Subprogram peruntukan dana • Komponen dana BOS Pusat • Besaran uang yang rencana pengeluaran, ditulis pada kolom triwulan kapan dana direncanakan akan dikeluarkan • (Kecuali angka dan keterangan, yang lain tinggal pilih dari list yang ada) Rencana penerimaan dicatat pada sheet “rencana-terima”

46. REALISASI PENERIMAAN • Transaksi penerimaan terima terdiri dari: • ID, terisi otomatis • Tanggal transaksi dengan format: tgl/bln/thn • Transakasi pada buku kas atau rekening bank • Nomor bukti transaksi • Uraian transaksi • Sumber dana • Bila pemotongan pajak, pilih jenis pajak. • Jumlah realisasi penerimaan • Keterangan Realisasi penerimaan dicatat pada sheet “realisasi-terima”

47. REALISASI PENGELUARAN • Transaksi pengeluaranterdiri dari: • ID, terisi otomatis • Tanggal transaksi dengan format: tgl/bln/thn • Transakasi pada buku kas atau rekening bank • No bukti transaksi • Uraian transaksi • Sumber dana • Sub program peruntukan • Komponen BOS • Jumlah realisasi penerimaan • Keterangan Realisasi pengeluaran dicatat pada sheet “realisasi-keluar”

48. Contoh Pengisian Realisasi Data keuangan sebagai berikut: • Saldo tahun lalu di Bank Rp. 500.000,- • Saldo tahun lalu di Kas Rp. 1.500.000,- • Terima Dana BOS Pusat pada triwulan I melalui transfer Bank tanggal 15 Januari 2014 Rp.33.000.000,- • Terima dana BOSDA Kabupaten pada triwulan I melalui transfer Bank tanggal 14 Februari 2014 Rp 3.000.000,- • Pengambilan uang BOS pusat untuk Bulan Januari 2014 pada tanggal 16 Januari 2013 sebesar Rp 11.000.000,- • Pembayaran Honor Tenaga Eskul PMR bulan Januari 2014 tgl 17 Januari 2014 Rp 200.000,- • Pemotongan PPh 21 Rp 20.000,- • Pembayaran rekening listrik tanggal 17 Januari 2014 Rp 135.650,- • Setor pajak Rp 20.000,- pada tanggal 31 Januari 2014

49. Pencatatan Realisasi Penerimaan • Saldotahunlalu di Bank, dicatatsebagaisaldopadatanggal 31 Desembertahunanggaran yang lalu. Transaksiberada di Bank dengansumberdana BOS Pusat • Saldotahunlalu di Kas, dicatatsebagaisaldopadatanggal 31 Desembertahunanggaran yang lalu. Transaksiberada di Kasdengansumberdana BOS Pusat • Dana BOS Pusat yang ditransferdariProvinsidicatatsebagairealisasipenerimaandengansumberdana BOS Pusatdantransaksiberada di Bank. • Tanggalterimasesuaidengantanggalmasukuangtersebut di Bank

50. PENCATATAN SALDO TAHUN LALU 1/2 Terdapat saldo tahun anggaran yang lalu: • Saldo tahun lalu di Bank Rp. 500.000,- • Saldo tahun lalu di Kas Rp. 1.500.000,- Pencatatanya pada ‘realisasi-terima’ adalah sebagai berikut: Pencatatan Saldo tahun lalu di Bank Rp 500.000,- • Tanggal Transasksi: 1 Januari 2013 • Bank/Kas: Bank (uang berada di Bank) • Nomor Bukti : disesuaikan dengan masing-masing sekolah • Uraian: Saldo BOS Pusat di Bank (redaksi disesuaikan) • Sumber Dana : 1.1 Sisa BOS Pusat (karena sisa BOS Pusat tahun sebelumnya) • Pajak: dikosongkan • Jumlah: 500000 (sesuai dengan jumlah saldo/ sisa yang ada, ditulis hanya angka saja) • Keterangan: diisi sesuai dengan kebutuhan