EMBAUCHE D’UN SALARIE GUIDE OPERATOIRE DE SAISIE DES DONNEES PERSONNELLES

1. EMBAUCHE D’UN SALARIEGUIDE OPERATOIRE DE SAISIE DES DONNEES PERSONNELLES

2. SOMMAIRE • CHAPITRE 01_ LES ENJEUX D’UNE BONNE IDENTIFICATION DES SALARIÉS • CHAPITRE 02_ DÉFINITION D’UNE IDENTIFICATION FIABLE • CHAPITRE 03_ COMPOSITION DU NIR • CHAPITRE 04_ AIDE A LA SAISIE DES DONNEES PERSONNELLES • CHAPITRE 05_ LISTE DE CARACTERES AUTORISES (NOM, PRENOM) • CHAPITRE 06_ LISTE DE CARACTERES AUTORISES (ADRESSE) • CHAPITRE 07_ RECAPITULATIF DE SAISIE DES DONNEES PERSONNELLES C1 | DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

3. LES ENJEUX D’UNE BONNE IDENTIFICATION DES SALARIÉS • Sécuriser les droits des salariés (assurances maladie, chômage, retraite…) • Gagner du temps dans la transmission de la déclaration : les anomalies et les corrections allongent les délais de traitement de la déclaration • Eviter un travail supplémentaire post déclaration en cas d’anomalie. Chaque salarié en anomalie devra être rappelé pour récupérer les informations manquantes ou corriger les informations erronées. Tout ce travail devant être effectué dans un temps limité entre les deux passages paie (cette déclaration étant effectuée tous les mois à la suite de la paie) • Faciliter les relations avec les organismes de protections sociales • Réduire la fraude aux prestations sociales. Ces relations avec les organismes sont conduites par l’utilisation du NIR (N° de sécurité sociale) qui est l’identifiant unique dans le cadre de ces échanges. ! C1 | DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

4. DÉFINITION D’UNE IDENTIFICATION FIABLE Dès l’embauche d’un salarié, nous devons obtenir une identité complète composée … • Du (ou des) nom(s) de naissance dans l’ordre de l’état civil • Du nom d’usage (marital) • Du (ou des) prénom(s) dans l’ordre de l’état civil • De la date de naissance • Du lieu et du pays de naissance • De l’adresse complète • Du N° de sécurité sociale … et fiable par l’utilisation d’un justificatif d’identité (Carte d’identité, acte de naissance, carte de séjour, passeport) et de la carte vitale (ou attestation) BON A SAVOIR Toute personne née en France dispose d’un numéro de sécurité sociale qui lui est attribué dès sa naissance C1 | DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

5. COMPOSITION DU NIR Le NIR est l’identifiant unique du salarié dans ses relations avec les organismes pour : • L’alimentation de son compte retraite • Le remboursement de ses soins maladie • La mise à jour de ses droits chômage …. C1 | DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

6. COMPOSITION DU NIR Ce numéro est composé de 13 chiffres et d'une clé de 2 chiffres. Le Nir doit avoir la forme SAAMMDDCCCNNN avec • S = sexe de la personne physique doit être égal à 1 ou 2 • AA = année de naissance de la personne physique doit être comprise entre 00 et 99 • MM = mois de naissance de la personne physique doit être compris entre 01 et 12 • DD = département de naissance de la personne physique doit être compris entre 01 et 99 ou être égal à 2A ou 2B pour la corse (2A ou 2B si né après 1976) • CCC = commune de naissance de la personne physique doit être comprise entre 001 et 999 • NNN = numéro d'inscription de la personne physique au registre d'état civil doit être compris entre 001 et 999 Il est interdit d’utiliser un numéro de sécurité sociale d’un des parents du salarié. Les numéros provisoires (commençant par 7 ou 8) sont également interdit. ! C1 | DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

7. AIDE A LA SAISIE DES DONNEES PERSONNELLES • Nom Principal : • Il s’agit du nom d’usage ou nom marital. Il peut être identique au nom de naissance. • Un certain nombre de caractères ne sont pas autorisés (se reporter Page 9) • Date de naissance : • Il s’agit de la date présente sur la carte d’identité du salarié • L’année de naissance et le mois doit être égale à l’année du NIR (2eme et 3eme caractère) • Pays de naissance : • Il doit être cohérant avec le lieu de naissance. Si celui-ci est étranger, le code pays ne doit pas être FRA. • Département de naissance : • - Salariés nés en France : Code 01 à 97 ou 2A ou 2B • - Salariés nés dans les TOM (Réunion, Guadeloupe, Martinique, Guyane…) : Code 971 à 975 • - Salariés nés à l’étranger : Code 99 • Lieu de naissance : • Il s’agit du nom de la localité de naissance, tel qu’enregistré à l’état civil. ! ! A contrôler avec le numéro de sécurité sociale : Si le N° de sécurité sociale commence par 1, le sexe doit être à masculin. Par 2 le sexe doit être à féminin. C1 | DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

8. AIDE A LA SAISIE DES DONNEES PERSONNELLES • N° d’identification nationale (NIR) : • Il s’agit du numéro de sécurité sociale. Indispensable à l’identification du salarié. Il est composé de 13 chiffres plus une clé de 2 chiffres. • Il doit être identique à celui figurant sur la carte vitale ou l’attestation de carte vitale du salarié. • Il est interdit d’utiliser un numéro de sécurité sociale d’un des parents du salarié. • Les numéros provisoires (commençant par 7 ou 8) sont également interdit. (voir page x la composition du NIR) • Il est important de ne pas saisir partiellement le numéro de sécurité sociale (ex : 1897599999999). Si le numéro n’est pas connu dans sa totalité, saisir 1999999999999 ou 2999999999999) • Nom de famille : • Il s’agit du nom de naissance du salarié figurant sur sa carte d’identité, ou carte de séjour … • Ce champ est obligatoire ! ! ! C1 | DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

9. LISTE DE CARACTERES NON AUTORISES1 (NOM, PRENOM) Ci-dessous se trouve la liste des caractères non autorisés pour compléter les champs : - Nom de famille - Nom d’usage - Prénoms 1Liste extraite de la norme ISO/CEI 8859-1 (norme de l’organisation internationale de normalisation) C1 | DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

10. LISTE DE CARACTERES NON AUTORISES1 (ADRESSE) Ci-dessous se trouve la liste des caractères non autorisés pour compléter l’adresse 1Liste extraite de la norme ISO/CEI 8859-1 (norme de l’organisation internationale de normalisation) 4 3 2 1 ATTENTION L’utilisation d’un code postal CEDEX n’est pas autorisé C1 | DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

11. RECAPITULATIF DE SAISIE DES DONNEES PERSONNELLES ! 4 3 ! 2 1 ! ! C1 | DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES