La valutazione dei costi del processo di e-learning

1. La valutazione dei costi del processo di e-learning Francesco Porzio

2. Indice Strategia di gestione contrattuale Struttura dei Costi Modello di Stima dei Costi • Strategia di gestione contrattuale • Struttura dei costi • Modello di Stima dei costi

3. La strategia di gestione contrattuale Le Amministrazioni che valutano l’opportunità di intraprendere un progetto di formazione basato sull’e-learning necessitano di individuare la migliore strategia di gestione contrattuale, in funzione di: • esigenze di servizio attuali • conformazione topologica e logistica • risorse economiche destinabili al progetto • esigenze prospettiche ed evolutive Strategia di gestione contrattuale Struttura dei Costi Modello di Stima dei Costi

4. La strategia di gestione contrattuale Elementi che determinano la strategia efficace Strategia di gestione contrattuale Struttura dei Costi Modello di Stima dei Costi Personalizzazione Competenze interne Gestione del rischio Processi e risorse umane Apertura alla innovazione Strategia di acquisto Controllo dei costi Semplicità di gestione Partnership con Fornitore Garanzia delle performance Flessibilità della soluzione

5. Outsourcing selettivo Insourcing La strategia di gestione contrattuale I modelli di gestione contrattuale per l’e-learning Strategia di gestione contrattuale Struttura dei Costi Modello di Stima dei Costi Co-sourcing Numerosità dei Fornitori Outsourcing ASP Grado di esternalizzazione

6. La strategia di gestione contrattuale • Outsourcing E’ la modalità ASP - Application Service Provisioning (una forma innovativa di outsourcing, definita anche e-Sourcing) Tale modello solleva le Amministrazioni dall’onere di acquisire piattaforme hardware e software e di implementare soluzioni complesse. Il servizio è affidato completamente ad un Fornitore (l’Outsourcer o l’e-Sourcer), che fornisce applicazioni di e-learning attraverso un proprio portale residente presso un data center remoto. • Outsourcing selettivo Variante dell’Outsourcing, detta anche “Multisourcing”, realizzata selettivamente con l’apporto di più Outsourcer scelti con un approccio tattico “best of breed”. Tale modello consente la massima flessibilità di applicazione, impiega le migliori performance del mercato, consente all’Amministrazione elevato potere negoziale e contrattuale ed apertura all’innovazione Strategia di gestione contrattuale Struttura dei Costi Modello di Stima dei Costi

7. La strategia di gestione contrattuale • Insourcing Acquisizione di sistemi (HW e SW) ed infrastrutture, con integrazione eseguita tramite risorse interne alle Amministrazioni. • Co-Sourcing Applicazione congiunta e selettiva dei modelli Insourcing ed Outsourcing per singole componenti di sistema A titolo di esempio, si cita il caso di • acquisizione di apparati ed infrastrutture (Insourcing) • esternalizzazione della realizzazione dei corsi e fornitura di figure professionali, tramite Fornitori che vantano esperienze sugli specifici temi oggetto di formazione (Outsourcing). Strategia di gestione contrattuale Struttura dei Costi Modello di Stima dei Costi

8. La strategia di gestione contrattuale Applicare l’Insourcing implica la disponibilità presso la propria organizzazione di: • una struttura dedicata alla gestione di progetti ICT ed alla integrazione • spazi attrezzati per l’allocazione di sistemi e tecnologie • know-how tecnologico relativo a networking, sicurezza, applicativi di base e specifici di formazione • una struttura che gestisce i processi relativi alla formazione dei dipendenti • figure professionali specializzate in: • ruolo di Tutor • ruolo del Docente o esperto delle materie formative • animazione di comunità virtuale La scelta dell’Insourcing può risultare economicamente competitiva qualora sussistano le condizioni: • carattere specialistico del percorso formativo • elevata numerosità degli utenti da formare Strategia di gestione contrattuale Struttura dei Costi Modello di Stima dei Costi

9. La strategia di gestione contrattuale L’assenza dei precedenti elementi porta a privilegiare l’Outsourcing che consente all’Amministrazione di: • mantenere il controllo del progetto • minimizzare i rischi derivanti dalla presa in carico di sistemi, tecnologie ed infrastrutture presso le proprie strutture organizzative • disporre di elevata flessibilità rispetto all’evoluzione dei percorsi formativi ed al rapido progresso delle tecnologie Strategia di gestione contrattuale Struttura dei Costi Modello di Stima dei Costi

10. Indice Strategia di gestione contrattuale Struttura dei Costi Modello di Stima dei Costi • Strategia di gestione contrattuale • Struttura dei costi • Modello di Stima dei costi

11. Struttura dei costi • Perchéè indispensabile una struttura ottimale di costo • rendere sano ed equilibrato il rapporto contrattuale in cui il Fornitore è remunerato in misura adeguata, riducendo rischi economici e di inadempimento • consentire di prevedere i costi e monitorarli nel tempo • consentire modularità e scalabilità del progetto • consentire la flessibilità delle scelte di progetto nel tempo • consentire il raffronto tra offerte economiche • agevolare il raffronto tra tecnologie • definire la strategia di gestione contrattuale (es. Co-sourcing) • pianificare adeguatamente le attività e le scelte in preparazione al progetto • Quandoè indispensabile la conoscenza della struttura dei costi • Non solo in fase di redazione di Capitolato o Contratto, • ma a far seguito dalla valutazione di fattibilità di un Progetto Strategia di gestione contrattuale Struttura dei Costi Modello di Stima dei Costi

12. Struttura dei costi Principali componenti di costo e parametri che ne influenzano le dinamiche Il processo di sviluppo di una soluzione di e-learning si articola in attività che consentono di identificare la soluzione che meglio si adatta alla realtà, al contesto, alla cultura, ai contenuti della Amministrazione Occorre quindi personalizzare il sistema di e-learning: non è definibile un sistema di e-learning universale, esistono differenti sistemi di e-learning che si adattano alle singole realtà Strategia di gestione contrattuale Struttura dei Costi Modello di Stima dei Costi

13. Monitoraggio e supporto di figure specializzate nel settore Progettazionesoluzione (sistema e servizi) Supporto, avviamento ed esercizio Valutazione e miglioramento continuo Studio di Fattibilità Implementa-zione Struttura dei costi Filiera delle attività di sviluppo di una soluzione di e-learning: • Ogni elemento include attività ed elementi di sistema acquisibili dall’Amministrazione oppure esternalizzabili ad un Fornitore • La suddivisione degli ambiti di competenza tra Amministrazione e Fornitore determina una corrispondente struttura dei costi Strategia di gestione contrattuale Struttura dei Costi Modello di Stima dei Costi

14. Studio di Fattibilità Progettazione di Dettaglio Supporto avviamento Supporto in esercizio Formazione Supporto figure specializzate Disponibilità aule/strutture Componentiinfrastrutturali Sistemi,licenze Corsi e moduli formativi Struttura dei costi – le singole componenti • Le principali attività e gli elementi che realizzano i processi sono suddivise in due macro componenti: Servizi e Tecnologie, evidenziando: • per ciascun elemento le differenze relative al modello Insourcing ed Outsourcing • i parametri che determinano i costi • le metriche di riferimento • Servizi (consulenza, servizi) • Tecnologie (tecnologie, servizi tecnici, contenuti e servizi correlati) Strategia di gestione contrattuale Struttura dei Costi Modello di Stima dei Costi

15. Struttura dei costi – le singole componenti Attività svolta • Analisi dei fabbisogni: mappa delle competenze attraverso un Assessment Organizzativo (analisi degli skill delle risorse) • Analisi Ambientali: verifica dell’adeguatezza delle infrastrutture • Analisi delle tecnologie abilitanti: scouting tecnologico che determina la scelta verso Insourcing (scelta delle tecnologie) od Outsourcing (analisi di mercato degli LSP-Learning Service Provider) Strategia di gestione contrattuale Struttura dei Costi Modello di Stima dei Costi Studio di Fattibilità parametri • Numerosità utenti • Numerosità sedi • Complessità organizzazione • Vincoli logistici • Tipologia/Stato PDL • …

16. Struttura dei costi – le singole componenti Attività svolta • Individuazione dei costi da sostenere nelle fasi di avvio del progetto e di esercizio. Oggetto della progettazione di dettaglio sono: • elementi architetturali, infrastrutture edili e di telecomunicazione • tecnologie implementabili, sistema di e-learning Strategia di gestione contrattuale Struttura dei Costi Modello di Stima dei Costi Progettazionedi dettaglio parametri • Numerosità sedi • Volume adeguamenti infrastrutturali • Numerosità sistemi • Licenze • Numerosità e tipo corsi e moduli • …

17. Struttura dei costi – le singole componenti E’ una fase di affiancamento che consente alle Amministrazioni di impiegare un supporto all’utilizzo delle tecnologie. Comprende l’Help Desk, quale supporto all’utilizzo del sistema e, per l’Insourcing, il supporto on-site di figure tecniche specializzate • Help desk su aspetti tecnici ed aspetti formativi; stima del numero di operatori necessari in funzione del numero utenti; orario • Supporto on-site Supporto all’avviamento Strategia di gestione contrattuale Struttura dei Costi Modello di Stima dei Costi parametri • Complessità del progetto, numerosità di: • corsi • utenti • server • PC e Learning Point • sale da attrezzare • … Supporto all’esercizio parametri • Numerosità utenti/skill • Orario del supporto • Numerosità corsi • Numerosità server, PC docenti, learning point • …

18. Struttura dei costi – le singole componenti • Formazione tecnica: evoluzione degli skill interni con l’obiettivo di coprire i nuovi ruoli necessari alla realizzazione delle attività che costituiscono il progetto di e-learning; formazione all’utilizzo della piattaforma • Formazione su aspetti formativi: formazione agli utenti finali; formazione ai “formatori” (Docenti, Tutor), se propri dell’Amministrazione, sulle nuove modalità di insegnamento Strategia di gestione contrattuale Struttura dei Costi Modello di Stima dei Costi Formazione parametri • Numerosità utenti fruitori • Numerosità Corsi • Tipologia Corsi (base/avanzato/professionale) • Media coinvolti (VCL, chat, forum) • …

19. Struttura dei costi – le singole componenti Figure specializzate esterne all’Amministrazione: • Tutor • Docente Aule o strutture formative che consentano di partecipare a sessioni “in presenza” Supportofigurespecializzate Strategia di gestione contrattuale Struttura dei Costi Modello di Stima dei Costi parametri • Ore/ giorni di supporto • Curriculum professionale • Tematiche comuni • Tematiche specialistiche • … Aule e struttureformative parametri • Tipologia aula • Locazione aula • Giornate aula • …

20. Struttura dei costi – le singole componenti • Attrezzaggio spazi (cablaggi, predisposizione aule, eventuali opere edili) • Rivisitazione delle LAN (attività valutata in fase di studio di fattibilità) • Accesso ad internet Strategia di gestione contrattuale Struttura dei Costi Modello di Stima dei Costi Componentiinfrastrutturali parametri • Numerosità postazione di cablaggi • Numerosità sale da attrezzare • Numerosità PDL su LAN piatta e doppia • Numerosità postazione mobili • …

21. Struttura dei costi – le singole componenti • Server di Front end (portale), application server, back end • Postazioni PC (Docente, Tutor, Discenti) • Sistemi di videocomunicazione (per virtual classroom) Strategia di gestione contrattuale Struttura dei Costi Modello di Stima dei Costi Sistemi,licenze parametri • Numerosità server • Tipologia server ed opzioni di clusterizzazione • Tipologia assistenza • Numerosità utenti concorrenti • Numerosità postazioni PC da adeguare/ Learning Point • …

22. Struttura dei costi – le singole componenti Costruzione dei percorsi formativi: è possibile individuare dei parametri di costo che dipendono dalla metodologia didattica scelta e dalla tipologia dei corsi stessi • Corsi a catalogo o ad-hoc • Corsi a bassa, media o elevata multimedialità ed interazione Strategia di gestione contrattuale Struttura dei Costi Modello di Stima dei Costi Corsi e moduli formativi parametri • Numerosità corsi a catalogo • Tipologia corsi ad hoc • Tematiche trattate • Numero utenti fruitori • Tipologia test • Rilascio certificazione • Assistenza (Tutor) • …

23. Indice Strategia di gestione contrattuale Struttura dei Costi Modello di Stima dei Costi • Strategia di gestione contrattuale • Struttura dei costi • Modello di Stima dei costi

24. Modello di stima dei costi Modello di stima di massima dei costi complessivi del progetto in base alle esigenze di massima Finalità del modello • Supportare stime di massima dei costi associati ad esigenze di progetto • Supportare valutazioni e simulazioni dell’impatto di massima delle esigenze sui costi • Supportare l’individuazione delle variabili critiche ai fini della caratterizzazione delle esigenze • Supportare l’individuazione delle esigenze e degli SLA valutandone l’effetto di massima sui costi (SLA eccessivi determinano inefficienza, SLA insufficienti inefficacia) Non è finalità del modello • Definire basi d’asta • Definire strutture di listini e di Offerte Economiche Strategia di gestione contrattuale Struttura dei Costi Modello di Stima dei Costi

25. Stima i costi di: Studio di fattibilità Progettazione di dettaglio Servizi di supporto ad avviamento ed esercizio Infrastrutture di rete Sistemi e Licenze (insourcing) Servizi di outsourcing in funzione di: Strategia di gestione contrattuale Numerosità degli utenti Architettura e prestazioni della Rete Locale e Geografica Numerosità delle postazioni di lavoro Numerosità di sedi Tipologia di servizi necessari Intensità dell’erogazione dei corsi (es. ore/mese) Tipologia di corso Livello di multimedialità / interattività del corso Modello di stima dei costi Strategia di gestione contrattuale Struttura dei Costi Modello di Stima dei Costi

26. Modello di stima dei costi Quando si usa il modello • In fase di valutazione di fattibilità • In fase di valutazione della strategia di gestione contrattuale • Prima che siano definite le esigenze di dettaglio • Prima che sia definito il dimensionamento del Progetto Strategia di gestione contrattuale Struttura dei Costi Modello di Stima dei Costi

27. Modello di stima dei costi – esempio Esempio: Costo delle infrastrutture di Rete Locale Strategia di gestione contrattuale Struttura dei Costi Modello di Stima dei Costi

28. Euro 1.800.000 1.800.000 1.600.000 1.600.000 1.400.000 1.400.000 1.200.000 1.200.000 Totale Costo Totale Costo Totale Costo Totale Costo Annuo LMS Annuo LMS 1.000.000 1.000.000 Annuo LMS Annuo LMS Comprende sia Comprende sia Comprende sia Comprende sia l’accesso alla l’accesso alla 800.000 800.000 l’accesso alla l’accesso alla piattaforma piattaforma piattaforma piattaforma 600.000 600.000 dell’outsourcer dell’outsourcer dell’outsourcer dell’outsourcer sia la fruizione sia la fruizione sia la fruizione sia la fruizione 400.000 400.000 annuale di corsi annuale di corsi annuale di corsi annuale di corsi standard da standard da standard da standard da 200.000 200.000 parte degli parte degli parte degli parte degli utenti utenti utenti utenti - - 10.000 10.000 10 10 100 100 1.000 1.000 Numerosità Utenti Formazione tecnica Discenti Supporto in esercizio (Testing e manutenzione) Licenze Corsi Licenze Accesso Piattaforma LMS Una Tantum Avviamento Piattaforma Modello di stima dei costi - esempio Esempio: Costo annuo della soluzione ASP Strategia di gestione contrattuale Struttura dei Costi Modello di Stima dei Costi