SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 2* D3 Manajemen Informatika ATA 05/06 Otomatisasi Perkantoran

1. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 2*D3 Manajemen InformatikaATA 05/06Otomatisasi Perkantoran Ati Harmoni

2. Pendahuluan • Otomatisasi dimulai di pabrik • Numerical control (NC) • Direct numerical control (DNC) • CAD/CAM • Robotics • Otomatisasi kantor (Office automation= OA) dimulai oleh IBM di tahun 1960-an • Word processing • Magnetic Tape/Selectric Typewriter • Sistem otomatisasi kantor dicirikan oleh komunikasi

3. Otomatisasi Kantor (OA) OA meliputi: • Sistem elektronik formal dan informal • Komunikasi informasi • Orang-orang di dalam dan di luar perusahaan • Digunakan oleh manager, professional, sekretaris, dan karyawan administratif • manager dan profesional sering disebut knowledge workers

4. The Virtual Office • Inovasi TI memungkinkan banyak aktivitas perusahaan dikendalikan dari lokasi yang berbeda → virtual organization, muncul sebagai akibat OA • Harus dihubungkan oleh komunikasi elektronik • Dampak • Emerged with the appearance of low cost microprocessors • Teleprocessing • Telecommuting

5. Keuntungan Virtual Office • Mengurangi biaya fasilitas • Mengurangi biaya peralatan • Jaringan komunikasi formal • Mengurangi work stoppages • Kontribusi sosial • Mereka yang tidak dapat meninggalkan rumah dapat tetap bekerja dengan cara baru.

6. Kekurangan Virtual Office • Kurangnya rasa memiliki • Ketakutan kehilangan pekerjaan • Moral rendah • Tekanan keluarga These are disadvantages to the employee!

7. Strategi Virtual Office yang direkomendasikan • Menyediakan sumberdaya komputer • Menyediakan akses ke sumberdaya informasi • Menyediakan perlengkapan nonkomputer • Mengatur penerusan panggilan telepon • Menggunakan konferensi telepon • Menjadwalkan pertemuan reguler • Mengikuti pekerjaan rutin

8. Virtual Organization • Pengembangan ide dari kantor virtual menjadi organisasi virtual secara keseluruhan • Tidak terikat pada lokasi fisik • Tiga I Ekonomi • Informasi • Ide • Inteligensi

9. Model OA • Informasi dan komunikasi • Tidak ada data • Aplikasi komputer dan nonkomputer • "Other problem solvers" • Internal • Environmental

10. An OA Model Communications Information Environment The firm Office Automation System Noncomputer Apps Other Problem Solvers Problem Solver Computer- Apps Database Input physical resources Output physical resources Transform Environment

11. Pergeseran dari Penyelesaian Masalah Administratif Menjadi Manajerial • OA mula-mula digunakan untuk mendukung kerja sekretariat dan administrasi • Litarasi komputer manajer dan profesional meningkat maka mulai menggunakan aplikasi komputer untuk memecahkan masalah • Mulai memakai e-mail untuk komunikasi, kalender elektronik untuk menjadwalkan rapat, video conferencing untuk menghubungkan para problem solvers dari berbagai area geographi yang berbeda, dsb • Aplikasi OA diperluas dengan teknologi, seperti komputer yang makin kecil dan PDA

13. Aplikasi Otomatisasi (OA) • Word processing • Electronic and voice mail • Computer calendaring • Audio conferencing • Video conferencing • Computer conferencing • FAX • Videotex • Imaging • Desktop publishing

14. Word Processing • Menggunakan komputer untuk melaksanakan tugas-tugas yang diperlukan dalam penyiapan dokumen yang ditik atau dicetak • Kontribasi untuk manager adalah peyiapan komunikasi yang lebih efektif

15. Sistem Word Processing CPU Secretary or manager Typed documents Document storage

16. Electronic Mail (E-mail) • Menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan menggunakan terminal dan media penyimpan • Bagus jika percakapan dua arah tidak diperlukan • Eliminates phone tag

17. Sistem ElectronicMail Mail display and entry Mail display and entry Mail display and entry User 2 User 1 User n CPU Mail storage

18. Voice Mail • Seperti email kecuali bahwa pesan dikirim dan diterima melalui sistem telepon dalam bentuk audio • Membutuhkan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio secara digital dan mengubahnya kembali menjadi bentu audio saat diterima • Manager tidak perlu mengetik • Peralatan dan infrastruktur lebih sedikit daripada e-mail

19. Computer User 1 User 2 Message coding and decoding unit Sistem Voice Mail Secondary storage

20. Kalender Elektronik • Menggunakan jaringan komputer untuk menyimpan dan melihat kalender kegiatan manager (appointment) • Memungkinkan untuk mengakses kalender kegiatan manager lain • Fasilitas penjadwalan • Tidak mengkomunikasikan informasi pemecahan masalah

21. An Electronic Calendaring System Calendar display and entry Calendar display and entry Manager 2 Calendar display and entry Manager 1 Manager n CPU Calendar storage

22. Audio Conferencing • Menggunakan perlengkapan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio di antara orang-orang yang terpisah secara geografis • Telepon konferensi adalah sistem audio conferencing pertama

23. Hal-hal yang Meningkatkan Efisiensi dalam Audio Conferencing • Ada moderator • Jumlah partisipan dapat dikendalikan • Kirim agenda terlebih dulu • Perkenalkan diri saat bicara • Rekam pembicaraan • Distribusikan transkrip percakapan atau minute rapat

24. Sistem Audio Conferencing Location 1 Location n Audio Channel

25. Video Conferencing • Menggunakan peralatan televisi untuk menghubungkan partisipan konverensi yang terpisah-pisah secara geografis • Tiga konfigurasi umum • One-way video and audio • One-way video and two-way audio • Two-way video and audio

26. Location 1 Location n Video channel Video channel Video Conferencing A. One-way video transmission B. Two-way video transmission

27. Desktop Video Conferencing • Peralatan video dan audio ditambahkan pada setiap workstation dalam jaringan untuk memungkinkan komunikasi dua arah melalui gambar dan suara • Hal teknis yang harus diperhatikan • Banyak komputer desktop yang cukup powerful tersedia • Membutuhkan jaringan komunikasi dengan kecepatan tinggi

28. Computer Conferencing • Menggunakan jaringan komputer yang memungkin partisipan dengan beberapa karakteristik saling bertukar informasi tentang topik tertentu • Salah satu yang terbesar adalah konferensi IBM PC computer • Lebih dari 4,000 topik • Lebih dari 40,000 anggota • Komputer harus terhubung dalam jaringan

29. Teleconferencing • Gabungan semua teknik konferensi • Meliputi: • audio • video • computer conferencing

30. FAX Uses special equipment that can read a document at one end of a communication channel and make a copy at the other end Document copy Original document Analog channel Facsimile machine Facsimile machine

31. Videotex • Menggunakan komputer untuk menyimpan dan menayangkan materi naratif dan grafik yang tersimpan pada layar CRT • Dapat dibuat dengan komputer dalam perusahaan sendiri • Dapat dimiliki dan diakses oleh perusahaan (contoh: the Dow Jones News / Retrieval Service) • Dapat dimiliki oleh perusahaan lain

32. Imaging • Menggunakan optical character recognition (OCR) untuk mengubah data di kertas kedalam format digital untuk disimpan dalam media penyimpanan sekunder • Dikerjakan oleh sistem document management (DM) • Konservasi tempat karena dokumen tidak disimpan dalam bentuk kertas

33. Documents to be read Laser printer Sistem Managemen Dokumen Workstation Workstation OCR Reader Network server Optical disk storage unit DBMS Workstation Workstation

34. Desktop Publishing • Menggunakan komputer untuk menyiapkan output yang kualitasnya mendekati output yang dihasilkan mesin cetak • Membutuhkan monitor dan printer dengan resolusi tinggi • Tiga area aplikasi • administrative • technical • corporate

35. Desk-Top Publishing System High-resolution screen Laser printer output Microcomputer Keyboard Document storage

36. OA dan Virtual Office dalam Perspektif • Bertujuan langsung pada jantung pemecahan masalah bisnis • Pelengkap komunikasi interpersonal • Membuka peluang untuk komunikasi yang lebih baik