Universiteit Maastricht

1. Programma Verbetering Bedrijfsvoering Universiteit Maastricht

3. Organisatieontwikkeling • Begin jaren ’90: • deconcentratie beheersbevoegdheden • Directeuren in faculteiten namens CvB • Directeur tevens secretaris faculteitsbestuur • Midden jaren ’90: • Invoering integraal management • Decaan integraal manager • Directeur beheerder

4. Organisatieontwikkeling • Eind jaren ’90 • Modernisering dienstverlening (modi) • Doel: kosten ondersteuning constant, bij 25 % groei UM • Vorming 5 servicecentra • Koopkrachtoverheveling • Start dienstverleningsovereenkomsten • Basispakket • Pluspakket • Vrije diensten • CvB-diensten

5. Organisatieontwikkeling • Rond 2000 • Evaluatie MoDi, heroriëntatie op beheer • Modi loopt, maar……! • Manco’s in systeem DVO’s • Nieuwe diensten • Planning en control • Coördinatie op verbeteren en vernieuwen

6. Programma verbetering bedrijfsvoering (2003-2006) • Resultaat: • Verbetering ondersteunende dienstverlening • Maximaliseren middelen voor O&O • Planning en control • Samenhang verbeterprojecten en –acties (AO, inkoop, systemen, ketens, HRM, cultuur) • Begrenzing: • ondersteunende processen

7. Doelstelling • Alle beheerseenheden zijn volgens de INK-methodiek: • Medio 2005 procesgeoriënteerde (fase II INK) • Eind 2006 systeemgeoriënteerde (fase III INK)

8. Programma Verbetering Bedrijfsvoering

9. Fasen INK Fase 1 Activiteit-georiënteerd Fase 2 Proces-georiënteerd Fase 3 Systeem-georiënteerd

10. Procesgeoriënteerd (fase 2) De proces-georiënteerde organisatie: heeft aandacht voor het voortbrengingsproces, heeft hoofdprocessen beschreven en voor de belangrijkste activiteiten beheersnormen vastgesteld. De processen worden gemeten; taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn duidelijk vastgelegd.

11. Systeem-georiënteerd (fase 2) De systeem-georiënteerde organisatie: heeft de primaire en ondersteunende processen in hun onderling verband systematisch beschreven. Er is in de processen bijzondere aandacht voor de interne en externe klant; schotten tussen afdelingen bestaan niet meer en er wordt hecht samengewerkt. In de hele organisatie bestaat aandacht voor preventieve maatregelen naar aanleiding van problemen, trends, ontwikkelingen en metingen.

12. Verantwoordelijk • Portefeuillehouder CvB = opdrachtgever • Programmaleider = directeur bedrijfsvoering bureau • Coördinatie: directeuren eenheden + portefeuillehouder gezamenlijk (CBB) • Uitvoering: directeuren • Ondersteuning: programmabureau + INK-coördinatoren

13. INK managementmodel

14. Activiteiten • Standaardiseren processen bedrijfsvoering • Resultaatafspraken en resultaatmeting • Positiebepalingen  verbeterplan • Beleidsplan/businessplan/ontwikkelplan • Interne audit (proefaudit) • Externe audit • Deskundigheidsbevordering

15. Flankerend • Ondersteunen en helpen • Nieuwsbrief PVB • PVB-community in EleUM • Training /Kenniskringen INK-coördinatoren en auditors • PVB-conferenties • Roadshows

16. Get your kicks On Route 06

17. PDCA-cyclus

18. Management van processen • Referentieprocessen beschreven • Lokale processen • Processen ontsloten via website Bedrijfsvoering • In bewerking: kwalificaties overdrachtsmomenten • Ontwikkeling: standaard tenzij… • Decentrale/centrale Mavim-database

19. Management van processen (2) • Afspraken over onderhoud  via DO’s • Verantwoordelijk: ketencoördinator • Verantwoordelijk voor uitvoering processen: (deel)proceseigenaar

20. Mandaten • Vernieuwde mandatenregeling • Opgave ondermandaten • Helderheid over Taken, Bevoegdheden, Verantwoordelijkheden (RACI-matrices) • Verbinding met processen

21. Deskundigheidsbevordering • Inventarisatie noodzakelijke kennis en kunde op basis procesbeschrijvingen • Professionalisering in F en P • Overleg hoofden bureaus onderwijs en SSC (DAS) over intern traject • Gebruik ESF-subsidie

22. QS via BBlvd

23. Meten = Weten processen, (klanten) Resultaatmeting • SLA’s • Klanttevredenheidsmeting • StudentenMonitor (Flycatcher) • MedewerkersMonitor (Flycatcher) • Medewerkerstevredenheidsmeting • enquête  Medewerkersmonitor • Ontwikkelen UM-scorecard • Positiebepaling en INK-audits klanten medewerkers bestuur verbeterproces

24. Van verbeterpunten naar verbeterplan

25. Profielschets UM-gemiddeld 2004, 2005 en 2007

26. Vervolg 06

27. Enkele ervaringen audits • Audit wordt op prijs gesteld • Spiegel • Bevindingen niet schokkend, wel nuttig • Auditors: • Kost tijd • Spannend/inspannend • Leuk om in andermans keuken te kijken • Bevindingen gebruiken voor bijsturen (Act)

28. Ervaringen • Alle eenheden werken aan verbeteren, met resulaat • Bijna overal gebruik “INK” • (te) volgend; vanuit model, oversturing • Zoeken naar balans • Verankeren in de lijn • Te veel losse punten, focus nodig • Relatie met echte problemen • Aandacht PDCA en SMART

29. Verbetering bedrijfsvoering in voor- en najaarsgesprekken Thema’s: • Beleidsplan, bedrijfsplan<>SP-UM • Managementafspraken >>prestatiecontracten • DVO’s en SLA’s • Voortgangsrapportage • Stand verbeterpunten • Scorecard >>BSC • Gebruik PDCA-cirkel • “INK” (is en blijft ons model)

30. Doen !

33. Pad: Unimaas.nl>>medewerkers>>medewerkersmonitor >>rapporten flycatcher

35. Voorbeeld ketenproces

36. monitor

37. Verbeterpunten in database • 370 verbeterpunten ingedeeld naar: 9 INK-aandachtsgebieden en 11 aspecten