Sistemas Integrados y ERP’s

1. Sistemas Integradosy ERP’s Rakel Tellaetxe Idoia Placer

2. Estructura de un ERP Introduccion Criterios para la eleccion de un ERP Implantacion ASP Clientes de SAP Principales fabricantes de ERP’s SAP AG Conclusiones VÍdeo Ejemplo iECS

3. Introducción: Sistemas Integrados • Son sistemas que permiten la integración de la información de los diferentes departamentos de la empresa. • Actualmente se necesitan herramientas tecnológicas que permiten las siguientes tareas: • Gestionar íntegramente todas las actividades logísticas de las empresas. • Proporcionar información de calidad en tiempo real. • Establecer en la empresa pautas de actuación que garanticen el desarrollo coherente de las actividades.

4. Introducción:¿Qué es un ERP? • Los ERP – Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales) se crearon con la finalidad de facilitar un sistema que cubriera todas las áreas de una empresa de forma integrada. • Debe de funcionar en entornos internacionales. • La mayoría de los ERP’s adoptan una estructura modular. • Los módulos están interconectados y comparten una base de datos común. • Esto posibilita la implantación del sistema por etapas. El primer modulo en ponerse en marcha es el financiero, y después se integran los demás dependiendo de la empresa y sus necesidades.

5. Introducción: Historia • 1960: el software utilizado en los entornos industriales era básicamente para el control de inventario de la empresa. Éste software estaba hecho a medida y diseñado según la gestión de inventarios. • 1970: Surgió un sistema para la planificación de la necesidad de materiales, lo que en inglés se conoce como Material Requirement Planning, de ahí las siglas MPR ó MPR I. • 1980: Basándose en el concepto del MRP ó MRP I surgió un modo de realizar una planificación de los recursos para la producción y/o fabricación de la empresa, lo que en inglés se conoce como Manufacturing Resources Planning, y a esto se le nombró MPR II. • 1990: MPR II se amplió para abarcar otras áreas de la empresa. De ésta ampliación surgieron los sistemas ERP´s, los cuales constituyen un gran soporte para el desarrollo de los sistemas especializados en gestión.

6. ERP II ERP PPC MES MRP I MRP II

7. Introducción: Características • Capacidad de parametrización • Adaptación a la estructura de la empresa • Interfaz de usuario avanzada y flexible • Integración con otras aplicaciones • Capacidad de acceso a la información • Otras características:  Base de datos centralizada. Los componentes del ERP interactúan entre sí reforzando todas las operaciones. Los datos se insertan una sola vez. Hay un software por cada unidad funcional.  Incluye un conjunto de módulos.

8. Introducción: Características • Las mas importantes son: • Lenguajes: Las aplicaciones ERP han de haber sido construidas con lenguajes de programación modernos y potentes. • Arquitectura: Hoy en día, la arquitectura cliente-servidor en tres capas es la más recomendable por sus altas prestaciones, seguridad y flexibilidad. • Bases de datos: Las más recomendables son las que se han convertido en universales y tienen detrás una empresa de software que ofrece seguridad y garantía como son SQL Server, Oracle

9. Estructura de un ERP Estructura modular dividido en módulos Interconectados Base de datos única Implantación por etapas módulos necesarios

10. Estructura de un ERP:Modulos • Producción: Este módulo es el encargado de la gestión de los códigos de los productos, de los materiales, concretamente de la lista de materiales, llamada BOM (Bill Of Materials), las órdenes de producción, las compras de materias primas etc. Este módulo integra todos los procesos que estén relacionados con la producción con los módulos de inventario y ventas, evitando así la duplicidad de infamación Las personas que se ven afectadas por la organización de este módulo son los proveedores.

11. Estructura de un ERP:Modulos • Finanzas: Es uno de los principales en el núcleo de un ERP, ya que todos los movimientos que se realicen en la empresa se tienen que traducir en un movimiento financiero. Integra toda la información del resto de los módulos y a la vez proporciona la información necesaria para una gestión fiscal de la empresa generando así informes contables y financieros. Las personas afectadas por este módulo son los clientes de la empresa.

12. Estructura de un ERP:Modulos • Recursos Humanos: Este módulo es uno de los básicos, ya que se encarga de gestionar la planificación dentro de la empresa y a las personas que trabajen en ella, proporcionando así información sobre el empleo y la productividad del empleado en cuestión. Las funciones principales que lleva a cabo este módulo son: la contratación de nuevos empleados, la planificación de los recursos a corto y largo plazo, gestionar los gastos etc. Las personas afectadas por este módulo son los accionistas de la empresa.

13. Estructura de un ERP:Modulos • Ventas y Marketing: Este módulo enfoca la relación clientes-empresa. Tanto los clientes como la empresa utilizan este módulo para gestionar sus estrategias o modos de venta y su rentabilidad. Las funciones básicas de este módulo son: recepción y tratamiento de órdenes de venta, organizar las promociones de la empresa y la mejora de la relación cliente-empresa. Las personas afectadas por este módulo son la empresa en si y sus clientes.

14. Estructura de un ERP:Modulos • Inventario y Logística: Este módulo es el encargado de la gestión de los stocks de la empresa y se responsabiliza de distribuir los productos que realice la empresa. Dentro del módulo el área logística es la encargada de las actividades relacionadas con el flujo de materiales Este mismo apartado da a conocer información de los costos del proceso e información importante para tomar decisiones de abastecimientos. Las personas o movimientos que se ven afectados por este módulo son los servicios externos de la empresa.

15. Criterios para la elección de un ERP • Funcionalidad del ERP: módulos que el sistema ofrece para dar soporte a las necesidades de los diferentes departamentos de la empresa. • Criterios técnicos: plataformas técnicas soportadas por el ERP: bases de datos, lenguajes de programación, herramientas de desarrollo... • Criterios económicos: hay que tener en cuenta costes como los de las licencias, proceso de implantación, servicios de consultoria asociados… • Criterios organizativos: evaluación del impacto y los cambios necesarios en los procesos y en la organización, necesarios para la correcta implantación.

16. Criterios para la elección de un ERP • Facilidad de uso de las herramientas del sistema. • Referencias de implantación, bien del producto como de la empresa consultora encargada del proyecto, siendo importante las referencias sobre el propio sector de la actividad. • Proveedores: es importante saber quien es el fabricante del ERP y la consultora encargada de la implantación.

17. Ventajas y Desventajas • Ventajas • Minimiza costes y maximiza beneficios. • Seguridad definida por el usuario. • Integración de los procesos de información entre las diferentes áreas. • Mejora la comunicación entre todos los departamentos y responsables. • Integridad de los datos • Estabilidad del sistema • Reducción de costos • Información disponible e inmediata para la toma de decisiones.

18. Ventajas y Desventajas • Desventajas. • Implantación muy costosa. • Requieren cambios en la compañía y procesos para su implantación. • Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos • Hay pocos expertos en ERP’s

19. Implantación de un ERP • En una implantación actúan los siguientes 6 elementos: • El ERP: puede parecer lo más importante del proceso de implantación, pero no es así. La correcta gestión del cambio es más importante que el propio ERP en sí. • Las personas y la cultura de la organización: El impacto de la implantación de un ERP sobre las personas de una organización es muy importante ya que son estas la clave de las organizaciones. • La estrategia: El mejor proceso sería que el plan tecnológico, incluyendo el ERP y su hardware asociado, soporten la estrategia de la corporación y no al contrario.

20. Implantación de un ERP • El hardware: No es la parte más compleja de la implantación pero en algunos casos nos encontraremos que su mala elección hace disminuir el rendimiento global de la implantación. • Los procesos: Estos definen la eficiencia y eficacia de la organización. En el proceso de implantación de ERP deben redefinirse los procesos para mejorar su eficacia. • Resto de las aplicaciones existentes en la organización: Existen distintas aplicaciones para la gestión que han de estar conectadas al ERP para conseguir una eficiente gestión de la información

21. Implantación de un ERP • Entre los factores que determinan el éxito de la implantación podemos destacar: - Planificación realista, teniendo en cuenta restricciones técnicas, económicas y organizativas. - Compromiso de la dirección con el proyecto - Definición precisa de los objetivos - Gestión de cambio organizativo - Formación y soporte técnico a los usuarios - La organización donde será implantada (estrategia, personas, procesos…) - Las distintas consultoras que ofrezcan servicios de pre-implantación e implantación - El ERP elegido, tanto el producto como el fabricante.

22. Implantación de un ERP • Toda implantación de un ERP tiene dos fases: • Análisis previo: • Análisis inicial • Definir las áreas y funciones que alcanzará la implantación y un primer calendario. • Definir los objetivos • Definición de las mejoras en los procesos y organización que aportara el ERP • Definición del plan de gestión del cambio

23. Implantación de un ERP • Elección de la tecnología e implantador mas adecuados • Definición de un calendario y presupuesto aproximados • Implantación del ERP • Seguimiento y control de los objetivos

24. Implantación de un ERP • Problemas: • Se implanto el ERP inadecuado. • Algunas organizaciones no estaban preparadas para los nuevos procesos • La implementación fue realizada por personas poco cualificadas o con poca experiencia en ese campo. • No se dedicó tiempo a la pre-implantación. • El departamento informático del cliente no pudo recibir la suficiente formación para adaptarse al nuevo software • El proveedor no siguió colaborando después del arranque por lo que resultó imposible obtener un rendimiento optimo y un asesoramiento al personal

25. Implantación de un ERP • Por lo tanto, para una buena implantación se debe: • Tratar de que en todos los niveles de la organización haya una predisposición al cambio • Proveedor y cliente deben colaborar para automatizar procesos existentes, rediseñarlos, eliminarlos, mejorarlos… • Hay que tratar de sustituir los procesos verticales por horizontales. • El cliente debe tener claro que quiere mejorar, cuanto y en que plazo.

26. Programa a medida vs. ERP estandar Es inviable desarrollar y mantener un programa a un coste inferior a uno estándar. Algunos de los inconvenientes son: • Cada nueva funcionalidad implica un análisis previo. • El departamento informático generalmente atiende a los problemas diarios por lo que resulta difícil que proponga mejoras • Cada año hay que plantearse costosas actualizaciones para utilizar nuevas tecnologías, con un ERP estándar no hay que preocuparse de eso.

27. DESCANSO….

28. ASP:¿Qué es un ASP? • Los ASP (Application Server Provider) o servicios de software online, son un modelo de negocio de Internet. • Ofrece una solución de red integrada y total. • La idea consiste en alquilar en vez de comprar. • Las principales ventajas del ASP: - Costes fijos previsibles - Reducción de tiempos de implantación - Incremento de productividad - Acceso desde cualquier punto y en todo momento a la información - Actualización permanente - Acceso a las mejores tecnologías de mercado del momento a precios asequibles.

29. Elección de un ASP • Caracteristicas del software: • Funcionalidad • Escalabilidad • Integrabilidad • Flexibilidad • Calidad del servicio: • Formación y capacitación • Administración del sistema • Seguridad: • Soporte técnico

30. Elección de un ASP • Infraestructura tecnológica del proveedor: • Tecnología de seguridad • Emplazamiento seguro • Proveedores de Internet • Precio: • Tarifa inicial • Tarifa periódica por el alquiler de la aplicación • Tarifa por actualizaciones • Tarifa negativa por fallos o "caídas" en el servicio

31. Empresas proveedoras de ASP • INDRA (www. Indra.es): Esta empresa cuenta entre otras áreas de negocio, la implementación de software ERP en modo ASP. • ROSS SYSTEMS (www.rossiberica.com): Ross Systems ofrece, entre su amplia variedad de soluciones ASP, el paquete de gestión empresarial iRenaissance.ERP. • DEISTER (www.deister.es): El paquete ERP de Deister, Aurora ERP, es una aplicación 100% ASP, escrita íntegramente en Java, lista para ser ejecutada con un navegador estándar y sin ninguna inversión adicional en hardware. • E-BAAN (www.ono-sp.com): E-Baan de ONO es una solución que permite integrar las áreas financiera y logística

33. Fabricantes de ERP´s • SAP • Esta es la empresa líder en el suministro de software empresarial, fue fundada en el año 1972 por empleados de IBM, su sede está en Alemania. • COMPUTER ASSOCIATES • Es una de las mayores compañías de software, también conocida como CA, fue creada un año después que SAP, en 1976 • ORACLE • Fue fundada cinco años después de SAP en el año 1977, es la segunda compañía de software del mundo. • Fabrica todo tipo de productos como bases de datos o sistemas de gestión

34. Fabricantes de ERP´s • BAAN • Esta empresa fue fundada en el año 1978 por Jan Baan, de ahí su nombre. • Su sede central está en Barneveld, Holanda y posee otra sede en Buenos Aires, Argentina. • PEOPLESOFT • Esta empresa con sede central en Pleasanton, California fue fundada en los años ochenta, 1987 por Dave Duffield y Ken Morris. • suministra software para la planificación de recursos de cualquier empresa (ERP), gestión de recursos humanos y de relaciones con los clientes (CRM).

35. Fabricantes de ERP´s • SIEBEL • Es el máximo proveedor mundial de soluciones CRM (Customer Relationship Management). • JDEDWARDS - Es la empresa más reciente • Su sede central se encuentra en Denver, Colorado. Se introdujo en el mercado sobre el año 2001 cuando logró conseguir un fabricante de software CRM YouCentric, pero en el año 2003 fue absorbida por Peoplesoft, anteriormente comentada.

37. SAP AG • El nombre de esta compañía viene de las siglas de los siguientes nombres: • Sistemas, Aplicaciones y Productos, todo ello para el proceso de datos. • Razón del éxito de SAP es que ofrece un sistema único que soporta casi todas las áreas globalmente y que es capaz de diseñar software específico en varios lenguajes de programación. • SAP durante su evolución ha lanzado algunas soluciones como: • SAP R/1 • SAP R/2 • SAP R/3

38. SAP AG:~ SAP R/3 ~ • Características que le diferencian de otras aplicaciones : • Flexibilidad. • Integración. • Sistema on-line. • Sistema abierto • Ciertas restricciones: • Sistemas Operativos: Unix, Windows NT, Open VMS, MPE/iX. • Bases de datos: Oracle, Sybase, Software AG, Informix

39. SAP AG:~ SAP R/3 ~ • Tiene módulos funcionales los cuales pueden ser divididos en tres áreas como son la financiera, la logística y los recursos humanos.

40. Transforming the core...SAPR/3MySap ERP

41. Clientes de SAP • Es la segunda empresa en el mercado de las aplicaciones de negocios, y mueve alrededor de 13.000 millones de dólares al año (programas como los de planeación de recursos empresariales, o ERP, y los de administración de relaciones con los clientes, o CRM, entre otros).

42. Clientes de SAP • Cepsa fue una de las primeras compañías en entrar en el negocio de las tiendas de Conveniencia en el mercado español pero la competencia surgida en los últimos años había provocado que la empresa reaccionase • La base de estrategia de Cepsa fue potenciar la orientación y servicio al cliente. Entre las iniciativas destacó el fortalecimiento de su base tecnológica con un sistema integrado de gestión centralizado a través de la solución de SAP para el sector de distribución, mySAP Retail. • El proyecto comenzó en abril del 2001 y fueron 8 meses después cuando se produjo la entrada en productivo.

43. Clientes de SAP • Beneficios obtenidos de su utilización: • Mejora del control sobre las operaciones. • Mayor cohesión entre departamentos. • Mayor acceso a información relevante de gestión. • Reducción de tiempos de trabajo por departamento. • Depuración de datos.

44. Conclusiones • Al ser cada empresa diferente a las demás, la implantación de un ERP en cada una de ellas será también diferente. • Tiene un gran presente y en un futuro no muy lejano, su uso entre empresas dedicadas a la fabricación aumentará, por lo que tiene un futuro prometedor. • Son modulares, cada empresa implantara los módulos necesarios para su actividad, evitando la implantación de módulos innecesarios.

45. Conclusiones • Al implantar un ERP, la empresa tendrá que tener definidos de antemano dos puntos: sus objetivos y sus recursos, siendo ambos importantes ya que de lo contrario la empresa podría quebrar. • La correcta implantación de un ERP procura a la empresa incrementos radicales de productividad posibilitándola de obtener mejor información para la toma de decisiones.

46. Ejemplo~ PRONET ISE ~ • PRONET ISE • Es una consultora especializada en soluciones  avanzadas para empresas en el campo de la gestión, control de la producción y comunicaciones. • Empresa líder en tecnología e innovación. Entre sus áreas de especialización cabe destacar: • Sistemas integrales de producción • Control y gestión de procesos • Comunicaciones • Tecnologías de la información

47. Ejemplo~ PRONET ISE ~

48. Ejemplo~ PRONET ISE ~ • IECS • Es actualmente una de las soluciones ERP más efectivas y sencillas de instalar en su empresa. • Las características principales son las siguientes: • Sistema de navegación tipo web, con flechas de avance y retroceso para moverse por el sistema. • Menús para una rápida localización de las funciones. • Pantallas auto-ajustables al tamaño y resolución empleados. • Combinación de colores optimizado para evitar la fatiga visual.

49. Ejemplo~ PRONET ISE ~ • Pantalla de acceso • La pantalla de acceso seguro permite elegir al subsistema al que nos queremos conectar.

50. Ejemplo~ PRONET ISE ~ • Homepage del ususario • El sistema identifica automáticamente al usuario y le presenta sus menús personalizados, así como las tareas pendientes de ejecución, las alarmas del día, mensajería interna/externa etc.