Kuntien yhdistymisen esimerkki – Uuden Sastamalan kaupungin prosessiorganisaatio

1. Kuntien yhdistymisen esimerkki – Uuden Sastamalan kaupungin prosessiorganisaatio Hyvien käytäntöjen markkinat Kuntamarkkinoilla 10.9.2008 Paavo Salli www.sastamala.fi

2. Sastamalan perustamisselvitysvaihe 2007Kaupunkirakenne, uudet asuntoalueet Sastamalan perustavat 1.1.2009: Mouhijärvi, Vammala ja Äetsä. Punkalaidun jatkaa yhteistoiminta-alueen jäsenkuntana Tampere Tampere

3. Lähtökohdat • Mouhijärvi, Vammala ja Äetsä lakkaavat • Perustetaan uusi kaupunki uudella nimellä: Sastamala. Nimellä historiatausta: Keskiaikainen laaja pitäjä. • Rakennetaan uusi organisaatio • Tasapuolinen, kaikille uusi • Yhteistyötä vahvistava, luodaan yhdessä • Muutosvastarintaa eliminoiva, ei ole vanhaa, mistä pitää kiinni, ei ole vaihtoehtoa, mihin tarttua

4. Rakennemuutoksen askeleetKotter, John P.:Leading Change. Harvard Business School Press 1996. • 1. Määrätietoisen etenemistarpeen tunnelman luominen • 2. Ohjaavan ryhmän asettaminen • 3. Vision ja strategian kehittäminen • 4. Muutosvision viestiminen • 5. Laaja-alaisen toiminnan valtaistaminen • 6. Lyhyen aikavälin voittojen esiinottaminen • 7. Saavutusten vakauttaminen ja muutosaallon laajentaminen • 8. Uusien lähestymistapojen ankkurointi kulttuuriin

5. 1. Määrätietoisen etenemistarpeen tunnelman luominen • Valtuustojen päätökset uuden kaupungin perustamisselvityksen tekemisestä, kesä 2007. Aikataulu: Selvityksen perusteella päätökset tehtävä valtuustoissa 31.12.2007 mennessä. • Ohjausryhmä asetti 12 työryhmää, jotka valmistelivat prosessirakenteen kalanruototekniikalla perustaksi organisaatiorakennetta koskevaan selvitykseen. Henkilöstön edustajat ja yhteistyötoimikuntakäsittely. • Lähtökohtana toimintamalli. • Prosessikartan tarkentaminen organisaatiorakenteeksi, jotta vakanssit voidaan määritellä ja nimetä niiden haltijat keväällä 2008. Sastamalan valtuusto päättää lopullisesti 10.11.2008. • Prosessikartasta tilikartta keväällä 2008, jotta talousarvioehdotukset voidaan laatia 30.9.2008 mennessä. • 26.10.2008 kunnallisvaaleilla valittava valtuusto päättää talousarviosta 15.12.2008. • Prosessien kehittäminen etenee, kehityskeskustelut, tiimirakenteet ja organisaatioiden rajapinnoilla esiin nostettavat kehittämiskohteet.

6. Sastamalan prosessikartta Kuntalaisvaikuttaminen ja päätöksenteko Valtuusto Hallitus Prosessin johtaja Elinvoima ja osaaminen Kaupunginhallitus, maaseutu ltk. kulttuuri- ja vapaa-aika ltk Sosiaalinen hyvinvointi ja toimintakyky Sosiaali-ja terveysltk Prosessin johtaja Johtoryhmä Kaupungin johto Kasvun Sastamala Lasten ja nuorten kasvatus ja ohjaus Kasvatus- ja opetusltk Prosessin johtaja Yhdyskunta ja ympäristö Tekninen ltk, vesilaitoksen johtokunta, rak. ltk Prosessin johtaja Henkilöstö tiimi Kaupunki- kehityksen ohjaustiimi Tilakeskus Konsernitalous- tiimi Hallinto- ja konserniviestintä tiimi Muut tukipalvelut Kaupunginhallitus, johtokunta, kaupunginjohtaja, apulaiskaupunginjohtaja Hallinnon tukipalvelut Kaupunginhallitus, johtaja, tiimien vetäjät

7. 2. Ohjaavan ryhmän asettaminen • Kuntien valitsemat mandaattineuvottelijat sopivat ohjausryhmän paikkajaosta poliittisen edustavuuden ja tasa-arvolain vaatimukset huomioon ottaen. Ankkurointi kunnalliseen viralliseen päätöksentekojärjestelmään. • Ohjausryhmän asettaminen, kunnanhallitusten päätökset. Keskeiset päätöksentekijät, kval ja khal puheenjohtajistot mukana. Henkilöstön edustaja ohj. ryhmässä. • Ohjausryhmästä järjestelytoimikunta lääninhallituksen päätöksellä kesällä 2008, kuntajakolain mukaan kunnanhallituksen päätösvalta. • Työvaliokunta valmistelemassa, järjestelytoimikunnalla yksi esittelijä, joka on työvaliokunnan puheenjohtaja. Työvaliokunta laajennettu käytännössä Sastamalan johtoryhmäksi. • Sastamalan yhteistyötoimikunta, 2008 loppuun 3 kunnan yhteistyötoimikuntien yhteinen kokoonpano.

8. 3. Vision ja strategian kehittäminen • Tässä otsikko tarkoittaa visiota prosessiorganisaatiosta ja strategiaa sen muodostamiseksi. • Visiona toimintamalli, jota oli alustavasti rakennettu Vammalan kaupungin omaa organisaation kehittämistä varten 2006. Konsultti oli aloittanut työnsä. Asiaa oli käsitelty myös seudullisesti. Vammalan valmistelu pysähtyi, kun kuntarakenneasia tuli esille. Malli, siis perusnäky tulevasta organisaatiosta, hyväksyttiin lähtökohdaksi. • Strategia: yhteensä 900:sta Sastamalan palvelukseen siirtyvästä henkilöstä n. 200 osallistuu työryhmissä kuntauudistuksen ja prosessiorganisaation valmisteluun. Malli on esillä luottamustoimielimissä, tiedotusmateriaaleissa, raporteissa, työpaikkakokouksissa, yhteistyötoimikunnassa jne. Kehitetään mahdollisimman hyvä organisaatiorakenne uudelle kaupungille ja tuodaan sen piirteet käytännön päätöksentekoon rungoksi. Runko osoittaa, mihin tehtäviin ihmiset sijoitetaan ja kuinka rahavarat prosesseille kohdennetaan. Työtä tukemaan ja valmentamaan konsultti. Kun johtajia nimetään, he ottavat prosessimallin työkaluksi ja kehittävät siihen sovelluksia. • Sastamalan kaupungin visio on ”Kasvun Sastamala”. Ja sen saavuttamiseksi valmistellaan koko ajan strategiaa, erityisesti valittava Sastamalan valtuusto vuoden 2009 aikana.

9. 4. Muutosvision viestiminen • Siis näky prosessiorganisaatiosta viestinnässä esillä monikanavaisesti. • Näky ei ole suinkaan valmis. • Jokainen johtaja ja tiimi kehittää sitä oman prosessinsa osalta eteenpäin. • Kysymyksessä on enemmänkin yhteisen rakentamisen tehtävä, kuin jonkun välittämä valmis visio, johon viestinnän vastaanottajien tulisi sitoutua ja ottaa omakseen.

10. 5. Laaja-alaisen toiminnan valtaistaminen • Ohjausryhmä asetti 12 työryhmää, niille puheenjohtajat ja antoi valmistelutehtävän sekä palkkasi konsultin. • Vaiheittain nimettiin johtajat, kunnanjohtajien työnjako 2007 Sastamalan perustamispäätöksellä, sitten muut prosessinjohtajat, jotka edelleen valitsivat osaprosessien johtajat, kevät 2008. Oli muutama sisäinen haku ja 2 ulkoista hakua. 99 % vakansseista täytettiin suoraan sopimalla. • Työryhmät korvautuivat prosessitiimeillä. • Ohjausryhmällä/järjestelytoimikunnalla koko ajan tieto tilanteesta. • Avoin ja laaja-alainen tiedotus, mm. www.sastamala.fi -palstalla ja tiedotusvälineissä • Ohjaava koalitio odottaa tuloksia. Tiimit vastaavat niiden syntymisestä.

11. 6. Lyhyen aikavälin voittojen esiinottaminen • Vastuun ja tehtävien antaminen ja ottaminen uuden organisaation mukaisista Sastamalan tehtävistä on luonut uutta motivaatiota. • Tiimien yhteinen vastuu parhaillaan kasvamassa. • Prosessikentässä syntyy koko ajan innovaatioita. • Prosessikartan sopeuttaminen on jo alkanut luonnollisen poistuman kautta vapautuvien vakanssien täyttämättä jättämisen johdosta. Tuottavuusnäkökulma. • Organisaatioiden välinen yhteistyö paranee, kenttä on avoin ja rajapinnoilla alkaa syntyä innovaatioita.

12. 7. Saavutusten vakauttaminen ja muutosaallon laajentaminen • Prosessikartta tilikartaksi vakauttaa uuden kaupungin rakennerungon. • Talousarviossa valtuuston asetettavat tavoitteet pohjautuvat strategiaan, BSC tuloskortteihin. Prosessinäkökulmasta asetetaan suorituskyky- ja vaikuttavuustavoitteita, esitykset 30.9. mennessä, valtuusto 15.12. • Joitakin prosesseja kuvataan tarkemmin • Kehitettävät rajapintoja ylittävät ketjut nostetaan kehittämiskohteiksi laajalti koko organisaatiossa • Strategia ja prosessimalli jalkautetaan keskeisinä välineinä motivoivat strategiset teemat. Esimerkiksi lasten ja nuorten kasvatuksessa ja ohjauksessa: ”Turvallinen opin polku.” Tämä asia on merkityksellinen ja yhteiskunnallisesti erittäin tärkeä kaikille prosessiin kuuluville henkilöille ja kumppaniorganisaatioissa työskenteleville. Kehityskeskusteluissa ja muussa arkityössä selkiytetään, mikä on henkilön tästä teemasta johdettu tehtävä. Samalla käy ilmi, kuinka teema niveltyy strategiaan.

13. 8. Uusien lähestymistapojen ankkurointi kulttuuriin • Henkilöiden osallistuminen. Prosessimallin jatkuva parantaminen yhdessä. Innovatiivinen käyttö kunnallisen arkityön keskeisenä välineenä. • Johtavat henkilöt ovat ottaneet prosessimallin omakseen, puhuvat siitä. Mallin innovatiivinen soveltaminen ja hyväksikäyttö jatkuvasti esillä ja käytössä koko organisaatiossa. • Järjestelytoimikunta vartioi oikeiden prosessitermien käyttöä. • Talousarviossa on prosessikarttapohja rakenteessa, samoin tilinpäätöksessä. • Hallintosääntö laaditaan hallinto- ja prosessisääntönä. Samaan asiakirjaan perinteinen ja lakisääteinen hallinto sekä organisaation parempaa suorituskykyä tukeva prosessikulttuuri, valmis syksyllä 2008 ja käytössä valtuuston päätöksellä 1.1.2009 alkaen. • Prosessikartta on keskeinen informaation väline uusille luottamushenkilöille ja kaikille johtajille kokonaisuutta hahmotettaessa.

14. OSKEn jory Elinvoiman prosessit Osaava työvoima Yrityspalvelun hallitus Elinkeinot ja osaaminen Yrityspalvelut ja kehittäminen Markkinointi- tiimi Markkinointi Maanhankintapolitiikka Yhdyskuntarakenteen ohjaus Strateginen suunnittelu Yleiskaavoitus Prosessitiimi Kehittämistiimi Maaseudun kehittäminen MSEV-tiimi Elinvoima ja osaaminen Maaseutuviranomaispalvelut Maaseutupalvelut Lomatiimi Lomatoiminta Maatiimi Kaupungin metsät ja pellot Tietiimi Yksityistiepalvelut Kirjastotiimi Kirjasto- ja tietopalvelut Kulttuuritiimi Kulttuuripalvelut Liikuntatiimi Elämänlaatu ja elämykset Liikuntapalvelut Vapaan sivitys- työntiimi Vapaan sivistystyön palvelut

15. Elinvoima ja osaaminen ASIAKAS Asukkaat ja yritykset TULOS Yrittäjyyden, koulutuksen ympäristön ja kulttuurin elinvoimaa luova kokonaisuus OSATOIMINNOT • Elinkeinot ja osaaminen • Yhdyskuntarakenteen ohjaus • Maaseutupalvelut • Elämänlaatu ja elämykset PERUSTEHTÄVÄ Huolehtia Sastamalan osaamisesta ja elinvoimaisuudesta

16. Elinvoima ja osaaminen -> Elinkeinot ja osaaminen Verkosto- tiimi Työvoimareservit Osaava työvoima Mamu- tiimi Työperäinen maahanmuutto OSKEn jory OSKEn kehittäjäverkosto Koulutus ja rekrytointi Yrityspalvelun hallitus Yrityksen perustaminen • Osaamis- ja kehittämiskeskuksen (OSKEN) johtoryhmä • yrityspalvelun toimitusjohtaja Jukka Kaartoluoma • työvoimatoimiston johtaja Regina Salkovic • koulutuskuntayhtymän johtava rehtori Antti Lahti • työvoiman palvelukeskuksen johtaja Tiina Leppäniemi • Aikuiskoulutusosaston johtaja Ilpo Moisio • työvoimatoimiston palvelupäällikkö Irene Impiö • lasten- ja nuorten kasvatuspros.joht. Pekka Kares Yritys- tiimi Elinkeinot ja osaaminen Yrityspalvelut ja kehittäminen Omistusjärjestelyt Tuote- ja palveluinnovaatioiden kehittäminen Rahoitus Matkailun ohjausryhmä Vetovoima- tiimi Matkailumarkkinointi Markkinointi- tiimi Markkinointi Yritystontti- tiimi Yritystila- ja tonttisopimukset Imagomarkkinointi

17. Elinvoima ja osaaminen -> Elinkeinot ja osaaminen Verkosto- tiimi Työvoimareservit Osaava työvoima Mamu- tiimi Työperäinen maahanmuutto OSKEn jory OSKEn kehittäjäverkosto VERKOSTOTIIMI Tiina Leppäniemi, palvelukeskuksen johtaja, Sastamalan kaupunki Katja Tommiska, prosessinjohtaja, Sastamalan kaupunki Anna-Leena Kivipuro, apulaisrehtori, Sastamalan koulutuskuntayhtymä Ulla Mattelmäki, johtava ylilääkäri, Sastamalan perusturvakuntayhtymä Eeva Suonpää, toiminnanjohtaja, Vammalan- Huittisten seudun mielenterveysseura ry. Reetta Kettunen, koulutuspäällikkö, Ammattiopisto Luovi, Karkku Jari Andersson, aluerehtori Marttila-Sylvää, Sastamalan kaupunki Irma Järvinen-Aro, ylilääkäri, Vammalan aluesairaala Regina Salkovic, toimistonjohtaja, Sastamalan T&E-toimisto Muita asiantuntijoita kutsutaan tarvittaessa Koulutus ja rekrytointi Yrityspalvelun hallitus Yrityksen perustaminen Yritys- tiimi Elinkeinot ja osaaminen Yrityspalvelut ja kehittäminen Omistusjärjestelyt Tuote- ja palveluinnovaatioiden kehittäminen Rahoitus Matkailun ohjausryhmä Vetovoima- tiimi Matkailumarkkinointi Markkinointi- tiimi Markkinointi Yritystontti- tiimi Yritystila- ja tonttisopimukset Imagomarkkinointi

18. Elinvoima ja osaaminen -> Elinkeinot ja osaaminen; rajapinnat KELA Verotoimisto Tukitalo Saspe Maakuntakorkeakoulu Luovi Eläkevakuutus- yhtiöt Yrittäjäjärjestöt Tykes Elinkeinot ja osaaminen LPKKY TEM (Te-keskus, Tvtsto, PRH, Tekes) TAMK TY TKK TTY Sastamalan opisto OPM Satafood Finnvera ProAgria

19. Lopuksi • Kiitos mielenkiinnosta • Lisätietoja www.sastamala.fi