Implementering af ICS Erfaringer og overvejelser i et organisatorisk perspektiv

1. Implementering af ICS Erfaringer og overvejelser i et organisatorisk perspektiv Herlev Kommune og Lolland Kommune, ICS konference den 22. november 2011

2. Formål Workshoppens program & Præsentation af kommuner Introduktion Implementering af ICS – Erfaringer i et organisatorisk perspektiv

3. Workshoppens program Implementering af ICS – Erfaringer i et organisatorisk perspektiv • Præsentation af de to kommuner • Fokus på 3 særlige områder: • Motivation • Implementering & forankring • Tværprofessionel inddragelse 3) Kort summeøvelse efterfulgt af spørgsmål / dialog i plenum 4) Afsluttende refleksionsøvelse

4. Præsentation af kommuner Implementering af ICS – Erfaringer i et organisatorisk perspektiv Camilla Boelskifte • Herlev Kommune- 26.500 indbyggere- ICS kommune siden oktober 2011 Michael Vinther Hansen • Lolland Kommune- 47.000 indbyggere- ICS kommune siden 2009

5. Formål Hvordan får vi skabt vedholdende interesse for ICS? Hvordan får vi formidlet og motiveret både ledelse og personale? Motivation Implementering af ICS – Erfaringer i et organisatorisk perspektiv

6. Motivation Implementering af ICS – Erfaringer i et organisatorisk perspektiv Særligt vigtigt med fokus på: • En klar og tydelig ledelsesmæssig tilkendegivelse (visionen) • En kontinuerlig historiefortælling – hvorfor har vi valgt ICS • Inddragelse / forandringsagenter / tovholdere • Understøtte og fokusere på de medarbejdere der er åbne og positive

7. Motivation Implementering af ICS – Erfaringer i et organisatorisk perspektiv Motivationsfokus i Herlev Kommune • Implementeringsgruppe bestående af superbrugere, ICS ansvarlig og ledelse • Valg af superbrugere for hver enhed / hvert team: børn, unge, specialområde. • Et fokus på hvordan ICS er menings skabende for den enkelte ift .faglig kvalificering frem for en styringsteknologi der er besluttet ”oppefra”. • Kommende udfordringer/ fokuspunkter: • Hvordan sikrer vi ICSs synlighed, når fagsystemet DUBO bliver en realitet, herunder et administrativt fokus. • Hvordan får vi ICS til at spille sammen med de øvrige faglige metoder, herunder Signs of safety

8. Motivation Implementering af ICS – Erfaringer i et organisatorisk perspektiv Erfaringer fra Lolland Kommune • Nødvendigt med en meget fag-faglig tilgang • Vigtigt med fokus på ICS som et udviklingsredskab og ikke alene som en struktureringsredskab • Kan være svært at fastholde begejstring, men det er nødvendigt • Manglende eller usikker funktionsbeskrivelse for superbrugerne kan resultere i frustration i stedet for motivation • Superbrugerne skal plejes og gives gode og tilstrækkelige forhold

9. Formål Hvordan implementerer vi ICS? Hvordan får vi det forankret? Implementering & Forankring Implementering af ICS – Erfaringer i et organisatorisk perspektiv

10. Implementering og forankring Implementering af ICS – Erfaringer i et organisatorisk perspektiv Særligt vigtigt med fokus på: • Implementeringsstrategi (hvordan skaber vi forandringer) • Klart defineret superbrugergrundlag (hvem, hvad, hvorfor, hvordan) • Overveje sammensætning af superbrugergruppen (med eller uden faglig leder) • Organisatorisk forankring (gruppemøder, faglig refleksion, indstillinger, m.m.) • Fokus på sammenhæng mellem intentioner og handlinger

11. Implementering og forankring Implementering af ICS – Erfaringer i et organisatorisk perspektiv Implementeringsfokus i Herlev Kommune • Udarbejdelse af implementeringsplan • Fast punkt på afdelingsmøder, hvor der kan drøftes generelle udfordringer • Behandlermøderne – fora for den egentlige anvendelse / implementering • Et udvalg af konkrete sager, hvor støtteredskaberne og de teoretiske forståelsesrammer tages aktivt i brug. • ICS behandles på faglig dag i 2012 m.h.p. genopfriskning af håndbog, teori, m.m.. • Der foretages en intern evaluering af ICS i sagsbehandlingen ud fra ICS’s mål og kommunens vision. ( en baselinemåling i opstartsfasen af ICS sammenholdt med en eftermåling)

12. Implementering og forankring Implementering af ICS – Erfaringer i et organisatorisk perspektiv Erfaringer fra Lolland Kommune • Strategi og forståelse er afgørende for en succesfuld implementering • En god implementeringsplan giver ikke nødvendigvis den ønskede forankring

13. Implementering og forankring Implementering af ICS – Erfaringer i et organisatorisk perspektiv Første implementeringsforsøg: Udgangspunkt i en klassisk lineær / rationel implementeringsstrategi • Ledelsen tog initiativet • Ledelsen planlagde og designede forestående ændringer • Ledelsen traf beslutninger på baggrund af rationelle kalkuler • Ledelsen definerede implementeringsplanen

14. Implementering og forankring Implementering af ICS – Erfaringer i et organisatorisk perspektiv Resultat af 1. implementeringsforsøg • Begrænset brug af ICS • Generel usikkerhed vedr. metode og indhold • En reel dekobling – manglende overensstemmelse mellem det ledelsen sagde og det som rådgivningen gjorde

15. Implementering og forankring Implementering af ICS – Erfaringer i et organisatorisk perspektiv Andet implementeringsforsøg Udgangspunkt i en eksplorativ ændringsstrategi med fokus på: • Kreativitet, innovation og mobilisering af interesse • Løst koblede organiseringsprocesser • Udnyttelse af bevægelser og fokus på momentum • Etablering af læringsmuligheder / aktionslæring

16. Formål Hvem er interessenterne? Hvordan får vi interessenterne inddraget og ansvarliggjort? Tværprofessionel inddragelse Implementering af ICS – Erfaringer i et organisatorisk perspektiv

17. Tværprofessionel inddragelse Implementering af ICS – Erfaringer i et organisatorisk perspektiv Særligt vigtigt med fokus på: • Interessentafklaring (interessent analyse). Hvem er de, hvordan skal de vægtes, hvorfor? • Overveje hvordan ICS kan give mening for de tværprofessionelle samarbejdsparter • Information og omsætning af denne • Inddragelse med understregning af primærområdets vigtighed • Tid til den individuelle forklaring (fx i forhold til statusblanketter) • ICS er i praksis et ”samlende” redskab, der kan skabe grobund for et fælles sprog og forståelse

18. Tværprofessionel inddragelse Implementering af ICS – Erfaringer i et organisatorisk perspektiv Inddragelsesfokus i Herlev Kommune • Afholdt ”kick off” på første ICS dag med invitation af tværfaglige parter • Deltagelse på skoleledermøder, m.h.p. en introduktion til ICS og konkret dialog i forbindelse med udfærdigelse af blanketter • Deltagelse på dagtilbudsledermøder • Deltagelse i ledernetværk vedr. tidlig opsporing på dagtilbudsområdet m.h.p. at anvende ICS tænkningen i forbindelse med kvalificering af underretningen.

19. Tværprofessionel inddragelse Implementering af ICS – Erfaringer i et organisatorisk perspektiv Erfaringer fra Lolland Kommune • Manglende viden og inddragelse har resulteret i frustration og modstand • Blanketter blev opfattet som en yderligere bureaukratisering og resultatet blev en distancering mellem områderne • Nødvendigt ikke bare at fokusere på information, men også på en strategi for omsætning. Hvor langt kan og vil vi inddrage primærområdet • Erfaring, at der opnås en helt unik forståelse mellem områderne, når der afsættes tid og ressourcer

20. Opsamling og anbefalinger Implementering af ICS – Erfaringer i et organisatorisk perspektiv • Afsæt tid til at gennemgå blanketter og den nye måde at tænke sagsbehandlingsprocesser på • Pas på med inddragelse af tværprofessionelle aktører på ICS grundkurset • Motivation og implementering er både et ledelses og superbrugeransvar • Der skal være faglig ”kontrol” og metodemæssig sparring • Superbrugerfunktionen skal ledelsesmæssigt understøttes og funktionen skal være præcist beskrevet • ICS uddannelsen er alene at betragte som en introduktion – Det hårde arbejde skal udføres i processtyret teamregi • Fremhæv overfor samarbejdspartnere, hvad formålet er med deres beskrivelser. Hvordan de bliver brugt og omsat i analysen

21. Formål To minutters rum til refleksion med din sidemand Tid til refleksion Implementering af ICS – Erfaringer i et organisatorisk perspektiv

22. Tid til refleksion Implementering af ICS – Erfaringer i et organisatorisk perspektiv • Hvad er Jeres erfaringer i forhold til oplægget? • Er der noget du gerne vil dele med andre? • Er der noget du gerne vil have uddybet?

23. Og hvad kan jeg så bruge det til Implementering af ICS – Erfaringer i et organisatorisk perspektiv • Interview sidemanden (5 min. hver) • Hvad har du lært? • Hvordan kan du og dine kolleger bruge det i praksis? • Hvad skal I gøre for at få det til at ske? • Skriv dine refleksioner ned i hæftet (5 min.)