Cuenta Pública, Fondos Municipales y su Normativa Aplicable

1. Cuenta Pública, Fondos Municipales y su Normativa Aplicable BIENVENIDOS Auditoria Superior del Estado de Quintana Roo Octubre- Noviembre 2013

2. Objetivo Conocer las especificaciones y lineamientos técnicos que deberán de observar, para la integración y entrega de la cuenta pública correspondiente al ejercicio 2013.

3. Definición de Cuenta Pública ¿Qué se entiende por Cuenta Pública?

4. DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN MUNICIPAL INTEGRACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA CUENTA PÚBLICA Cuenta Pública, Fondos Municipales y su Normativa Aplicable Octubre- Noviembre 2013

5. Definición de Cuenta Pública “ La que rinden las entidades fiscalizables para darle a conocer a la Legislatura el resultado de su gestión financiera a efecto de comprobar que la recaudación, administración, manejo, custodia y aplicación de los ingresos y egresos estatales y municipales, durante un ejercicio fiscal comprendido del 1o. de enero al 31 de diciembre de cada año, se ejercieron en los términos de las disposiciones legales y administrativas aplicables y conforme a los criterios y programas aprobados”. LOFS: Ley del Órgano de Fiscalización Superior

6. Definición de Contabilidad Gubernamental • Técnica que sustenta los sistemas de contabilidad gubernamental • Que se utiliza para el registro de las transacciones que llevan a cabo los entes públicos • Se expresa en términos monetarios LGCG: Ley General de Contabilidad Gubernamental

7. Definición de Contabilidad Gubernamental • Capta los diversos eventos económicos identificables y cuantificables que afectan los bienes e inversiones, las obligaciones y pasivos, así como el propio patrimonio • Con el fin de generar información financiera que facilite la toma de decisiones y un apoyo confiable en la administración de los recursos públicos. LGCG: Ley General de Contabilidad Gubernamental

8. Definición de Información Financiera Es la información presupuestaria y contable expresada en unidades monetarias, sobre las transacciones que realiza un ente público y los eventos económicos identificables y cuantificables que lo afectan, la cual puede representarse por reportes, informes, estados y notas que expresan su situación financiera, los resultados de su operación y los cambios en su patrimonio LGCG: Ley General de Contabilidad Gubernamental

9. Sistema de Contabilidad Gubernamental • Registrará de manera armónica, delimitada y específica las operaciones presupuestarias y contables; • Generará estados financieros, confiables, oportunos, comprensibles, periódicos y comparables LGCG: Ley General de Contabilidad Gubernamental

10. Sistema de Contabilidad Gubernamental Información contable, con la desagregación siguiente: a) Estado de situación financiera; b) Estado de variación en la hacienda pública; c) Estado de cambios en la situación financiera; e) Notas a los estados financieros; f) Estado analítico del activo. LGCG: Ley General de Contabilidad Gubernamental

11. Sistema de Contabilidad Gubernamental Información presupuestaria, con la desagregación siguiente: a)Estado analítico de ingresos, del que se derivará la presentación en clasificación económica por fuente de financiamiento y concepto, incluyendo los ingresos excedentes generados; LGCG: Ley General de Contabilidad Gubernamental

12. Sistema de Contabilidad Gubernamental Información presupuestaria, con la desagregación siguiente: b)Estado analítico del ejercicio del presupuesto de egresos del que se derivarán las siguientes clasificaciones: i.Administrativa; ii.Económica y por objeto del gasto, y iii.Funcional-programática; LGCG: Ley General de Contabilidad Gubernamental

13. Integración de la Cuenta Pública • Los estados contables, financieros, presupuestarios y programáticos; • La información que muestre el registro de las operaciones derivadas de la aplicación de las respectivas leyes de ingreso y del ejercicio de los presupuestos de egresos, estatales y municipales LOFS: Ley del Órgano de Fiscalización Superior

14. Integración de la Cuenta Pública • Los efectos o consecuencias de las mismas operaciones y de otras cuentas en el activo y pasivo totales de las haciendas públicas estatal y municipales y en su patrimonio neto, incluyendo el origen y aplicación de los recursos. LOFS: Ley del Órgano de Fiscalización Superior

15. Integración de la Cuenta Pública • El resultado de las operaciones de los Poderes del Estado, Municipios y entes públicos estatales y municipales, además de los estados detallados de la deuda pública estatal y municipal; y • La documentación original comprobatoria y justificativa. LOFS: Ley del Órgano de Fiscalización Superior

16. Presentación de la Cuenta Pública Artículo 7.- Las cuentas públicas deberán ser presentadas a la Auditoría Superior del Estado, a más tardar el treinta y uno de marzo posterior al año del ejercicio fiscal que corresponda. LOFS: Ley del Órgano de Fiscalización Superior

17. Presentación de la Cuenta Pública • Entregar la cuenta pública debidamente foliada por cada tipo de documento en lefort de pólizas de Ingresos, Egresos y Diario así como toda la documentación comprobatoria y justificativa, incluyendo datos, libros y demás instrumentos que la integren, la cual deberá ser presentada antes de la fecha límite y que al caso que nos ocupa es el día 31 de marzo de cada año. Lineamientos para la Integración, Requisitación y envío de la Cuenta Pública de las Entidades Fiscalizables.

18. Presentación de la Cuenta Pública • Presentar la cuenta pública en orden, completa y en buen estado. • Presentar la cuenta pública en cajas fabricadas con material de lámina de plástico corrugado tamaño carta (cajas de archivo muerto), rotulando su contenido en la parte frontal de la misma Lineamientos para la Integración, Requisitación y envío de la Cuenta Pública de las Entidades Fiscalizables.

19. Presentación de la Cuenta Pública • Anexar los expedientes unitarios de obra pública conforme a las guías de integración; • Adjuntar a la cuenta pública los manuales de organización y procedimientos; así como los cambios y actualizaciones hechos a los mismos. Lineamientos para la Integración, Requisitación y envío de la Cuenta Pública de las Entidades Fiscalizables.

20. Presentación de la Cuenta Pública • Especificar en el oficio respectivo la relación del contenido de cada una de las cajas, las pólizas por tomo, los folios de cada uno, así como la falta de alguna póliza, si las hubiera. • Se deberán de adjuntar en medio magnético, los estados financieros que genera el sistema contable en operación (en excel), correspondiente al período de cuenta pública enviada y deberán de entregarse debidamente encuadernados y membretados: en el orden siguiente: Ingresos, Egresos y Diario. Lineamientos para la Integración, Requisitación y envío de la Cuenta Pública de las Entidades Fiscalizables.

21. Presentación de la Cuenta Pública • El oficio de presentación de la cuenta pública deberá de encontrarse debidamente rubricado al calce en todas sus hojas y firmado en forma autógrafa por el Titular de la Entidad Fiscalizable que se trate al final del documento Lineamientos para la Integración, Requisitación y envío de la Cuenta Pública de las Entidades Fiscalizables.

22. Recepción de la Cuenta Pública Archivo General de la Auditoría Superior del Estado, ubicado en la Calle Álvaro Obregón No. 353 entre las calles Rafael E. Melgar y Cecilio Chí, Colonia Centro de esta Ciudad Chetumal, Municipio de Othón P. Blanco, Estado de Quintana Roo y en las instalaciones del Archivo General de la Zona Norte ubicado en la Calle 6 Norte entre 20 y 25 Avenida número 190, Colonia Centro de la Ciudad de Playa del Carmen, Municipio de Solidaridad. Lineamientos para la Integración, Requisitación y envío de la Cuenta Pública de las Entidades Fiscalizables.

23. Incumplimiento a los Lineamientos La Auditoría Superior del Estado, impondrá una multa de 100 días de Salario Mínimo General vigente en el Estado de Quintana Roo. Lineamientos para la Integración, Requisitación y envío de la Cuenta Pública de las Entidades Fiscalizables.

24. Lic. Miguel Cheluja Martínez Director de Fiscalización Municipal miguel.cheluja@aseqroo.gob.mx www.aseqroo.gob.mx

25. AUDITORIA SUPERIOR DEL ESTADO DE QUINTANA ROO RAMO 33 FISM y FORTAMUN FONDOS MUNICIPALES Y SU NORMATIVIDAD APLICABLE EN MATERIA FEDERAL, ESTATAL Y MUNICIPAL Octubre- Noviembre 2013

26. RECURSOS PÚBLICOS TRANSFERIDOS A MUNICIPIOS OBJETIVO : Que el funcionario municipal conozca y aplique la normatividad en el manejo de los recursos públicos transferidos al municipio. 1.- PLANEACIÓN – PROGRAMACIÓN 1.1.- COPLADEMUN 1.2.- Subcomités sectoriales 2.- FUENTES DE INVERSIÓN 2.1.- FISM 2.2.- FORTAMUN 2.3.- SUBSEMUN 2.4.- Recurso propio 2.5.- Otros 3.- PROCEDIMIENTOS DE FISCALIZACIÓN 3.1.- FISM – FORTAMUN – SUBSEMUN 4.- INTEGRACIÓN EXPEDIENTES UNITARIOS 5.- PLIEGO DE OBSERVACIONES

27. COPLADEMUN SUBCOMITES SECTORIALES Desarrollo Urbano -Pavimentación. -Electrificación. -Guarniciones y Banquetas. -Adquisición de camiones de basura. Educación -Escuelas -Becas -Escuelas de calidad Seguridad Publica -Patrullas -Equipo -Edificios -Sueldos etc. Deportes -Campos Deportivos (fútbol, béisbol, etc.) Ecología -Medio Ambiente -Programas de reforestación Salud -Centros de Salud -Dengue -Equipo -Demandas ciudadanas, plan municipal, compromisos Se respaldan las prioridades mediante actas o minutas. en reunión plenaria del COPLADEMUN se deberá hacer del conocimiento el POA. Evaluación de avance fis-fin obras y acciones

28. Estos recursos del FISM y FORTAMUN por ley no pierden su origen federal, al principio de anualidad y son auditados por la ASF. • Art. 49 LCF que las aportaciones federales (FISM y FORTAMUN) serán administradas y ejercidas por los municipios que las reciban, conforme a sus propias leyes, deberán registrarse como ingresos propios y destinarse a los fines establecidos en los art. 33 y 37 de la LCF. • Ramo 20 Hábitat, tu casa (SEDESOL); Fopedem; Ampliación infraest. Deportiva; • Microregiones (CDI). • Etc.

29. Fondo de aportaciones para la Infraestructura Social Municipal (FISM) • Ley de coordinación fiscal • Articulo 33. • Las aportaciones federales que reciban los municipios, se destinaran exclusivamente al financiamiento de obras, acciones sociales básicas y a inversiones que beneficien directamente a sectores de su población en condiciones de rezago social y pobreza extrema en los siguientes rubros: • Agua potable, alcantarillado, drenaje y letrinas, urbanización municipal, electrificación rural y colonias pobres, infraestructura básica de salud, infraestructura básica educativa, mejoramiento de vivienda, caminos rurales e infraestructura productiva rural. • Gastos Indirectos hasta 3% • Programa de Desarrollo Institucional hasta 2%

30. Art. 48 LCF los municipios publicaran los informes trimestrales en los órganos locales oficiales de difusión y los pondrán a disposición del publico a través de sus paginas electrónicas de Internet o de otros medios locales de difusión sobre el ejercicio y destino de los recursos.

31. GASTOS INDIRECTOS • PAGO DE SUPERVISION DE OBRA • ESTUDIOS Y PROYECTOS • PAPELERIA PARA LA INTEGRACION DE EXP • EQUIPO PARA SUPERVISION DE OBRA(inventario, resguardo) • MANTENIMIENTO DE VEHICULOS • VIATICOS (AUTORIZADO CABILDO) PARA COMUNIDADES RURALES. • SE DEBERA INTEGRAR EL EXPEDIENTE UNITARIO CON LA DOCUMENTACION CORRESPONDIENTE COMO: PRESUPUESTO, FACTURAS, CONTRATOS, ORDENES DE COMPRA, DE SERVICIO, POLIZAS, TRASFERENCIAS ELECTRONICAS, ETC.

32. PROGRAMA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL • CONVENIO (Municipio-Sedesol-Gob. del edo.) • DIAGNOSTICO • DESCRIPCION DEL PROYECTO • COSTO, OBJETIVO, METAS Financiamiento de actividades al fortalecimiento administrativo e institucional, para fortalecer al municipio en la gestión y calidad. SE DEBERA INTEGRAR EL EXPEDIENTE UNITARIO CON LA DOCUMENTACION CORRESPONDIENTE COMO: PRESUPUESTO, FACTURAS, CONTRATOS, ORDENES DE COMPRA, DE SERVICIO, POLIZAS, TRASFERENCIAS ELECTRONICAS, INVENTARIO, RESGUARDO, ETC.

33. Fondo de Aportaciones para el Fortalecimiento de los Municipios y las demarcaciones territoriales del D.F (FORTAMUN-DF) Ley de coordinación fiscal Articulo 37 Las aportaciones federales que reciban los municipios, se destinarán exclusivamente a la satisfacción de sus requerimientos, dando prioridad al cumplimiento de sus obligaciones financieras y a la atención de las necesidades directamente vinculadas a la seguridad publica de sus habitantes.

34. Art. 48 LCF • Aperturar una cuenta, mantener registros específicos de cada fondo, no se podrá transferir recursos entre fondos ni hacia cuentas en los que se maneje otro tipo de recurso, presentar documentación original que justifique y compruebe el gasto y se deberá cancelar la documentación en la leyenda de “OPERADO”.

35. DIFUSIÓN DE LAS OBRAS, ACCIONES E INVERSIONES FISM Y FORTAMUN • Los municipios deberán hacer del conocimiento de sus habitantes el monto asignado, el costo, ubicación, metas, beneficiarios de las obras y acciones a realizar (art. 33 fracc. I LCF) • Los municipios deberán informar a los habitantes al termino del ejercicio los resultados alcanzados (art. 33 fracc. III LCF) determinando los medios utilizados, cobertura, difusión • Informes trimestrales y su publicación, Art. 48 y 49 LCF) • Aperturar una cuenta, mantener registros específicos de cada fondo, no se podrá transferir recursos entre fondos ni hacia cuentas en los que se maneje otro tipo de recurso, presentar documentación original que justifique y compruebe el gasto y se deberá cancelar la documentación en la leyenda de “OPERADO”. Art. 48 LCF

36. PROCEDIMIENTOS PARA LA REVISIÓN Y FISCALIZACIÓN • Control interno (verificar la existencia, para prevenir impactos de riesgo que afecten la eficacia, eficiencia y economía). • Transferencia de recursos (comprobar que el estado, entrego los recursos de manera ágil, directa, sin limitaciones, ni restricciones). • Registro e información contable (verificar cuenta especifica y exclusiva, no se deben trasferir a otras cuentas bancarias; las operaciones estén identificadas y registradas contablemente; doctos originales sello operado. • Destino de los recursos ( objetivos, FISM y FORTAMUN). • Trasparencia, destino y resultados (verificar la trasparencia y rendición de cuentas, reporte de informes fis - fin trimestrales a la SHCP pormenorizada y su publicación; hacer del conocimiento a los habitantes el costo de las obras y acciones, ubicación, metas, beneficiarios y al termino los resultados alcanzados.

37. PROCEDIMIENTOS PARA LA REVISION Y FISCALIZACION • Participación Social (Constituir el Coplademun y opero de acuerdo al reglamento, participación de los habitantes en las etapas, solicitud de las obras, constitución de los comités). • Obra Publica (verificar el cumplimiento normativo, adjudicación, contratación, principales clausulas, cantidades pagadas y ejecutadas, obras concluidas, en operación que cumplan con las especificaciones de construcción y de calidad). Las obras por admón. Directa, acuerdo de ejecución, capacidad técnica y admtva. • Gastos indirectos (hasta el 3 % del fism). • Desarrollo Institucional (hasta el 2% fism ). • Obligaciones Financieras, fortamun(deuda publica, autorizado por la Legislatura, registro de obligaciones y empréstitos ; pago de pasivos estén registrados en la contabilidad y considerados en el presupuesto de egresos aprobados por el cabildo.

38. PROCEDIMIENTOS PARA LA REVISION Y FISCALIZACION • Seguridad publica ( verificar que las remuneraciones salariales se cubrieron con los tabuladores autorizados , que las retenciones efectuadas ISR,IMSS, ISSSTE se hayan enterado; se cuente con un programa de seguridad publica que oriente sus acciones en seg pub con indicadores para evaluar los resultados). • Adquisiciones, arrendamientos y servicios (verificar el cumplimiento normativo, especificaciones del equipo, orden de compra, de servicio, acta de comité de compra, procedimiento de adjudicación, contratación, análisis a fin de que el municipio aseguro las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad, financiamiento, que se tengan las garantías, resguardos, inventariados que estén en uso.

39. Art. 8 PEF y a los convenios correspondientes • Aplicación de leyes federales

40. Art. 9 PEF y a los convenios específicos, anexo técnico, reglas de operación • Aplicación de leyes federales

41. Procedimientos de revisión SUBSEMUN • -Recursos de coparticipación : Reestructuración y homologación salarial; programa de mejora condiciones laborales personal operativo y acciones de prevención social del delito con participación ciudadana. • -Sistemas de información: interconexión a la red nal de telecomunicaciones; sistemas de emergencia 066y 089 se alinearon al centro nal de información y que operan adecuadamente; que se adoptaron al informe policial homologado para intercambio de datos del sistema único de información criminal; integrar al registro nal de personal de seg pub, armamento y equipo ( kardex). • Profesionalización: evaluación de control de confianza, homologación de manuales, implementar servicio profesional de carrera policial. • Infraestructura: obra publica • Equipamiento: adquisiciones • Transparencia: reportes informes trimestrales a la SHCP, informe detallada de las erogaciones del gasto al SESNSP.

42. Una vez concluido los procedimientos se deberá integrar los expedientes unitarios de la obra publica y de acciones para que se envíen a la ASE. • Integración de los expedientes unitarios • Presupuestos de obra, orden de ocupación • Programa de ejecución fis - fin • Oficio de aprobación o validación • Croquis de localización Macro y Micro • Planos del proyecto, estudio y/o dictamen de impacto ambiental • Acta constitutiva del comité comunitario • Contrato debidamente firmado • Presupuesto del contrato • Programa de ejecución FIS-FIN • Fianzas de anticipo y cumplimiento • Factura para el pago de anticipo • Bitácora- supervisar responsable • Estimaciones de la obra (generadores, fotografías, reporte de avance FIS-FIN, pruebas de laboratorio, etc.) • Factura de la estimación con las retenciones • Se debe integrar al expediente unitario la documentación legal de la empresa (acta constitutiva y actualizaciones), así como toda la documentación de concurso.

43. Si existen modificaciones al proyecto se deberá anexar y actualizar: • Convenio modificatorio • Tabla comparativa • Presupuesto definitivo • Actualizaciones de fianzas de cumplimiento • Actualizaciones de programa FIS-FIN • Cierre de Bitácora • Finiquito • Acta de entrega- recepción de la obra debidamente firmada • Fianza de vicios ocultos • Transferencias bancarias electrónicas • Se deberá presentar: Documentación original, foliados y sello de operado.

44. Revisión de la Cuenta Pblica y Expedientes Unitarios de obras y acciones, los hallazgos se consideraran en el Pliego de Observaciones. Las observaciones: Recomendación, Promoción de Responsabilidad administrativa sancionatoria y pliego de observaciones (resarcitorias). Se envía al Municipio que de acuerdo a la Ley del Órgano de Fiscalización Superior tienen 30 días naturales para la solventación, las observaciones de recomendaciones y responsabilidad administrativa sancionatoria y pliego de observaciones) En caso de no solventarse las resarcitorias, se inicia el procedimiento para el fincamiento de responsabilidad resarcitoria ante la dirección jurídica. Los presuntos infractores. DIRECTO – SOLIDARIO- SUBSIDIARIO

45. Ing. Luis Alfonso Briceño Herrera Director de Fiscalización de Obra Pública luis.briceno@aseqroo.gob.mx www.aseqroo.gob.mx

46. AUDITORIA SUPERIOR DEL ESTADO DE QUINTANA ROO ACCIONES PROMOVIDAS DEL RAMO 33 Cuenta Pública, Fondos Municipales y su Normativa Aplicable Octubre- Noviembre 2013

47. MARCO NORMATIVO FACULTADES DE LA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO DE QUINTANA ROO Con fundamento en lo dispuesto por los artículos 74 fracción VI y artículo 79 fracción I de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y para el cumplimiento de las atribuciones establecidas en articulo 37 párrafo l y II y en términos de la fracción XIX del artículo 15 de la Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación. La Auditoría Superior de la Federación y la Auditoría Superior del Estado de Quintana Roo con el propósito de apoyar y hacer más eficiente la fiscalización superior, convienen y celebran acuerdo para fiscalizar en forma posterior los ingresos y los egresos de los recursos federales que administre o ejerza el Estado, los municipios, las Dependencias, Organismos descentralizados, Órganos desconcentrados, incluyendo a sus administraciones públicas paraestatales y paramunicipales de conformidad con los procedimientos establecidos en Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación y demás leyes.

48. MARCO NORMATIVO LOS RESULTADOS DE FISCALIZACION Ley del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Quintana Roo Artículo 33- Si de la revisión y fiscalización superior de las Cuentas Públicas, aparecieran irregularidades que permitan presumir la existencia de acciones u omisiones que produzcan daños y perjuicios que afecten a las haciendas públicas o al patrimonio estatal o municipales, o al patrimonio de los entes públicos estatales o municipales, la Auditoría Superior del Estado procederá a: I. Determinar los daños y perjuicios correspondientes y fincar directamente a los responsables las indemnizaciones y sanciones pecuniarias respectivas. II. Promover ante las autoridades competentes el fincamiento de otras responsabilidades; III. Promover las acciones de responsabilidad a que se refiere el Título Octavo de la Constitución Política del Estado; IV. Presentar las denuncias y querellas penales, a que haya lugar, y V. Coadyuvar con el Ministerio Público en los procedimientos judiciales correspondientes conforme a las leyes de la materia.

49. MARCO NORMATIVO PLIEGO DE OBSERVACIONES Ley del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Quintana Roo Artículo 39 La Auditoría Superior del Estado con base en las disposiciones de esta ley, formulará a los Poderes del Estado, Municipios y entes públicos estatales y municipales los pliegos de observaciones derivados de la revisión y fiscalización superior de las Cuentas Públicas, en los que se determinará en cantidad líquida, la presunta responsabilidad de los infractores, la cual deberá contabilizarse de inmediato.

50. MARCO NORMATIVO EL FINCAMIENTO DE RESPONSABILIDADES Ley del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Quintana Roo El pliego de observaciones señala la presunción de los responsables de las irregularidades y deficiencias detectadas en el proceso de fiscalización conforme el artículo 36 por lo que se constituirán en primer término a los servidores públicos o personas físicas o morales que directamente hayan ejecutado los actos o incurran en las omisiones que las hayan originado y, subsidiariamente, y en ese orden, al servidor público jerárquicamente inmediato que por la índole de sus funciones, haya omitido la revisión o autorizado tales actos, por causas que impliquen dolo, culpa o negligencia por parte de los mismos. Serán responsables solidarios con los servidores públicos, los particulares, persona física o moral, en los casos en que hayan participado y originado una responsabilidad resarcitoria