SURAT-MENYURAT DINAS

1. SURAT-MENYURAT DINAS

2. Hakikat Surat Surat: sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis Surat tetap dibutuhkan meskipun sudah ada alat komunikasi yang canggih, seperti telepon dan radio. Peran surat sebagai sarana komunikasi tertulis tidak tergantikan oleh munculnya peralatan yang canggih.

3. SURAT DINAS ALAT UNTUK MENYAMPAIKAN ATAU MEMINTA INFORMASI TERTULIS KEPADA PIHAK LAIN BERKAITAN DENGAN URUSAN KEDINASAN

4. Kelebihan surat • sebagai bukti autentik; • penyampaian informasi lebih formal; • jangkauannya lebih luas dan fleksibel karena dapat dikirimkan ke berbagai pelosok

5. FungsiSurat : • sebagai tanda bukti tertulis; • sebagai alat pengikat; • sebagai alat untuk mewakili perseorangan atau organisasi; • sebagai pedoman dasar untuk bertindak; • sebagai keterangan yang dapat memberi rasa aman dalam melakukan aktivitas; • sebagai bukti historis

6. PenggolonganSurat • Berdasarkan bentuknya, surat dibedakan atas: • bentuk lurus penuh (full block style); • bentuk lurus (block style); • bentuk setengah lurus (semi block style); • bentuk alinea menggantung (hanging paragraph style); • bentuk lekuk (indented style); • bentuk dinas Indonesia lama (official style); • bentuk dinas Indonesia Baru (new official style).

7. LOGO KEPALA SURAT BentukLuruspenuh Tanggal : Nomor : Lampiran: Hal : Yth. ………………………… ……………………………….. Salam Pembuka, ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… …… Paragraf Pembuka ………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………Paragraf Isi ………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup ………………………………………………………………….. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial

8. LOGO BentukLurus KEPALA SURAT Tanggal Nomor : Lampiran: Hal : Yth. ………………………… ……………………………….. Salam Pembuka, ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… Paragraf Pembuka ……………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………Paragraf Isi ……………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………… Paragraf Penutup …………………………………………………….. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial

9. LOGO BentukSetengahLurus KEPALA SURAT Tanggal Nomor : Lampiran: Hal : Yth. ………………………… ……………………………….. Salam Pembuka, …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………… …………………Paragraf Pembuka ……………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………Paragraf Isi ..……………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup ………………………………………………………………….. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial

10. LOGO BentukParagrafMenggantung KEPALA SURAT Tanggal Nomor : Lampiran: Hal : Yth. ………………………… ……………………………….. Salam Pembuka, ..……….………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………Paragraf Pembuka ………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………….………………………Paragraf Isi ………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………….. ……………..…………………………………………………………………………………………………………………… ……………………Paragraf Penutup ………………………………………… Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial

11. LOGO BentukBertakuk KEPALA SURAT Tanggal Nomor : Lampiran: Hal : Yth……. ………………………… ……………………………….. ………………………….. Salam Pembuka, …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Pembuka ………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Isi ……………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup ………………………………………………….. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial

12. Berdasarkanisinya, suratdibedakanatas: • suratpribadi • suratpribadinonformal (misal: suratantarteman, suratuntukorangtua) • suratpribadi formal (missal: suratlamaranpekerjaan, suratkuasa, suratperjanjiankontrak) • suratdinas • suratketerangan • suratjalan • suratkelakuanbaik • suratizin • dll. • suratniaga • suratpenawaran • suratpemesananbarang • suratpengiriman • suratpenagihan • dll

13. Teknik Penyusunan Surat • menetapkandahulumaksudsurat: apa yang akandiberitahukan, ditanyakan, diminta, ataudisampaikankepadapihakpenerimasurat; • menyelesaikanpokok-pokokpersoalansatu per satusecarateraturdanhanyamengungkapkansatugagasanpokokuntuksetiapalinea; • menghindaripenggunaansingkatandanakronim, kecuali yang sudahlazim; • memperhatikanbentuksuratdancarapenulisannyasesuaidenganketentuan; • memperhatikanpenulisanejaandanpenggunaantandabacapadakalimatsesuaidengankaidah.

14. Syarat surat yang baik • Ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik • Disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang berlaku dalam penyusunan surat. • Disusun secara sederhana dan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele dapat menjemukan pembacanya. • Disusun secara jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki oleh penulis. • Mencerminkan sikap yang adab dan sopan. • Bersih dan rapi.

15. KriteriaSurat yang EfektifdanEfisien • jelas: tidak terdapat kata-kata yang terselubung atau meragukan • tepat: yang dikemukakan adalah fakta yang benar dan disampaikan secara objektif • singkat dan lugas: tidak berbelit-belit sehingga mengaburkan permasalahan • tuntas: informasi disampaikan secara lengkap • sopan: memilih kata-kata yang baik dan tidak menyinggung pihak lain • estetis: menggunakan bentuk kertas, tulisan, dan tata letak yang diserasikan dengan surat.

16. BahasaSurat • Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami, surat hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin dikemukakan oleh penulis. • Jelas  jika isi atau informasi yang disampaikan mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas dan eksplisit. • Lugasjika kata-kata yang digunakan langsung mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan, tidak berbunga-bunga atau berbasa-basi • Komunikatifjika mudah dipahami dan mampu menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran pembacanya.

17. Bagian-bagianSurat • Kepala surat/kop surat 9. Paragraf isi • Tanggal surat 10. Paragraf penutup • Nomor surat 11. Salam penutup • Lampiran 12. Tanda tangan • Hal/pokok surat 13. Nama jelas • Alamat yang dituju 14. Nama jabatan • Salam pembuka 15. Tembusan • Paragraf pembuka 16. Inisial

18. KepalaSurat/Kop Surat Fungsi: • memberikaninformasikepadapenerimasuratmengenainama, alamat, nomortelepon, faksimile, danketerangan lain yang berkaitandenganinstansipengirimsurat. • sebagaisaranauntukmemperkenalkanataumempromosikaninstansipengirimsurat.

19. Contoh Kepala Surat BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI Jalan Bina Warga 2, Kalibata Raya, Jakarta Telepon (021) 79190864, 791960885, 79182720 Faksimile (021) 79190868

20. TanggalSurat • Tanggalsuratperludicantumkanpadasetiapsuratdinas. • Fungsinyaadalahuntukmemberitahukankepadapenerimasurattentangwaktupenulisansuratitu. Contoh (yang tidaktepat): Tanggal 25 BulanJuniTahun 2009 Bandung, 31-04-2009 24 Des ’08 Contoh (yang tepat): 25 Juni 2009 31 April 2009 24 Desember 2008

21. Lampiran • Digunakanuntukmemberitahukankepadapenerimasuratbahwaadasesuatu yang disertakanbersamasurat. • Jikatidakadasesuatu yang disertakan, katalampirantidakperludicantumkan. Contohpenulisan yang tidaktepat: Lampiran: 5 (lima) lembar Lampiran: Satu (1) berkas Lampiran: - Contohpenulisan yang tepat: Lampiran: Lima lembar Lampiran: Satuberkas

22. Hal Surat/PokokSurat Fungsi: 1) Memberitahukankepadapenerimasurattentangpokokmasalah yang ditulisdidalamsurat. 2) Agar efektif, halsuratsebaiknyatidakditulisterlalupanjang, tetapijelasdandapatmencakupseluruhisisurat. Contohpenulisan yang tidaktepat: Hal: UndanganuntukmenghadiriRakernas tanggal 5 Juli 2008 Contohpenulisan yang tepat:Hal: Undangan

23. Alamat yang Dituju • Berfungsisebagaipetunjuklangsung mengenaipihak yang harusmenerima surat. • Unsuralamathendaknyaditulislengkap tidakdisingkat. Contohpenulisan yang tidaktepat: KepadaYth. BapakKepalaPusatBahasa Jln. Daksinapati Barat IV Rawamangun JAKARTA Contohpenulisan yang tepat: Yth. KepalaPusatBahasa JalanDaksinapati Barat IV Rawamangun Jakarta 13220

24. Salam Pembuka • Sebagai tanda hormat penulis surat kepada penerima surat • Penanda surat yang sopan dan beradab • Dapat diibaratkan sebagai “ketukan pintu” atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain. • Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar dengan margin kiri. Misalnya: Dengan hormat, Bapak … yang terhormat Salam sejahtera, Assalamualaikum wr.wb.

25. ParagrafPembuka Bagian ini berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yang ditulis. Fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah yang disampaikan. Misalnya: • Sehubungan dengan surat Saudara No.05/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2008, kami beri tahukan hal-hal berikut. • Kami beri tahukan bahwa… • Surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2008, sudah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu, kami beri tahukan bahwa…

26. 4) Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 12 Desember 2009, Nomor 1415/K2/2009, tentang syarat-syarat sayembara, kami beritahukan hal-hal berikut. 5) Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu, bersama ini kami sampaikan kepada Saudara daftar buku terbitan kami tahun 2009. 6) Berkenaan dengan surat Saudara tanggal 10 Agustus 2009, Nomor 162/TU/K/2009, tentang penyuluhan kesehatan, kami beritahukan bahwa …. 7) Sehubungan dengan pertanyaan Anda tentang arti kata bina graha melalui surat tanggal 9 Desember 2009, kami berikan jawaban sebagai berikut.

27. Perhatikankalimatberikutini (salah) • Menurutrencana, dalampertemuanituakandihadiriolehparaKepalaBagian. • MembalassuratBapakNomor …, tanggal …, tentang …, kamimenaggapinyasebagaiberikut. • MenunjuksuratAndaNomor …, tanggal …, tentang …, kamiberitahukanbahwa …. • MenjawabsuratAndaNomor …, tanggal …, tentang ..., penjelasankamiadalahsebagaiberikut. • BersamainikamimengundangSaudaradalamrapat yang akandilaksanakan ….

28. Paragraf Isi • Merupakan bagian inti dari sebuah surat. • Berisi pokok persoalan yang ingin disampaikan. • Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi yang positif sesuai dengan harapan penulis surat. • Paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan satu masalah. • Jika ada dua masalah atau lebih, masing-masing hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang berbeda.

29. Paragraf Penutup • Merupakan bagian akhir dari sebuah surat. • Berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai. • Biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih. Misalnya: • Atas permintaan Saudara, kami ucapkan terima kasih. • Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih. • Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikan terima kasih. • Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.

30. Contoh yang TidakTepat • Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih. • Demikian atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih. • Demikian harap maklum, dan atas perhatian dan kerja samanya, diucapkan terima kasih. • Harap maklum adanya. • Demikianlah harap menjadikan periksa. • Demikian kami haturkan dan terima kasih.

31. Salam Penutup Dicantumkan di pojok kanan bawah, tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. Salam ini dapat diibaratkan sebagai “ucapan permisi” atau “pamitan” setelah seseorang bertemu atau berkomunikasi dengan baik. Fungsinya antara lain: menunjukkan rasa hormatdan keakraban pengirim dan penerima surat. Misalnya: Salam kami, Hormat kami, Salam takzim, Wasalam,

32. Tanda Tangan • Merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. • Untuk surat-surat dinas di Indonesia, tanda tangan penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian. Tandatangan Prof. Dr.M. Barokah, M.Si. NIP 132061473 Rektor Tandatangan Drs. Burhanuddin Kepala

33. Nama, Jabatan, dan NIP • Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan, tepatnya sejajar di bawah salam penutup. • Nama penanda tangan surat hanya huruf awal tiap unsur nama yang ditulis kapital, bukan kapital seluruhnya. • Nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung ataupun digarisbawahi. • Nomor induk pegawai (NIP) dapat pula disertakan di bawah nama penanda tangan surat. Misalnya: (tanda tangan) Drs. Hasibuan, M.Si. NIP 010345687 atau: (Tanda tangan) Dr. Awaluddin, M.Hum. Kepala

34. Tembusan • Berfungsi untuk memberitahukan kpd penerima bhw surat yg sama juga dikirimkan kpd pihak lain yg dipandang perlu mengetahui isi surat tsb. • Jika tdak ada yg diberi tembusan, kata “tembusan” tdk perlu dicantumkan. • Jika yg diberi tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai dgn nomor urut. • Jika yang ditembusi hanya satu, nomor urut itu tidak perlu dicantumkan. Misalnya: Tembusan: • Direktur Jederal Pembangunan Daerah • Kepala Biro Organisasi • Kepala Biro Keuangan Contoh yang tidak tepat: Tembusan • Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan) • Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi • Kepada Yth. Kepala Biro Keuangan • Arsip

35. Inisial • Inisial adalah tanda tangan atau kode pengenal yg berupa singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat. • Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui nama pengonsep dan pengetik surat sehingga—jika terjadi kekeliruan dalam surat itu—pimpinan dng mudah dapat mengecek dan mengembalikannya kepada yang bersangkutan untuk diperbaiki. • Penempatan inisial di bawah tembusan (jika surat yang bersangkutan ada tembusannya). Misalnya: AM/ra