Le tableau de bord mensuel

1. Le tableau de bord mensuel CH Henri Laborit - Direction des Affaires Financières, du Système d'Information et de la Gestion des Hospitalisés

2. Préalable • Engagement vis à vis de l’ARH et de la certification V3 • Produire des tableaux de bord par pôle • Spécificité de la psychiatrie • Écart entre psychiatrie et MCO : Non tarification à l’activité pour la psychiatrie • A partir de réflexions internes et d’exemples de tableaux de bord de trois établissements (CHU Tours, CH Mazurelle La Roche sur Yon, Centre de santé Mentale Angevin Césame) • Élaboration d’une maquette CHHL, en cours de validation en interne CH Henri Laborit - Direction des Affaires Financières, du Système d'Information et de la Gestion des Hospitalisés

3. Bases de production NOYAU GEF GRH GAM • Choix d’un logiciel de comptabilité analytique : Canada • Utilisé par 7 établissements de la région Poitou Charentes (CH Châtellerault, CH Loudun, CH Saint Jean d’Angely,…) • Développé par le GIP des Systèmes d’Information de Santé (GIPSIS) Champagne Ardenne • Diffusé par le SIR Poitou-Charentes Entrepôts de données CANADA Tableaux de bord (automatisés) Formules CANADA Mise à jour quotidiennement CH Henri Laborit - Direction des Affaires Financières, du Système d'Information et de la Gestion des Hospitalisés

4. Le projet de tableau de bord par pôle • Objectifs • Suivre l’évolution : • De l’activité du pôle • Des dépenses du pôle • Mesurer les écarts avec : • Le prévisionnel définit dans l’EPRD • La réalisation de l’année précédente • Destinataires • Responsable de pôle • Cadre Supérieur de Santé • Équipe de Direction CH Henri Laborit - Direction des Affaires Financières, du Système d'Information et de la Gestion des Hospitalisés

5. Diffusion • Périodicité : Mensuelle • Objectif : M + 15 jours • Source des données • Applicatifs informatiques : • Logiciel de gestion des hospitalisés (GAM) • Logiciel de gestion financière (GEF) • Logiciel de gestion des ressources humaines (Evoluance – RH) • Les données du DIM, disponibles par trimestre (issues du logiciel Cortexte) CH Henri Laborit - Direction des Affaires Financières, du Système d'Information et de la Gestion des Hospitalisés

6. Présentation du tableau de bord • Fiche de synthèse : Données synthétisées + activité ambulatoire • Fiche 1 : Évolution de l'activité globale du pôle • Fiche 1 bis : Évolution de l’activité par unité fonctionnelle • Fiche 2 : Effectifs moyens rémunérés (en ETP) • Fiche 3 : Évolution des dépenses médicales • Fiche 4 : Évolution des dépenses hôtelières et générales CH Henri Laborit - Direction des Affaires Financières, du Système d'Information et de la Gestion des Hospitalisés

7. Fiche 1 : Évolution de l’activité globale du pôleFiche 1 bis : Évolution de l’activité par unité fonctionnelle • Détail de l’activité (entrées, journées, DMS, taux d’occupation) • Par mode de prise en charge (temps complet, temps partiel, AFT) • Pour le mois concerné (réalisé N et N-1) • En cumulé : réalisé N et N-1 et prévisionnel N avec écart + 4 graphiques CH Henri Laborit - Direction des Affaires Financières, du Système d'Information et de la Gestion des Hospitalisés

8. Fiche 2 : Suivi des effectifs moyens rémunérés (en ETP) • ETP moyens rémunérés sur la période concernée comparés à l’ETP budgété • ETP détaillés par : • Personnel médical et non médical • Statut • Affectation (temps complet, temps partiel, ambulatoire) + 2 graphiques CH Henri Laborit - Direction des Affaires Financières, du Système d'Information et de la Gestion des Hospitalisés

9. Fiche 3 : suivi des dépenses médicalesFiche 4 : suivi des dépenses hôtelières et générales • Détails : • Par catégorie de dépenses • Comparatif en valeur et en % par rapport à l’exercice précédent • % de crédit consommé par rapport au budget alloué à l’EPRD • Particularité : Détail sur les produits pharmaceutiques • Top 10 des produits les plus consommés (en quantité et valeur) CH Henri Laborit - Direction des Affaires Financières, du Système d'Information et de la Gestion des Hospitalisés

10. Fiche de synthèse • Tableaux synthétisant les données des fiches présentées précédemment + • Capacité en lit par mode de prise en charge • Données du DIM (trimestrielles) • File active globale • Activité ambulatoire CH Henri Laborit - Direction des Affaires Financières, du Système d'Information et de la Gestion des Hospitalisés

11. Évolution souhaitées • Validation par le Conseil Exécutif • Élaborer un tableau de bord global pour l’établissement • Indicateurs qualités en cours d’élaboration par la DURQ • Ajout d’indicateurs dans la perspective de la valorisation de l’activité psychiatrique (VAP) : Activité ambulatoire par Praticien… • Contractualisation interne CH Henri Laborit - Direction des Affaires Financières, du Système d'Information et de la Gestion des Hospitalisés