Le travail d’équipe et son développement

1. Le travail d’équipeet son développement Les étapes Les facteurs qui affectent l’évolution Orienter le développement

2. Les équipes efficaces travaillent 65% du temps ?! Autrement, elles gèrent leurs processus d’équipe Et mieux elles les gèrent, moins elles rencontrent les problèmes récurrents tels : • Problèmes de Direction • Problèmes de Décision • Problèmes d’Engagement

5. Qu’est ce qu’une équipe ? Qu’est ce qu’une équipe qui va bien ?

6. Caractéristiques des équipes • Interdépendance • Communication tous • But commun • Une équipe • petit groupe de travailleurs • aux compétences complémentaires • qui collaborent activement à l’atteinte d’un objectif commun, • dont ils se considèrent collectivement responsables • Voir définitions Schermerhorn et al., 2002, pages G6 et G8

7. Qu’est ce qu’une équipe qui va bien ?

8. « Bien aller » réfère à : • L’atteinte d’objectifs ou la production de résultats • La satisfaction et le plaisir qu’ont les membres à faire partie de l’équipe, à leur harmonie ou à la qualité de la coordination de leurs activités

9. L’efficacité d’une équipe de travail • Deux niveaux d’observation • Contenu : les idées et informations apportées, les solutions envisagées et retenues, etc. • Processus : le déroulement de la rencontre et les facteurs qui l’expliquent

10. Types de groupes • Formel • Créé intentionnellement • Structure d’autorité • Statuts et rôles déterminés • Informel • Émerge à partir d’interactions, de préférences ou de besoins des individus • Adhésion volontaire

11. Les étapes de développement(Tuckman&Jensen 1977) • Constitution • Tumulte • Cohésion • Performance • Dissolution

12. L’étape de constitution Comportements typiques • On ne se sent pas très engagé, on pourrait s’en aller • On examine les autres, on écoute plus qu’on participe • On se demande si on pourra s’entendre avec ces personnes • On se demande ce que l’on fait là! • On a le sentiment d’avoir du temps et de pouvoir revenir sur nos positions plus tard • On ne comprend pas nécessairement bien la tâche à faire

13. Activités pour faciliter cette étape • Expliquer la tâche, le contexte et les objectifs • Clarifier les attentes de l’organisation à leur endroit • Demander aux gens de se présenter • Demander aux gens ce qu’ils attendent ou ce qu’ils comptent retirer de leur participation • Planifier une activité de socialisation • Clarifier les rôles et expertises de chacun • Demander aux gens de décrire la contribution qu’ils pensent apporter au groupe / au projet

14. L’étape de tumulte Comportements typiques • On dit plus ce que l’on pense • On se questionne, on suggère, on remet en question la façon de s’organiser et les objectifs poursuivis • On propose de nouvelles façons de faire • Il y a généralement du désordre à cette étape • Il peut y avoir encore plus de buts individuels que d’équipe • Le temps commence à mettre de la pression

15. Activités pour faciliter cette étape • Encourager le groupe à définir les tâches à accomplir, à faire un échéancier et à partager le travail • Encourager les gens à identifier les zones de confusion et de désaccord • Prendre du temps pour discuter des désaccords • Différencier ce qui est sous le contrôle du groupe de ce qui est prédéfini dans le projet • Jouer un rôle de médiateur • Encourager l’utilisation de l’humour

16. L’étape de cohésionCaractéristiques et comportements typiques Les normes régissent habituellement trois dimensions de la vie du groupe: • La façon de travailler ensemble (gestion du temps, modes de prise de décision par exemple) • Les relations entre les membres de l’équipe • Les relations avec les gens de l’extérieur • Les communications et interactions augmentent • Évaluation de soi, du groupe, du travail accompli deviennent positives • Plus hostile face à l’extérieur • Conformité et influence • Détermination et productivité

17. Activités pour faciliter cette étape • Animer de telle sorte que les idées sont reçues et respectées • Encourager activité sociale, souligner les succès et renforcer les contributions positives pour permettre aux gens de développer de la satisfaction au fait de faire partie de l’équipe • Amener les membres à s’entendre sur leurs rôles et contributions de chacun • Identifier les règles de fonctionnement et les standards explicitement

18. L’étape de performanceComportements typiques On concentre toute son énergie sur le projet à accomplir • façons de travailler sont connues, claires & acceptées • confiance règne • connaissance et utilisation des capacités et rôles des autres membres

19. Activités pour faciliter cette étape • Suivre les performances et en discuter • Revoir les standards et les façons de faire régulièrement • S’occuper des problèmes qui apparaissent de la façon la plus collégiale possible • Procurer de la rétroaction structurée aux membres • Célébrer les succès, donner les crédits à l’équipe • Encourager la communication ouverte • Parler des succès de l’équipe à l’extérieur du groupe

20. Les gestes des équipes performantes (GÉP) • Un ordre du jour est préparé et revu au besoin • L’ordre du jour convenu est suivi • Un animateur et un secrétaire assument ces rôles • Un compte rendu sera fait promptement • On structure la façon de procéder avant de commencer à traiter d’un sujet donné • Des résumés seront faits à des moments propices • On invite explicitement à la participation • Avant une décision, le mode de prise de décision sera discuté et justifié • Il y a un retour sur le fonctionnement de l’équipe pendant la rencontre

21. Le paradoxe des équipes:Toutes les équipes se ressemblentChaque équipe est unique

22. Le fonctionnement et le rôle des membres d’une équipe (à lire par vous même)

23. Les types de communicateurs

33. Les premières réunions

34. Première rencontreConséquences probables • Confusion • Manque de motivation des membres de l’équipe • Tension à plus ou moins brève échéance

35. Première rencontreComportements à adopter • Qu’un des membres formule à voix haute l’objectif à long terme de l’équipe, et demande si cela est clair et reflète bien la compréhension qu’en ont les autres • Que chacun présente ses ressources face à l’objectif (forces et faiblesses) • Déterminer une échéance finale et/ou une vue d’ensemble des étapes à parcourir (voir l’échéancier) • Planifier la prochaine rencontre, ou la suite de la rencontre

36. Première rencontreObjectifs visés • Que chacun se sente concerné par l’objectif • Que chacun sente qu’il peut contribuer à l’atteindre • Que chacun s’exprime et s’implique face à la définition de l’objectif

37. Le début de chaque réunionProblèmes fréquents • Pas de présentation de l’objet de la réunion (les liens avec les réunions précédentes ou suivantes ne sont pas mis en relief) • Définition confuse de l’objectif pour la présente réunion • Divergences à propos de l’objectif pour la présente réunion

38. Le début de chaque réunionComportements à adopter • Situer l’équipe par rapport à la démarche qu’elle s’était fixée (rappeler le point où la discussion en était arrivée) • Lire l’ordre du jour à voix haute et demande si cela est clair et reflète bien la compréhension qu’en ont les autres de ce qu’il y a faire

39. Durant le déroulement de la réunionProblèmes fréquents • Une ou deux personnes prennent trop d’importance dans la discussion • Deux personnes discutent sans arrêt entre elles • Certaines personnes ne s’expriment que très peu

40. Durant le déroulement de la réunion Conséquences probables • Perte de temps • Polarisation, anarchie • Sentiment chez certains membres de traîner les autres • Sentiment chez certains membres d’être exclus • Tensions, agressivité • Ressources du groupe peu ou mal utilisées

41. Durant le déroulement de la réunion Comportements à adopter • Éviter de s’adresser à une seule personne • Tenir compte de l’expression des personnes • Noter les comportements désagréables, imaginer un correctif acceptable et en parler lors d’une évaluation fonctionnelle du groupe • Faire des pauses au cours de la réunion • Changer de place d’une réunion à l’autre • Prévoir et organiser une évaluation fonctionnelle du groupe (processus de solidarité)

42. Durant le déroulement de la réunion Objectifs visés • Favoriser au maximum les interactions et éviter les polarisations • Faire en sorte que les capacités de chacun soient mises à contribution • Permettre aux membres d’intervenir à tout moment sur le fonctionnement du groupe • Que chacun s’exprime et s’implique

43. La prise de décisionProblèmes fréquents • Définition confuse de l’objet de la décision à prendre • Définition non reconnue par tous de l’objet de la décision • Escamotage de l’étape de récolte des opinions • Discussion et argumentation trop précipitées (avant la récolte de toutes les opinions)

44. La prise de décisionConséquences probables • Le groupe n’arrive pas à décider (discute sans fin) • Perte de temps • Mauvaise décision • Groupe peu solidaire des décisions prises • Remise en question des décisions déjà prises • Tensions exacerbées

45. La prise de décisionComportements à adopter • Qu’un membre formule à voix haute la décision à prendre et demande si cela est clair et reflète bien la compréhension qu’en ont les autres • Qu’un des membres (ou chacun des membres) surveille si le groupe n’escamote pas ou n’intervertit pas d’étapes • Durant la récolte des opinions, se limiter aux questions de clarification (pas de jugements ni de discussion) • À l’étape de la discussion, demander à ceux qui ne se sont pas encore exprimés de prendre position • Vérifier si, compte tenu du groupe et de la situation, les « perdants » seraient prêts à se rallier à un vote majoritaire

46. La fin de chaque réunionProblèmes fréquents • La réunion se termine souvent dans la confusion et à la hâte (aucune synthèse, aucune préparation de la prochaine rencontre) • Aucune tentative d’amélioration du fonctionnement de l’équipe n’est faite tant au niveau de l’objectif que des relations entre les membres

47. La fin de chaque réunionConséquences probables • Difficultés au démarrage de la prochaine réunion • Absence de critiques positives sur le fonctionnement du groupe (chacun fait ses commentaires et son évaluation personnelle en dehors des heures de réunion) • Possibilité que des problèmes apparaissent ou s’aggravent • Difficultés dans le partage du travail

48. La fin de chaque réunionComportements à adopter • Faire le point avant de terminer (souligner les décisions prises et les autres points positifs de la réunion) • Déterminer les principaux points à traiter lors de la prochaine réunion • Demander à chacun de dire au groupe le travail qu’il peut accomplir jusqu’à la prochaine réunion • Prévoir du temps pour que chacun puisse faire des propositions au groupe et aux membres du groupe pour améliorer le fonctionnement de celui-ci

49. La fin de chaque réunionObjectifs visés • Augmenter la cohésion au sein du groupe • Favoriser la critique positive • Favoriser au maximum les interactions et éviter les polarisations • Que chacun se sente concerné par le fonctionnement du groupe • Que les ressources de chacun soient mises à contribution • Que chacun s’exprime et s’implique en ce qui a trait au fonctionnement du groupe • Permettre aux membres plus discrets de s’exprimer

50. Causes possibles des divers problèmes • Certains membres du groupe ont une idée claire de l’objectif et présument qu’il en est de même pour les autres et/ou croient que ceux-ci ont la même idée • Le groupe est pressé et anxieux d’arriver à un résultat • Peu d’expérience du travail de groupe • Confiance excessive dans le groupe • Méconnaissance et surtout non-application de certaines règles de base pour bien fonctionner en équipe