Coopération entre acteurs / ajustement permanent

1. Service public régional de formation professionnelle : développement de pratiques de formation individualisées Coopération entre acteurs / ajustement permanent MENSIA Conseil 10 place de la Madeleine, 75008 PARIS Tel: 01 42 44 14 50 / Fax: 01 42 44 14 51 1er Avril 2010

2. Composition du groupe • Catherine JOLLY, ARFAD • Céline FOURNIER, CFPPA Venours • Michel DIMA, AFPA • Fred NUMA, CFPPA Montmorillon • Laurence BIGNOLLES IF 86 La réunion s’est tenue à l’ARFAD à Niort Ce document a été élaboré sur la base du support présenté par l’ARFAD

3. Le processus de prescription • Dans le cadre du SPRF, il existe une procédure formalisée entre les prescripteurs et les organismes de formation (en ligne sur le site de l’ARFtlv) qui exige notamment du prescripteur que : • Le projet du stagiaire soit validé, au besoin par la mobilisation d’une évaluation en milieu de travail (EMT) • L’intitulé de la formation soit précisé sur la fiche de prescription • En pratique, l’ARFAD constate que • Les fiches de prescription sont parfois mal renseignées (le projet n’est pas validé, la question de la représentation du métier n’a pas été abordée…) • Les prescriptions sont parfois réalisées sans tenir compte : • de certains pré-requis exigés par la branche (ex : DEAVS) • du nombre de places restantes en formation • des critères d’éligibilité du SPRF • Les pratiques varient en fonction des prescripteurs, ce qui pose la question de l’égalité de traitement et d’accès à la formation pour les demandeurs d’emploi • Les modalités de coordination entre organismes et prescripteurs sont trop peu définies • Les comités de pilotage ne suffisent pas à traiter des difficultés • La relation directe entre l’organisme et le prescripteur se révèle souvent difficile : • du côté des prescripteurs, il existe des interlocuteurs dédiés mais pas toujours identifiés / identifiables / joignables à qui se référer • L’ARFAD ne dispose pas d’un « annuaire » d’interlocuteurs lui permettant d’identifier la personne à contacter pour un problème précis

4. La rémunération du stagiaire (1/2) • Le manque d’information relative à la rémunération peut créer des difficultés • De manière générale, les stagiaires et l’ARFAD sont peu informés de la « réglementation » en matière de rémunération au cours de la formation • Il arrive que certains stagiaires se voient privés de rémunération, ce qui constitue un réel frein dans un parcours de formation, en raison d’une erreur dans leur actualisation • La rémunération du stagiaire est par ailleurs particulièrement problématique dans le cas de l’allongement du parcours de formation • Une prolongation d’un parcours de formation implique (pour les stagiaires en AREF) l’établissement d’une AISF rectificative, ce qui représente une procédure administrative contraignante • L’organisme de formation émet une demande d’AISF prolongatrice à TCF • TCF envoie l’AISF rectificative à l’organisme de formation • L’organisme renseigne le document, le fait signer au stagiaire puis le renvoie à TCF • TCF envoie l’attestation d’entrée en stage (AESF) au stagiaire • Le stagiaire renseigne l’AESF et la renvoie à l’ARFAD qui vérifie les informations, signe le document et l’envoie à TCF ou à l’antenne Pôle Emploi indiquée sur l’AESF.

5. La rémunération du stagiaire (2/2) • L’ARFAD n’a « pas le droit » de disposer d’un « stock » d’AISF rectificatives, ce qui faciliterait pourtant la procédure (gain de temps) • La procédure est à appliquer quelle que soit la durée de la prolongation (de plusieurs semaines à quelques jours) • Au-delà de la lourdeur administrative, l’ARFAD constate que celle-ci peut nuire au parcours du stagiaire qui « s’inquiète » de ne pas être rémunéré (et peut donc remettre en cause son projet de formation) • En effet, il arrive fréquemment que certains stagiaires reçoivent un courrier de radiation malgré la prolongation de parcours et ce, en raison du délai de traitement des prolongations AISF et AESF par TCF/Pôle emploi

6. Le contrat • Comment les organismes de formation travaillent-t-ils avec les prescripteurs ? Sont-ils confrontés aux mêmes difficultés et si oui, quels sont les moyens qu’ils ont identifiés pour les surmonter ?

7. Propositions du groupe/Pistes de réflexion (1/2) • Sur le processus de prescription, il semble que des améliorations soient en cours • Le problème d’envoi en formation malgré le manque de place devrait évoluer grâce à la mise en place, via le site de l’ARFtlv, d’un système de « feux tricolores » destinés à informer les prescripteurs du nombre de places restantes au sein d’un parcours de formation : c’est la plateforme pafe (www.pafe.arftlv.org) • Les pratiques d’orientation professionnelle devraient quant à elles progressivement évoluer au sein du principal organisme prescripteur avec l’intégration des psychologues du travail de l’AFPA et la vérification systématique du projet grâce à des outils comme les EMT. • Le cadrage des pratiques des prescripteurs peut s’avérer nécessaire • Si les fiches de prescription sont mal renseignées, elles peuvent être systématiquement renvoyées aux prescripteurs • Cette pratique, lorsqu’elle est mise en place, a contribué à améliorer la qualité des fiches de prescription • Des solutions de « contournement » sont également explorées • Et notamment, inscrire sur l’AISF des dates prévisionnelles de fin de formation beaucoup plus tardives que la date de fin prévisionnelle réelle. • il est beaucoup plus simple (sur le plan administratif, pour l’OF) de raccourcir un parcours (le stagiaire sort du SPRF avant la date de fin prévisionnelle)… • … que de le rallonger (le stagiaire poursuit dans le SPRF au-delà de la date de fin prévisionnelle, il faut donc entrer dans un circuit complexe)

8. Propositions du groupe/Pistes de réflexion (2/2) • Les pratiques des prescripteurs questionnent également sur leur connaissance du SPRF • Les organismes de formation constatent que les prescripteurs « tâtonnent » lorsqu’il s’agit d’orienter sur le SPRF, par manque d’information • Le comité de pilotage ne suffit pas toujours pour améliorer la situation : • Tous les prescripteurs ne sont pas présents • L’information délivrée n’est pas forcément relayée ensuite aux opérationnels • Sauf dans le cas où des liens préexistaient, les échanges entre prescripteurs et organismes de formation sont rares (même s’ils s’instaurent progressivement) • Un répertoire de contacts (prescripteurs et organismes de formation) permettrait a minima d’identifier des personnes ressources ou des interlocuteurs • L’organisation de rencontres de travail régulières entre les différentes parties est préconisée • La Région constitue par ailleurs un acteur majeur dans la relation entre prescripteur et organisme de formation : • Il est conseillé de la solliciter sur des dossiers « compliqués » • Elle dispose de contacts privilégiés avec les prescripteurs ce qui peut permettre de « débloquer » certaines situations • L’importance des aspects administratifs à traiter dans le cadre du SPRF mériterait que tout organisme dispose d’une ressource dédiée à cette tâche