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Riunione Annuale ERASMUS Roma, 12-13 luglio 2006

Riunione Annuale ERASMUS Roma, 12-13 luglio 2006. A.A. 2004/2005 Risultati Attività Decentrate. SM - CURIOSITA’. N° MESI TOTALI:  113.826 (2003/04 = 116.934) N° MESI CON CONTRIBUTO COMUNITARIO:  109.484 (2003/04 = 108.831) ETA’ MEDIA: = 23 anni (18 – 62)

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Presentation Transcript

  1. Riunione Annuale ERASMUS Roma, 12-13 luglio 2006 Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  2. A.A. 2004/2005 Risultati Attività Decentrate Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  3. Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  4. Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

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  9. Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  10. SM - CURIOSITA’ • N° MESI TOTALI: 113.826 (2003/04 = 116.934) • N° MESI CON CONTRIBUTO COMUNITARIO: 109.484 (2003/04 = 108.831) • ETA’ MEDIA: = 23 anni (18 – 62) • MESE DI INIZIO: settembre/ottobre – gennaio/febbraio • DURATA MEDIA: 6,9 mesi (= al 2003/04) • USO ECTS: 51% NO  – 49% SI  • PREPARAZIONE LINGUISTICA: 77,2% SI – 21,5% NO – 1,3% EILC (€ 500,00 x 217 studenti) • NAZIONALITA’: 99% IT – 1% ALTRE (v. Circolare AN) • STAGE: 7 studenti per 2 mesi Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  11. Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  12. Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

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  18. TS - CURIOSITA’ • ETA’ MEDIA: = 51 anni (25-75) • MESE DI INIZIO: maggio/settembre – aprile/giugno • GG. DOCENZA: 1 settimana lavorativa • HH. DOCENZA: 8 • NAZIONALITA’: 95% IT – 5% ALTRE • LINGUA USATA PER LA DOCENZA: EN 46%, FR 15%, IT e ES 14%, altre 11% • PREPARAZIONE LINGUISTICA: NO 89%, SI 11% Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  19. Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  20. Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  21. A.A. 2004/2005 Risultati dell’attività di controllo Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  22. Tipologia dei controlli •  Controllo Finanziario •  Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) •  Visite di Monitoraggio • PERIODO ATTIVITA’: 01/12/05 – 31/05/06 • PRESENTAZIONE RISULTATI ALLA CE: 31/05/05 Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  23. Controllo Finanziario ISTITUTI CONTROLLATI: n° 21  N° 13 per la Mobilità Studenti e Mobilità Docenti  N° 4 Istituti controllati per la sola Mobilità Studenti N° 3 Istituti controllati per la sola Mobilità Docenti  N° 1 Istituto controllato per i corsi EILC (1 corso) Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  24. Controllo Finanziario – Istituti controllati • Università della Valle D’Aosta • Acc.BB.AA. di Bologna • Acc. LABA di Brescia • LUM Casamassima • LIUC Castellanza • Acc.BB.AA. di Catania • ISIA di Faenza • Acc.BB.AA. di Macerata • Università degli Studi di Messina • IULM di Milano • Conservatorio di Milano • Università San Raffaele di Milano • Università Orientale di Napoli • Conservatorio di Parma • Università della Basilicata • Università Mediterranea di Reggio Calabria • IUSM di Roma • Politecnico di Torino • Conservatorio di Trapani • Università degli Studi di Trento • Università per Stranieri di Siena (organizzazione EILC incoming) Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  25. Controllo Finanziario • MOBILITA’ IN USCITA • Verifica dei documenti finanziari in copia conforme all’originale • Accordo Istituto/studente/docente ed eventuali Emendamenti • Pagamenti agli studenti/docenti • Piano di studio (learning agreement) degli studenti • Attestato di partecipazione • Nota con i risultati conseguiti (transcript of records) dagli studenti • Rapporto Narrativo studente/docente • Documenti e pagamenti inerenti il contributo EILC agli studenti • Documenti e pagamenti inerenti il contributo DIS e SEV agli studenti/docenti • Documenti relativi ai costi sostenuti dai docenti • EILC: documenti di spesa e Pagamenti Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  26. Controllo Finanziario RISULTATI GENERALI Mobilità Studenti ► 1.640 € (12 mensilità) ► 4 Istituti Mobilità Docenti ► 837,40 € (costi non ammissibili) ► 4 Istituti (rinuncia a n. 3 rimborsi inferiori a € 50,00) Organizzazione della Mobilità nessuna richiesta di rimborso Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  27. RISULTATI DEI CONTROLLI FINANZIARI SM E TS A CONFRONTO AA.AA. 2000/01; 2001/02; 2002/03; 2003/04; 2004/05 Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  28. Controllo Finanziario 2005/2006 N° 20 Istituti che saranno controllatia partire da dicembre 2006 + 1 Istituto per gli EILC 2006/2007 N° 20 Istituti che saranno controllati a partire da dicembre 2007 + 1 Istituto per gli EILC Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  29. Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) • Istituti visitati: n. 6 • Università degli Studi di Cagliari • Accademia di Belle Arti di Firenze • Accademia di Belle Arti de L’Aquila • Università per Stranieri di Perugia • Università degli Studi La Sapienza di Roma • Università degli Studi di Torino Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  30. Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) • Fasi principali: • Gestione delle attività ERASMUS • Verifica delle procedure e della documentazione “gestionale” • Verifica delle procedure e della documentazione “finanziaria” • Incontro con un campione di studenti e docenti Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  31. Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) • 1. Gestione delle attività ERASMUS • Politica Internazionale dell’Istituto (EPS) • Organizzazione amministrativa dell’Istituto nell’ambito ERASMUS • Modalità di accredito dei fondi comunitari sul c/c dell’Istituto • Capitoli di bilancio destinati alle attività ERASMUS • Modalità di registrazione delle transazioni • Tempi e procedure di pagamento • Co finanziamenti previsti per ERASMUS dall’Istituto e/o da altri Enti • Attività di valutazione e/o monitoraggio svolta dall’Istituto • Informazione e accoglienza degli studenti e/o docenti ERASMUS in entrata Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  32. Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) • 2. Verifica delle procedure e della documentazione “gestionale” • Bando e procedure di selezione generale SM e/o TS • Bando disabili • Accordi Bilaterali • Procedure relative al riconoscimento del periodo di studio e/o insegnamento ERASMUS • Preparazione linguistica • Materiale informativo eventualmente prodotto Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  33. Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) • 3. Verifica delle procedure e della documentazione “finanziaria” in originale • Accordo Istituto/studente/docente ed eventuali documenti per il prolungamento delle attività SM • Pagamenti agli studenti/docenti (distinte e mandati di pagamento, quietanza della banca) ed eventuali rimborsi da parte degli studenti/docenti • Piano di studio (learning agreement) dello studente • Attestato di partecipazione • Nota con i risultati conseguiti (transcript of records) dallo Studente • Rapporto Narrativo dello studente/docente • Documenti e pagamenti inerenti i contributi EILC agli studenti • Documenti e pagamenti inerenti i contributi DIS e SEV agli studenti/docenti • Documenti relativi ai costi sostenuti dai docenti Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  34. Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) 4. Incontro con un campione di studenti e docenti Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  35. Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) RISULTATI FINANZIARI Mobilità Studenti ► 1.220 € (6 mensilità + 1 borsa EILC) ► 1 Istituto Mobilità Docenti ► 2.001,18 € (2 flussi + costi non ammissibili) ► 2 Istituti (rinuncia a n. 1 rimborso inferiore a € 50,00) Organizzazione della Mobilità ► 630 € (a causa decurtazione 2 flussi non ammissibili) ► 1 Istituto Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  36. RISULTATI DEGLI AUDIT FINANZIARI A CONFRONTO AA.AA. 2000/01; 2001/02; 2002/03; 2003/04; 2004/05 Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  37. Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) 2005/2006 N° 6 Istituti che saranno visitatia partire da febbraio 2007 2006/2007 N° 5 Istituti che saranno visitatia partire da febbraio 2008 Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  38. PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE GLI AUDIT IN SITU - 1 • MOBILITA’ STUDENTI/DOCENTI • Calcolo errato delle mensilità spettanti arrotondamento per difetto se la frazione del periodo Erasmus è inferiore o uguale a 14 gg.; arrotondamento per eccesso se la frazione del periodo è uguale o maggiore a 15 gg. • Esempio: 3 mesi e 11 gg. = 3 mesi; 3 mesi e 18 gg. = 4 mesi • Ritardo nell’erogazione dei contributi •  alla data della Rendicontazione Finanziaria Finale all’Agenzia (ottobre) tutti i pagamenti devono essere conclusi •  comunicazione delle eventuali posizioni ancora aperte • i beneficiari devono essere pagati (almeno in parte) prima della partenza Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  39. PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE GLI AUDIT IN SITU - 2 Mancanza della documentazione inerente la richiesta di prolungamenti e relativa autorizzazione Documenti necessari:  Richiesta scritta dello studente  Autorizzazione dell’Istituto ospitante Emendamento all’Accordo Istituto/studente, prima della fine del 1° periodo di attività Eventuali mensilità realizzate ma non autorizzate o non coperte con i fondi Erasmus Da rendicontare come Mensilità senza contributo Ritardo nella stipula degli Accordi con gli studenti/docenti, successivamente all’invio dell’Accordo da parte dell’AN Mancanza di distinzione negli Accordi con gli studenti tra mensilità pagate con fondi comunitari Erasmus e mensilità pagate con fondi di Ateneo Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  40. PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE GLI AUDIT IN SITU - 3 Mancanza di indicazione negli Accordi con gli studenti delle modalità di pagamento della borsa o mancanza di un criterio omogeneo di pagamento (es. acconto prima della partenza e saldo al rientro) Incompletezza degli Accordi:mancanza del contributo totale; mancanza delle date di inizio e fine della mobilità; mancanza della data di firma; indicazione dell’a.a. 2003/2004; correzioni effettuate a mano SM:attestati senza l’indicazione del periodo della mobilità Flussi TS inferiori a 5 gg.:mancanza dell’indicazione delle ore di docenza (almeno n. 8 h.) TS - costi non ammissibili:taxi, francobolli, materiale elettronico; costo dell’uso del mezzo proprio; costi non coperti da documenti giustificativi; errori di calcolo del contributo forfetario per il soggiorno Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  41. PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE GLI AUDIT IN SITU - 4 Stipula degliAccordi SM/TS:firma dopo l’inizio dell’attività; firme non autentiche; firma prima dell’Istituto e successivamente dello studente/docente; compilazione da parte dello studente/docente Pagamenti:applicazione di deduzioni/commissioni bancarie Fondi DIS/SEV:attribuzione senza emendamento all’accordo Giorni di docenza TS:eterogeneità di calcolo Controllo finanziario: documenti non inviati in copia conforme all’originale Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  42. BEST PRACTICE FINANZIARIE RISCONTRATE DURANTE GLI AUDIT • Modello di Certificato quale attestazione del periodo di studi all’estero • Modulistica e procedura standard per l’autorizzazione di prolungamenti delle mensilità SM • Documento di sintesi del contributo finale spettante firmato sia dall’Istituto che dallo/studente docente • Firma degli Accordi prima da parte del Beneficiario e successivamente dall’Istituto Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  43. Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) • RACCOMANDAZIONI “GESTIONALI” • Maggiore informazione in generale ed, in particolare, sulla didattica all’estero agli studenti • Maggiore collaborazione da parte dei docenti • Learning agreement: assicurarsi che venga firmato prima della partenza dello studente (v. sito ECTS) • Riconoscimento degli esami: in toto senza integrazioni (v. EUC sottoscritta dai Rettori/Direttori !!!) Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  44. Monitoraggio • Istituti visitati: n. 5 • Università degli Studi di Catanzaro • SSML di Forlì • Accademia di Belle Arti di Roma • Università degli Studi di Salerno • Università degli Studi di Teramo Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  45. Monitoraggio • EPS (European Policy Statement – Politica di Strategia Europea) • Organizzazione amministrativa dell’Istituto nell’ambito ERASMUS • Informazione/selezione/preparazione/accoglienza e controllo degli studenti e/o docenti che partecipano agli scambi ERASMUS (in uscita e in entrata) • Attività di monitoraggio svolta dall’Istituto • Procedure relative al riconoscimento del periodo di studio e/o insegnamento ERASMUS (ECTS ed altro) • Co finanziamenti previsti dall’Istituto e/o da altri Enti Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  46. MONITORAGGI A CONFRONTO AA.AA. 2000/01; 2001/02; 2002/03; 2003/04; 2004/05 Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  47. MONITORAGGIO 2005/2006 N° 5 Istituti che saranno visitatia partire da febbraio 2007 2006/2007 N° 5 Istituti che saranno visitatia partire da febbraio 2008 Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  48. Audit/Monitoraggio •  Best Practice “gestionali” • Gestione Amministrativa • Materiale informativo ad hoc • Co finanziamento SM outgoing • Collaborazione con gli Enti locali/territoriali • Collaborazione con le Associazioni degli Studenti • Attività di Valutazione/Monitoraggio (dati statistici, rapporti) • Elaborazione Scala dei Voti ECTS per riconoscimento • Buona previsione Attività Decentrate • Utilizzo TS per monitorare la SM • Supporto SM incoming • Preparazione linguistica outgoing & incoming • Attività internazionale extra ERASMUS Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  49. A.A. 2005/2006 Attività Decentrate Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

  50. SM • MESI FINANZIATI DA NAP: 134.473 • MESI POST MONITORAGGIO: 119.928  • STUDENTI POST MONITORAGGIO: 16.731  • EMENDAMENTO ⇛ DYNERS • ⇛ FORFAIT 100,00 €/STUDENTE • ⇛ PAGAMENTI: agosto/settembre Riunione Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2006

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