Grootschalige ICT Projecten maar dan wel succesvol

1. Grootschalige ICT Projectenmaar dan wel succesvol Gerrit Vreugdenhil Rob Keemink Frans van Neerbos

2. Inhoud • Probleem • Opdracht aan projectteam • Succesfactoren

3. Probleem: ICT was te complex geworden • ICT had een zware onvoldoende voor haar dienstverleningTrage computers, instabiliteit, thuis is het veel beter • Ondersteuning van XP houdt op • Rekencentrum End of Life • Wijze van inrichting van de rechtenstructuur sloot niet meer aan op de vereiste flexibiliteit vanuit het onderwijs en leidde tot allerlei complexe en dus onbeheerbare uitzonderingen • Reorganisatie paste niet meer in deze rechtenstructuur en moest 31/12/’12 zijn doorgevoerd in de systemen • De verschillende onderdelen van de samenwerking hadden een eigen, onvoldoende gestandaardiseerde ICT omgeving

4. Opdracht Siroc: Compleet nieuwe ICT omgeving • voor >10k werkplekken naar Windows7 • met >400 applicaties (ombouwen en testen, gemiddeld 3 versies…) • Migratie naar nieuwe mailomgeving • Het moet in één jaar en drie maanden klaar • Zonder de complexiteit die ons tot op heden dwarszit

5. Grootte van het projectROCvA & ROCF: resp. 9 en 3 MBO Colleges 300 mbo-opleidingen verdeeld over 14 domeinen Meer dan 50 locaties

6. Als bijkomstigheid >20% van de studenten en onderwijsteams naar een ander organisatieonderdeel Amsterdam-Noord Kop Zuidas >10 verbouwingen Oplevering 4 nieuwe panden Laan van Spartaan ± 3.000 PC’s vervangen Zetterij Amstelveen

7. Wat gaat er voor de lijn veranderen? Lijnverantwoordelijke voor de kwaliteit van de Output Risico! Jouw proces I O Integratie diensten ICT A,F&B Rob: Profess. D-ICT Werkplek Win7, Off. Outl.2010Snelheid Netwerk wordt éénIntegratie Je apps gaan naar nieuw RC Stabiliteit Frans: SIROC

8. Succesfactor 1: Juiste verantwoordelijkheid Verantwoordelijkheid voor de implementatie is belegd bij de Management Teams van de MBO Colleges • Directies hebben getekend voor akkoord voorafgaand aan de uitrol in hun organisatie • Er zijn trekkers benoemd uit de eigen organisatie die rechtstreeks rapporteerden aan het MT • Migratie van bestanden, mail en testen is verantwoordelijkheid van gebruikers • Eigen brouwsels zijn eigen verantwoordelijkheid

9. Succesfactor 2: Hou het eenvoudig Oorspronkelijk ontwerp van de Identity Management Omgeving

10. Succesfactor 2: Hou het eenvoudig Uiteindelijke ontwerp van de Identity Management Omgeving

11. Succesfactor 3: Doe het zelf Eén groot project opgedeeld in 9 losse opdrachten Opdr. 1 Opdr. 2 Opdr. 3 Opdr. 4 Opdr. 5 Opdr. 6 Opdr. 7 Opdr. 8 Opdr. 9

12. Succesfactor 3: Doe het zelf Eén groot project opgedeeld in 9 losse opdrachten Opdr. 3 Opdr. 1 Opdr. 2 Opdr. 4 Opdr. 5 Opdr. 6 Opdr. 7 Opdr. 9 Opdr. 8

13. Succesfactor 3: Doe het zelf Geen de teams geen opdracht maar een probleem Probl. 1 Probl. 2 Probl. 3 Probl. 4 Probl. 5 Probl. 6 Probl. 7 Probl. 8 Probl. 9

14. Succesfactor 3: Doe het zelf Aansturing voornamelijk op gebied van samenwerking Probl. 1 Probl. 2 Probl. 3 Probl. 4 Probl. 5 Probl. 6 Probl. 7 Probl. 8 Probl. 9 Zet de teams zoveel mogelijk in één ruimte en in elk geval op één locatie

15. Succesfactor 3: Doe het zelf, en … • Wel externe kennis en ervaring ter ondersteuning • Alleen leveranciers die zich committeren aan het oplossen van het overall probleem • Externe testmanagers voor kwaliteitsborging • Externe architect die zorgt dat de leverancier (Microsoft) dezelfde pijn voelt als oplossingen niet of anders blijken te werken. Interne architecten adviseren het MT, niet in het project zelf zetten, geen beslissingsbevoegdheid

16. Succesfactor 4: Sturing door opdrachtgever Geen requirementsvan gebruikers en geen maatwerk maar high level uitgangspunten laten vaststellen door de RvB en standaard oplossingen die zich elders al hebben bewezen Geef mensen wel maximale vrijheid: open werkplek

17. Met name in het onderwijs is het van zeer groot belang dat de werkstations met de benodigde applicatie snel opstarten zodat snel met de les begonnen kan worden Werkplekken De focus bij het ontwerpen van de (onderwijs)werkplek ligt op snel opstarten ervan met de benodigde applicatie Argumentatie Consequenties • Sommige functionaliteit als het kunnen plaatsen van bestanden op je desktop kan worden geblokkeerd om snel opstarten mogelijk te maken. Het ontwerp hiervoor met de uiteindelijke consequenties moet nog worden gemaakt. Borging • Assessment door Microsoft.

18. Een volledige migratie van alle mailboxen is bij andere scholen niet efficiënt gebleken, veel oude mail kijkt men nooit meer in. De kosten voor volledige migratie worden geschat op € 75-125k. De gebruikers weten zelf welke data ze nodig hebben en waar deze staat. Dienst ICT niet. Migratie Werkplekken en Printers De verantwoordelijkheid voor migratie van eigen gegevens ligt bij de gebruikers, met ondersteuning van ICT Argumentatie Consequenties • Er moet een tool aan gebruikers beschikbaar worden gesteld waarmee deze zelf zijn mail en agenda kan migreren. • Voor het overzetten van de Homedir maakt de gebruiker zelf gebruik van een memorystick. Borging • Bij de stuurgroep

19. Gebruikers krijgen zo maximale flexibiliteit om de werkplek te optimaliseren Open onderwijs werkplekken kunnen door de teams worden voorzien van de benodigde software, maar onderwijs werkplekken in openbare ruimtes kunnen beter worden dichtgezet om misbruik te voorkomen. Bij het BringYourOwn concept is ook sprake van een open werkplek, dus de benodigde maatregelen moet dan ook al zijn getroffen. Werkplekken De bedrijfsvoeringswerkplek is volledig open, de onderwijsplek kan op verzoek open of dicht Argumentatie Consequenties • Bij problemen met de werkplek zal deze opnieuw worden ingespoeld; de geïnstalleerde software verdwijnt daarbij • Als de (onderwijs) werkplekken moeten worden ingespoeld, neemt dat tijd in beslag. • Er zal op het netwerk extra beveiliging moeten worden gerealiseerd en detectie op misbruik Borging • Directeur Dienst ICT

20. Vragen?